Umgang mit Arbeits- und Dienstunfähigkeit von Beschäftigten im Jobcenter Kreis Segeberg

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1 Geschäftszeichen: GF Verteiler: Alle Beschäftigten gültig bis: auf weiteres Geschäftsanweisung Jobcenter Kreis Segeberg Nr.: 03/2015 vom: Umgang mit Arbeits- und Dienstunfähigkeit von Beschäftigten im Jobcenter Kreis Segeberg 1

2 Inhalt 1. Ausgangssituation Anzeige von Erkrankungen Vorlage der ärztlichen Bescheinigung Vorlage der ärztlichen Bescheinigung Angestellte Vorlage der ärztlichen Bescheinigung Beamte Ende der Arbeitsunfähigkeit Arbeitsunfähigkeit bei Verschulden Dritter Arbeitsunfähigkeit während eines Urlaubes Vorerkrankungen / Krankenbezüge Medizinische Vorsorge / Rehabilitation Beteiligung Inkrafttreten

3 1. Ausgangssituation Krankheitsbedingte Abwesenheit von Beschäftigten erfordert organisatorische und personelle Regelungen zur Planung der Arbeitsabläufe. Zur Ergänzung der allgemeinen tariflichen und gesetzlichen Vorschriften wird das Verfahren im Einzelnen in dieser Geschäftsanweisung festgehalten bzw. geregelt. Sofern es keine explizit andere Angabe gibt, gelten die hier festgehaltenen Regelungen sowohl für Angestellte als auch für Beamte. 2. Anzeige von Erkrankungen Nach 5 Abs. 1 Satz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) bzw. 96 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz (BBG) ist die oder der Beschäftigte zur unverzüglichen Anzeige der Arbeitsunfähigkeit bzw. Dienstunfähigkeit und deren voraussichtlicher Dauer verpflichtet. Ist die/der Beschäftigte selbst nicht in der Lage, dieser Mitteilungspflicht nachzukommen, muss eine andere Person mit der Anzeige beauftragt werden. Die unverzügliche Anzeige der Arbeitsunfähigkeit hat grundsätzlich bis 8:00 Uhr telefonisch bei der unmittelbar zuständigen Führungskraft (FK) zu erfolgen, damit schnellstmöglich eine entsprechende Planung der Vertretung erfolgen kann, um den Dienstbetrieb sicherzustellen. Bei Abwesenheit der zuständigen FK erfolgt die Meldung bei dessen Vertretung bzw. im Ausnahmefall im Büro der Geschäftsführung. Die FK meldet die Abwesenheiten täglich gesammelt per Mail an das BdGF (jobcentersegeberg.geschaeftsfuehrung@jobcenter-ge.de). Hier erfolgt die weitere Bearbeitung wie z.b. Weiterleitung an den IS Personal für BA-Beschäftigte. Darüber hinaus erstellt die FK einen entsprechenden Eintrag in dem Standort-Kalender in Outlook. Die Einträge sind dabei ausschließlich mit dem Wort abwesend vorzunehmen. Farbliche Markierungen zur Unterscheidung möglicher Abwesenheitsgründe (Urlaub, Zeitausgleich oder Krankheit) haben zu unterbleiben. Erkrankt ein/e Beschäftigte/r im Verlauf des Arbeitstages, so ist die zuständige FK zu unterrichten. Beim Verlassen des Gebäudes ist am Zeiterfassungsterminal die Beendigung der Arbeit durch die Auswahl Gehen zu dokumentieren. Die FK meldet die Fehlzeit beim BdGF, damit eine Korrektur-Buchung im Zeiterfassungssystem IT-Zeit für diesen Tag vorgenommen wird. Ist am nächsten Arbeitstag aus Krankheitsgründen eine Dienst-/Arbeitsaufnahme weiterhin nicht möglich, bedarf es einer erneuten Unterrichtung der zuständigen FK. 3. Vorlage der ärztlichen Bescheinigung Auf Grund der bestehenden Rechtslage gelten für die Vorlage von ärztlichen Bescheinigungen teilweise unterschiedliche Regelungen für Angestellte und Beamte. Grundsätzlich gilt jedoch, dass die Beschäftigten nicht verpflichtet sind, die Art der Erkrankung anzugeben bzw. eine/n Arzt/Ärztin zu veranlassen, derartige Angaben der Dienststelle zu übermitteln. Beim Vorliegen besonderer Umstände kann sich jedoch aufgrund anderer Pflichten, insbesondere der Treuepflicht, die Verpflichtung ergeben, im Einzelfall die Art der Erkrankung mitzuteilen. Dies wird dann der Fall sein, wenn es sich um anzeigepflichtige Erkrankungen nach dem Bundesseuchengesetz bzw. um ansteckende Kinderkrankheiten handelt. Diese sind stets anzuzeigen. 3

4 Die AUBs werden durch das BdGF für die BA-Beschäftigten wöchentlich an den Internen Service Personal weitergeleitet. In Absprache mit dem Kreis Segeberg, stellvertretend für die Kommunalen Arbeitgeber, werden die AUBs der kommunalen Beschäftigten bis zum Ende des jeweiligen Folgejahres aufbewahrt und dann vernichtet. Eine Meldung an den Ursprungsarbeitgeber bezüglich der Lohnfortzahlung erfolgt bei einer insgesamt vierwöchigen Arbeitsunfähigkeit durch das BdGF (rechtzeitige Prüfung Lohnfortzahlung bei eventuell über sechs Wochen andauernde Arbeitsunfähigkeit). Für die entsprechenden Meldungen werden die Arbeitsunfähigkeitszeiten aller Beschäftigten durch das BdGF schriftlich erfasst Vorlage der ärztlichen Bescheinigung Angestellte Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist spätestens am darauf folgenden Arbeitstag eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AUB), aus der die voraussichtliche Dauer hervorgeht, dem BdGF vorzulegen. Jobcenter Kreis Segeberg Büro der Geschäftsführung Kisdorfer Weg Kaltenkirchen Es gilt bei postaler Zusendung das Datum des Poststempels. Das BdGF informiert umgehend die zuständige FK über den Eingang und Dauer der AUB. Beispiele: Ist ein/e Beschäftigte/r ab Montag arbeitsunfähig und dauert diese Arbeitsunfähigkeit am Donnerstag (vierter Kalendertag) noch an, so hat sie oder er spätestens an diesem Tag (Donnerstag) eine ärztliche AUB vorzulegen. Ist sie oder er ab Mittwoch und über den Freitag hinaus arbeitsunfähig, muss die AUB spätestens ab dem vierten Krankheitstag (Samstag) gelten. Eine AUB ist auch dann erforderlich, wenn die/der Beschäftigte die Arbeit am Montag wieder aufnimmt und die Arbeitsunfähigkeit am Samstag noch bestand, da die gesamte Dauer der Arbeitsunfähigkeit dann mehr als drei Kalendertage umfasst. Die Einreichung der AUB darf aufgrund des Wochenendes am ersten Werktag den Montag erfolgen. Erkrankt ein/e Beschäftigte/r ab Freitag, ist eine AUB ab Montag erforderlich. Dies gilt nicht, wenn die/der Beschäftigte die Arbeit am Montag wieder aufnimmt. In begründeten Einzelfällen ( 5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG) kann die Vorlage der AUB auch früher verlangt werden. Sofern die Erkrankung länger andauert als auf der AUB attestiert, hat die/der Beschäftigte dies am letzten Tag der Arbeitsunfähigkeit, spätestens am folgenden Arbeitstag unverzüglich unter Angabe der voraussichtlichen Dauer der zuständigen FK anzuzeigen. Die Folge-AUB ist umgehend an das BdGF zu übersenden. Werden keine Krankenbezüge mehr gezahlt, kann eine Kopie des Auszahlscheines für die Zahlung des Krankengeldes die AUB ersetzen. 4

5 3.2. Vorlage der ärztlichen Bescheinigung Beamte Für Beamte gilt keine Pflicht zur Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung. Diese ist nur auf Verlangen vorzuweisen. Die zuständige FK oder die Geschäftsführung können die ärztliche Bescheinigung einfordern. Sofern die Bescheinigung im Einzelfall eingefordert wird, ist diese umgehend an das Büro der Geschäftsführung zu übersenden. Eine Anforderung der ärztlichen Bescheinigung ist dabei nur ab dem aktuellen Tagesdatum möglich. Für zurückliegende Zeiträume können keine Bescheinigungen eingefordert werden. 4. Ende der Arbeitsunfähigkeit Alle Beschäftigten melden sich bei der Arbeits-/Dienstaufnahme nach einer Arbeitsunfähigkeit bei ihrer zuständigen FK. Dies kann formlos per erfolgen. Die Unterrichtung des IS Personal und dem BdGF über die Arbeits-/Dienstaufnahme der jeweiligen Beschäftigten erfolgt grundsätzlich durch die FK. 5. Arbeitsunfähigkeit bei Verschulden Dritter Ist eine Dienst-/Arbeitsunfähigkeit auf Verschulden Dritter zurückzuführen, ist die Personalabteilung des jeweiligen Ursprungsarbeitgebers unverzüglich wegen der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen zu informieren und die zugesandten Vordrucke zu diesen Schadensersatzansprüchen auszufüllen. 6. Arbeitsunfähigkeit während eines Urlaubes Erkrankt ein/e Beschäftigte/r während des Urlaubs und zeigt dieses unverzüglich an, sind die Voraussetzungen für die Nichtanrechnung von Urlaubstagen ( 9 BUrlG) für die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Krankheitstage erfüllt. Bei einer Erkrankung während des Urlaubs genügt es zunächst die jeweils zuständige FK unverzüglich über die Erkrankung zu informieren. Eine ärztliche Bescheinigung ist bei Angestellten in jedem Fall erforderlich. Für Beamte gilt auch hier die Vorlage auf Verlangen. Die Bescheinigung kann unabhängig von der Anzeige der Erkrankung nachgereicht werden. Bei einem Auslandsaufenthalt ist die Arbeitsunfähigkeit auf dem schnellstmöglichen Übermittlungsweg (telefonisch, telegrafisch, durch oder Telefax) unter Angabe des Aufenthaltsortes mitzuteilen. Die durch die Mitteilung entstehenden Kosten sind durch den Arbeitgeber zu tragen ( 5 Abs. 2 Satz 2 EntgFG). Die/der Beschäftigte hat nach planmäßigem Ablauf des Urlaubs oder falls die Erkrankung andauert nach Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit seine Tätigkeit wieder aufzunehmen. Der Erholungsurlaub verlängert sich nicht um die Krankheitszeit. Der Resturlaub muss erneut beantragt werden. 5

6 7. Vorerkrankungen / Krankenbezüge Nach den Regelungen der jeweils geltenden Tarifverträge kommen bei Wiederholungserkrankungen die gesetzlichen Regelungen gemäß 3 Abs.1 EntgFG zum Tragen. Wird die/der Beschäftigte infolge derselben Krankheit erneut arbeitsunfähig, so führt dies evtl. zu einer kürzeren Bezugsdauer von Krankenbezügen. Eine Prüfung zum Thema Vorerkrankungen erfolgt durch eine Anfrage des jeweiligen Ursprungsarbeitgebers bei der zuständigen Krankenkasse. In Absprache mit dem Ursprungsarbeitgeber erfolgt die Initiierung des betrieblichen Wiedereingliederungsmanagements seitens des BdGF ) oder dem IS Personal, siehe hierzu auch die Dienstvereinbarung BEM. 8. Medizinische Vorsorge / Rehabilitation Eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation (Kuren), Operationstermine und ähnliche gesundheitsbedingte Ausfälle sind der FK frühestmöglich mitzuteilen und mittels entsprechender Bescheinigungen nachzuweisen. Dies gilt grundsätzlich auch für eine notwendige Verlängerung einer solchen Maßnahme. 9. Beteiligung Die Personalvertretung und die Gleichstellungsbeauftragte wurden beteiligt. 10. Inkrafttreten Diese Geschäftsanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Michael Knapp Geschäftsführer 6