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1 1 1 Inhalte der Funktion Informationsmanagement Darstellung der Inhalte der Funktion Informationsmanagement und deren Bedeutung sowohl für handelnde Personen als auch in einem Unternehmen / einer Organisation. Empfohlene Literatur für das Selbststudium: Informationsmanagement Autor: Helmut Krcmar Verlag: Springer, 5. Auflage 2009, 789 Seiten, Deutsch, ISBN: Informationsmanagement Autoren: Lutz J. Heinrich, Dirk Stelzer Verlag: Oldenbourg Wissentschaft, 9. Auflage 2009, 588 Seiten, Deutsch ISBN: Informationsmanagement 2.0 Autor: Andreas Giese Verlag: Igel, 1. Auflage 2009, 90 Seiten; Deutsch ISBN: Anmerkung: Die in diesem Kapitel verwendeten Begriffe Individuelles Informationsmanagement und Organisationales Informationsmanagement werden in der empfohlenen Literatur nicht verwendet, sondern sind vom Autor vorgenommene Adaptationen aus dem Wissensmanagement. 1.1 Der Informationsbegriff Informationen im Sinne des Informationsmanagements beziehen sich immer auf die aktuelle Aufgabenerfüllung (auch als Handlungskette, Aufgabenerfüllungsprozess oder Ereignis gesteuerte Prozessketten bezeichnet). Aus den Informationen entstehen die Informationsstände, die während / innerhalb der Aufgabenerfüllung für das Treffen von Entscheidungen benötigt werden. Diese werden durch entsprechende Verarbeitung von Daten aus diesen gewonnen und können nur in Form von Daten weitergegeben bzw. gespeichert werden, entsprechen also vom Wesen her einem immateriellen Typ. Die Daten werden in Informationssystemen gespeichert und von diesen bereitgestellt. Ein Informationssystem kann auch das Gehirn eines Menschen sein. Jedoch sind Informationen und Wissen zu trennen, obwohl sich beide im Gehirn befinden. Das Wissen eines Menschen ist seine Handlungskompetenz, d. h. seine Fähigkeiten Aufgaben zu erfüllen / zu handeln. Innerhalb der Aufgabenerfüllung / im Han-

2 2 deln werden Funktionen (Aufgabenbereich bzw. Kategorien von Tätigkeiten) verwendet. Die Fähigkeit Funktionen auszuüben basiert auf implizitem (im Gehirn vorhandenes Wissen) Wissen. Dieses kann aus explizitem Wissen (in Daten gespeichertes Wissen), durch Beobachtung handelnder Personen oder aus der Verarbeitung von Informationen gewonnen werden. Abbildung 1-1 Basis zum Treffen von Entscheidungen Quelle: eigene Darstellung Dabei wird zum Erhalt und Nutzung der Informationen das entsprechende Wissen benötigt, andererseits kann durch die Verarbeitung von Informationen neues Wissen entstehen. Beides ist immer die Basis aller unserer bewussten Entscheidungen. Abbildung 1-2 Zusammenhang zwischen Informations- und Wissensmanagement Quelle: eigene Darstellung

3 3 1.2 Zielsetzung der Funktion Informationsmanagement Die Bereitstellung und Nutzung von Informationen hinsichtlich der Verbesserung einer Aufgabenerfüllung / des Handelns sind Aufgaben des Informationsmanagements. Informationsmanagement beinhaltet sowohl im Unternehmen / in einer Organisation die Implementierung von notwendigen Rahmenbedingungen zur Bereitstellung (fortan als organisationales Informationsmanagement bezeichnet) als auch aufgabenbezogen die Nutzung in der Aufgabenerfüllung durch Realisierung der notwendigen Informationsstände (fortan als individuelles Informationsmanagement bezeichnet). Wissenschaftliche Arbeiten 1-1 Adaptation der im Wissensmanagement gebräuchliche Unterteilung in individuelles und organisationalen Wissensmanagement hinsichtlich der Funktion Informationsmanagement (Aufwand 2 Stunden) Wobei alle Aufgabenerfüllungen / jegliches Handeln im Unternehmen verbessert soll, nicht nur die Aufgabenerfüllung / das Handeln innerhalb der Funktion Informationsmanagement (ganzheitliche Zielsetzung). So bestehen in einem Unternehmen Interdependenzen (gegenseitige Abhängigkeiten) zwischen der Funktion Informationsmanagement und allen anderen betrieblichen Funktionen. Dies erfordert entsprechende Interaktionen (Kommunikation) der Funktionen mit der Funktion Informationsmanagement hinsichtlich der Implementierung der notwendigen Rahmenbedingungen zur Nutzung der Funktion Informationsmanagement in den betrieblichen Funktionen. Klingt verwirrend, wird aber im folgenden Kapitel näher erläutert. 1.3 Unterteilung der Funktion in individuelles und organisationalen Informationsmanagement Aufgaben / Maßnahmen, die notwendig sind für eine spezifische Aufgabenerfüllung alle notwendigen Informationsstände zu schaffen, wird als individuelles bzw. aufgabenorientiertes Informationsmanagement bezeichnet. Informationsstände, d. h. vorhandene Informationen für die Aufgabenerfüllung, bilden neben dem Wissen der handelnden Person (Individuum) die Grundlage zum Treffen

4 4 von Entscheidungen innerhalb der Aufgabenerfüllung. Hier liegt die Verantwortung für die Nutzung der Funktion Informationsmanagement beim Individuum. Zur Nutzung müssen entsprechende Rahmenbedingungen vorhanden sein. Die Aufgaben / Maßnahmen zur Realisierung entsprechender Rahmenbedingungen werden als organisationales bzw. unternehmensorientiertes Informationsmanagement bezeichnet Phasenschema des individuellen Informationsmanagements Das individuelle / aufgabenorientierte Informationsmanagement bezieht sich immer nur auf eine Aufgabe bzw. Funktion innerhalb einer Aufgabenerfüllung. Deshalb wird zuerst die Aufgabe hinsichtlich notwendiger Informationsstände (siehe dazu im Kapitel 2 die Bedeutung der Ereignis) während der Aufgabenerfüllung analysiert. Daraus ergibt sich der spätere Informationsbedarf. Danach wird dieser festgestellte Bedarf bewertet, ob hinsichtlich der späteren Aufgabenerfüllung: ausreichend Zeit zur Beschaffung und Verarbeitung aller Daten vorhanden ist der Aufwand zur Bereitstellung der Informationen gegenüber des Ertrages aus den verbesserten Informationsständen innerhalb der Aufgabenerfüllung noch wirtschaftlich ist die gewünschten Daten in den Informationssystemen verfügbar sind Auf dieser Bewertung wird die spätere Nachfrage nach Daten bzw. Informationen festgelegt. Bedarfsanalyse und Festlegung der Nachfrage wird auch noch während der Aufgabenerfüllung stattfinden, da innerhalb der Prozessstruktur noch Prozesse initiiert und entsprechend gestaltet werden. Die Nachfrage nach Daten bzw. Informationen wird in der Aufgabenerfüllung in die Beschaffung der nachgefragten Daten überführt. Dazu muss ein entsprechendes Informationsangebot (Daten in Informationssysteme oder Daten in den Köpfen der Mitarbeiter/-innen) vorhanden sein.

5 5 Nun verfügbare Daten werden zu Informationen hinsichtlich der Aufgabenerfüllung verarbeitet. Das Ergebnis der chronologisch ablaufenden Phasen / Aufgaben ist die notwendigen Informationsstände in der Aufgabenerfüllung Phasenschema des organisationalen Informationsmanagements zur Implementierung der Funktion Sowohl das individuelle/ aufgabenorientierte als auch das organisationale / unternehmensorientierte Informationsmanagement haben die Zielsetzung der größtmöglichen Effizienz in der Aufgabenerfüllung. Deshalb sind die Phasenschemas am Anfang ähnlich: Zuerst werden die Bedarfe aller Aufgaben bzw. Funktionen im Unternehmen bzw. in der Organisation gesammelt. Diese Bedarfe ergeben sich aus dem individuellen / aufgabenorientierten Informationsmanagement. Hinsichtlich der Schaffung notwendiger Rahmenbedingungen wird zu dem späteren Bedarf im individuellen / aufgabenorientierten Informationsmanagement in die zu erwartende Nachfrage bestimmt. Dies findet prognostisch statt, da die Effektivität des individuellen / aufgabenorientierten Informationsmanagements von den real existierenden Rahmenbedingungen abhängt. Zu dieser zu erwartenden Nachfrage wird eine Konzeption hinsichtlich der zu schaffenden Rahmenbedingungen (Informationssysteme, Kommunikationsinfrastruktur und die Kompetenz der Mitarbeiter/-innen) erstellt. Gemäß der Konzeption werden die für das individuelle / aufgabenorientierte Informationsmanagement erforderlichen Rahmenbedingungen geschaffen. Neben der Schaffung (strategisches Informationsmanagement) steht auch deren Erhaltung (operatives Informationsmanagement) im Vordergrund (siehe dazu Kapitel 4). Bei allen Phasen / Aufgaben wird hinsichtlich der Implementierung der Funktion Informationsmanagement zwischen der Institutionalisierung und der Integration unterschieden.

6 6 Zusammenfassung 1-1 Interdependenzen von individuellen und organisationalen Informationsmanagement Quelle: eigene Darstellung

7 7 1.4 Implementierung der Funktion Informationsmanagement Die Implementierung der Funktion Informationsmanagement beinhaltet die Aufgaben / Tätigkeiten zur Bereitstellung und Nutzung der Funktion. Erst durch die Implementierung wird die Funktion Informationsmanagement in der Aufgabenerfüllung nutzbar, d. h. die Funktion steht in einem Unternehmen / in einer Organisation zur Verfügung. Informationsmanagement sollte genau wie alle anderen Funktionen zentralisiert ausgehend von einem Funktionsbereich implementiert werden, da sonst Rahmenbedingungen entstehen würden, die ein Zusammenarbeiten von Funktionen behindert bzw. unmöglich macht. Da Informationsmanagement im Unternehmen / in der Organisation ganzheitlich angewendet wird, d. h. die Interaktionen zwischen den Funktionen aufgrund ihrer Interdependenzen basieren auf Informationsmanagement Institutionalisierung der Funktion Informationsmanagement Die Institutionalisierung besteht aus der Schaffung der erforderlichen Rahmenbedingungen in der Aufbauorganisation. Diese umfassen die Bereiche Informationssysteme, Infrastruktur / Kommunikationsinfrastruktur (hier kommen auch Medien zum Einsatz) und Kompetenz / Handlungskompetenz der Mitarbeiter/- innen: Die Informationssysteme dienen der Aufnahme, Verarbeitung und Ausgabe von Daten. Wie schon oben erwähnt, werden aus den vorhandenen Daten durch entsprechende Verarbeitung die benötigten Informationen gewonnen. Die Effektivität des individuellen Informationsmanagements hängt somit vom in den Informationssystemen realisiertem Informationsangebot ab. Denn nur vorhandene Daten können verarbeitet werden. Sie müssen also in den (internen) Informationssystemen gespeichert oder kurzfristig beschaffbar sein. Wege zur Beschaffung bilden z. B. (extern) vorhandene Datenbestände außerhalb des Unternehmens / der Organisation. Zur Übertragung von Daten vom Informationssystem zur handelnden Person (an der Aufgabenerfüllung beteiligte Person) und umgekehrt dient die Infrastruktur. Auch wenn die gewünschte Information im Informationssystem ge-

8 8 wonnen wurde, kann sie nur in Form von (aufbereiteten) Daten zur handelnden Person transportiert werden. Wie schon oben erwähnt dient die Infrastruktur auch dazu Informationen in Form von Daten zum Informationssystem zu übertragen, damit diese Daten dort für handelnde Personen im Unternehmen / in der Organisation nutzbar sind. Die Kompetenz / Handlungskompetenz als Rahmenbedingung beinhaltet die Fähigkeit bzw. Fertigkeit der handelnden Person durch individuelles Informationsmanagement optimale Informationsstände hinsichtlich seiner Aufgabenerfüllung zu realisieren. Durch bestehende Interdependenzen der ausgeübten Funktion zu anderen Funktionen entstehen Einflüsse hinsichtlich der Effektivität dieser Funktionen. Durch die Institutionalisierung entsteht das Potential für das Informationsmanagement in einem Unternehmen / einer Organisation und damit die Effektivität der Funktion bestimmt Integration der Funktion Informationsmanagement Zu den Rahmenbedingungen zählt auch, wie Informationsmanagement in die Ablauforganisation (betrifft sowohl die strategische als auch die operative Ablauforganisation) integriert ist. Von dieser Integration hängt der Nutzungsgrad der Funktion Informationsmanagement ab, d. h. bei jeder Aufgabe muss Informationsmanagement Bestandteil der Aufgabenerfüllung sein. Je effektiver die Integration ist, desto größer wird der Ertrag durch das individuelle / aufgabenorientierte Informationsmanagement sein. Es ist also nicht die Kompetenz / Handlungskompetenz der handelnden Personen selbst, sondern wie effektiv diese in der Aufgabenerfüllung genutzt wird. Dazu müssen auch Informationssysteme und Infrastruktur entsprechend in der Ablauforganisation integriert sein. Bedeutet, dass Institutionalisierung und Integration immer als Einheit betrachtet werden sollte und voneinander abhängig sind. Dies wird nach Meinung des Autors in vielen Unternehmen / Organisationen mangelhaft durchgeführt und so die Effektivität der Funktion Informationsmanagement und damit die Effizienz der Aufgabenerfüllung erheblich reduziert.

9 9 Zusammenfassung 1-2 Unterteilung der Implementierung in Institutionalisierung und Integration Quelle: eigene Darstellung

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