Berufsvorbereitungsjahr

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1 Christiane Dittmann Berufsvorbereitungsjahr Bürowirtschaft 1. Auflage Bestellnummer 21151

2 Unter dem Dach des Bildungsverlages EINS sind die Verlage Gehlen, Kieser, Stam, Dähmlow, Dümmler, Wolf, Dürr + Kessler, Konkordia und Fortis zusammengeführt. Bildungsverlag EINS Sieglarer Straße 2, Troisdorf ISBN Copyright 2006*: Bildungsverlag EINS GmbH, Troisdorf Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Jede Nutzung in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages. Hinweis zu 52a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen.

3 Vorwort Dieses Arbeitsheft soll Ihnen helfen, erste Einblicke in den Beruf des Kaufmann/frau für Bürokommunikation oder Bürokaufmann/frau zu bekommen. Es sind die ersten Schritte auf dem Weg in einen Büroberuf. Bezug nehmend auf das Unterrichtsfach Bürowirtschaft des Berufes Kaufmann/frau für Bürokommunikation lernen Sie mit diesen Arbeitsblättern bürowirtschaftliche Abläufe kennen und üben anhand praktischer Beispiele, die von den Ausbildern und Betreuern durch eigene Übungsbeispiele ergänzt werden können. Diese Arbeitsblätter haben unterschiedliche Schwierigkeitsgrade, da die Teilnehmer der Berufvorbereitung mit unterschiedlichen Voraussetzungen zu uns kommen. Die einen können sich unter dem Beruf des Bürokaufmanns/frau oder Kaufmann/frau für Bürokommunikation kaum etwas vorstellen, andere dagegen haben verschiedene Praktika in diesem Beruf durchgeführt und wissen genau, dass sie diesen Beruf erlernen möchten. Zur Vorbereitung auf Ihr Praktikum erlernen Sie Grundsätzliches, das Sie als Teilnehmer einer Bildungsmaßnahme in diesem Bereich wissen sollten. Entscheiden Sie sich dann doch für einen anderen Beruf, sind die hier erarbeiteten Blätter eine Grundlage für Ihre berufliche und private Zukunft, denn wer möchte nicht seine eigenen wichtigen Dokument gut aufbewahren können und sicher eigene Post- und Bankgeschäfte erledigen. Jedes Arbeitsblatt enthält ein Thema, wofür Ihnen das Internet und Fachliteratur, die Sie von Ihrem/r Ausbilder/in erbitten, zur Verfügung stehen. Es ist ratsam, die zu diesem Sachgebiet gehörenden Themen interessiert zu lesen, wenn Sie ein Arbeitsblatt bearbeiten. Notieren Sie sich evtl. Stichpunkte, damit Sie später bei der Behandlung in der Berufsschule schon einige Vorkenntnisse mitbringen. Es ist immer leichter zu wissen, von wem oder was gerade gesprochen wird, als sich ein neues Thema erst erschließen zu müssen. Die Büroberufe, besonders das Sekretariat, tendieren heute immer mehr dahin, dass sie eher die Assistenz der Vorgesetzten sind als nur auszuführende Schreibtätigkeiten und die Post erledigen. Gute Sekretariatsmitarbeiter/innen beherrschen das Office Management ausgezeichnet. Das gute Führen von Korrespondenzen ist dabei genauso wichtig wie das Koordinieren von Terminen. Bei der Bearbeitung der Arbeitsblätter wünsche ich Ihnen viel Spaß und viel Erfolg bei Ihrer Entscheidung und Bewerbung um einen Ausbildungsplatz. Christiane Dittmann 3

4 Inhaltsverzeichnis Vorwort 3 Inhaltsverzeichnis 4 1. Ein Beruf im Büro 5/6 2. Der Betriebsrat/Jugend- und Auszubildendenvertretung 7/8 3. Jugendarbeitsschutzgesetz Der Ausbildungsvertrag 13/14 5. Rechte und Pflichten 15/16 6. Die Gewerkschaften 17/18 7. Umgang miteinander 19/20 8. Der arbeitende Mensch im Büro und seine Anforderungen/ Höflichkeit 21/22 9. Piktogramme 23/24 Bürowirtschaftliche Übungen 10. Ergonomie 25/ Prüfsiegel/Gütezeichen 27/ Prüfsiegel zum Ausschneiden Bedienen des Telefons im Festnetz/Faxgeräts 31/ Verhalten am Telefon/Ein Telefongespräch führen 33/ Die Gesprächsvorbereitung/Übungen zur Telefonnotiz 35/ Telefonnotizen Mobilfunknetze/Telefonanbieter 39/ Schreibinstrumente 41/ Arbeitsmittel auf dem Schreibtisch 43/ Der Kurzbrief Das Kopierverfahren Papierformate und Falzen 47/ Beschriftung eines Briefumschlages/Preise und Leistungen der Deutschen Post 49/ Bastelanleitung/Eigene Bau- oder Bastelanleitung 51/ Der Geschäftsbrief DIN 676/DIN 5008/Das Anschriftenfeld Übung zur DIN / Schreiben einer Anfrage in WORD/Angebot per 59/ Briefformulierung/Briefgestaltung 61/ Postbearbeitung die Eingangspost/die Ausgangspost 63/ Eingangspost scannen/pc-frankierung 65/ Einschreiben/Einschreiben Rückschein 67/ Ein Geschenk verschicken/päckchen/paket 69/ Das Ausfüllen einer Quittung/Das Führen des Kassenbuches 71/ Quittungsvordrucke 73/ Der Zahlungsverkehr/Zahlungsarten/Scheck 75/ Die Überweisung/Onlinebanking 77/ Die Einzugsermächtigung/Der Dauerauftrag 79/ Die Eingangsrechnung/Rechnungsprüfung 81/ Schriftgutablage/Aufbewahrungsfristen Registratur 87/ Elektronische Registratur/Terminverwaltung 89/ Das Internet 91/ Arten von Veranstaltungen/Planen eines Seminars 93/ Vorbereitung eines Seminars/Einladungsschreiben für die Teilnehmer 95/96 Übergang in den Beruf 45. Welcher Beruf ist für mich der richtige? 97/ Die Bewerbung 99/ Der Lebenslauf 101/ Das Bewerbungsgespräch 103/104 4

5 1 Ein Beruf im Büro Bei vielen Berufen finden die auszuführenden Tätigkeiten, die für das Unternehmen wichtig sind, in einem Büro statt. Aufgabe Nennen Sie Berufe, bei denen man hauptsächlich im Büro seine Tätigkeit ausübt. Fast in allen Berufszweigen ist es wichtig, eine ordentliche und fachkundige Verwaltung und ein Sekretariat zu haben, um den administrativen Anforderungen in unserer heutigen Leistungsgesellschaft gerecht zu werden. Zu den Büroberufen gehören die Bürokaufleute (Industrie, Handel und Handwerk), die Kaufleute für Bürokommunikation (Industrie und Handel) und die Fachangestellten für Bürokommunikation (Öffentlicher Dienst). Mit dem Einzug moderner Informations- und Kommunikationstechniken in die Büros von Wirtschaft und Verwaltung haben sich die Aufgaben in den Büros stark verändert. Als Leitbild computerunterstützter Sachbearbeitung soll bei den Bürokaufleuten bezogen auf kaufmännisch-verwaltende und organisatorische Funktionen, bei den Kaufleuten für Bürokommunikation auf Assistenzfunktionen und abteilungsbezogene Sekretariatsaufgaben (Vertiefung über Sacharbeitsgebiete) die Aus bildung ausgerichtet werden. Was bedeutet? administrativ Kommunikation Informationstechnik Schauen Sie ins Lexikon oder ins Internet, um diese Begriffe zu erklären. 5

6 1 Ein Beruf im Büro Erste Fragen zum Büroberuf Aufgabe 1. Warum möchten Sie einen Beruf im Büro erlernen? Aufgabe 2. Nennen Sie einige Arbeiten, die man Ihrer Meinung nach im Büro zu erledigen hat. Aufgabe 3. Was sind Arbeitsmittel und mit welchen Arbeitsmitteln arbeiten Sie im Büro? Aufgabe 4. Haben Sie einen PC und wofür benutzen Sie diesen? Aufgabe 5. Was können Sie sich unter einem angenehmen Betriebsklima vorstellen? Aufgabe 6. Was denken Sie, was Sie in einem Büro zu tun haben? Name: Datum: 6

7 2 Der Betriebsrat Aufgabe Ordnen Sie folgende Begriffe sinnvoll dem Text zu. Neueinstellungen Auszubildenden und Jugendlichen Kündigungen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Arbeitgeber Der Betriebs- und der Personalrat wird von den gewählt und vertritt ihre Interessen im Betrieb. Er ist auch für die zuständig und arbeitet daher eng mit der Jugend- und Auszubildendenvertretung zusammen. Der Betriebs- oder Personalrat verhandelt mit dem über Arbeitszeit oder Arbeitsbedingungen. Außerdem hat er bei betrieblichen Maßnahmen, etwa bei oder ein Mitbestimmungs- bzw. Anhörungsrecht. Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates: Betriebsordnung Arbeits- und Pausenzeiten Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze Betriebliche Berufsbildung Betriebliche Sozialeinrichtungen Entlohnungsgrundsätze und Methoden Betriebliches Vorschlagswesen Richtlinien über die personelle Auswahl bei Einstellungen, Versetzungen und Kündigung Mitbestimmungsrecht bedeutet, dass der Arbeitgeber für eine Entscheidung die Zustimmung des Betriebsrates braucht. Mitwirkungsrecht bedeutet, dass der Arbeitgeber den Betriebsrat unterrichtet oder zur Beratung hinzuzieht, die Entscheidung trifft aber allein der Arbeitgeber. Die Betriebsvereinbarung ist ein Vertrag zwischen dem Arbeitgeber und dem Betriebsrat, in dem alle Rechte und Pflichten sowie Normen für alle Arbeitnehmer geregelt sind. Aufgabe Ordnen Sie folgende Begriffe sinnvoll dem Text zu. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sechs Monate fünf Mitarbeiter 18. Lebensjahr Diese Rechte des Betriebsrates sind im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt, das zum Ziel hat, die Zusammenarbeit zwischen Ab Alle Arbeitnehmer, die das Sofern sie zu stärken. in einem Unternehmen kann man einen Betriebsrat wählen. vollendet haben, sind wahlberechtigt. dem Betrieb angehören, sind sie zum Betriebsrat wählbar. 7

8 2 Der Betriebsrat Aufgabe Ordnen Sie folgende Begriffe sinnvoll dem Text zu. Betriebsrat Berufsausbildung Belange Vorschriften und Gesetzen Die der jugendlichen Arbeitnehmer gegenüber dem werden von der Jugend- und Auszubildendenvertretung wahrgenommen. Vor allem Fragen der aus dem Jugendarbeitsschutzgesetz. und die Einhaltung von Aufgabe Fassen Sie mit eigenen Worten zusammen, was sie auf dem Schaubild erkennen. Name: Datum: 8

9 3 Jugendarbeitsschutzgesetz Auszüge aus dem Jugendarbeitsschutzgesetz JArbSchG vom 12. April Kind und Jugendlicher (2) Jugendlicher im Sinne des Gesetzes ist, wer 15, aber noch nicht 18 Jahre alt ist. 8 Dauer der Arbeitszeit Jugendliche dürfen nicht mehr als acht Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich beschäftigt werden. 9 Berufschule (1) Der Arbeitgeber hat den Jugendlichen für die Teilnahme am Berufsschulunterricht freizustellen. Er darf den Jugendlichen nicht beschäftigen 1. vor einem vor 9:00 Uhr beginnenden Unterricht, auch für Berufsschulpflichtige über 18 Jahren 2. an einem Berufsschultag mit mehr als fünf Unterrichtsstunden von mind. je 45 einmal/woche (3) Ein Entgeltausfall darf durch den Besuch der Berufsschule nicht eintreten. 11 Ruhepausen, Aufenthaltsräume (1) Jugendlichen müssen im voraus fest - stehende Ruhepausen von angemessener Dauer gewährt werden. Die Ruhepausen müssen mindestens betragen: Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als viereinhalb bis zu sechs Stunden Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden Als Ruhepause gilt nur eine Arbeits unterbrechung von mindestens 15 Minuten. 13 Tägliche Freizeit Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit dürfen Jugendliche nicht vor Ablauf einer ununterbrochenen Freizeit von mindestens 12 Stunden beschäftigt werden. 14 Nachtruhe (1) Jugendliche dürfen nur in der Zeit von 6 bis 20 Uhr beschäftigt werden. 16 Samstagsruhe (1) An Samstagen dürfen Jugendliche nicht beschäftigt werden. 17 Sonntagsruhe (1) An Sonntagen dürfen Jugendliche nicht beschäftigt werden. 19 Urlaub (1) der Arbeitgeber hat Jugendlichen für jedes Kalenderjahr einen bezahlten Erholungsurlaub zu gewähren (2) Der Urlaub beträgt jährlich 1. mindestens 30 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 16 Jahre alt war 2. mindestens 27 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 17 Jahre alt war 3. mindestens 25 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 18 Jahre alt war 32 Erstuntersuchung (1) Ein Jugendlicher, der in das Berufsleben eintritt, darf nur beschäftigt werden, wenn 1. er innerhalb der letzten vierzehn Monate von einem Arzt untersucht worden ist (Erstuntersuchung) und 2. dem Arbeitgeber eine von diesem Arzt ausgestellte Bescheinigung vorliegt. 9

10 3 Jugendarbeitsschutzgesetz Aufgabe Der Arbeitgeber hat den Jugendlichen freizustellen für den Besuch der Im Sinne des Gesetzes ist ein Jugendlicher noch nicht Jeder Jugendliche erhält als Urlaub mindestens Jugendliche erhalten im Voraus feststehende Jugendliche dürfen nur beschäftigt werden in der Zeit von Die Dauer der Ruhepause beträgt bei einer Arbeitszeit von 6 Std. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt Die tägliche Arbeitszeit beträgt An Berufschultagen darf der AG den Jugendlichen nicht beschäftigen Die Erstuntersuchung darf nicht länger zurückliegen als Die Ruhepause nach fünf Stunden Arbeit beträgt Die Buchstaben für das Lösungswort müssen in die richtige Reihenfolge gebracht werden Name: Datum: 10

11 3 Jugendarbeitsschutzgesetz Ausnahmen der wichtigsten Bestimmungen Aufgabe Ordnen Sie die aufgeführten Ausnahmen den jeweiligen Paragrafen zu. In der Landwirtschaft höchstens 9 Stunden pro Tag und 85 Stunden in der Doppelwoche Jugendliche über 16 Jahren dürfen in Gaststätten- und Schaustellergewerbe bis 22 Uhr, in Bäckereien und Konditoreien ab 5 Uhr Mehr Urlaub ist möglich, der Urlaub sollte möglichst in den Berufsschulferien liegen. Aufgabe Kreuzen Sie richtig mit R oder falsch mit F an und schreiben Sie das Richtige daneben. Aussage R/F Richtige Aussage Die Beschäftigung von Kindern bis 14 Jahre ist mit Einverständnis der gesetzlichen Vertreter zulässig. Ein Jugendlicher muss vor Ausbildungsbeginn eine Bescheinigung einer Erst untersuchung vorlegen. Der 18-jährige Azubi bekommt 30 Urlaubstage. Klaus, 18 Jahre alt, möchte außerhalb der Berufsschulferien Urlaub nehmen. Sein Ausbilder genehmigt diesen und stellt ihn für den Berufsschulunterricht frei. In Gaststätten und Krankenhäusern dürfen Jugendliche an zwei Wochen enden im Monat beschäftigt werden. 11

12 3 Jugendarbeitsschutzgesetz Aufgabe Kreuzen Sie richtig mit R oder falsch mit F an und schreiben Sie das Richtige daneben. Aussage R/F Richtige Aussage Ein minderjähriger Jugendlicher muss am zweiten Berufsschultag nach der vierten Unterrichtsstunde zurück in den Betrieb kommen. Ein 17-Jähriger darf in der Erntezeit 9 Stunden täglich in der Landwirtschaft arbeiten. Ein 18-Jähriger kann von 17:00 Uhr bis 23:00 Uhr in seiner Ausbildungsgast stätte arbeiten. Der 16-jährige Klaus möchte nach fünf Stunden Arbeit zweimal eine halbe Stunde Pause machen. Ein 17-Jähriger hat um 20:00 Uhr seinen Dienst beendet und beginnt am nächs ten Morgen um 06:00 Uhr wieder. Hilfe: Das Jugendarbeitsschutzgesetz finden Sie auch im Internet. Name: Datum: 12