CRM Frequently Asked Questions

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1 CRM Frequently Asked Questions

2 Y 1.Kann ich Personenkontakte so importieren, dass sie als Mitarbeiter automatisch den zugehörigen Gesellschaftskontakten zugeordnet werden? Wieso werden beim Import einer CSV-Datei die Umlaute nicht korrekt dargestellt? Was sind Schlagwörter? Wie vergebe ich Schlagwörter? Wie kann ich mir alle Datensätze anzeigen lassen, denen ein bestimmtes Schlagwort vergeben wurde? Wie entferne ich ein Schlagwort bei einem bestimmten Datensatz? Wie benenne ich ein Schlagwort bei allen Datensätzen um? Wie entferne ich ein Schlagwort bei allen Datensätzen? Massenverarbeitung von Schlagwörtern...6 Vergabe von Schlagwörtern...6 Löschen von Schlagwörtern...7 Inhalt Y1. Kann ich Personenkontakte so importieren, dass sie als Mitarbeiter automatisch den zugehörigen Gesellschaftskontakten zugeordnet werde 2. Wieso werden beim Import einer CSV-Datei die Umlaute nicht korrekt dargestellt? Was sind Schlagwörter? Wie vergebe ich Schlagwörter? Wie kann ich mir alle Datensätze anzeigen lassen, denen ein bestimmtes Schlagwort vergeben wurde? Wie entferne ich ein Schlagwort bei einem bestimmten Datensatz? Wie benenne ich ein Schlagwort bei allen Datensätzen um? Wie entferne ich ein Schlagwort bei allen Datensätzen? Massenverarbeitung von Schlagwörtern Vergabe von Schlagwörtern Löschen von Schlagwörtern... 1.Kann ich Personenkontakte so importieren, dass sie als Mitarbeiter automatisch den zugehörigen Gesellschaftskontakten zugeordnet werden?...4 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2

3 2.Wieso werden beim Import einer CSV-Datei die Umlaute nicht korrekt dargestellt? Was sind Schlagwörter? Wie vergebe ich Schlagwörter? Wie kann ich mir alle Datensätze anzeigen lassen, denen ein bestimmtes Schlagwort vergeben wurde? Wie entferne ich ein Schlagwort bei einem bestimmten Datensatz? Wie benenne ich ein Schlagwort bei allen Datensätzen um? Wie entferne ich ein Schlagwort bei allen Datensätzen? Massenverarbeitung von Schlagwörtern...6 Vergabe von Schlagwörtern...6 Löschen von Schlagwörtern...7 Aktualisiert Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3

4 1.Kann ich Personenkontakte so importieren, dass sie als Mitarbeiter automatisch den zugehörigen Gesellschaftskontakten zugeordnet werden? Importieren Sie eine csv-liste die sowohl die Daten von Ihren Personenkontakten, als auch eine eigene Spalte mit den Namen des Arbeitgebers enthält, werden beim Import sowohl die Personen- als auch die Gesellschaftskontakte automatisch angelegt. Die importierten Personen werden in der neu angelegten Gesellschaft als Mitarbeiter aufgeführt, die neu angelegten Gesellschaften erscheinen in den Personenkontakten in dem Datenfeld Arbeitgeber. Importieren Sie die csv-liste mit den Informationen über OpenScope > Import & Export > Kontakte importieren. Wählen Sie für die Spalte mit den Gesellschaftskontakten die Überschrift Übergeordnete Firma und sowohl Personenkontakt, als auch Firmenkontakt werden in einem Importlauf angelegt. 2.Wieso werden beim Import einer CSV-Datei die Umlaute nicht korrekt dargestellt? Werden beim Upload einer CSV-Datei Umlaute oder andere Sonderzeichen als Kästchen angezeigt, liegt dies an der voreingestellten Zeichenkodierung für die importierte CSV Datei. 1. Klicken Sie in dem Upload Fenster auf Importeinstellungen. 2. Treffen Sie in der Auswahlliste Codierung eine Auswahl. In der Datenvorschau können Sie prüfen, ob Umlaute und andere Sonderzeichen korrekt (also nicht als Kästchen ) dargestellt werden. 3. Sobald Sie eine passende Zeichenkodierung gefunden haben, speichern Sie Ihre Auswahl und gehen Sie zurück in das Upload-Fenster. 4. Wichtig: Laden Sie die CSV-Datei erneut über den Upload Button hoch, damit diese mit der richtigen Zeichenkodierung übernommen werden kann. 3.Was sind Schlagwörter? Mit Schlagworten können Sie flexibel Ihre Datensätze (Kontakte, Verkaufschancen oder Aufgaben) klassifizieren. Sie können beliebige viele Schlagwörter pro Datensatz vergeben. Sie können anschließend Datensätze nach den vergebenen Schlagwörtern filtern. So können Sie sich alle jene Kunden anzeigen lassen, denen Sie das Schlagwort Newsletter gegeben haben. Benutzen Sie Schlagwörter, um: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4

5 - Kontakte als Lead einzuordnen - Kontakte als A-Kunde, B-Kunde oder C-Kunde klassifizieren - Nächste Schritte zu definieren (z.b. Nachfassen, Einladen ) - Datensätze unterschiedlichen Typs einem Projekt zuordnen (z.b. HerbstRelease, Sommerevent2014 ). 4.Wie vergebe ich Schlagwörter? 1. Öffnen Sie zunächst das jeweilige Übersichtsformular: - Kontakte: z. B. Formular Kontakte > alle Kontakte - Verkaufschancen: Formular Vertrieb > Verkaufschancen - Aufgaben: Formular Kommunikation > Aufgaben 2. Markieren Sie nun den entsprechenden Datensatz. 3. Klicken Sie auf das Schlagwort-Icon. Hat die ausgewählte Datenzeile schon Schlagwörter, wird die Anzahl der bereits vergebenen Schlagwörter am Icon angezeigt. 4. Geben Sie die Schlagwörter in das gleichnamige Feld ein. Bitte beachten Sie dabei: a. Mehrere Schlagwörter werden durch Leerzeichen voneinander getrennt b. Schlagwörter dürfen nur aus folgenden Zeichen bestehen: i. Groß- oder Kleinbuchstaben ii. Ziffern iii. Unterstrich _ oder Bindestrich. 5. Speichern Sie Ihre Eingaben. Tipp: Haben Sie Schlagwörter bereits in anderen Datensätzen eingegeben, so müssen Sie die Schlagwörter nicht erneut eingeben, sondern können sie durch Klick auf Einfügen aus einer Liste auswählen. 5.Wie kann ich mir alle Datensätze anzeigen lassen, denen ein bestimmtes Schlagwort vergeben wurde? 1. Klicken Sie auf Global > Stammdaten > Schlagwörter verwalten. 2. Wählen Sie in der Liste das entsprechende Schlagwort und klicken Sie auf Anzeigen. 3. Es erscheint ein Liste aller Kontakte, denen das Schlagwort vergeben wurde 4. Durch Klicken auf die Tabs Kontakte, Verkaufschancen, Aufgaben oder Abrechnungsbelege können Sie zu anderen Informationstypen wechseln. 6.Wie entferne ich ein Schlagwort bei einem bestimmten Datensatz? 1. Öffnen Sie das Formular, aus dem Sie das Schlagwort löschen möchten. 2. Markieren Sie es mit einem Doppelklick und drücken die Entf-Taste. 3. Speichern Sie Ihre Änderungen. 7.Wie benenne ich ein Schlagwort bei allen Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5

6 Datensätzen um? 1. Klicken Sie auf Global > Stammdaten > Schlagwörter verwalten. 2. Wählen Sie in der Liste das entsprechende Schlagwort aus und klicken Sie auf Anzeigen. 3. Geben Sie im unteren Bereich des Formulars (Aktionen) das auszutauschende Schlagwort ein und klicken Sie auf Umbenennen. 8.Wie entferne ich ein Schlagwort bei allen Datensätzen? 1. Klicken Sie auf Global > Stammdaten > Schlagwörter verwalten. 2. Wählen Sie in der Liste das entsprechende Schlagwort aus und klicken Sie auf Anzeigen. 3. Klicken Sie im unteren Bereich des Formulars (im Bereich Aktionen) auf Entfernen. 9.Massenverarbeitung von Schlagwörtern Bearbeiten Sie über die Übersichtstabellen Schlagwörter mehrerer Kontakte, Verkaufschancen oder Aufgaben gleichzeitig. Vergabe von Schlagwörtern Öffnen Sie die Kontakt-, Aufgaben- oder Verkaufschancenübersicht und markieren Sie in der Tabelle die Einträge, für die Sie ein Schlagwort hinterlegen möchten. Tipp: Markieren Sie mehrere Einträge mit STRG+ Klick auf den entsprechenden Eintrag. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6

7 Öffnen Sie über das Schlagwörter-Icon die Schnellbearbeitung. Tippen Sie das gewünschte Schlagwort in das Eingabefeld und drücken Sie Enter. Das Schlagwort wurde nun allen markierten Einträgen hinzugefügt. Löschen von Schlagwörtern Über die Schnellbearbeitung können Sie vergebene Schlagwörter aus Kontakteinträgen löschen. Filtern Sie Ihre Kontakte über den Tabellenfilter nach dem Schlagwort, das Sie aus den Einträgen entfernen möchten. Markieren Sie die Kontakte, aus denen Sie die Schlagwörter löschen möchten. Öffnen Sie über das Schlagwörter-Icon die Schnellbearbeitung, gemeinsame Schlagwörter werden in der Auswahlliste aufgeführt. Über das X-Symbol können Sie sie aus den markierten Einträgen entfernen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7

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