Übersicht Änderungen Reisekostenrecht 2013 versus 2014 Stand: 16. Dezember 2013

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1 Übersicht Änderungen Reisekostenrecht 2013 versus 2014 Stand: 16. Dezember 2013 Ab 1. Januar 2014 gilt das neue Reisekostenrecht. Falls noch nicht geschehen, sollten Sie die Umsetzung der neuen Regelungen und die damit verbundenen Anpassungen Ihrer Reiserichtlinien, Systeme und internen Prozesse so bald wie möglich überprüfen und entsprechend anpassen. Der VDR-Fachausschuss Reisekosten hat die unten aufgeführte Übersicht erstellt und die entsprechenden Änderungen sowie deren Auswirkungen kurz zusammengefasst. Weitere Details und Informationen das BMF-Anwendungsschreiben sowie die VDR-Kommentierung mit Praxisbeispielen finden Sie hier: Wichtiger Hinweis: Die Sichtung der folgenden Aufstellung bzw. der oben genannten Informationen (Link) ersetzt keinesfalls die individuelle Bewertung der jeweiligen Unternehmenssituation oder eine entsprechende Rechts-/Steuerberatung. Thema 2013 = bisherige Regelung 2014 = neue Regelung Auswirkungen Umsetzung * / Bemerkungen Erste Tätigkeitsstätte Regelmäßige Arbeitsstätte - Diese ist bisher eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers. - Je nachdem, wie diese definiert ist, kann der Arbeitnehmer die Pendlerpauschale oder die Kosten für eine Auswärtstätigkeit steuerfrei erstattet bekommen. Neu: Erste Tätigkeitsstätte - Nach vorgegeben Kriterien (siehe auch BMF-Anwenderschreiben) muss der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte festlegen (per Prognoseentscheidung). - Die Erste Tätigkeitsstätte kann auch der Standort eines Kunden sein. - Aber: Die Wohnung eines Mitarbeiters (Home Office) kann nicht als Erste Tätigkeitsstätte festgelegt werden. - Überprüfung der Dienstwagenregelung und der Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte sowie Prüfung der Änderungen hinsichtlich Übernachtungskosten bzw. Verpflegungsmehraufwand - Neuer Begriff weiträumiges Tätigkeitsgebiet für alle täglichen Fahrten in ein bestimmtes Gebiet (z. B. fester Außendienstbezirk): Hier gilt grundsätzlich die Entfernungspauschale. Dies führt zu einer geänderten Bewertung der Fahrtkosten. - Definition der ersten Tätigkeitsstätte und Festlegung bei unklaren Fällen (z. B. Vertrieb, Monteure, Heimarbeiter ) - Einheitliche Dokumentation und ggf. Anpassung in den Arbeitsverträgen Seite 1 von 5

2 Verpflegungsmehraufwand Pauschalen innerhalb DE: > 8 Stunden = 6 > 14 Stunden = 12 > 24 Stunden = 24 Bei Reisen, die an einem Tag beginnen und ohne Übernachtung am nächsten Tag enden, dürfen die Abwesenheitszeiten addiert werden. Pauschalen innerhalb DE: > 8 Stunden = 12 > 24 Stunden = 24 Bei mehrtägigen Reisen mit auswärtiger Übernachtung wird unabhängig von der Stundenzahl für den An- und Abreisetag die Pauschale von 12 gewährt. - Erhöhung der Kosten, z. B. bei einem hohen Außendienst- Mitarbeiter-Anteil durch Verdopplung der Pauschale für eintägige Reisen von 8 bis 14 Stunden - Anpassung von Formularen, der Reisekostenabrechnungs- Software, von Excel-Tabellen etc. Bei Reisen, die an einem Tag beginnen und ohne Übernachtung am nächsten Tag enden, dürfen die Abwesenheitszeiten weiterhin addiert werden. Bei zwei Kalendertagen ist die Pauschale dem Tag mit den meisten Abwesenheitsanteilen (Stunden) zuzuordnen. Pauschalen fürs Ausland: Diese werden je Land jährlich festgelegt und sind analog der entsprechenden Tabelle des BMF anzuwenden. Ab 2014 wird die Anzahl der Pauschbeträge von drei auf zwei (analog der Abwesenheitszeiten der DE-Pauschalen) reduziert. Die neue Tabelle wurde am 11. November 2013 vom BMF veröffentlicht und steht auf der VDR-Internetseite zum Download bereit: Seite 2 von 5

3 Mahlzeitengestellung Wenn die Mahlzeiten dem Arbeitnehmer während der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gewährt werden, muss der Arbeitnehmer die vorgeschriebenen Sachbezugswerte vom Reisekosten-Erstattungsbetrag abziehen. Der Sachbezugswert entfällt, wenn dem Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen zustehen. In diesen Fällen müssen folgende Kürzungen vorgenommen werden: - 20% des vollen Pauschbetrags (24 in DE) für Frühstück - 40% des vollen Pauschbetrags für Mittagoder Abendessen - Dokumentation und Bescheinigung des M für Mahlzeitengestellung, d.h. der Arbeitgeber muss ab 2014 in der Lohnsteuerbescheinigung unter Ziffer 20 zur Kennzeichnung der steuerfreien Verpflegungszuschüsse ein M eintragen. - Bewertung/Prüfung Sachbezug oder Kürzung der Pauschalen - Neuer Grenzwert für Mahlzeiten, für die sich der Sachbezugswert ansetzen lässt: 60 (anstatt bisher 40 ). - Definition des Abbildungsprozesses der steuerfreien Verpflegungszuschüsse ( M ) - Berücksichtigung der Motivation der Reisenden - Berücksichtigung der allgemeinen Entwicklungen im Unternehmen (z. B. Gehaltsstruktur) Dreimonatsregelung - Verpflegungspauschalen können nur während der ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Arbeit an derselben Tätigkeitsstätte abgezogen werden. - Wird diese Arbeit für mindestens vier Wochen unterbrochen (nicht durch Krankheit oder Urlaub), führt dies zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist. - Unabhängig vom Grund der Unterbrechung (auch bei Urlaub/Krankheit) beginnt die Dreimonatsfrist neu, wenn die Tätigkeit mindestens vier Wochen unterbrochen wurde. - Nach 48 Monaten endet die Auswärtstätigkeit, da die Befristung (auf drei Monate) nicht mehr nachzuvollziehen ist. In diesem Fall gilt eine Unterbrechungsfrist von sechs Monaten. - Geänderte Abzugsregelungen zur Mahlzeitengestellungsregelung - Definition des internen Prozesses - Neu: Unterbrechungszeitraum von sechs Monaten Seite 3 von 5

4 Doppelte Haushaltsführung (Unterkunft) - Der Arbeitgeber kann die Kosten für eine Wohnung nach bestimmten Kriterien (z. B. Wohnfläche bis 60qm zu einer ortsüblichen Miete) erstatten. - Der Arbeitnehmer kann im Inland Kosten in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen ansetzen, maximal jedoch monatlich. - Begrenzung der Mietkosten auf nach Ablauf von 48 Monaten an derselben Tätigkeitstätte. Voraussetzung ist, dass dies in den ersten vier Jahren als Dienstreise anerkannt wird. Sonst gilt die Begrenzung sofort. - Überprüfung vorhandener Mietverträge - Neu: Unterbrechungszeitraum von sechs Monaten nur bei Behandlung als Dienstreise, nicht bei reiner Doppelter Haushaltsführung Mitnahmepauschale - Privater Pkw: 30 Cent - Motorrad/-roller: 13 Cent - Moped/Mofa: 8 Cent - Fahrrad: 5 Cent - Mitnahme weiterer Personen: 2 Cent (Pkw) 1 Cent (Motorrad) - Privater Pkw: 30 Cent - Motorrad/-roller: 20 Cent ( andere motorisierte Fahrzeuge ) - Moped/Mofa: 20 Cent ( andere motorisierte Fahrzeuge ) - Fahrrad: keine pauschale Erstattung möglich - Mitnahme weiterer Personen: keine pauschale Erstattung möglich - Die Abrechnung effektiv nachgewiesener Mehrkosten (höhere Kilometerwerte) bleibt bestehen. Werden individuelle Pauschalbeträge erstattet, dürfen diese nicht höher als die gesetzlichen Beträge liegen. - Sofern ebikes eingesetzt werden, kann hier eine Auslegung erfolgen, es wird jedoch bei einer starken Nutzung eine Klärung mittels Anrufungsauskunft empfohlen, um zu hinterfragen, ob hier der Satz von 20 Cent pauschal angenommen werden darf. * Bei allen Themen ist grundsätzlich zu beachten: Ziehen Sie die betroffenen Abteilungen (Betriebsrat bzw. Mitarbeitervertretung, Buchhaltung, Personalabteilung ) mit ein und passen Sie die Reiserichtlinie an. Kommunizieren Sie die Änderungen im Unternehmen (z. B. Intranet, Newsletter, Betriebsversammlungen, Webinare, Schulungen). Passen Sie Softwarelösungen an oder schreiben Sie eine Reisekostensoftwarelösung aus bzw. entscheiden Sie sich für eine Lösung. Seite 4 von 5

5 Folgende Mitglieder des VDR-Fachausschuss Reisekosten haben bei der Erstellung dieser Übersicht mitgewirkt: Name Unternehmen Marcus Scholz Dürr AG Dagmar Orths KfW Nadine Funk Bosch GmbH Marcel Welter ERGO Versicherungsgruppe AG Reinhard Schümann Finanzministerium M-V Sabine Oberst SEW-EURODRIVE GmbH Oliver Bürger i:fao Klaus-Peter Gürtler Techniker Krankenkasse Katrin Schunk Ball Packaging Andrea Zimmermann btm4u Beate Schäfer VDE e.v. Michael Kanoffsky MobileXpense Haben Sie Fragen zur Übersicht? Dann wenden Sie sich gerne an den VDR-Fachausschuss Reisekosten per Verband Deutsches Reisemanagement e. V. Bitte beachten Sie, dass das Kopieren und/oder die Weitergabe dieses Papieres an Dritte sowie die Veröffentlichung nur nach Rücksprache mit dem Verband Deutsches Reisemanagement e.v. zulässig ist. Bei Zuwiderhandlung behält sich der Verband rechtliche Schritte vor. Seite 5 von 5