Das Verfahren im Detail. Ausführliche Beschreibung der einzelnen Verfahrensschritte.
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- Monica Bader
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1 Das Verfahren im Detail Ausführliche Beschreibung der einzelnen Verfahrensschritte. 1
2 Einführung 1 Vorabklärung 4 Vorabklärung 4 Antrag an den Gemeinderat 5 Analyse 6 Auftrag: Angebots- und Umfeldanalyse 6 Information über das Projekt 7 Angebots- und Umfeldanalyse erstellen 8 Ist-Soll-Vergleich und Erkenntnisbildung 10 - und Strategiebestimmung 11 Antrag an den Gemeinderat 12 Information über Ergebnisse und Beschlüsse 13 Konzeptentwicklung 14 Auftrag: Entwicklung Konzept 14 Konzeptentwicklung 15 Umsetzung 16 Auftrag: Umsetzung Konzept 16 Information über Planung 16 Konzeptumsetzung 17 Prüfung 18 Auftrag: Beurteilung der Wirkung 18 Wirkungsbeurteilung Angebots- und Umfeldanalyse 19 Einführung Das Verfahren bietet Ihnen einen Überblick über die einzelnen Arbeitspunkte in einem Prozess zur langfristigen Verbesserung von Aufwachsbedingungen für Kinder und Jugendliche in einer Gemeinde. Auf der einen Seite beschreibt das Verfahren die Aufgaben, die von strägern/-innen 1 innerhalb einer Gemeinde oder eines Vereins übernommen werden. Auf der anderen Seite sind die Aufgaben beschrieben, die Fachleute aus der offenen Kinder- und Jugendarbeit übernehmen. Dazwischen liegen einzelne Aufgaben, die gemeinsam angegangen werden. Das Verfahren ist unterteilt in eine Vorphase und vier Hauptphasen. Zwischen den Phasen liegen Haltestellen. An diesen Haltestellen werden wegweisende Entscheidungen getroffen. Sei es, dass ein Entscheid des Gemeinderates, an den ein Antrag gestellt wurde, die Weiterarbeit beeinflusst oder dass intern in einer Kommission oder einem Verein ein Entscheid dazu getroffen wird, wie man weiter vorgeht. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte jeder dieser Phasen detailliert beschrieben. Mitunter erinnern sie an die Themen Ernährung und Bewegung, die den Ausgangspunkt der Wegleitung im 2010 bildete. Das ganze Verfahren reicht jedoch heute signifikant über diese beiden Themenstränge hinaus in den physischen Raum einer Gemeinde, in deren politischen Strukturen, als auch in die eigenen Angebote der offenen Kinder- und Jugendarbeit hinein. Schritt um Schritt wird dargelegt, was in welcher Phase zu tun ist. Doch an diesem Punkt soll hervorgehoben werden, dass es einiges gibt, das von den Behörden, Trägerschaften und vor allem auch den Fachleuten selber bestimmt werden muss: Etwa, welche Entscheide sie treffen, welche Diskussionen sie führen, wie viele Kinder, Jugendliche und Erwachsene miteinbezogen werden, wie dieser Miteinbezug gestaltet werden soll und nicht zuletzt, welche Instrumente und Vorlagen wie genutzt, ausgestaltet oder eingesetzt werden sollen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, wurden die in dieser Wegleitung bereitgestellten Instrumente und Vorlagen innerhalb der elektronischen Unterlagen direkt verlinkt. Sie können sich also in der elektronischen Version «Das Verfahren im Detail» leiten lassen. Dasselbe gilt für die Institutionen, die Sie zur Unterstützung beiziehen können: Die diesbezüglichen Angaben sind in den meisten Fällen mit den entsprechenden Homepages verlinkt. Ein letztes Wort zum Zeitrahmen. Dieser ist relativ eng gesteckt und so nur im optimalsten Fall einhaltbar. Trotzdem ist er relevant, da er aufzeigt, dass sich ein solcher Prozess über mehrere Jahre hinwegzieht. 2 1 Da dies in jeder Gemeinde jemand anderes sein kann, stehen in den kommenden Ausführungen 3 Begriffe wie «Trägeraufgaben», «in der von Abteilungsleitungen, Träger/-in- nen etc.» stellvertretend für diese und weitere mögliche Bezeichnungen.
3 Vorabklärung Dauer: 1 Tag 1 Monat Vorabklärung Rahmen Zeitbedarf 2 Entscheide, die durch die Verantwortlichen Anmerkung, en Fachperson(en) der offenen Kinder- und Jugendarbeit Behörden- oder Vereinsmitglieder Schulleitung, Lehrerschaft Elternverein u.ä.m. In einem ersten Schritt wird geklärt, ob in der Gemeinde Bedarf an einer kontinuierlichen Verbesserung von Aufwachsbedingungen besteht. Diese erste Einschätzung dient als Besprechungs- und Entscheidungsgrundlage. Die Beschreibung des idealen Umfeldes für Kinder und Jugendliche gibt einen Hinweis darauf, wie es sein sollte. Die Verantwortlichen bzw. Entscheidungsträger/ -innen erkennen, ob Handlungsbedarf besteht, erhalten eine Entscheidungsgrundlage und können auf dieser Basis weiterführende Entscheide treffen. Interne Sitzung, Retraite, Klausur, Interviews, schriftliche Befragung etc. Ca. 2 Stunden Erste Einschätzung Beschreibung «Was ist ein ideales Umfeld für Kinder und Jugendliche?» Referenzgemeinden des voja-projekts Ernährung und Bewegung (via voja) sanu future learning ag (Einsatz Selbstanalyse) Suisse Balance (vertiefte Informationen zu Ernährung und Bewegung) > Es besteht Handlungsbedarf. > Einleitung des nächsten Schrittes. Antrag an die Politik (oder Sozialbehörde). > Es besteht kein Handlungsbedarf. > Keine weiteren Schritte. Abbruch des Prozesses. Bei den Beteiligten werden subjektive Wahrnehmungen abgefragt. Das Instrument eignet sich, um ins Thema einzusteigen. Die Beteiligten kennen die Problematik. Antrag an den Gemeinderat Die Verantwortlichen aus Politik und/oder Sozialbehörden kennen die Ausgangslage, sind sich der Thematik bewusst und treffen diesbezüglich einen Entscheid. Es gibt einen politischen Beschluss, mit dem die zuständigen Verantwortlichen der offenen Kinderund Jugendarbeit ihren Fachleuten einen klaren Auftrag erteilen können. Inhalt Mit ihrem Beschluss bestätigt die Gemeinde den Bedarf und ihren Willen an einer kontinuierlichen Verbesserung von Aufwachsbedingungen, oder sie lehnt diese ab. Wenn der Bedarf mittels eines Beschlusses bestätigt wird, kann eine langfristige und wiederkehrende Phasenplanung angegangen werden. Antrag an den Gemeinderat Referenzgemeinden des voja-projekts Ernährung und Bewegung (via voja) Entscheide, die durch die Verantwortlichen > Die kontinuierliche Verbesserung guter Aufwachsbedingungen soll mittels Phasenplanung in die langfristige Planung der offenen Kinder- und Jugendarbeit integriert werden. > Es muss Arbeitszeit für die Analyse sowie die Integration und Umsetzung der Phasenplanung zur Verfügung gestellt werden. > Es wird ein Antrag an die Politik gestellt. > Erhalten die Verantwortlichen einen positiven Beschluss der Politik, wird der nächste Schritt eingeleitet ( > Auftrag an die offene Kinder- und Jugendarbeit). > Erhalten sie einen negativen Beschluss, wird der Prozess entweder > abgebrochen ( > keine weiteren Schritte). > oder nur auf der «Angebotsebene» (vgl. Angebotsund Umfeldanalyse > Angebotsebene) umgesetzt. Bei den Beteiligten werden subjektive Wahrnehmungen abgefragt. Das Instrument eignet sich, um ins Thema einzusteigen. 4 2 Bei den in diesem Abschnitt genannten Stellen handelt es sich um eine Empfehlung. 5 Es gibt evtl. auch lokale Fachstellen oder Institutionen, die Sie beiziehen können.
4 Analyse Dauer: 3 4 Monate Auftrag: Angebots- und Umfeldanalyse Die Fachpersonen erhalten den Auftrag, 1. das Phasenmodell in die langfristige Planung zu integrieren. 2. die erste Phase, eine Angebots- und Umfeldanalyse durchzuführen. 3. einen Schlussbericht der Angebots- und Umfeldanalyse zu verfassen. Es besteht ein konkreter Auftrag an die Fachpersonen. Auftrag: Angebots- und Umfeldanalyse Die erhält einen klaren, verbindlichen Auftrag. Die Verantwortlichen erhalten die Kontrolle über die zu leistende Arbeit bzw. sind befähigt, die der zu leistenden Arbeitsaufträge zu übernehmen. Information über das Projekt Abteilungsleitungen, Träger/ -innen gruppe Medien bzw. Öffentlichkeit Institutionelle Vertreter/-innen Fachperson(en) Kinder, Jugend liche und deren Umfeld : Die gruppen kennen die Problematik / Ausgangslage. den Beschluss des Gemeinderates. den Auftrag durch die Verantwortlichen an die Fachleute der offenen Kinder- und Jugendarbeit. Die Bevölkerung, Institutionen, Kinder, Jugendlichen und deren Umfeld sind informiert. Medienmitteilung Gespräche zum Auftrag Indirekter Einbezug in die Thematik Evtl. Sensibilisierung zur Thematik 6 2 Bei den in diesem Abschnitt genannten Stellen handelt es sich um eine Empfehlung. 7 Es gibt evtl. auch lokale Fachstellen oder Institutionen, die Sie beiziehen können.
5 Angebots- und Umfeldanalyse erstellen, beauftragte Fachperson(en) Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene Eltern, Institutionen, Schlüsselpersonen Verwaltung Referenzgemeinden des voja-projekts Ernährung und Bewegung (nach Rücksprache mit der voja) Fachstelle SpielRaum (Einsatzort: ganzer Kanton Zeitbedarf Analyse der Bevölkerungsstruktur und des Angebots auf den drei Ebenen Raum, Struktur und Angebot Der Ist-Zustand ist sichtbar gemacht. Je nach Grösse der Gemeinde Einführung in das Analyseinstrument Bern) Fachstelle Kinderhexe & Zaubermann (Einsatzort: Dekanat Bern) Infoklick.ch (Einsatzort: ganze Schweiz) sanu future learning ag (Einsatzort: ganze Schweiz) Analyse der Raumebene Analyseinstrument Raumebene Relevante Informationen werden gesammelt. Neue Erkenntnisse werden gewonnen. Vorinformation an Einwohnerkontrolle zur Datenabfrage Vorlage zur Quartierbildung für die Datenabfrage Beschreibung: Was ist ein Quartier? Begleitbrief zur Datenabfrage an Einwohnerkontrolle Analyse der Strukturebene Analyseinstrument Strukturebene Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene, Schlüsselpersonen und Verwaltungsmitarbeitende werden durch Befragung oder Anfragen miteinbezogen (und setzen sich indirekt mit dem Thema auseinander). Die Vernetzung mit anderen Fachdisziplinen und das Verständnis und Wissen über- und voneinander wird gefördert. Analyse der Angebotsebene Analyseinstrument Angebotsebene Wissenstest zur Ernährung (einfach / schwer) Dossier Gemeinde Inhaltsverzeichnis (zur Fertigstellung des Analyseberichts) Umsetzung Die Analyseinstrumente dienen dazu, Daten und Informationen zu erheben und festzuhalten. Wie die Daten gesammelt werden, bleibt weitgehend den Fachleuten überlassen. Ein genaueres Bild kann durch Einbezug von Gemeindeschreibern/-innen, Gemeindeplanern/-innen, Eltern, Hauswarte etc. und mit Kindern, Jugendlichen, Eltern, Verwaltungspersonen etc. gezeichnet werden. Für die kreative und partizipative Umsetzung können Sie auf die eigenen Fachkompetenzen zurückgreifen, sich bei Kollegen und Kolleginnen aus der voja informieren oder sich an unten aufgeführte Fachstellen wenden. 8 9
6 Ist-Soll-Vergleich und Erkenntnisbildung Vorbereitung Rahmen Zeitbedarf Entscheide, die durch die Verantwortlichen, en, beauftragte Fachperson(en) Gemeinsame Erkenntnisbildung sowie Einigung darüber, was relevante Themen sind, wo Handlungsbedarf besteht und was Priorität hat Eine gemeinsame Erkenntnisbasis als Grundlage für die - und Strategiebildung Dossier Gemeinde zur Vorbereitung an alle Beteiligten Interne Sitzung, Retraite, Klausur 2 3 Stunden Ist-Soll-Vergleich und Erkenntnisbildung Referenzgemeinden des voja-projekts Ernährung und Bewegung (nach Rücksprache mit der voja) sanu future learning ag > Bestimmung der vier bis fünf relevantesten Themen > Bestimmung des grössten Handlungsbedarfs > Bestimmung der Priorität > Einleitung der nächsten Schritte bei bestehendem Handlungsbedarf > Wenn kein dringender Handlungsbedarf besteht, Bestimmung des weiteren Vorgehens. Alle verfügen über denselben Wissensstand. Weitere Schritte werden von allen gemeinsam getragen. - und Strategiebestimmung en - und Strategiebildung, um die Richtung und Reichweite des weiteren Vorgehens zu bestimmen Klarheit und Entscheid darüber, wie weiter Rahmen Interne Sitzung, Retraite, Klausur Zeitbedarf 2 3 Stunden - und Strategiebestimmung sanu future learning ag Entscheide, die durch > Welche e sollen mit welchen Strategien verfolgt die Verantwortlichen werden? > Was soll dem Gemeinderat kommuniziert werden? > Geht ein Antrag an die Politik? > Was steht in diesem Antrag an die Politik? > Womit werden die Fachleute der offenen Kinder- und Jugendarbeit weiter beauftragt? Die Abteilungsleitungen oder Träger/-innen sind sich der künftigen Ausrichtung zur Verbesserung der Aufwachsbedingungen bewusst und können dies begründen
7 Antrag an den Gemeinderat Entscheide, die durch die Verantwortlichen en Die Verantwortlichen aus Politik und/oder Sozialbehörden erhalten Kenntnis über die Analyseergebnisse und die - und Strategieentscheidungen als Basis für ihren Beschluss. Mit ihrem Beschluss bestätigt die Gemeinde die - und Strategieausrichtung ganz oder in Teilen sowie ihren Willen und das Bestreben um eine kontinuierliche Verbesserung der Aufwachsbedingungen, oder sie lehnt dies ab. Antrag an den Gemeinderat Fertiggestelltes Dossier Gemeinde (Quartier) Ist-Soll-Vergleich und Erkenntnisbildung > Gewisse e sollen mit gewisser Strategie verfolgt werden. > Muss etwas vom bisherigen Angebot weggelassen und durch neue oder veränderte Angebote ersetzt werden? > Es wird ein Antrag an die Politik gestellt. > Erfolgt ein positiver Beschluss der Politik, wird der nächste Schritt eingeleitet ( > Auftrag an die offene Kinder- und Jugendarbeit). > Erfolgt ein negativer Beschluss, wird der Prozess entweder > abgebrochen ( > keine weiteren Schritte). > oder nur auf der «Angebotsebene» und im Rahmen bestehender Mittel in Auftrag gegeben. Die Verantwortlichen aus Politik und/oder Sozialbehörden erhalten eine Vorstellung davon, wie der Stand der Dinge ist und wohin sich der Prozess weiter entwickeln soll sowie eine Entscheidungsgrundlage. Verantwortliche aus Politik und/oder Sozialbehörden erteilen der Trägerschaft einen/keinen Auftrag Einleitung des nächsten Schrittes. Information über Ergebnisse und Beschlüsse Abteilungsleitungen, Träger/ -innen gruppe Medien bzw. Institutionelle Öffentlichkeit Vertreter/-innen Die gruppen kennen die Erkenntnisse der Analyse. den Beschluss des Gemeinderates. Fachperson(en) Kinder, Jugend liche und deren Umfeld den Auftrag durch die Verantwortlichen an die Fachleute der offenen Kinder- und Jugendarbeit. Die Bevölkerung, Institutionen, Kinder, Jugendlichen und deren Umfeld sind informiert. Medienmitteilung zu den Gespräche Ergebnissen. Indirekter Einbezug in die Thematik Evtl. Sensibilisierung zur Thematik 12 13
8 Konzeptentwicklung Dauer: 1 2 Monate Auftrag: Entwicklung Konzept Die Fachpersonen erhalten den Auftrag, auf Basis und unter Berücksichtigung des Beschlusses des Gemeinderates der e und Strategien der Abteilungsleitung oder der Träger/-innen des Gemeinde-Dossiers bzw. des Ist-Soll-Vergleichs und der Erkenntnisbildung unter Einbezug von Betroffenen ein Umsetzungskonzept inkl. Evaluationsplanung (vgl. Abschnitt Wirkungsbeurteilung) zu verfassen. Konzept zur Umsetzung des Beschlusses des Gemeinderates bzw. der e und Strategien der Abteilungsleitung / der Träger/-innen Auftrag: Konzeptentwicklung Die erhält einen klaren, verbindlichen Auftrag. Die Verantwortlichen erhalten die Kontrolle über die zu leistende Arbeit bzw. sind befähigt, die der zu leistenden Arbeitsaufträge zu übernehmen. Konzeptentwicklung, beauftragte Fachperson(en) Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene Eltern, Institutionen, Schlüsselpersonen Verwaltung Erstellung eines Konzeptes inkl. Evaluationsplanung (vgl. Abschnitt Wirkungsbeurteilung) auf Basis und unter Berücksichtigung des Beschlusses des Gemeinderates der e und Strategien der Abteilungsleitung / der Träger/-innen des Dossiers Gemeinde bzw. des Ist-Soll-Vergleichs und der Erkenntnisbildung zur Anpassung oder Verbesserung des Angebotes für Kinder und Jugendliche. Umsetzungskonzept als Grundlage zur Anpassung oder Verbesserung des Angebotes für Kinder und Jugendliche Umsetzung Die Entwicklung der Massnahmen liegt im Ermessen der Fachleute. Um eine breitere Abstützung zu erreichen, muss mit den zu Beteiligenden zwingend über die Ergebnisse, den Beschluss, den Auftrag und die möglichen Massnahmen ausgetauscht werden. Hier greifen die Fachpersonen wiederum auf die eigenen Kompetenzen zurück, auf die Information von Kollegen oder Kolleginnen aus der voja oder unten aufgeführte Fachstellen. Best-Practice-Listen zeigen, was in anderen Gemeinden oder schweizweit Erfolg hat. Konzept Anleitung und Raster Wirkungsbeurteilung / Nachhaltigkeitsbeurteilung Best Practice Erfolgsbeispiele aus dem Umfeld Erfolgsbeispiele über den Tellerrand hinaus Ideales Umfeld für Kinder und Jugendliche Fachstelle SpielRaum (Einsatzort: ganzer Kanton Bern) Fachstelle Kinderhexe & Zaubermann (Einsatzort: Dekanat Bern) Infoklick.ch (Einsatzort: ganze Schweiz) Es besteht eine Beschreibung der Umsetzung, die den Abteilungsleitungen / den Trägern/-innen als Entscheidungsgrundlage vorgelegt werden kann
9 Umsetzung Zeitbedarf: 1 2 Jahre Auftrag: Umsetzung Konzept, beauftragte Fachperson(en) Umsetzung der beschlossenen Massnahmen Angepasstes oder verbessertes Angebot für Kinderund Jugendliche Auftrag: Umsetzung Konzept Die erhält einen klaren, verbindlichen Auftrag. Die Verantwortlichen erhalten die Kontrolle über die zu leistende Arbeit bzw. sind befähigt, die der zu leistenden Arbeitsaufträge zu übernehmen. Information über Planung Abteilungsleitungen, Träger/ -innen gruppe Medien bzw. Öffentlichkeit Institutionelle Vertreter/-innen Fachperson(en) Kinder, Jugend liche und deren Umfeld Die gruppen kennen den Auftrag an die offene Kinder- und Jugendarbeit. die geplanten Massnahmen. evtl. die Möglichkeit der Mitarbeit. Konzeptumsetzung, beauftragte Fachperson(en) Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene Eltern, Institutionen, Schlüsselpersonen Verwaltung Die offene Kinder- und Jugendarbeit setzt die geplanten Massnahmen zur Förderung einer gesunden und natürlichen Entwicklung von Kindern und Jugendlichen um. Das Angebot der OKJA richtet sich neu aus, passt sich dem Bedürfnis von Kindern und Jugendlichen an, beteiligt diese und ihr Umfeld und entwickelt sich kontinuierlich in Richtung verbesserter Aufwachsbedingungen. Fachstelle SpielRaum (Einsatzort: ganzer Kanton Bern) Fachstelle Kinderhexe & Zaubermann (Einsatzort: Dekanat Bern) Infoklick.ch (Einsatzort: ganze Schweiz) Innert zwei Jahren zu aktiveren, gesünderen Kindern und Jugendlichen sowie einem familienfreundlicheren Wohnumfeld und verbesserten Aufwachsbedingungen. Die Quartiere und Wohnumfelder sind belebt und werden genutzt. Ein generationenübergreifender Dialog findet statt. Die Bevölkerung, Institutionen, Kinder, Jugendlichen und deren Umfeld sind informiert. Medienmitteilung Gespräche zum Auftrag Indirekter Einbezug in die Thematik Evtl. Sensibilisierung zur Thematik 16 17
10 Prüfung Zeitbedarf: 3 4 Monate Auftrag: Beurteilung der Wirkung, beauftragte Fachleute Überprüfung der Wirksamkeit und Gewinn von neuen Erkenntnissen Informationen erhalten zur weiteren Anpassung oder Verbesserung des Angebotes für Kinder- und Jugendliche Auftrag: Wirkungsbeurteilung Die erhält einen klaren, verbindlichen Auftrag. Die Verantwortlichen erhalten die Kontrolle über die geleistete und zu leistende Arbeit bzw. sind befähigt, die für die geleistete bzw. zu leistende Arbeitsaufträge zu übernehmen. Wirkungsbeurteilung Angebots- und Umfeldanalyse, en, beauftragte Fachperson(en) gruppe Die gewonnen Erkenntnisse sollten folgenden Kreisen bekannt gemacht werden: Gemeinderat, Trägerschaft, politische Behörden Breitere Öffentlichkeit, Eltern, Institutionen, Schlüsselpersonen Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene Überprüfung der Wirksamkeit und Gewinn von neuen Erkenntnissen Die Wirksamkeit des Angebotes ist überprüft. Durch die Überprüfung werden neue Erkenntnisse sichtbar (Sichtbarmachung des Ist-Zustandes). Zeitbedarf Je nach Grösse der Gemeinde Angebots- und Umfeldanalyse Nachhaltigkeitsbeurteilung Umsetzung Entscheide, die durch die Verantwortlichen Der Kreis schliesst sich durch eine periodisch wiederkehrende Überprüfung des Angebotes und Umfeldes. Dazu wird wiederum eine Angebots- und Umfeldanalyse durchgeführt. Für eine weitergehende Überprüfung kann auch die Nachhaltigkeitsbeurteilung miteinbezogen werden. Diese müsste idealerweise schon in der Phase der Konzeptentwicklung geplant worden sein. sanu future learning ag > Wird die Phasenplanung kontinuierlich verfolgt und umgesetzt? > Wird Zeit für die wiederkehrende Analyse in die zu leistende Arbeitszeit miteinberechnet? Durch die wiederkehrende Überprüfung lassen sich Veränderungen sowie die Arbeitsleistung der offenen Kinder- und Jugendarbeit zu einem Teil sichtbar machen. Der Zusammenhang zwischen Aufwand und Ertrag wird besser erkennbar. Offene Kinder- und Jugendarbeit wird so längerfristig beleg- und steuerbar. Die Aufwachsbedingungen von Kindern und Jugendlichen können systematisch und laufend verbessert werden
11 Geschäftsstelle voja Sandstrasse Moosseedorf Tel Fax
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