Versionen des Dokuments. Inhaltsverzeichnis: Erstelldatum Version

Transkript

1 ECKD.SDA Anleitung

2 Versionen des Dokuments Erstelldatum Version Inhaltsverzeichnis: 1 Aufruf und Log-In Übersicht Eingang Versenden neue Zustellung Sicherheitsstufen bei Zustellungen Definition der Sicherheitsstufen Zertifikat akzeptieren Benutzereinstellungen Mein Konto SecuPass Aktivierung Was ist SecuPass SecuPass als Mitarbeiter/Partner aktivieren SecuPass als Empfänger aktivieren Clients ECKD.SDA Desktop App Was kann ich mit der ECKD.SDA App tun? Welche Vorteile bietet mir die ECKD.SDA (Desktop) App? Wie kann ich die ECKD.SDA App starten? FTAPI Outlook Add-In Voraussetzungen Funktionsweise FTAPI Android App Voraussetzungen Funktionsumfang Interface FTAPI IOS App Voraussetzungen Funktionsumfang Interface Logout ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 2 von 22

3 1 Aufruf und Log-In ECKD.SDA ist über die URL erreichbar. Die Zugangsdaten erhalten sie von Ihrem Administrator. 2 Übersicht Eingang Hier können Sie die Ihnen geschickten Zustellungen einsehen und Dateien herunterladen. ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 3 von 22

4 3 Versenden neue Zustellung In diesem Fenster können Zustellungen an andere Nutzer versendet werden (auch an solche, die nicht im System vorhanden sind). 4 Sicherheitsstufen bei Zustellungen Zustellungen können mit verschiedenen Sicherheitsstufen versendet werden. ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 4 von 22

5 4.1 Definition der Sicherheitsstufen Wenn Sie eine Zustellung versenden, haben Sie die Möglichkeit, zwischen vier verschiedenen Sicherheitsstufen zu wählen: Sicherer Link: Jeder Empfänger kann die Dateien herunterladen. Ein ECKD.SDA-Account ist nicht notwendig. Sicherer Link + Login: Nur wenn der Empfänger einen ECKD.SDA-Account besitzt, kann er den Download starten. Hat der Empfänger noch keinen Account, wird er gebeten, einen zu erstellen. Sicherer Link + Login + Verschlüsselte Dateien: Die Dateien bleiben durchgehend verschlüsselt. Falls der Empfänger keinen ECKD.SDA-Account besitzt, wird er gebeten, sich einen zu erstellen. Falls der Empfänger keine Java-Runtime installiert hat, wird diese automatisch installiert. Außerdem wird ein SecuPass Key benötigt, um Dateien mit dieser Sicherheitsstufe zu öffnen. Wenn der Empfänger noch keinen SecuPass Key hat, wird er gebeten, sich einen zu erstellen. Sicherer Link + Login + Verschlüsselte Dateien + Verschlüsselte Nachricht: Die Nachricht und Dateien bleiben durchgehend verschlüsselt. Falls der Empfänger keinen ECKD.SDA-Account besitzt, wird er gebeten, sich einen zu erstellen. Falls der Empfänger keine Java-Runtime installiert hat, wird diese automatisch installiert. Außerdem wird ein SecuPass Key benötigt, um Dateien mit dieser Sicherheitsstufe zu öffnen. Wenn der Empfänger noch keinen SecuPass Key hat, wird er gebeten, sich einen zu erstellen. Login notwendig Datei verschlüsselt Text verschlüsselt Sicherheitsstufe 1 Sicherheitsstufe 2 Sicherheitsstufe 3 Sicherheitsstufe 4 ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 5 von 22

6 5 Zertifikat akzeptieren Bitte akzeptieren Sie beim ersten Laden der Versendeseite das Zertifikat (für das Java Applet) dauerhaft um ECKD.SDA Server für Ihren Datentransfer nutzen zu können. Um die hohe Sicherheit des Dateitransfers mit ECKD.SDA gewährleisten zu können, wird dieses Zertifikat benötigt. Das Akzeptieren hat keine weiteren Auswirkungen auf Ihren Browser. Bei der nachfolgend dargestellten Sicherheitsmeldung bitte den Haken setzen und mit Ausführen bestätigen! ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 6 von 22

7 6 Benutzereinstellungen Mein Konto Jeder Benutzer kann über das Zahnradsymbol Einstellungen einsehen und bearbeiten. rechts oben seine persönlichen Max Mustermann Musterfirma ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 7 von 22

8 Max-Mustermann ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 8 von 22

9 Neue Dateien in Datenräumen: Sie erhalten jedes mal eine wenn in einem der Datenräume, in denen Sie Mitglied sind (Besitzer oder nicht spielt keine Rolle), eine neue Datei hinzugefügt wurde. 7 SecuPass Aktivierung 7.1 Was ist SecuPass Die von FTAPI entwickelte SecuPass-Verschlüsselung ermöglicht eine durchgängig (Ende-zu-Ende) verschlüsselte Übertragung beliebiger Dateien. Neben der höchstmöglichen Sicherheit ist das Besondere von SecuPass, dass diese Transfers zwischen beliebigen Personen (bzw. Endpunkten) stattfinden können, ohne dass diese aufwändig Schlüssel- bzw. Zertifikate erstellen und installieren müssen. Bei ECKD.SDA funktioniert dieser Prozess vollautomatisch und ist zudem so einfach wie das Versenden einer . Sie benötigen SecuPass nur für Datenräume und Level 3 und 4 Zustellungen. 7.2 SecuPass als Mitarbeiter/Partner aktivieren Um Ihren SecuPass zu aktivieren, klicken Sie auf Datenräume: Hier sollte nun ein Dialogfenster erscheinen, das Sie dazu auffordert, einen SecuPass zu wählen. ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 9 von 22

10 7.3 SecuPass als Empfänger aktivieren Ein Mitarbeiter versucht, an einen neuen Empfänger eine Zustellung mit Sicherheitsstufe 3 (geheim) zu versenden. Um dies erfolgreich durchzuführen, muss dieser Empfänger einen Account mit aktivem SecuPass besitzen. Sollte das nicht der Fall sein, muss der Empfänger sich seinen SecuPass Key erstellen und auf die Freigabe durch den Sender warten, um die Nachricht öffnen zu können. Empfänger Partner/Mitarbeiter Diese können entweder den Link in ihrer anklicken oder sich in das Web Interface einloggen und dort auf die Zustellung klicken. Sollte der Empfänger noch keinen SecuPass haben, wird er nun aufgefordert, einen zu wählen. ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 10 von 22

11 Danach kann es zu einer kurzen Wartezeit kommen, in der der SecuPass aktiviert wird. ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 11 von 22

12 Um eine sichere Ende-zu-Ende Verschlüsselung gewährleisten zu können ist es nötig, dass der Versender der Nachricht, nachdem der Empfänger seinen SecuPass aktiviert hat, noch einmal seinen SecuPass eingibt. Dies wir durch eine Meldung im Fenster des Versenders angezeigt. Nach dem Klicken auf die Meldung wird der Versender aufgefordert, seinen SecuPass-Key einzugeben. ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 12 von 22

13 Sobald Sie hier Ihren SecuPass erneut eingegeben haben, kann der Empfänger Ihre Nachricht lesen. ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 13 von 22

14 Empfänger Gast Da es Gästen nicht möglich ist, sich in das Web Interface einzuloggen, können diese nur den Link in ihrer zum Download nutzen. Falls es das erste Mal ist, dass eine Zustellung an diesen Nutzer gesendet wird, dann muss er erst einen Nutzernamen und ein Passwort wählen: Nachdem er dies erledigt hat (oder wenn dies schon früher einmal gemacht wurde), muss er sich mit dem soeben erstellten Namen und Passwort anmelden. Sollte der Gast noch keinen SecuPass haben, wird er nun dazu aufgefordert, einen zu wählen. Danach kann es zu einer kurzen Wartezeit kommen, in der der SecuPass aktiviert wird. 8 Clients ECKD.SDA bietet mehrere Möglichkeiten, um Ihr ECKD.SDA System optimal zu benutzen. ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 14 von 22

15 8.1 ECKD.SDA Desktop App Was kann ich mit der ECKD.SDA App tun? Mit der ECKD.SDA App können Sie: Ihre Datenräume einsehen und bearbeiten (z.b. Dateien hochladen) sowie Zustellungen unbegrenzter Größe versenden Welche Vorteile bietet mir die ECKD.SDA (Desktop) App? Arbeiten ohne Browser o Mit der installierbaren ECKD.SDA Desktop App erhalten Sie eine eigenständige Anwendung, mit der Sie große Zustellungen versenden und Ihre Datenräume nutzen können, ohne den Browser öffnen zu müssen. Versand großer Dateien o Der Versand besonders großer Dateien kann die Leistungsfähigkeit Ihres Browsers strapazieren. Mit der ECKD.SDA App erfolgt der Versand auch extrem großer Dateien (mehrere GB) stabil und ohne Probleme. Pausieren & Fortsetzen o Beim Abbruch der Internet-/Netzwerkverbindung pausiert die ECKD.SDA App alle aktiven Übertragungen vollautomatisch und ohne Datenverlust. Ein späteres Fortsetzen ist bequem möglich. Dies gilt auch für den Fall, dass Ihr System abgestürzt sein sollte. Laden Sie hingegen eine Datei in Ihrem Browser hoch oder herunter und es kommt zu einem Verbindungsabbruch, so müssen Sie anschließend die Übertragung erneut von vorne beginnen. ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 15 von 22

16 8.1.3 Wie kann ich die ECKD.SDA App starten? Sobald Sie eine Funktionalität nutzen möchten, die derzeit nicht direkt in der WebUI (d.h. im Browser) angeboten wird, werden Sie auf untenstehende Download-Seite geleitet. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie im Browser die Datenräume öffnen oder sehr große Zustellungen versenden möchten: 8.2 FTAPI Outlook Add-In Voraussetzungen Das Outlook Add-In 1.2 funktioniert mit FTAPI nur bis Bitte ab Version das Outlook Add- In 2.0 verwenden Funktionsweise Mit Hilfe des Add Ins für Outlook ist es möglich, eine geschriebene in die FTAPI App zu exportieren, um einen sicheren Datenversand zu gewährleisten. Um diese Funktion zu verwenden, schreiben Sie Ihre ganz normal. Geben Sie die -Adresse Ihres Empfängers ein, den Betreff und den gewünschten Text. Sollten Sie mit Ihrer fertig sein, klicken Sie oben in Ihrer Outlook Leiste auf "Mit FTAPI versenden". ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 16 von 22

17 Nun öffnet sich der Browser und Sie müssen sich in Ihren FTAPI-Server einloggen. Anschließend sollte sich die FTAPI-App starten. Alle nötigen Felder wurden von Outlook übernommen. Wie gewohnt können Sie natürlich auch für diese Versendung einen gewünschten Sicherheitslevel wählen. Jetzt klicken Sie nur noch auf "Senden" und schon erhält der Empfänger die gewünschte Nachricht. 8.3 FTAPI Android App Voraussetzungen Herunterladen können Sie diese App im GooglePlay Store. Die App setzt mindestens Android voraus und funktioniert ab FTAPI Funktionsumfang Die FTAPI Android App dient dazu, auf die eigenen Datenräume zuzugreifen und Daten herunterzuladen. Dazu muss sich der Benutzer nur in der App auf dem passenden Server einloggen und ihm werden alle Datenräume angezeigt, auf die er Zugriff hat. Daraufhin kann der Benutzer den passenden Datenraum auswählen und eine gewünschte Datei herunterladen. Dazu muss, wie gewohnt, der SecuPass eingegeben werden. Es besteht auch die Möglichkeit den SecuPass zu speichern, um eine wiederholte Eingabe zu umgehen. Des Weiteren befindet sich in der oberen Leiste der App ein Button zur Aktualisierung der Sicht, auf der der Benutzer sich gerade befindet und ein Knopf für die Einstellungen. Hier können dann alle bereits heruntergeladenen Dateien, welche auf dem Handy schon vorhanden sind, wieder gelöscht werden. Dies kann auch unter Einstellungen auch automatisiert werden. Der gespeicherte SecuPass kann hier wieder gelöscht werden. Die Smartphone- und Tablet-Version besitzen den identischen Funktionsumfang. ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 17 von 22

18 8.3.3 Interface Allgemeine Übersicht der Datenräume Eine Liste aller Dateien in einem Datenraum ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 18 von 22

19 Download einer Datei Einstellungen der App ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 19 von 22

20 8.4 FTAPI IOS App Voraussetzungen Herunterladen können Sie diese App im AppStore. Die App setzt mindestens ios 7.0 voraus und funktioniert ab FTAPI Funktionsumfang Die App dient dazu, alle Daten im jeweiligen Datenraum abrufen zu können. Wenn die App gestartet wird, wird eine Übersicht über alle Datenräume angezeigt, auf welche ein Zugriff besteht. Wird auf einen dieser Datenräume geklickt, werden alle Dateien innerhalb dieses Datenraums angezeigt. Ein Klick auf die gewünschte Datei reicht, um diese herunter zu laden. Natürlich muss dies mit dem SecuPass Key bestätigt werden (es besteht die Möglichkeit, den SecuPass zu speichern). Sie finden zudem in der oberen Leiste einen Button für Ihre Einstellungen. Beim Klicken gelangen Sie zu den Einstellungen der App. Hier können Sie sich abmelden, den gespeicherten SecuPass löschen, alle heruntergeladenen Dateien löschen oder auch aktivieren, dass heruntergeladene Dateien automatisch nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden sollen. iphone und ipad funktionieren identisch und haben genau den gleichen Funktionsumfang. ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 20 von 22

21 8.4.3 Interface Allgemeine Übersicht der Datenräume Eine Liste aller Dateien in einem Datenraum ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 21 von 22

22 Download einer Datei Einstellungen der App 9 Logout Das Logout-Symbol ist oben rechts zu finden. Bitte loggen Sie sich für einen optimalen Schutz Ihres Benutzer-Accounts immer komplett hierüber aus. Der ECKD.SDA Server führt zu Erhöhung der Systemsicherheit automatisch einen Logout nach einiger Zeit der Nichtaktivität durch! ECKD.SDA Handbuch.docx Seite 22 von 22