E-Bürgeranliegen-Management

Transkript

1 E-Bürgeranliegen-Management Medienbruchfreie, durchgängig elektronische Bearbeitung und Verwaltung von Bürgeranliegen und -meldungen Innovative E-Government-Lösungen für Städte und Gemeinden Folie 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Prozess Bürgeranliegen Interne Prozesskette 2. Bürger-App Übersicht und APP-Aufbau Zentrales Bürgeranliegen-Management Einbinden einer Karte in die Gemeinde-Homepage 3. Elektronische Bürgeranliegen-Formulare 4. Postalische Einbringen 5. Outlook-Integration Folie 2

3 Prozess Bürgeranliegen Bürger Neues Anliegen Bürger-APP Postalisch In Persona E-Formular Zentrales Bürgeranliegen -Management Information an den Bürger Bearbeitung des Anliegens Folie 3

4 Zentrales Bürgeranliegen- Management Bürgeranliegen-Management interne Prozesskette Eingangserfassung von Bürgerservicestelle Zuteilung an Sachbearbeiter von Bürgerservicestelle Bearbeitung von Fachabteilung Rückmeldung von Fachabteilung Kommentar von Bürgerservicestelle Abschluss von Bürgerservicestelle Folie 4

5 BürgerIn erfasst eine neue Mitteilung Alle eingebrachten Mitteilungen und Reaktionen darauf Eine neue Mitteilung erfassen Unter dem Punkt Karte wird eine Google-Maps Karte eingeblendet, in der Straßenbezeichnungen und Orte gesucht werden können Unter mein Profil können diverse personelle Einstellungen vorgenommen werden Erweiterung für Abstimmungen und Umfragen können als AddOn von der Gemeinde gebucht werden Bürger-App - Benutzeroberfläche Die Mach mit! APP Benutzeroberfläche zeichnet sich durch ihre intuitive Bedienung aus Von der Gemeinde veröffentlichte Meldungen Verwaltung mehrerer Heimatgemeinden möglich Folie 5

6 Eine Mitteilung erstellen Es gibt drei Arten von Mitteilungen Problem-/Schadensmeldungen, Positivmeldungen, Anliegen Folie 6

7 Bild(er) übermitteln Direkt aus der APP heraus ein Foto aufnehmen oder vorhandene Bilder aus dem Telefonspeicher anhängen Folie 7

8 Eine genaue Ortsangabe des Bürger-Anliegens ist im Regelfall nicht notwendig, da heutige Mobilfunkgeräte eine GPS Funktionalität besitzen, auf die die Bürger-APP zugreifen kann Auf der nächsten Seite kann die Ortsangabe durch Eingabe korrigiert / erweitert werden. Automatische geographische Bestimmung durch interne Verwendung der GPS Funktionalität des Mobiltelefons Folie 8

9 Mitteilung wird übertragen Die Mitteilung wird direkt an das Bürgeranliegen-Managementsystem der Gemeinde übertragen Folie 9

10 Übersicht der Bürgeranliegen und ist sofort beim zuständigen Bearbeiter in der Liste offener Bürgermeldungen eingetragen in diesem Fall ein kaputter Baum, der gemeldet wurde Folie 10

11 Aus der Bürger-APP werden folgende Informationen in das Bürger-Anliegen- Management automatisch übernommen: Datum/Uhrzeit Betreff Absender a) Name b) Geburtsdatum c) Geschlecht Dokumente/Bilder Kommentar Typ der Nachricht Adresse Google-Maps-Karte Bürgeranliegen anzeigen Es können die verschiedenen Informationen des Geschäftsfalles eingesehen werden Folie 11

12 Verortung eingelangter Meldungen Durch die handybasierte GPS-Verortung von Meldungen werden die GEO Daten mit übertragen und sind als Adressdaten sowie Google-Maps-Karteninformationen (Koordinaten) gespeichert Folie 12

13 Ablage der mitgeschickten Bilder Die vom Bürger hochgeladenen Bildinformationen werden in einem eigenen Dokumentenbereich abgelegt, um so die Sachlage auch optisch beurteilen zu können Folie 13

14 PDF Zusammenfassung Eine Zusammenfassung des gesamten Bürgeranliegens wird als PDF hinterlegt und kann so sehr einfach angesehen und vor allem wichtig an Außendienstmitarbeiter (z.b. vom Straßendienst) per zur Bearbeitung weitergeleitet werden Folie 14

15 Geschäftsfall bearbeiten Während ein Geschäftsfall bearbeitet wird, sieht der Bürger in der Bürger-APP den Status seiner Mitteilung Folie 15

16 Ihre Mitteilung wird gerade bearbeitet Der Bürger sieht den Status seiner Mitteilung immer aktuell in der Bürger- APP Folie 16

17 Bürgeranliegen abschließen Erledigungshinweise für den Einbringer im Bürgeranliegen-Management erfassen und das Bürgeranliegen im System abschließen. Wenn der Geschäftsfall abgeschlossen ist, sieht dies am Handy folgendermaßen aus Folie 17

18 Rückmeldung an den Bürger Sobald ein Bürgeranliegen abgeschlossen ist, erhält der Bürger eine Information in der APP angezeigt. Dies funktioniert sogar bei anonym eingebrachten Meldungen! Folie 18

19 Nachträgliches Aufrufen der eigenen Mitteilungen Um die Übersicht nicht zu verlieren, kann der Bürger unter dem Menüpunkt Meine Mitteilungen seine gesendeten Mitteilungen und die Erledigungs-Stati jederzeit einsehen Folie 19

20 Als Karte in die Homepage einbetten Bürger über die Erledigung von Meldungen informieren Ampelsystem gibt den Status der Bearbeitung wieder Anonymisierte Informationen zur Meldung Gemeinde bestimmt, welche Meldungen veröffentlich werden Einblenden der Bürgeranliegen auf der Gemeinde-Homepage Mittels einem Code-Snippets kann ganz einfach eine Übersichtskarte eingebettet werden Folie 20

21 E-Formular Zentrales Bürgeranliegen-Management Automatische Übernahme der Formulardaten in den Geschäftsfall Elektronische Bürgeranliegen-Formulare Rückmeldung an Bürger Bürgermeldungen, die über Online-Formulare eingebracht werden, werden ebenfalls automatisch ins Bürgeranliegen-Managementsystem übertragen und identisch abgebildet Folie 21

22 Mit der IRIS Powerscan Software werden automatisch vordefinierte Bereiche des Schriftstücks erkannt, ein neuer Geschäftsfall eröffnet, sowie die Informationen gleich in diesen mitübernommen Zentrales Bürgeranliegen -Management Bearbeitung Postalische Einbringung durch BürgerIn Information an BürgerIn Das Schreiben wird von der Gemeinde eingescannt und ein neuer Geschäftsfall im Bürgeranliegen- Management eröffnet. Nach der Bearbeitung erfolgt die Rückmeldung an den/die EinbringerIn Folie 22

23 Posteingang Übernahme Nach Übernahme der wird automatisch ein neuer Geschäftsfall eröffnet Bürgeranliegen -Management -Übernahme aus Outlook ins Bürgeranliegen-Management Direkt aus einer empfangenen heraus, kann ein neues Bürgeranliegen erstellt werden mit einem Outlook AddOn stehen in der Symbolleiste neue Funktionen zur Verfügung es werden folgende Informationen direkt ins zentrale Bürgeranliegen- Management übernommen: Betreff, Erfassungsdatum, Beschwerdeführer (falls im System vorhanden, wird dieser erkannt), angehängte Dokumente - Attachements Folie 23

24 Kontakt Innovative E-Government-Lösungen für Städte und Gemeinden IT-Kommunal GmbH Pius-Parsch-Platz 9/14 - A-1210 Wien Web: office@it-kommunal.at Tel: +43 (0) Fax: +43 (0) Florian Würrer florian.wuerrer@it-kommunal.at Tel.: +43 (0) Folie 24