myjack Workshop SEPA Lastschriftverfahren

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1 Inhalt: Seite 1 Wie läuft das SEPA Lastschriftverfahren ab? Seite 1 Grundeinstellungen Seite 2 Eingabe einer SEPA Zahlung Seite 3 Fällige SEPA Zahlungen zur Bank übertragen Seite 4 SEPA Zahlungen auf die Bank buchen myjack Workshop SEPA Lastschriftverfahren Wie läuft das SEPA Lastschriftverfahren ab? Das SEPA Lastschriftverfahren wird in myjack in drei Schritten durchgeführt. - Zuerst müssen Zahlungen vom Typ SEPA in myjack erfasst werden. Diese Zahlungen sollen zu einem bestimmten Zeitpunkt abgewickelt werden. - Die fälligen Zahlungen müssen in eine Datei zusammengefasst werden. Diese Datei übertragen Sie zur Verarbeitung an Ihre Bank. - Nach der Verbuchung durch die Bank erscheinen die Positionen auf Ihrem Kontoauszug. Sie müssen nun noch die Positionen gegen Bank ausbuchen. Grundeinstellungen Es gibt mehrere Voreinstellungen für die Nutzung der SEPA-Zahlung. Die erste Einstellung ist die Bankverbindung Ihres Reisebüros, die in der SEPA Datei mit geliefert wird. Sie können diese Bankverbindung unter Verwaltung Administration Agenturstammdaten, auf der Registerkarte Stammdaten hinterlegen. Die zweite Einstellung betrifft das Verzeichnis, in das die SEPA Dateien beim Export abgelegt werden. Sie können dieses Verzeichnis ebenfalls in den Agenturstammdaten hinterlegen, auf der Registerkarte Schnittstellen im Bereich SEPA-Export. 1/5

2 Die letzte Einstellung ist Ihre eigene SEPA Gläubiger ID, die Sie unter Verwaltung Administration Agenturstammdaten eintragen müssen. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte Einstellungen und tragen im Bereich Lastschriften Ihre Gläubiger ID ein. Eingabe einer SEPA Zahlung In den meisten Fällen werden Sie SEPA Zahlungen in einem Vorgang als Kundenzahlung eingeben. Wenn Sie zum Beispiel eine Einzugsermächtigung mit einem Kunden vereinbart haben, können Sie nach Anlegen des Vorgangs sofort die Zahlung für diesen Vorgang hinterlegen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, eine Fälligkeit zu hinterlegen. Zu diesem Datum soll dann die Abbuchung vom Kunden durchgeführt werden. Gesteuert wird diese Funktion über spezielle Zahlungsarten im Vorgang. Zur Auswahl stehen hier zwei Optionen: - SEPA-Basislastschrift - SEPA-Firmenlastschrift Der Unterschied der beiden Zahlungsarten liegt in den unterschiedlichen Fälligkeiten und der verwendeten Kundenreferenz. Bei der Basislastschrift ist die Fälligkeit 5 Arbeitstage nach dem aktuellen Datum, als Referenz wird die Auftragsnummer verwendet. Bei der Firmenlastschrift liegt die Fälligkeit zwei Arbeitstage nach dem Tagesdatum, als Referenz wird eine Referenznummer aus der Kundenakte verwendet. Im Standard ist hier die Kundennummer eingetragen, dies kann von Ihnen im Kundendatensatz direkt geändert werden. Im Vorgang im Bereich Zahlungsart können Sie die notwendigen Daten für die Lastschrift hinterlegen, dabei können Sie auf die Bankverbindung in der Kundenakte zugreifen. Sollten hier mehr als eine Bankverbindung hinterlegt sein, können Sie zwischen diesen Einträgen wählen. 2/5

3 Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, die Daten manuell in den Felder zu erfassen. Diese Daten werden in den Kunden zurückgespeichert. Nach Eingabe der Bankdaten und des Betrags können Sie ganz normal auf Zahlung durchführen klicken, um die Zahlung im Vorgang zu vermerken. Die Zahlungen werden bei Basislastschriften auf Konto verbucht, bei Firmenlastschriften auf Konto Automatische SEPA-Zahlungen Sie können über die Funktion automatische SEPA-Zahlungen anstoßen. Dabei reagiert myjack auf die Anzahlungs- oder Restzahlungstermine. Um die Funktion zu nutzen, müssen Sie für die automatische Verbuchung eine Bankverbindung hinterlegen und die Funktion aktivieren. Wählen Sie dazu einfach eine SEPA Zahlungsart aus und tragen die Bankverbindung ein. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche für auto. SEPA-Zahlung übernehmen. Die Daten werden dadurch in den Bereich Automatisierte SEPA- Zahlungen übernommen. Zusätzlich müssen Sie noch die Checkbox Automatische SEPA-Zahlung aktiv setzen. Die notwendigen Zahlungen im Vorgang werden nun automatisch verbucht. Dazu läuft jeden Tag morgens ein entsprechender Prozess, der die am Vortag hinzu gekommenen Zahlungen abwickelt. Dabei werden nur aktive An- und Restzahlungstermine aus den Vorgängen berücksichtigt. Fällige SEPA Zahlungen zur Bank übertragen Sie sollten mindestens einmal wöchentlich die fälligen Zahlungen überprüfen. Dazu rufen Sie den Menüpunkt Buchhaltung Abschlüsse SEPA-Export auf. Am besten tragen Sie nur ein Fällig bis Datum ein, um auch alle Zahlungen zu sehen, die versehentlich für ein Datum in die Vergangenheit erzeugt worden sind. Im Feld Name wird die Mandatsreferenz angezeigt, ergänzt um eine laufende Nummer für jede Zahlung in einem Vorgang. Der Eintrag 2625 / 2 ist also die zweite SEPA Zahlung für den Auftrag /5

4 In der Spalte Hinweise werden Informationen hinterlegt, die noch nicht erfasst sind, wie z.b. den Kontoinhaber. Sie haben die Möglichkeit, die Felder IBAN, BIC und Kontoinhaber zu ändern, die restlichen Felder sind nicht editierbar. Um nun Zahlungen für den Export zu markieren, setzen Sie einfach die Checkbox am Anfang jeder Zeile. Sobald Sie alle benötigen Einträge markiert haben, können Sie über die Schaltfläche Export die Erzeugung der SEPA Dateien starten. Dabei wird die Datei in das Verzeichnis abgelegt, das Sie in den Agenturstammdaten hinterlegt haben. Sobald der Export abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Meldung in myjack. Sie können nun die Dateien aus dem Verzeichnis holen und an die Bank weiterleiten. Mit dem Export werden die ausgewählten Positionen auf das Konto Erzeugte SEPA-Lastschriften umgebucht. Dabei wird auf diesem Konto ein einzelner offener Posten über den Gesamtbetrag aller Positionen angelegt. Die OP-Nummer setzt sich wie folgt zusammen: SEPA <Jahr>-<Monat>-<Tag>. SEPA Zahlungen auf die Bank buchen Nachdem die Bank die SEPA Datei verarbeitet hat, erscheinen die entsprechenden Buchungen auf Ihrem Kontoauszug. Als letzten Punkt müssen Sie nun diese Kontobewegungen in myjack auf das entsprechende Bankkonto buchen. Dies können Sie manuell über allg. Buchungen vornehmen, oder über den MT940 Import. Über allg. Buchungen Über den Menüpunkt Buchhaltung Belege & Auswertungen Belegerstellung können Sie nun auf den offenen Posten auf Konto Erzeugte SEPA-Lastschriften auswählen und gegen das Bankkonto ausbuchen. 4/5

5 Über MT940 Import Sie können den Ausgleich natürlich auch über den MT940 Import durchführen. Dazu wählen Sie in dem entsprechenden Kontoauszug die richtige Kontobewegung aus und hinterlegen in den Buchungsdetails das Konto Erzeugte SEPA-Lastschriften. Anschließend wählen Sie den gewünschten offenen Posten aus und verbuchen das Ganze. Bewotec GmbH 12/2017 5/5