edoc invoice app for shc Die Standardlösung zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug

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1 edoc invoice app for shc Die Standardlösung zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug

2 Mit der von edoc entwickelten Best Practice Workflowlösung edoc invoice app for shc erhalten Sie einen vorgefertigten, standardisierten, ganzheitlichen Workflow zur Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug (Kostenrechnungen). Die Lösung orientiert sich durchgängig an einem Best Practice Ansatz, abgeleitet aus einer Vielzahl erfolgreich umgesetzter Workflow-Projekte sowie unserer langjährigen Erfahrung im d.3ecm / SHC Umfeld. Ausgefeilte Benutzeroberflächen sorgen für einen hohen Benutzerkomfort und liefern die richtige Information zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle. Das spart Zeit, schafft Transparenz und beschleunigt Ihre geschäftskritischen Prozesse um ein Vielfaches. Und Sie werden eines sicher feststellen - Begeisterung bei Ihren Anwendern! Prozessbausteine Eingang der Rechnung Die Lösung berücksichtigt verschiedene Arten des Rechnungseingangs: Papier: Erfassung via Scan-Prozess (mit Barcode/Trennblatt; Multifunktionsgeräte werden dabei unterstützt) Überwachung von Postfächern sowie automatische Übernahme und Verarbeitung der Eingangsrechnungen (Lösung: edoc invoice ) Datei: Übernahme von Eingangsrechnungen, die als Datei geliefert werden (ZUGFeRD, EDI, XML) Verarbeitung der Rechnung Die Verarbeitung der Eingangsrechnung lässt sich in drei Bereiche bzw. Schritte untergliedern: Digitalisierung der per Post erhaltenen Eingangsrechnungen Extraktion von Daten aus den Dokumenten für die weitere Verarbeitung Analyse und Erkennung von Kreditor, Kopf- und Fuß- sowie Bestell- und Positionsdaten inkl. automatischer Validierung mit ERP Daten sowie der Möglichkeit eines automatischen Trainings in Bezug auf die Belegerkennung edoc invoice app for shc Stand: April 2018 Seite 2 von 5

3 Workflow, Rechnungscockpit und Datenexport Über den Workflow hinaus deckt die Lösung alle Bestandteile der Rechnungsprüfung ab: Verteilung der Rechnung (manuell oder anhand automatischer Regeln, basierend auf Kreditor, Bestellungen oder anderen fachlichen oder branchenspezifischen Regeln) Sachliche Prüfung (auch positionsbezogen, mehrstufig) Genehmigung und Freigabe (auch positionsbezogen, mehrstufig, Freigabegrenzen werden dabei beachtet) Bereitstellung (Übergabe bzw. Export der Workflowdaten an SHCware ) Rechnungscockpit Auf Basis der in die Lösung integrierten Komponente edoc cockpit erhalten Sie ein umfassendes Rechnungscockpit mit folgenden Funktionen: Eingangsrechnungsbuch out-of-the-box Überwachung von Skontofristen sowie Zahlungsfreigabeüberwachung Zentrale Workflowsteuerung mit direkten Weiterleitungs- und Freigabe-Funktionen Stapelverarbeitung von mehreren Rechnungen gleichzeitig Direkter Zugriff auf den d.3ecm Workflow mit dem technologischen Vorteil, dass keine eigene Workflow-Datenverwaltung benötigt wird Dadurch entfällt eine zusätzliche Datenschnittstelle (z. B. für einen externen Rechnungsmonitor). Beispiel Invoice Processing: Welche Rechnungen sind im Umlauf? Wie hoch ist die Summe der offenen Rechnungen? Wo befinden sich diese Rechnungen derzeit? Wie ist der Status im Rechnungsprüfungsprozess? Wie lange ist das Dokument bei einem Bearbeiter? Wo droht Skontoverlust? Eingangsrechnungsbuch out-of-the box (edoc cockpit) edoc invoice app for shc Stand: April 2018 Seite 3 von 5

4 Revisionssichere Archivierung in d.3ecm Selbstverständlich werden alle Dokumente revisionssicher und rechtskonform im d.3ecm System archiviert. Revisionssichere Archivierung der Dokumente im ECM System Speicherung des Workflowprotokolls zur Eingangsrechnung im revisionssicheren Archiv Unterstützung von strukturierten ECM Aktenplänen Vorteile auf einen Blick Schnelle Implementierung durch Standardisierung, dadurch sofortiger Nutzen Fertige Schnittstelle zur SHCware ohne Workflow Anpassung Eingangsrechnungsbuch out-of-the-box Einfache Kontrolle und Steuerung des Workflows Erstellung und Bearbeitung von Kontierungstemplates für die Buchung von Positionsdaten on the fly" aus der Maske heraus Kundenseitige Konfigurationsmöglichkeit (Bearbeiterfindung, Freigabegrenzen etc.) Effizientes Design für optimale Usability und Benutzerakzeptanz Keine Programmierung und grafische Designkenntnisse erforderlich Maximale kfm. Sicherheit durch Implementierung zum Festpreis Workflow mit Dokument und entsprechenden Verknüpfungen edoc invoice app for shc Stand: April 2018 Seite 4 von 5

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