Kunden/Lieferanten exportieren. 1. Auswahl

Transkript

1 Kunden/Lieferanten exportieren Über die Funktion Datei Export können Sie Ihre Stammdaten exportieren. Die Daten werden in eine TXT-Datei übertragen und können z. B. in Microsoft Excel eingelesen werden. Starten Sie den Assistenten über das Menü Datei Export. 1. Auswahl Folgende Daten stehen für den Export zur Auswahl: Buchungsdaten Kunden (Debitoren) Artikel Lieferanten (Kreditoren) Kundenadressen nach Microsoft Outlook Lieferantenadressen nach Microsoft Outlook Steuerdatei für Seriendruck erstellen Alle buchungsrelevanten Daten zu Rechnungen, Gutschriften, Storni. Kundenstammdaten: Adressdaten, Angaben zur Rechnungsstellung, Debitorenkonto, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, etc. Artikelstammdaten: Nummer, Bezeichnung, Text, Menge, Warengruppe, VK-Preise, EK-Preise, etc. Lieferantenstammdaten: Adressdaten, Angaben zur Rechnungsstellung, Kreditorenkonto, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, etc. Adressdaten Adressdaten Adressen nach Microsoft Word Jeder Export ist auf eine Datenquelle beschränkt. Markieren Sie die gewünschten Daten in diesem Fall: Kunden oder Lieferanten. 1/6

2 2. Exportdatei/Zeitraum Legen Sie den Speicherort der Exportdatei fest: Klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie im Fenster Datei speichern unter das Verzeichnis in das die Datei abgelegt werden soll. Hinterlegen Sie einen Dateinamen. Bestätigen Sie die Eingabe mit Speichern. Bestimmten Sie die Dateiart der Exportdatei: ASCII ANSI MS-DOS Windows Voreingestellt ist hier ANSI. 2/6

3 3. Feldwahl Im Bereich Feldwahl sehen Sie zwei Fenster: Links Quelle / Felder der Stammdaten der Fakturierung Rechts Ziel / Felder der Exportdatei Entscheiden Sie, welche Felder exportiert werde sollen, voreingestellt sind alle Felder. Wenn Sie die Auswahl der Felder reduzieren möchten, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie rechts einen Eintrag. Entfernen Sie ein Feld mit Klick auf die Pfeil-Schaltfläche oder über die Taste Entf / Del auf der Tastatur. Wenn Sie eine Aufhebung rückgängig machen wollen, markieren Sie links ein Feld und ordnen Sie es mit den Pfeilen wieder zu. 3/6

4 4. Buchungsformat Diese Seite wird in diesem Kontext übersprungen. 5. Datenauswahl Bestimmten Sie die Auswahlkriterien für den Export: Je nach Auswahl lässt sich der Export auf bestimmte Daten einschränken. Sie können folgende Daten einschränken: Auswahlkriterium (von bis ) - Kundennummer - Kundenname - Firmenname - Matchcode - Fibu-Konto Neuerfassung von.. bis.. Änderung von.. bis.. 4/6

5 6. Einstellungen Legen Sie die Einstellungen für die Exportdatei fest. Standardmäßig einstellt sind folgende Angaben: Feld-Trennzeichen Text-Kennzeichner weitere Einstellungen Semikolon Anführungszeichen doppelt Feldnamen in den ersten Datensatz Hinweis: Das Häkchen für Feldnamen in den ersten Datensatz erleichtert Ihnen die Zuordnung der Felder beim Import. Klicken Sie auf Fertigstellen. Nach erfolgreichem Export erhalten Sie diese Meldung: Bestätigen Sie mit OK. 5/6

6 6.2 Profil anlegen Nach erfolgreichem Export werden Sie gefragt, ob Sie ein Profil anlegen möchten. Dieses Profil speichert alle Einstellungen, die Sie für den Export vorgenommen haben. Wenn Sie regelmäßig Stammdaten mit den soeben vorgenommenen Einstellungen exportieren, empfehlen wir die Anlage eines Profils: Bestätigen Sie die Abfrage mit Ja. Vergeben Sie einen Titel. Vergeben Sie bei Bedarf ein Kommentar. Speichern Sie Ihr neu angelegtes Profil. 6/6