Postfach Migration auf Microsoft Exchange 2013 mit Microsoft Outlook 2013

Transkript

1 Postfach Migration auf Microsoft Exchange 2013 mit Microsoft Outlook 2013 Inhaltsverzeichnis 1.0 Voraussetzungen IT-Servicezentrum (ITS) IT-Servicezentrum kontaktieren Rückmeldung vom IT-Servicezentrum abwarten bis das Exchange Postfach angelegt wurde Mail Weiterleitung einrichten Einrichten von Microsoft Outlook Alte Daten migrieren aus Outlook Altes Postfach exportieren Neues Postfach für Outlook anlegen Daten in neues Postfach importieren Alte Daten migrieren aus Thunderbird Thunderbird Client s übertragen mittels Mailstore Home Mailstore Home installieren Mailstore Home konfigurieren Kontakte migrieren Kontakte exportieren Kontakte importieren Seite 1 von 19

2 Kurzanleitung zur Migration Ihres bestehenden IMAP/POP3 Postfaches zum neuen Microsoft Exchange 2013 Mailserver an der Universität Bayreuth. Im folgenden erhalten Sie Schritt für Schritt den Ablauf der Migration. 1.0 Voraussetzungen Bevor Sie mit der Migration Ihres Postfaches beginnen, installieren Sie bitte die entsprechende Software auf Ihrem PC. Das Microsoft Office Softwarepaket steht Ihnen kostenfrei über unseren Microsoft Campus 3 Desktop Vertrag zur Verfügung unter: Anforderungen: Für Windows: o Microsoft Outlook 2013 o Microsoft Outlook 2016 (derzeit aufgrund vorhandener Bugs bei den Gruppenkalendern bzw. Kalenderfreigaben noch nicht empfohlen) Für Mac OSX: o Microsoft Outlook 2016 o Apple Mail Seite 2 von 19

3 2.0 IT-Servicezentrum (ITS) 2.1 IT-Servicezentrum kontaktieren Bitte nehmen Sie Kontakt mit der ITS-Anlaufstelle auf und teilen uns mit, dass Sie auf Exchange umsteigen möchten. Daraufhin erstellen wir Ihnen ein neuen Exchange Postfach. 2.2 Rückmeldung vom IT-Servicezentrum abwarten bis das Exchange Postfach angelegt wurde Nachdem Sie das Exchange Postfach bei der ITS-Anlaufstelle beantragt haben warten Sie bitte auf Rückmeldung durch uns bis wir Ihnen mitteilen, dass Ihr Postfach für die Verwendung freigegeben haben. Während der Migrationsphase Ihres alten Postfaches zum neuen Exchange Postfach erhalten Sie eingehende s von anderen bereits migrierten Universitätsangehörigen nur noch in Ihr neues Exchange Postfach. Eine Weiterleitung auf das alte Postfach ist während des Migrationszeitraum nicht sinnvoll. Seite 3 von 19

4 3.0 Mail Weiterleitung einrichten Bitte führen Sie nachfolgende Schritte aus, um die Weiterleitung zum neuen Exchange Server einzurichten: Altes Webmail aufrufen: Anmelden mit Ihrer Benutzerkennung Rufe Sie Optionen Abwesenheitsbenachrichtigungen auf "Eingehende s an die aufgelistete Adresse weiterleiten ankreuzen "Keine lokale Zustellung: nur weiterleiten und/oder Abwesenheitsbenachrichtigung senden ankreuzen Im Textfeld Weiterleitungsadressen die eigene Weiterleitungsadresse im Format eintragen, siehe Abbildung 1. "Senden" drücken Wenn die Änderungen gespeichert wurden, können Sie sich wieder abmelden Abb. 1 Weiterleitung einrichten Seite 4 von 19

5 4.0 Einrichten von Microsoft Outlook Alte Daten migrieren aus Outlook Altes Postfach exportieren Zuerst erstellen Sie ein Backup Ihres alten Postfaches auf einer lokalen Festplatte. Führen Sie dazu in Outlook folgende Schritte aus: Menü Datei Öffnen und Exportieren Importieren/Exportieren Das Fenster Import/Export-Assistent öffnet sich: In Datei exportieren Weiter Outlook-Datendatei (.pst) Weiter Wählen Sie das oberste Element aus, dieser Name sollte Ihrem alten Postfach entsprechen Unterordner einbeziehen anhaken Weiter Legen Sie einen Speicherort fest und merken Sie sich diesen Fertigstellen Warten Sie nun bis der Exportvorgang abgeschlossen ist Neues Postfach für Outlook anlegen Öffnen Sie die Systemsteuerung und dann (32-Bit). Legen Sie ein neues Profil an, drücken Sie dazu auf Profile anzeigen. Im Anschluss drücken Sie auf Hinzufügen und geben einen neuen Profilnamen ein, z. B. Exchange. Im nächsten Fenster müssen Sie nun Ihren Namen, der beim Empfang Ihrer s angezeigt wird eingeben (Abb. 2). Danach wird die Adresse selbst eingegeben (Abb.3). Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Adresse mit der Domäne myubt.de wie auf Abb. 2 zu sehen eingeben, da sonst Ihr Konto nicht per Exchange Auto-Discover erkannt werden kann. Verwenden Sie bitte nicht die Manuelle Konfiguration. Anschließend müssen Sie zweimal Ihr BT Kennung Passwort eingeben (Abb. 3). Abb. 2 Daten Seite 5 von 19

6 Wenn Sie die Daten eingegeben haben, klicken Sie auf Weiter um fortzufahren (Abb. 2). Eine Verbindung mit dem Exchange Server wird nun aufgebaut und Ihr Konto wird für die erste Verwendung mit Outlook 2013 eingerichtet. Hierbei werden Sie aufgefordert, Ihr BT-Kennung Passwort erneut einzugeben. Geben Sie Ihr Passwort erneut ein, setzen Sie den Haken bei Anmeldedaten speichern, klicken Sie auf OK und anschließend auf Weiter (Abb. 3). Abb. 3 Nutzer an Server anmelden Bevor Sie das Fenster (32-Bit) mit OK schließen, ändern Sie die Einstellung Immer dieses Profil verwenden auf Ihr neu angelegtes Profil ab und drücken erst dann OK. Ihr Exchange Postfach ist jetzt konfiguriert. Als nächstes können Sie Outlook starten und mit dem Import der Daten fortfahren Daten in neues Postfach importieren Um das zuvor erstellte Backup Ihres alten Postfaches in das neue Outlook einzuspielen führen Sie folgende Schritte aus: Menü Datei Öffnen und Exportieren Importieren/Exportieren Das Fenster Import/Export-Assistent öffnet sich: Wählen Sie Aus anderen Programmen oder Dateien importieren Weiter Outlook- Datendatei (.pst) Weiter Wählen Sie mit Durchsuchen die zuvor erstellte Backupdatei aus Weiter Wählen Sie die zu importierenden Elemente aus Fertigstellen Warten Sie ab bis alle Daten importiert sind, danach ist Ihr Outlook betriebsbereit. Wenn Sie die Datenübernahmen überprüft und für erfolgreich bestätigt haben, können Sie ggf. noch das alte Profil entfernen unter der Systemsteuerung und dann (32-Bit). Dies ist jedoch keine Pflicht und kann jederzeit auch zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden. Seite 6 von 19

7 4.2 Alte Daten migrieren aus Thunderbird Diese Anleitung hilft Ihnen dabei Ihre Daten ( s & Kontakte) aus der Thunderbird Anwendung zu exportieren und in ein Exchange Konto zu importieren Thunderbird Client Bis jetzt haben Sie Ihren Verkehr über den Thunderbird Client realisiert. Außerdem bot Ihnen Thunderbird die Möglichkeit, ein Adressbuch mit all Ihren Kontakten anzulegen. Diese Daten sind Ihnen wichtig und Sie sollen beim Umstieg auf Exchange nicht darauf verzichten müssen s übertragen mittels Mailstore Home Um Ihnen den Umstieg auf Exchange so komfortabel wie möglich zu gestalten, bieten wir Ihnen die Möglichkeit Ihre s mittels der Mailstore Home App auf Ihr neues Exchange Konto zu übertragen Mailstore Home installieren Als erstes müssen Sie die Mailstore Home App installieren. Dies können Sie unter folgenden Link downloaden: Starten Sie nach dem Download die Installationsdatei und folgen Sie den Installationsanweisungen. Nachdem die Anwendung installiert wurde, muss diese nun konfiguriert werden. Zum Schluss, wenn Sie alle Mails migriert haben, können Sie danach Mailstore Home wieder deinstallieren Mailstore Home konfigurieren Starten Sie die Mailstore Home App. Sie gelangen auf dem Startbildschirm (Abb.1) Seite 7 von 19

8 Abb. 1 Startbildschirm Klicken Sie nun in der linken Spalte auf s archivieren (Abb.2). Wählen Sie anschließend im Dropdown Menü Erweitert, IMAP-Postfach aus (Abb.2). Abb. 2 Mail archivieren Seite 8 von 19

9 Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Kontodaten eingeben müssen (Abb.3). Beim Benutzernamen reicht hier Ihre Kennung (Abb.3). Abb. 3 Kontodaten eingeben Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie auf Weiter (Abb.3). Das nächste Fenster (Abb.4) müssen Sie nur mit Fertig stellen bestätigen. Abb. 4 Archiv Einstellungen abschließen Seite 9 von 19

10 Sie bekommen von der Mailstore Home App die Meldung, dass die Archivierung Ihrer Mailbox angelegt wurde und dass Sie diese mit einem Doppelklick nun ausführen können. Machen Sie einen Doppelklick auf Ihr Profil (Abb.5). Abb. 5 Archivierung starten Nun hat die Mailstore Home App, alle Ihre Mails aus Ihrem Thunderbird Postfach in ein Archiv kopiert. Wenn Sie Thunderbird Daten lokal auf Ihren PC abgelegt und archiviert haben, können Sie diese untern den Punkt -Programme Mozilla Thunderbird ebenfalls importieren. Diese können Sie auch auf Wunsch wieder im Microsoft Outlook Format exportieren und lokal auf Ihren PC wieder als PST Datei ablegen oder in den Exchange Server importieren. Jetzt müssen die Exporteinstellungen vorgenommen werden, damit die Mailstore Home App weiß in welches Exchange Postfach Ihr Archiv übertragen werden soll. Klicken Sie dazu in der linken Spalte auf s exportieren (Abb.6). Wählen Sie anschließend Exchange Postfach aus (Abb.6). Seite 10 von 19

11 Abb. 6 Export Einstellungen Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun Ihr Profil auswählen müssen (Abb.7). Klicken Sie anschließend auf Weiter (Abb.7). Abb. 7 Profilauswahl Seite 11 von 19

12 Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Kontodaten Ihres Exchange Postfachs eingeben müssen. Achten Sie auch hier dabei, dass Sie beim Benutzernamen, lediglich Ihre Kennung, eingeben (Abb.8). Wenn Sie damit fertig sind, bestätigen Sie mit Weiter (Abb.8). Abb. 8 Exchange Kontodaten Es öffnet sich ein Fenster, dass Sie mit Fertig stellen bestätigen müssen (Abb.9). Abb. 9 Exporteinstellungen abschließen Seite 12 von 19

13 Sie bekommen von der Mailstore Home App die Meldung, dass Ihr Profil angelegt wurde und dass Sie die die Archivierung mit einem Doppelklick darauf nun ausführen können. Machen Sie einen Doppelklick auf Ihr Profil (Abb.10). Abb. 10 Übertragung starten Die Mailstore Home App kopiert nun alle Ihre s aus dem angelegten Thunderbird Archiv, in Ihr Exchange Postfach. Beim Öffnen von Microsoft Outlook werden Sie feststellen, dass ein neuer Ordner mit dem Namen MailStore Export angelegt wurde (Abb.11). Aus diesem Ordner, können Sie nun Ihre s beliebig in die von Ihnen gewünschten Outlook Ordner verschieben. Abb. 11 Mailstore Home Ordner in Outlook Seite 13 von 19

14 4.2.3 Kontakte migrieren Nun wollen wir Ihnen dabei helfen, Ihre Kontakte aus Ihrem Thunderbird Adressbuch zu exportieren und in das Outlook Adressbuch zu importieren Kontakte exportieren Öffnen Sie das Thunderbird Adressbuch und markieren Sie Ihr Persönliches Adressbuch (Abb.12) Abb. 12 Persönliches Adressbuch Seite 14 von 19

15 Klicken Sie anschließend auf Extras und wählen Sie Exportieren aus (Abb.13). Abb. 13 Aus TB exportieren Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie Ihr exportiertes persönliches Adressbuch an einen beliebigen Ort auf Ihrem Rechner speichern können (Abb.14). WICHTIG!!! Wählen Sie unten bei Dateityp Tabulatorgetrennt (Abb.14). Abb. 14 Adressbuch abspeichern Seite 15 von 19

16 Kontakte importieren Öffnen Sie nun Ihr Outlook und klicken Sie oben links auf Datei, anschließend auf Öffnen und exportieren und danach auf Importieren / Exportieren (Abb.15). Abb. 15 Importieren / Exportieren Es öffnet sich ein Fenster. Wählen Sie hier die Aktion Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus und klicken Sie auf Weiter (Abb.16). Abb. 16 Import Einstellungen Seite 16 von 19

17 Es öffnet sich ein zweites Fenster. Wählen Sie hier die Option Durch Trennzeichen getrennte Werte an und klicken Sie anschließend auf Weiter (Abb.17) Abb. 17 Import / weitere Parameter Ein drittes Fenster wird geöffnet, in dem Sie das von Ihnen exportierte Adressbuch auswählen können. Klicken Sie hier auf Durchsuchen. Nun öffnet sich ein Explorer Fenster. Navigieren Sei zum Speicherort Ihres exportierten Adressbuches. WICHTIG!!!! Um Ihr als.txt Datei gespeichertes Adressbuch sehen zu können, müssen Sie vorher unbedingt unter Dateiname: ein * eingeben und Enter drücken, damit auch alle Dateien angezeigt werden (Abb.18). Abb. 18 Datei auswählen Klicken Sie anschließend auf Öffnen (Abb.18). Seite 17 von 19

18 Klicken Sie jetzt im Datei importieren Fenster auf Weiter (Abb.19). Abb. 19 Datei importieren Anschließend wählen Sie im nächsten Fenster die Kontakte Ihres Outlook Exchange Postfachs aus und klicken auf Weiter (Abb.20). Abb. 20 Kontakte Outlook Im nächsten Fenster müssen Sie auf die Option Benutzerdefinierte Felder zuordnen klicken (Abb.21). Abb. 21 Felder zuordnen Seite 18 von 19

19 In diesem Fenster müssen nun die Kontakte Felder Ihres exportierten Thunderbird Adressbuches, den von Ihnen gewünschten Feldern Ihrer Outlook Kontakte zugeordnet werden. Hier zu sehen am Beispiel der Adresse in Abb.22. Abb. 22 Felder zuordnen Dies können Sie einfach per Drag & Drop von links nach rechts durchführen. Vorname und Nachname sind bereits zugeordnet. Folgende Felder empfehlen wir Ihnen folgendermaßen zuzuordnen. Natürlich können Sie jedes andere beliebige Feld nach Ihren Wünschen zuordnen. Thunderbird Outlook Primäre Adresse Sekundäre Adresse 2 Tel. dienstlich Telefon geschäftlich Tel. privat Telefon (Privat) Geschäftlich: Adresse Straße geschäftlich Geschäftlich: Ort Ort geschäftlich Geschäftlich: PLZ Postleitzahl geschäftlich Geschäftlich: Bundesland Region geschäftlich Geschäftlich: Land Land/Region geschäftlich Privat: Adresse Straße privat Privat: Ort Ort privat Privat: PLZ Postleitzahl privat Privat: Bundesland Bundesland/Kanton privat Privat: Land Land/Region privat Mobil-Tel.-Nr. Mobiltelefon Wenn Sie mit der Zuordnung der Felder fertig sind, dann klicken Sie auf OK Abb.22 und anschließend auf Fertig stellen Abb.21. Herzlichen Glückwunsch. Ihre Thunderbird Kontakte werden nun in Ihr Outlook Adressbuch importiert. Seite 19 von 19