meeting design Schneller Klarheit schaffen.

Transkript

1 » Weniger reden und mehr entscheiden - so wird Zukunft gestaltet! «Miriam Sold, CMO meeting design Schneller Klarheit schaffen.

2 Wir sind Unternehmensentwickler. Wir schaffen maßgeschneiderte Lösungen. Früher oder später werden alle Unternehmen mit dem Wandel in ihrem Umfeld konfrontiert: Industrie 4.0, disruptive und demografische Veränderungen, Wertewandel, Digitalisierung, Geschwindigkeit des Wandels, neue Technologien, erhöhte Kundenanforderungen sowie zunehmende Individualisierung und Komplexität. In diesem Kontext ist es wichtiger denn je, Prozesse umzugestalten, neue Märkte zu erobern, Strategien zu entwickeln und nachhaltig zu wachsen. Unsere Aufgabe ist es, Unternehmen auf allen Ebenen gleichermaßen agil und innovativ zu machen. Wir beraten, begleiten, coachen und bilden aus. Mit unserer einzigartigen Methode Business Design helfen wir Unternehmen über alle Ebenen und Abteilungen hinweg ein neues und zeitgemäßes Mindset zu entwickeln. Wir verstehen den Anspruch unserer Kunden.

3 Regelmäßige Meetings gehören zum Arbeitsalltag eines jeden Unternehmens. Einzelne Mitarbeiter, Projektteams oder ganze Abteilungen wandern von Meetingraum zu Meetingraum und scheinen sich damit für Stunden und Tage aus dem Alltagsgeschäft zu verabschieden. Das hat seine Berechtigung und ist wichtig für die Abstimmung zwischen Abteilungen und Teams. Doch auch wenn Meetings in der Regel einen klaren Nutzen verfolgen und ein spezifi sches Ziel anstreben, so ineffi zient und ineffektiv sind sie in der Realität leider oft. Die Probleme sind vielfältig und allseits bekannt: Von der vagen Formulierung einer Zielsetzung über eine fehlende Struktur bis hin zur falschen Zusammensetzung der Teilnehmer oder einer unklaren Rollendefi nition. Jeder hat solche Meetings bereits erlebt. Dabei ist die Qualität einer gesunden Meeting-Kultur maßgeblich für einen effektiven Workflow und einen effi zienten Arbeitsalltag. Meeting Design verbessert die Qualität von Arbeitstreffen nachhaltig und fördert den Aufbau einer angepassten, zielführenden Meeting-Kultur. Meeting Design macht Arbeitstreffen effizient. Gemeinsam effektiv und effi zient konkrete Ergebnisse in kurzer Zeit erreichen. Mit engagierten und begeisterten Teilnehmern durch die Konzentration auf das Sinnvolle und Notwendige..

4 Fallbeispiel: Arbeitszeit effektiver nutzen Die große Verwaltung im öffentlichen Dienst erkannte die Herausforderung einer fehlenden Meeting-Kultur und der daraus resultierenden Verluste von Zeit und Ressourcen durch eine ineffiziente und unbefriedigende interne Kommunikation. Über alle Ebenen und Bereiche der Organisation hinweg bestand eine durchgängige Unzufriedenheit mit der Effizienz von Meetings. Unsere Aufgabe war eine strukturierte Analyse des Ist-Zustands bezüglich der Kultur, des Rahmens, der Prozesse und Methoden innerhalb der Organisation. Basierend auf den Ergebnissen der Analyse sollten zielführende Methoden zur Verbesserung der Meeting-Kultur über alle Abteilungen vermittelt werden.

5 Unter Einsatz von Meeting Design wurden geeignete Räumlichkeiten innerhalb vorhandener Immobilien der Verwaltung ausfindig gemacht und an die Bedürfnisse einzelner Abteilungen angepasst. Parallel dazu wurden die Mitarbeiter in Workshops mit Methoden wie Visual Talk und Design Thinking mit der entsprechenden Meeting- Kultur vertraut gemacht. Im Verlauf unserer Arbeit konnten zahlreiche individuelle Rückzugs- und Meetingräume innerhalb des Bestands ausgemacht und umgewidmet werden. Die erarbeiteten Methoden zur Gestaltung von Meetings konnten erfolgreich angewendet werden und führen nicht nur zu einer Verbesserung der Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen innerhalb der Verwaltung, sondern außerdem zu einer deutlichen Arbeitszeitersparnis und einer daraus resultierenden höheren Zufriedenheit bei den Mitarbeitern. Kurz und knapp Branche: Öffentliche Verwaltung Unternehmensgröße: Große Verwaltungseinheit Herausforderung: Effizienz von Meetings über alle Ebenen der Organisation hinweg steigern und eine Meeting-Kultur. implementieren Werkzeuge & Methoden: Visual Talks, Design Thinking Ergebnis: Gestaltung eines Meeting- Rahmens (organisatorisch und räumlich, ausstattungstechnisch), Einführung klarer Prozesse und Spielregeln (Meeting-Etiquette) sowie die erfolgreiche Vermittlung und Implementierung unterstützender Methoden.

6 Jetzt Zeit sparen! Meeting Culture- Seminar 2 Tage Meetings analysieren + Kultur erkennen + Struktur verbessern + Moderation erlernen = Meetings als effizienter Kommunikationskanal implementiert

7 Projektablauf Problemstellung herausfinden Herausforderung klar formulieren Überblick verschaffen gewünschte Ziele definieren passendes Konzept entwickeln entsprechendes Angebot beschließen Nachhaltigkeit des Erlernten sicherstellen Mentor und Sparringspartner sein Überprüfung der Anwendung erlernter Methoden und Fähigkeiten Innovationskultur befeuern begleiten der weiteren Entwicklung Masterplan erstellen Zeiträume und Details klären Maßnahmen durchführen und anpassen konstruktives Resümee ziehen Ergebnisse kritisch hinterfragen ggf. neue Maßnahmen besprechen

8 » Mit der richtigen Meeting-Kultur wird jedes Arbeitstreffen zum Erfolgserlebnis! «Miriam Sold, CMO Nutzen von Meeting Design Meeting Design schafft Freiräume für das eigentliche Tagesgeschäft. Durch konsequente Nutzung moderner Kommunikationsmethoden wird die Zeit von Arbeitstreffen bei maximalem Ertrag auf ein Minimum reduziert. Rollenverteilungen und Aufgaben werden klarer. Missverständnisse werden ausgeräumt. Die Effizienz und Effektivität von Meetings wird drastisch erhöht.

9

10 Antworten. Konzepte. Lösungen. Kontakt business design people AG Augustaanlage Mannheim Deutschland tel +49 (0) fax +49 (0) Miriam Sold Senior Consultant +49 (0) Thomas Bischer Customer Development +49 (0) Die Wirtschaftswundermacher.