e-seal Gebrauchsanweisung für Novartis Mitarbeiter mit Microsoft Outlook e-seal_2_8_11_0154_umol

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1 e-seal e-seal_2_8_11_0154_umol Gebrauchsanweisung für Novartis Mitarbeiter mit Microsoft Outlook Novartis Template IT V / 9 e-seal_2_8_11_0154_umol_1.0_ger.doc

2 Dokumentenhistorie: Version Datum Autor Anmerkungen Jul-2008 Michael Kunz Definitive Version der deutschen Übersetzung Novartis Template IT V / 9 e-seal_2_8_11_0154_umol_1.0_ger.doc

3 Inhaltsverzeichnis 1 Ziel Voraussetzungen Angemessene Nutzung Technisch Sicherer Austausch Senden einer sicheren Lesen einer sicheren Registrierung von externen Mitarbeitern in e-seal Sicherer Austausch von großen Dateien Löschen eines externen Mitarbeiters Reaktivierung eines externen Mitarbeiters... 9 Novartis Template IT V / 9 e-seal_2_8_11_0154_umol_1.0_ger.doc

4 1 Ziel Der e-seal Service ermöglicht Ihnen den sicheren Austausch von s und Dateien zwischen Novartis Mitarbeitern und externen Mitarbeitern. Dieses Dokument dient Novartis Mitarbeitern die Microsoft Outlook als system zu verwenden als Gebrauchsanweisung und Anleitung. 2 Voraussetzungen 2.1 Angemessene Nutzung Sie dürfen den e-seal Service nur in striktem Einklang mit den jeweiligen Novartis Policies, Richtlinien und Verhaltensregeln nutzen. Im Einzelnen sind besonders die: Key Directives on Information Security Instructions for Handling Information Corporate Guidelines for the Use of in Novartis zu befolgen. Jeglicher Verstoß sollte entsprechend der Informationssicherheits-Police gehandhabt werden. Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren lokalen ISECO. 2.2 Technisch Um den e-seal Service nutzen zu können benötigen Sie: Eine Novartis interne adresse Einen Novartis Arbeitsplatz an dem Microsoft Outlook installiert ist. Das e-seal Plug-in für Microsoft Outlook 3 Sicherer Austausch 3.1 Senden einer sicheren Erstellen Sie Ihre wie üblich und klicken Sie auf den neuen send secure Button das war s! Novartis Template IT V / 9 e-seal_2_8_11_0154_umol_1.0_ger.doc

5 Falls Sie aufgefordert werden, sich am e-seal Service anzumelden, tun Sie dies bitte mit Ihrem Windows Kennwort und die wird sicher versendet. Bitte beachten Sie: - Text in der Betreffzeile der wird nicht verschlüsselt. - Sie können den e-seal Service nicht offline benutzen. Sollten Sie beabsichtigen sichere s zu versenden, die offline erstellt wurden, so speichern Sie diese bitte in Ihren Entwürfen und senden Sie sie auf sicherem Wege, sobald Sie wieder Zugriff zum Netzwerk haben. 3.2 Lesen einer sicheren Öffnen Sie die wie üblich! Sollten Sie aufgefordert werden, sich am e-seal Service anzumelden, benutzen Sie bitte Ihr Netzwerk /Windows Anmeldekennwort. Bitte beachten Sie: - Sie können keine durch den e-seal Service verschlüsselten s offline lesen. - Das e-seal Plug-in entschlüsselt keine s in der Vorschau Ansicht. Bitte machen Sie einen Doppelklick auf die in Ihrer Inbox um diese zu entschlüsseln. 3.3 Registrierung von externen Mitarbeitern in e-seal Externe Mitarbeiter müssen einmalig einen Selbstregistrierungsprozess durchführen. Die Komplettierung dieses Prozesses löst eine Aktivierungsanforderung aus, welche an Sie gesendet wird: Novartis Template IT V / 9 e-seal_2_8_11_0154_umol_1.0_ger.doc

6 Bitte folgen Sie den Anweisungen dieser Anforderung: prüfen Sie die eingegebenen Benutzerdaten und bestätigen oder lehnen Sie den Account ab. Wenn Sie - den Account bestätigen, wird Ihre gesicherte an Ihren externen Partner gesendet. - den Account ablehnen, wird Ihre gesicherte nicht gesendet und geht an Sie zurück und die von dem externen Partner eingegebenen Daten werden gelöscht. Zusätzlich erhält Ihr externer Partner eine , dass ihr/sein Account abgelehnt wurde. 4 Sicherer Austausch von großen Dateien Dateien, welche die maximal festgelegte Größe von Anlagen beim Versenden in s überschreiten, können mithilfe von folgendem Verfahren übertragen werden: Gehen Sie auf die sichere von e-seal erstellte Webseite und melden Sie sich mit Ihrer adresse und Ihrem Windows Kennwort an. Novartis Template IT V / 9 e-seal_2_8_11_0154_umol_1.0_ger.doc

7 1. Erstellen Sie eine Standard (mit den Feldern AN:, CC: BCC, Betreff, Textfeld): Novartis Template IT V / 9 e-seal_2_8_11_0154_umol_1.0_ger.doc

8 2. Klicken Sie auf den Button Attachments, um Ihrer große Dateien als Anhang hinzu zu fügen: Benutzen Sie den Button Add Files um die gewünschte Datei von Ihrer Festplatte oder einem Netzwerkpfad auszuwählen. Der Button Upload Files startet das Hochladen der Datei/en. Alle erfolgreich hoch geladenen Dateien sind unter Current Attachments aufgeführt. 3. Nachdem alle Dateien hoch geladen wurden, klicken Sie bitte auf Done um zur zurück zu gelangen. 4. Klicken Sie auf Send. 5. Wenn eine Datei 5MB überschreitet, wird sie der nicht hinzugefügt, sondern auf dem Server gelagert. In der finden Sie dann anstelle der Datei eine html Anlage. Sie können einer einzigen so bis zu 200 MB anhängen. 6. Der Empfänger erhält wie gewohnt eine , aber sobald der html Anhang geöffnet wird, wird der Benutzer angewiesen, die große Datei direkt vom Server herunter zu laden. Novartis Template IT V / 9 e-seal_2_8_11_0154_umol_1.0_ger.doc

9 Anmerkungen: - Nach 7 Tagen werden die Dateien automatisch vom Server entfernt. - Es erfolgt kein Backup. 5 Löschen eines externen Mitarbeiters Es kann erforderlich sein, dass der Account eines externen Mitarbeiters gelöscht werden soll. In diesem Fall sollte einer der folgenden genannten Personen den Novartis IT Help Desk kontaktieren: - der Novartis Auftraggeber des externen Mitarbeiters - irgendein anderer Novartis Mitarbeiter - der ISECO 6 Reaktivierung eines externen Mitarbeiters Nach der Löschung des Accounts werden alle Daten des externen Mitarbeiters von e-seal entfernt. Wann immer eine Reaktivierung dieses Accounts erfolgen soll, muss erneut das Prozedere der Registrierung durchgeführt werden. Das heisst, Sie müssen eine sichere an den externen Mitarbeiter senden um einen neuen Registrierungsprozess auszulösen (siehe 3.3). Novartis Template IT V / 9 e-seal_2_8_11_0154_umol_1.0_ger.doc