Die elektronische Vergabe von Planungsleistungen

Transkript

1 Die elektronische Vergabe von Planungsleistungen Die elektronische Vergabe von Planungsleistungen mit der ehad Frankfurt 17. Februar

2 evergabe mit ehad Der Vergabeprozess 2

3 evergabe mit ehad digitaler Vergabeprozess Vorarbeiten Unterlagen erstellen Bekanntmachung Angebotsöffnung Angebotsprüfung Zuschlag/ Absage Veröffentlichung Download Angebot erstellen 3

4 evergabe mit ehad Vergabemanager der ehad Vergabemanager der ehad Bundeseinheitliche Standardsoftware, (nicht kundenspezifisch) Einarbeitung hessischer Regelungen: Jva Web Start - Interessenbekundungsverfahren - HVTG-Formulare 4

5 evergabe mit ehad Vergabemanager erste Schritte Erfassung der Adressen des Mandanten und der Nutzer in einem Excelsheet Anmeldung des Nutzers Zugriff auf die eigenen Verfahren und Aufgaben (unabhägig vom Rechner) 5

6 evergabe mit ehad Vergabemanager erste Übersicht Übersicht: Aktive Ausschreibungen Anstehende Aufgaben Termine und Nachrichten 6

7 evergabe mit ehad Vergabemanager Übersicht des Verfahren Detailansicht einer Vergabe: Wichtige Daten Anstehende Aufgabe(n) Termine und Nachrichten Aktionen 7

8 Beginn des Workflow-Beispiels 8

9 Vergabe anlegen Neuanlage: (Teil-)Projekt Vorinformation Vergabe Vergabe nach Vorlage Leistungsverzeichnis 9

10 Erfassung der Grunddaten Leistung Schätzwert Berechnung einfügen Wertungskriterien 10

11 Importieren und einordnen eigener Dokumente Markierung von Pflichtangaben Nächster Workflowschritt nicht möglich 11

12 Dynamische Prozessgenerierung Schätzwert unterhalb der Schwelle: national Schätzwert oberhalb der Schwelle: EU-weit 12

13 Vorläufige Fristen (Angebot) 13

14 Daten für den Teilnahmewettbewerb 14

15 Termine für den Teilnahmewettbewerb Fristenprüfung 15

16 Auftragsbekanntmachung EU 16

17 Eignungskriterien VOF Zulassung Teilnahmewettbewerb /Angebote 17

18 Übersicht der Teilnahmewettbewerbsunterlagen Unterlagen für Teilnehmer 18

19 Verschlüsselung des Verfahrens Schlüssel generieren 19

20 Verschlüsselung der kompletten Vergabe 1.Datei 2.Datei Schlüssel-Export 20

21 Veröffentlichung auf der Vergabeplattform Versenden 21

22 evergabe mit ehad Workflow-Beispiel Bieter-Perspektive 22

23 evergabe mit ehad Veröffentlichungsplattform HAD HAD-Nutzer (Teilnehmer) meldet sich auf der HAD-Webseite an 23

24 evergabe mit ehad Veröffentlichungsplattform HAD HAD-Nutzer (Teilnehmer) recherchiert das Verfahren auf der HAD-Webseite 24

25 evergabe mit ehad Veröffentlichungsplattform HAD HAD-Nutzer (Teilnehmer) recherchiert das Verfahren auf der HAD-Webseite 25

26 evergabe mit ehad Download auf ehad Öffnen der Unterlagen mit Bietercockpit Unterlagen im BIETERCOCKPIT 8 öffnen 26

27 evergabe mit ehad Bearbeitung im Bietercockpit Übersicht im Bietercockpit 27

28 evergabe mit ehad Bearbeitung im Bietercockpit Digitale Übermittlung (und Signatur) Nach Prüfung der Teilnahmeantragsdateien auf Vollständigkeit: 28

29 evergabe mit ehad Bearbeitung im Bietercockpit Bestätigung der Versendung mit Zeitstempel 29

30 evergabe mit ehad Workflow-Beispiel Öffentlicher Auftraggeber 30

31 Öffnung der Teilnahmeanträge 1.Datei Antrag öffnen Antragsöffnung mit dem ersten Schlüssel 31

32 Prüfung der Teilnahmeanträge bezüglich Eignung Teilnehmerunterlagen: Details Prüfung Zulassungentscheidung nach Auswertung 32

33 Aufforderung zur Verhandlung Einfügen eigener Dokumente, z.b. Leistungsbeschreibung 33

34 Vergabeunterlagen versenden Übersicht Übermittlung an ausgewählte Teilnehmer 34

35 evergabe mit ehad Workflow-Beispiel Bieter-Perspektive 35

36 evergabe mit ehad Zugang zu Unterlagen über HAD-Plattform Postfach des Bieters nach Anmeldung Teilnehmer ruft Vergabeunterlagen ab Nichtöffentlicher Bereich des Nutzers 36

37 evergabe mit ehad Bearbeitung im Bietercockpit Bearbeitung der Angebotsdateien im Bietercockpit Angebotsabgabe 37

38 evergabe mit ehad Workflow-Beispiel Öffentlicher Auftraggeber 38

39 Öffnung der Angebote Öffnung erst möglich, wenn das Ende der Angebotsfrist erreicht ist! 39

40 Öffnung der Angebote 4-Augen-Prinzip Anmeldung des 2. Eröffnungsberechtigten 40

41 Entschlüsselung der kompletten Vergabe 1.Datei 2.Datei Schlüssel-Import 41

42 Details der Angebote Angebotssummen z.b. gaeb-datei in Afa-Programm exportieren 42

43 1. Verhandlungsrunde Ohne Zuschlagserteilung -> 1. Verhandlungsrunde 43

44 1. Verhandlungsrunde Ohne Zuschlagserteilung -> 1. Verhandlungsrunde - Dokumentation 44

45 Vergabeunterlagen in der 1. Verhandlungsrunde versenden Übermittlung der 2. Version der Vergabunteragen an ausgewählte Teilnehmer 45

46 Angebotsöffnung 1. Verhandlungsrunde Angebotsöffnung Angebot im Bietercockpit 46

47 Bearbeitung der Angebote / Rechnerische Prüfung 47

48 Preisvergleich 1.Statistische Berechnungen im Vergabemanager durchführen 2. Angemessenheit der Preise bewerten 3. Ggf. Ausschluss eines Bieters 48

49 Wertung der Angebote Beispiel: 2 verbleibende Bieter Zuvor festgelegte Kriterien 49

50 Verhandlungsrunde abschließen Teilnehmer zulassen oder ausschließen Ausgeschlossene Teilnehmer benachrichtigen Verhandlungsrunde dokumentieren und beenden 50

51 Fortsetzung des Verfahrens oder weitere Verhandlungsrunde Vergabevorschlag Mitteilung über Nichtberücksichtigung nach 101a GWB 51

52 Abschluss des Verfahrens Zuschlagserteilung und Benachrichtigung Vergebener Auftrag 52

53 Ende des Workflow-Beispiels 53

54 evergabe mit ehad Vergabemanager Funktionen und Instrumente Nachrichtenfunktion Alle oder ausgewählte Teilnehmer des Verfahrens Dateianhang möglich: z.b. Absageschreiben 54

55 evergabe mit ehad Vergabemanager Funktionen und Instrumente Weiterleitung von Aufgaben (Workflowschritten) an andere Nutzer der Organisationseinheit 55

56 evergabe mit ehad Vergabemanager Funktionen und Instrumente Vertretungsregelung ernennen antreten 56

57 evergabe mit ehad Vergabemanager Funktionen und Instrumente Dokumentation Interner Dokumentationsvermerk mit Dateianhang Ereignisvermerk Speicherung und Export des Revisionsstandes 57

58 evergabe mit ehad Vergabemanager Funktionen und Instrumente Firmenstammdaten verwalten Eigene Erfassung HAD-Daten 58

59 evergabe mit ehad Systemvoraussetzungen Vergabemanager Bietercockpit Java Web Start Java (JRE) + Internetverbindung Windows Betriebssysteme Windows Betriebssysteme + Apple Betriebssysteme 59

60 evergabe mit der ehad D o r i s S t i e h l, A B S t H e s s e n e. V. 60 Bierstadter Straße Wiesbaden doris.stiehl@absthessen.de Tel.: 0611/