Dossier: Effiziente Veranstaltungsvorbereitung

Transkript

1 Dossier: Effiziente Veranstaltungsvorbereitung Mit diesen Medien unterstützen Sie Meetings Viele Unternehmen schnallen den Gürtel schon seit einiger Zeit bedeutend enger. Messbare Erfolge werden sehr schnell bei unmittelbar sichtbaren Kosten erzielt: Ausgaben für Flüge, Hotels, Büromaterial, Weiterbildung oder Werbung. Allzu oft werden die unsichtbaren Kosten vergessen. So lässt sich beispielsweise auch die interne Besprechungskultur effektiver gestalten: Meetings sind nämlich ein enormer Kostenfaktor für Unternehmen. Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen Zunächst sollte eine Frage genau geklärt werden: Ist eine Besprechung mit diesen Beteiligten überhaupt notwendig? Geht es nicht um grundlegende Entscheidungen, sondern nur um die Weitergabe oder das Beschaffen einiger Informationen, reicht oft die Kommunikation per Telefon oder E- Mail aus. Hier ein Rechenbeispiel: Wenn Ihr Chef 8 Teilnehmer zu einem Meeting einlädt und jeder inklusive Vorbereitung nur 2 Stunden dafür aufwendet, sind schon 18 Arbeitsstunden investiert. Das multiplizieren Sie mit den jeweiligen Stundensätzen. So bekommen Sie eine ungefähre Vorstellung der Kosten. Alternativen für eine Besprechung sind Videokonferenzen oder Telefonkonferenzen. Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/ Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und Uhr Bestellung per kontakt@gwi.de Bestellung per Fax: 089/

2 Zeigen Sie Ihr Können bei der Vorbereitung Bei einer Umfrage bei 635 leitenden Mitarbeitern über alle Branchen hinweg wurde von 77 % der Befragten als Kritikpunkt bei Meetings die schlechte Vorbereitung genannt. Sie als Sekretärin und Assistentin können also viel dazu beitragen, dass Meetings optimal und ergebnisorientiert abgehalten werden (siehe auch Checkliste auf Seite 2): Bei der Planung der Besprechungsdauer sollten Sie beachten, dass sich die Teilnehmer selten länger als 2 Stunden voll auf ein Thema konzentrieren können. Bei längeren Meetings planen Sie besser eine kurze Pause ein. Die Dauer wird auch ganz entscheidend vom Wohlfühlfaktor beeinflusst gemeint ist die Bewirtung. So richtig gemütlich lässt es sich mit Kaffee oder Gebäck diskutieren. Haben Sie die Besprechung optimal vorbereitet, halten Sie die wichtigsten Informationen für die Teilnehmer in der Agenda fest Beispiel für eine Agenda Thema, Raum und Zeitrahmen werden im elektronischen Kalender eingetragen. Ziel der Besprechung:. Moderator:.. Protokollführer:. Art des Protokolls:. TOP: Besprechungspunkt verantwortlich Zeitrahmen Unterlagen 2

3 Vorbereitung von internen Besprechungen Vorab zu klären: Thema und Ziel:... Terminwunsch:... Zeitrahmen:... Teilnehmer: Muss-Teilnehmer eventuelle Vertreter optionale Teilnehmer Inhalte der Tagesordnung: Wer hat was vorzubereiten? Name Thema Zeitrahmen Zeitrahmen für die Tagesordnungspunkte (TOP): TOP 1:... 3

4 TOP 2:... TOP 3: PRAXIS-TIPP: Ist wenig Zeit vorhanden, um mit Ihrem Chef persönlich die Punkte der Checkliste vor der Besprechung zu klären, kann er sie z. B. am Bildschirm ausfüllen und an Sie weiterleiten. Sparen Sie Zeit mit einem Simultanprotokoll Sind Sie für das Protokoll verantwortlich, dann verfassen Sie dieses bereits während der Sitzung auf einem Laptop. Parallel können Sie per Beamer die Besprechungspunkte an der Wand für alle Teilnehmer visualisieren. Das hat den großen Vorteil, dass sofort sichtbar wird, wenn sich die Teilnehmer zu lange an einem Punkt aufhalten jedoch noch kein Ergebnis festgehalten wurde. Sie als Protokollführerin können dann den Moderator unterstützen, indem Sie auf die Ergebnissicherung pochen: Meine Herren, was soll ich nun zu Punkt 3 als Ergebnis festhalten? Ein weiterer Vorteil ist, dass die Zuständigkeiten und Termine gemeinsam vereinbart und für alle visualisiert werden. Auch diese modernen Medien helfen Ihnen Arbeiten Sie mit einem elektronischen Kalender (z. B. mit Outlook). Kopieren Sie die Agenda als Anlage in das Notizfeld des jeweiligen Termins. So sind alle notwendigen Details für die Besprechung mit einem Klick für alle Teilnehmer verfügbar. Während des Meetings unterstützt der Laserpointer die Präsentation. Ein Elektronisches Flipchart oder Whiteboard ersetzen heute das Fotoprotokoll per Digitalkamera. Dann können Sie nämlich alle handschriftlichen Notizen auf dem Flipchart oder Whiteboard per Knopfdruck in Druckschrift umwandeln und haben somit gleich eine gedruckte Abschrift. PRAXIS-TIPP: Machen Sie Ihrem Chef den Vorschlag, eine neue 4

5 Besprechungskultur im Unternehmen einzuführen wenn es diese in der dargestellten Form bisher nicht gab. Und übernehmen Sie die Projektleitung. Erwarten Sie nicht, dass sofort alle begeistert sind. Die Einhaltung dieser Kultur setzt eine enorme Disziplin der Teilnehmer voraus. Wichtig ist, dass die Geschäftsführung mit gutem Beispiel vorangeht. Step by step so haben Sie dann dazu beigetragen, dass sich die neue Kultur etablieren/durchsetzen wird. Besuchen Sie uns im Internet unter: 5