Lohn- und Gehaltsdokumente Online im Personal-Portal

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1 Lohn- und Gehaltsdokumente Online im Personal-Portal Bereich: LOHN - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Informationen Informationsbrief an Mitarbeiter aushändigen 3.2. Einen oder mehrere Mitarbeiter aktivieren 3.3. Aktivierung durch Mitarbeiter 3.4. Aktivierung eines zusätzlichen Arbeitsverhältnisses 3.5. Auswertungen an Mitarbeiter versenden 4. Details 4.1. Mitarbeiter will seine -Adresse (LGO-Login) ändern 4.2. Mitarbeiter will sein Passwort (LGO-Login) ändern 4.3. Einstellung -Benachrichtigung 4.4. Mitarbeiter will Auswertungen aus dem Personal-Portal löschen 4.5. Mitarbeiter tritt aus 4.6. Lohn- und Gehaltsdokumente Online deaktivieren 4.7. Falsche -Adresse erfasst 4.8. Umgang mit Fehlermeldungen 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Sie mit Agenda Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) arbeiten. 2. Informationen Mit Lohn- und Gehaltsabrechnung Online stellen Sie Ihren Mitarbeitern Gehaltsdokumente (wie Brutto- Netto-Abrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und Lohnsteuerbescheinigungen) papierlos über das Agenda-Rechenzentrum zur Verfügung. Ihre Mitarbeiter können die Gehaltsdokumente auf jedem Computer, Smartphone oder Tablet öffnen und drucken, vorausgesetzt diese verfügen über eine Internetverbindung. Ansicht für Mitarbeiter am Computer (z. B. PC, Laptop, Notebook)

3 Seite 3 Ansicht für Mitarbeiter auf Smartphone oder Tablet Eigener Zugang für teilnehmende Mitarbeiter Alle teilnehmenden Mitarbeiter erhalten im Agenda-Rechenzentrum einen eigenen Zugang mit - Adresse und Passwort. Die Sicherheit der Datenübertragung ist absolut gewährleistet.

4 Seite Informationsbrief an Mitarbeiter aushändigen 1. Informationsbrief bzgl. der Teilnahme am Personal-Portal jedem Mitarbeiter aushändigen:»auswertungen Informationsbrief Personal-Portal«. 2. Einverständniserklärung unterschreiben lassen. Hinweis Setzen Sie eine Frist für die Abgabe der Einverständniserklärung, damit Sie mit dem neuen Verfahren rechtzeitig vor dem Beginn einer Abrechnungsperiode starten können.

5 Seite Einen oder mehrere Mitarbeiter aktivieren 1.»Transfer Personal-Portal aktivieren/deaktivieren«. 2. <Anwendungen für Mitarbeiter aktivieren> klicken. 3. Gewünschte Anwendungen aktivieren.

6 Seite 6 4. Teilnehmende Mitarbeiter auswählen Adressen prüfen. Hinweis Pflegen Sie die -Adressen in den Personaldaten»Bearbeitung Personaldaten Register: Adresse«. Diese werden automatisch übernommen.

7 Seite 7 6. <Weiter> klicken. 7. Option zur Ausgabe des Aktivierungsbriefs wählen. Hinweis Hinterlegen Sie für die Option <Die Aktivierungsbriefe einzeln als PDF speichern> einen Speicherpfad. 8. <Weiter> klicken.

8 Seite 8 9. <Aktivierung starten> klicken. 10. Login mit Ihren Zugangsdaten ( -Adresse und Passwort) und Zugriff auf das Agenda Online- Zertifikat (AOZ) vornehmen. 11. Aktivierungsbrief an Mitarbeiter aushändigen.

9 Seite Aktivierung durch Mitarbeiter 1. Nach der Aktivierung in LOHN erhält der Mitarbeiter automatisch eine mit einem Aktivierungslink. 2. Der Mitarbeiter klickt auf den Link. 3. Der Mitarbeiter erfasst den Zugangscode aus dem Aktivierungsbrief und vergibt ein neues Passwort. 4. Der Mitarbeiter bestätigt mit <Aktivieren>. Hinweis Der Mitarbeiter erhält eine , sobald neue Auswertungen an Lohn- und Gehaltsdokumente online übergeben werden.

10 Seite Aktivierung eines zusätzlichen Arbeitsverhältnisses Unter einer dieser Voraussetzungen können Sie die Lohn- und Gehaltsdokumente für ein zusätzliches Arbeitsverhältnis mit der gleichen -Adresse bereitstellen: Der Mitarbeiter hat ein zusätzliches Arbeitsverhältnis, das der zweite Arbeitgeber über Agenda abrechnet. Ein Zugang wird von mehreren Mitarbeitern geteilt (z. B. Ehepartner, Lebensgefährten). Es bestehen zwei oder mehrere Personalnummern beim gleichen Arbeitgeber (z. B. Wiedereintritt mit neuer Personalnummer). Der Mandant wurde kopiert und der Mitarbeiter ist in altem und neuem Mandanten aktiv. Weitere Hinweise finden Sie im Info Nr Mandant anwendungsübergreifend kopieren. Die Aktivierung erfolgt wie im Abschnitt Einen oder mehrere Mitarbeiter aktivieren beschrieben. Hinweis Der Mitarbeiter muss das identische Passwort der Erstaktivierung verwenden. 1. Nach der Aktivierung in LOHN erhält der Mitarbeiter automatisch eine mit einem Aktivierungslink. 2. Der Mitarbeiter klickt auf den Link. 3. Der Mitarbeiter erfasst den Zugangscode aus dem Aktivierungsbrief und bestätigt mit dem bereits verwendeten Passwort. 4. Der Mitarbeiter bestätigt mit <Aktivieren>.

11 Seite Alle Arbeitsverhältnisse stehen zur Auswahl bereit. Hinweis Der Mitarbeiter erhält eine , sobald neue Auswertungen an Lohn- und Gehaltsdokumente online übergeben werden.

12 Seite Auswertungen an Mitarbeiter versenden Auswertungen für alle Mitarbeiter versenden Der Versand der Auswertungen an Ihre Mitarbeiter erfolgt in Agenda LOHN über»auswertungen Stapeldruck«. Folgende Auswertungen werden übertragen: Abrechnungen der Brutto-Netto-Bezüge Lohnsteuerbescheinigungen (inkl. Jahreslohnsteuerbescheinigungen) Sozialversicherungsmeldungen 1. <Übergabe an LGO> klicken. 2. Login mit Zugangsdaten ( -Adresse und Passwort) und Zugriff auf das Agenda Online-Zertifikat (AOZ) vornehmen. Hinweise Bei Übergabe an LGO werden immer die oben erwähnten Auswertungen versendet. Sie können somit Ihre Haken im Stapeldruck unverändert lassen. Rückwirkend übergeben Sie Auswertungen für einzelne oder mehrere Monate so: Definieren Sie einen Zeitraum über <Ausdruck gültig für>. Möchten Sie die Lohn- und Gehaltsdokumente nur für einen Mitarbeiter übergeben, erfassen Sie die Personalnummer im Bereich»Druck für einen Mitarbeiter«.

13 Seite Einzelne Auswertungen pro Mitarbeiter versenden 1.»Auswertungen Allgemeine Auswertungen«. 2. Zu versendende Auswertung auswählen. 3. Druckvorschau über öffnen. 4. klicken. 5. Login mit Zugangsdaten ( -Adresse und Passwort) und Zugriff auf das Agenda Online-Zertifikat (AOZ) vornehmen.

14 Seite Druck der restlichen Auswertungen Der Ausdruck der restlichen Auswertungen erfolgt über den Stapeldruck. Hinweis Im Standard werden Originale von Auswertungen nicht mehr berücksichtigt, die bereits über Lohnund Gehaltsdokumente Online versendet wurden. Möchten Sie die Originale trotzdem drucken, aktivieren Sie die Option <Die Originale der aufgeführten Auswertungen sollen trotzdem gedruckt werden> Details Mitarbeiter will seine -Adresse (LGO-Login) ändern Der Mitarbeiter muss seine -Adresse selbst im Personal-Portal ändern. Hinweis In Agenda LOHN brauchen Sie nichts ändern. Die dort gespeicherte -Adresse ist nur für die Aktivierung relevant. 1. Personal-Portal öffnen: 2. Login mit aktueller -Adresse. 3.» -Adresse ändern«.

15 Seite Neue -Adresse erfassen. 5. <Login- -Adresse ändern> klicken. Hinweis Der Mitarbeiter erhält eine Bestätigungs- an seine neue -Adresse. 6. Bestätigungs-Link in der anklicken. 7. Aktuelles Passwort eingeben und auf < -Adresse bestätigen> klicken.

16 Seite Mitarbeiter will sein Passwort (LGO-Login) ändern Der Mitarbeiter muss sein Passwort selbst im Personal-Portal ändern. Hinweis Sie brauchen in Agenda LOHN nichts ändern. 1. Personal-Portal öffnen: 2. Login mit aktueller -Adresse. 3.» Passwort ändern«. 4. Altes Passwort erfassen und neues vergeben. 5. <Neues Passwort speichern> klicken.

17 Seite Einstellung -Benachrichtigung 1. Personal-Portal öffnen: 2. Login mit aktueller -Adresse. 3.» Einstellungen«. 4. Option <Per über neue Lohn- und Gehaltsdokumente benachrichtigen> aktivieren oder deaktivieren. 5. <Einstellungen speichern> klicken.

18 Seite Mitarbeiter will Auswertungen aus dem Personal-Portal löschen 1. Personal-Portal öffnen: 2. Login mit aktueller -Adresse. 3. Zu löschende Auswertungen mit Klick auf das Kreuz auswählen. 4. Auf Papierkorb klicken.

19 Seite Mitarbeiter tritt aus Wenn ein Mitarbeiter austritt, hat er weiterhin unbegrenzt Zugang zu seinem Personal-Portal und seinen Dokumenten. Der Zugang erlischt erst, wenn Sie den Mitarbeiter für Agenda Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) deaktivieren Lohn- und Gehaltsdokumente Online deaktivieren 1.»Transfer Personal-Portal aktivieren bzw. deaktivieren«. 2. <Anwendungen für Mitarbeiter deaktivieren> klicken.

20 Seite Zu deaktivierende Mitarbeiter auswählen. 4. <Weiter> klicken. 5. Option <Ich habe zur Kenntnis genommen, dass beim Deaktivieren von Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) alle bereitgestellten Dokumente gelöscht werden> aktivieren. 6. <Deaktivierung starten> klicken. 7. Login mit Ihren Zugangsdaten ( -Adresse und Passwort) und Zugriff auf das Agenda Online- Zertifikat (AOZ) vornehmen.

21 Seite Falsche -Adresse erfasst 1. Mitarbeiter deaktivieren. 2. Mitarbeiter aktivieren Umgang mit Fehlermeldungen Aktivierung fehlgeschlagen Es wurde viermal ein falscher Aktivierungscode verwendet. Ihr Zugang wurde gesperrt. Wenden Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung. Versenden Sie ggf. den Aktivierungslink erneut:»tools Personal-Portal aktivieren/deaktivieren«. Technischer Fehler Es ist ein technischer Fehler aufgetreten. Bitte versuchen Sie es (eventuell später) erneut. Bleibt der technische Fehler bestehen, wenden Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung. Nehmen Sie Kontakt mit unserer Agenda-Hotline auf: Telefon: E- Mail: Benutzerkonto gesperrt Es wurde dreimal ein falsches Passwort verwendet. Das Benutzerkonto wurde für 30 Minuten gesperrt. Versuchen Sie es noch einmal oder setzen Ihr Passwort im Anschluss zurück. Das Benutzerkonto ist 30 Minuten gesperrt. Nach Ablauf der Sperrfrist kann sich der Mitarbeiter wieder anmelden. Empfehlung Setzten Sie das Passwort zurück.

22 Seite 22 Keine Zugriffsrechte Sie haben Ihre -Adresse nicht aktiviert. Zur Aktivierung benötigen Sie einen Aktivierungslink und einen Aktivierungscode. Wenn Ihnen die Aktivierungsdaten fehlen, wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber. 1. Option: Die Aktivierung durch den Mitarbeiter wurde nicht durchgeführt. Die Aktivierung erfolgt wie im Abschnitt»Aktivierung durch Ihren Arbeitnehmer«beschrieben. Versenden Sie ggf. den Aktivierungslink oder den Aktivierungscode erneut:»tools Personal-Portal aktivieren/deaktivieren«. 2. Option: Der Mitarbeiter verwendet das falsche Format seiner -Adresse. Manche -Provider bieten ihre Adressen in verschiedenen Formaten an. Weisen Sie den Mitarbeiter darauf hin, dass für den Login nur exakt das -Format gültig ist, das bei der Aktivierung verwendet wurde. Fehler Das Passwort kann nicht zurückgesetzt werden. Sie haben Ihre -Adresse nicht aktiviert. Zur Aktivierung benötigen Sie einen Aktivierungslink und einen Aktivierungscode. Fehlen Ihnen diese Aktivierungsdaten, wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber. Die Aktivierung durch den Mitarbeiter wurde nicht durchgeführt. Die Aktivierung erfolgt wie im Abschnitt Aktivierung durch Ihren Arbeitnehmer beschrieben. Versenden Sie ggf. den Aktivierungslink oder den Aktivierungscode erneut:»tools Personal-Portal aktivieren/deaktivieren«.

23 Seite 23 Anforderung Aktivierungslink Die Anforderung des Aktivierungslinks ist derzeit nicht möglich. Zur erneuten Anforderung wenden Sie sich an die Personalabteilung Ihres Arbeitgebers. Versenden Sie ggf. den Aktivierungslink erneut:»tools Personal-Portal aktivieren/deaktivieren«. 5. Wichtige Informationen Nr Personalmanagement im Personal-Portal Nr Mandant anwendungsübergreifend kopieren Nr Zentrale Datenübermittlung

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