Gute Praxis in der sozialen Sicherheit. Gute Praxis umgesetzt ab: Landesanstalt für soziale Sicherheit Bulgarien.

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1 Gute Praxis in der sozialen Sicherheit Gute Praxis umgesetzt ab: 2015 Elektronischer Dokumenten- und Datenaustausch für die Zuweisung und Auszahlung von Kurzzeitleistungen Eine Praxis der Landesanstalt für soziale Sicherheit Landesanstalt für soziale Sicherheit Bulgarien Erscheinungsjahr:

2 1 Zusammenfassung Die Landesanstalt für soziale Sicherheit verabschiedete 2013 einen Plan zur Umsetzung elektronischer Dienstleistungen für Angestellte, Selbstständige und Arbeitgeber. Im Rahmen dieses Plans wurden im Zeitraum annähernd 50 neue elektronische Dienstleistungen entworfen, entwickelt und umgesetzt. Ein wichtiger Teil des Plans ist der elektronische Daten- und Dokumentenaustausch zwischen der Landesanstalt, den Stellen für medizinische Beurteilung, den Arbeitgebern und den Selbstständigen für die Zuweisung und Auszahlung von Kurzzeitleistungen. Das 2015 eingeführte erste Stadium umfasst den elektronischen Datenaustausch zwischen der Landesanstalt und den zuständigen Stellen für die medizinische Beurteilung der Arbeitsfähigkeit (medizinische Kommissionen, Krankenhäuser, Ärzte, Arbeitgeber und Landesanstalt). Die zweite Phase, die seit 2016 in Kraft ist, deckt die elektronische Übermittlung von Dokumenten durch Arbeitgeber und Selbstständige an die Landesanstalt ab, damit alle für die Leistungsauszahlung nötigen Dokumente vorliegen. Die Internetanwendungen und die entsprechenden Software-Produkte für den elektronischen Datenaustausch sind kostenlos auf der Internetseite abrufbar, und die Daten registrierter Nutzer sind durch elektronische Zertifikate geschützt. Die gesamte technische Infrastruktur und alle Datenbanken und administrativen Dienstleistungen, die für den elektronischen Daten- und Dokumentenaustausch nötig sind, werden von der Landesanstalt verwaltet. KRITERIUM 1 Auf welche Frage/Problematik/Herausforderung geht Ihre gute Praxis ein? Die Verwaltungsdienstleistungen an den Schaltern der Landesanstalt für soziale Sicherheit mit ihren über Versicherten verfügten bisher nicht über die nötigen Funktionen, die für eine Institution wie die Landesanstalt angemessen sind. Dokumente wurden oft von Hand auf Papierformularen oder auf CDs ausgefüllt, und die benötigten Informationen aus den Datenbanken der Landesanstalt standen nicht automatisch zur Verfügung. Daraus resultierte eine Ressourcenverschwendung und eine Zeitverzögerung bei den Dienstleistungsverfahren für die Versicherten. KRITERIUM 2 Was waren die Hauptziele und die erwarteten Ergebnisse? Für die praktische Umsetzung des elektronischen Dokumenten- und Datenaustauschs wurden drei spezifische Ziele formuliert:

3 2 1. Verbesserung der Verwaltungsverfahren und Überwindung der administrativen Hindernisse durch die Erbringung innovativer und kundenorientierter elektronischer Dienstleistungen. 2. Erhöhung der Effizienz der administrativen Dienstleistungen der sozialen Sicherheit durch die Reduktion zeitaufwendiger Verfahren und papierbasiertem Dokumentenaustausch. 3. Einführung integrierter und nachhaltiger Informationstechnologien und Datenbanken. Nach der Umsetzung werden folgende drei Hauptergebnisse erwartet: 1. Durch den elektronischen Austausch von Dokumenten und Daten sollte die administrative Belastung der Arbeitgeber und Selbstständigen durch das monatliche Einreichen von Papierdokumenten an den Schaltern der Landesanstalt gesenkt werden. 2. Die Zahl der Betrugsfälle und Fehler sollte deutlich reduziert werden. 3. Dank der elektronischen Übermittlung sollten die Verwaltungskosten der Landesanstalt gesenkt und die Effektivität erhöht werden. KRITERIUM 3 Welche/r innovative Ansatz/Strategie wurde zum Erreichen der Ziele verfolgt? 1. Komplexer Ansatz: Die erfolgreiche Durchführung dieses Projekts hat der Landesanstalt für soziale Sicherheit die Auszeichnung eingebracht, zu den ersten öffentlichen Verwaltungen Bulgariens zu gehören, die ein komplexes Instrumentarium für den elektronischen Datenaustausch zur Leistungszuweisung an Kunden entwickelt hat. 2. Schnellere Bearbeitungszeit: Mit den kombinierten Funktionen von IT-Infrastruktur und - Datenbanken beim elektronischen Dokumentenaustausch der Landesanstalt können Dokumente nun viel schneller bearbeitet werden, was Zeit und Ressourcen bei der Auszahlung der Leistungen der sozialen Sicherheit spart. 3. Optimierte Geschäftsprozesse: Dank diesem Projekt ist die Landesanstalt nun in der Lage, die Zahl doppelt ausgeführter Tätigkeiten zu verringern, die persönlichen Daten zu verbessern und die Sicherheitsverfahren zu kontrollieren und auszubauen.

4 3 KRITERIUM 4 Wurden Ressourcen und Inputs optimal eingesetzt, um die Ziele und erwarteten Ergebnisse zu erreichen? Bitte geben Sie an, welche internen oder externen Evaluationen der guten Praxis durchgeführt wurden und welche Auswirkungen/Resultate bisher erkannt/erzielt wurden. Ein Teil des Projekts (insbesondere die Softwareentwicklung für den elektronischen Datenaustausch mit den Arbeitgebern und Selbstständigen) wurde mit der finanziellen Unterstützung des Operationellen Programms Verwaltungskapazitäten der Europäischen Union umgesetzt und durch den Europäischen Sozialfonds mitfinanziert. Die Überwachung und Kontrolle des Projekts erfolgten durch die Kontrollinstanzen des EU-Programms Verwaltungskapazitäten und ergaben sehr zufriedenstellende Ergebnisse. Über die Kommunikationskanäle der Landesanstalt ( , Kontaktformulare im Internet und Callcenter) sind regelmäßig Rückmeldungen der Nutzer eingegangen, und jedes Jahr wurde eine Kundenumfrage zur Zufriedenheit durchgeführt, die besondere Fragen zu den elektronischen Dienstleistungen enthielt. Sowohl in der Kommunikation als auch in der Umfrage äußerten sich die Antwortenden positiv über den neu eingeführten elektronischen Dokumenten- und Datenaustausch. KRITERIUM 5 Welche Lehren wurden gezogen? Inwieweit eignet sich Ihre gute Praxis für die Replikation durch andere Institutionen der sozialen Sicherheit? Die innovativen Ansätze der Landesanstalt bei der Erbringung komplexer elektronischer Dienstleistungen für die Kunden sollen auch in den weiteren Entwicklungsphasen der E-Government-Initiative Bulgariens angewendet werden. Der elektronische Dokumentenund Datenaustausch zwischen der Landesanstalt, den Stellen für die medizinische Beurteilung, den Arbeitgebern und den Selbstständigen für die Zuweisung und Auszahlung von Kurzzeitleistungen ist ein wichtiger Bestandteil dieser Initiative. Die Regierung konzentrierte sich 2015 auf die Erbringung komplexer Verwaltungsdienstleistungen und die Vernetzung der Datenverzeichnisse aller Behörden. In diesem Zusammenhang nimmt das Projekt der Landesanstalt eine Vorreiterrolle bei der Integration der Datensätze durch Informationstechnologien ein. Die Projektergebnisse sind zudem Ausgangspunkt für die nächsten Entwicklungsstadien der geplanten einheitlichen Datenbank für die öffentliche Verwaltung Bulgariens. Diese guten Praktiken bei der Optimierung von Geschäftsprozessen können auch anderen öffentlichen Institutionen der sozialen Sicherheit mit ähnlichen kundenorientierten Funktionen bei der Verbesserung ihrer Verwaltungskapazität eine Hilfe sein. Die Bewerbung der Landesanstalt für den angesehenen IVSS-Preis für gute Praxis stellt ebenfalls eine gute

5 4 Möglichkeit dar, die bei der Erbringung elektronischer Dienstleistungen erreichten Ergebnisse bekannt zu machen und damit deren Verwendung und vermehrte Nutzung durch andere Institutionen zu erleichtern.