3 Formularvorlage für einen Kostenvoranschlag bereitstellen

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1 3 Formularvorlage für einen Kostenvoranschlag bereitstellen In diesem Kapitel erfahren Sie was Mustervorlagen sind wie Sie Mustervorlagen erstellen und bearbeiten wie Sie eine Mustervorlage für neue Arbeitsmappen nutzen Voraussetzungen Tabellen erstellen und bearbeiten Mit Formeln und Funktionen arbeiten 3.1 Vorlagen für Formulare Arbeitsmappe als Vorlage für neue Arbeitsmappen nutzen Sie arbeiten in der Buchhaltung eines KFZ-Reparatur- Betriebs. Die Kostenvoranschläge sollen künftig mithilfe eines Excel-Formulars erstellt werden. Die Mitarbeiter sollen in das Formular jeweils die Daten eintragen und die Arbeitsmappe dann unter einem neuen Namen speichern. Das Formular haben Sie in einem Excel-Tabellenblatt bereits erstellt. In Excel können Sie die Arbeitsmappe mit dem vorbereiteten Formular als Vorlage für neue Arbeitsmappen, als sogenannte Mustervorlage speichern. Was sind Mustervorlagen? Mustervorlagen dienen als Basisarbeitsmappen für neue Arbeitsmappen. Sie können sämtliche Formulardaten in einer Mustervorlage speichern. Beim Erzeugen einer Arbeitsmappe auf der Basis der Mustervorlage stehen Ihnen diese Informationen zur Verfügung, und Sie können sofort mit der Dateneingabe in das Formular beginnen. Die Mustervorlage selbst wird dabei nicht bearbeitet und bleibt somit unverändert für die Erstellung weiterer Arbeitsmappen erhalten. Mustervorlagen können z.b. Folgendes enthalten: Werte und Formeln "Kostenvoranschlag" Mit freundlicher Unterstützung des Herdt-Verlags: 1

2 Grafiken und Formatierungen Kopf-/Fußzeile und Seitenlayouteinstellungen Gültigkeitsprüfungen bedingte Formatierungen Zellschutz Mustervorlagen besitzen die Dateinamenerweiterung.xlt Formular als Mustervorlage bereitstellen und verwenden Arbeitsmappe vorbereiten Bevor Sie ein Formular als Mustervorlage bereitstellen, sollten Sie alle Eintragungen, Berechnungen und Formatierungen genau prüfen. In der Beispieldatei Kostenvoranschlag haben Sie dies bereits anhand verschiedener Beispieldaten kontrolliert. Öffnen Sie die Arbeitsmappe Kostenvoranschlag, die das vorbereitete Formular enthält. Löschen Sie alle Beispieleinträge aus den Eingabefeldern des Formulars. Heben Sie die Zellsperrung für die Eingabezellen auf, und schützen Sie das Tabellenblatt. Arbeitsmappe als Mustervorlage speichern Rufen Sie den Menüpunkt DATEI - SPEICHERN UNTER auf, und wählen Sie im Listenfeld DATEITYP den Eintrag MUSTERVORLAGE. Hierdurch wird automatisch der Ordner Vorlagen für die Speicherung eingestellt. Geben Sie den Namen für die neue Vorlage in das Eingabefeld DATEINAME ein. Die Dateinamenerweiterung.xlt wird automatisch ergänzt. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Neue Arbeitsmappe mit der Mustervorlage erstellen Wählen Sie den Menüpunkt DATEI - NEU. Der Aufgabenbereich NEUE ARBEITSMAPPE wird eingeblendet. Klicken Sie im Bereich VORLAGEN auf den Hyperlink AUF MEINEM COMPUTER, und klicken Sie im geöffneten Dialogfenster VORLAGEN im Register ALLGEMEIN doppelt auf die gewünschte Vorlage. Mit freundlicher Unterstützung des Herdt-Verlags: 2

3 Selbst erstellte Mustervorlage Neue Arbeitsmappe mit einer Mustervorlage erstellen Die neue Arbeitsmappe erhält standardmäßig den Namen der Mustervorlage mit einer angehängten fortlaufenden Nummer. Sie können schnell eine Arbeitsmappe mit einer der vier zuletzt genutzten Mustervorlagen erstellen, indem Sie im Aufgabenbereich NEUE ARBEITSMAPPE den entsprechenden Hyperlink im Bereich ZULETZT VERWENDETE VORLAGEN anklicken. Neue Arbeitsmappe auf der Basis einer bestehenden Arbeitsmappen erzeugen Auch auf der Basis einer Arbeitsmappe können Sie eine neue Arbeitsmappe erstellen. Öffnen Sie beispielsweise über den Menüpunkt DATEI - NEU den Aufgabenbereich NEUE ARBEITSMAPPE. Klicken Sie auf den Hyperlink AUS BESTEHENDER ARBEITSMAPPE. Das Dialogfenster NEU AUS VORHANDENER ARBEITSMAPPE wird geöffnet. Wechseln Sie in den Ordner, in dem Sie die Arbeitsmappe mit dem Formular gespeichert haben. Klicken Sie doppelt auf den Namen der Arbeitsmappe. oder Markieren Sie die Arbeitsmappe, und klicken Sie auf die Schaltfläche NEU ERSTELLEN. Mit freundlicher Unterstützung des Herdt-Verlags: 3

4 Dem Vorteil, dass Sie die Arbeitsmappe nicht erst als Mustervorlage speichern müssen, stehen folgende Nachteile gegenüber: Wenn Sie z. B. im Windows-Explorer versehentlich doppelt auf die als Basis dienende Arbeitmappe klicken, wird diese zur Bearbeitung geöffnet. Durch die Dateinamenerweiterung.xlt sind Mustervorlagen sofort als solche erkennbar. Als Basis dienende Arbeitsmappen besitzen keine Kennzeichnung. 3.3 Formularvorlage bearbeiten Selbst erstellte Mustervorlagen ändern Der direkte Zugriff auf eine unter dem Pfad C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen gespeicherte Mustervorlage über den Menüpunkt DATEI - ÖFFNEN bzw. den Arbeitsplatz ist in der Regel nicht möglich, da der Ordner Anwendungsdaten standardmäßig ausgeblendet ist. Sie können den Ordner anzeigen, indem Sie auf die -Schaltfläche klicken und den Menüpunkt ARBEITSPLATZ wählen. Rufen Sie im geöffneten Dialogfenster ARBEITSPLATZ den Menüpunkt EXTRAS ORDNER-OPTIONEN auf, und wechseln Sie zum Register ANSICHT. Aktivieren Sie im Bereich ERWEITERTE EIN- STELLUNGEN das Optionsfeld ALLE DATEIEN UND ORDNER ANZEIGEN, und bestätigen Sie mit OK. Rufen Sie den Menüpunkt DATEI - ÖFFNEN auf. Wechseln Sie in den Ordner Vorlagen (C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\ Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen), in dem Excel standardmäßig selbst erstellte Mustervorlagen speichert. Öffnen Sie die Vorlagendatei durch Doppelklick. Nehmen Sie die gewünschten Veränderungen vor. Klicken Sie auf das Symbol, um die geänderte Vorlage zu speichern. 3.4 Mitgelieferte Mustervorlagen nutzen Mitgelieferte Vorlagen Im Lieferumfang von Excel sind bereits einige Mustervorlagen vorhanden. Bei der Installation von Excel werden diese standardmäßig bereitgestellt. Während Sie Ihre eigenen Mustervorlagen im Register ALLGEMEIN des Dialogfensters VORLAGEN finden, werden Ihnen die mitgelieferten Vorlagen im Register TABELLENVORLAGEN angezeigt. Beachten Sie, dass in den Vorlagen die Währungseinheit DM verwendet wird. Passen Sie die Vorlagen entsprechend an. Mit freundlicher Unterstützung des Herdt-Verlags: 4

5 Im Internet bereitstehende Vorlagen Auf der Website von Microsoft steht Ihnen eine Vielzahl weiterer Mustervorlagen zum Download zur Verfügung. Klicken Sie im Aufgabenbereich NEUE ARBEITSMAPPE auf den Hyperlink VORLAGEN AUF OFFICE ONLINE. oder Klicken Sie im Dialogfenster VORLAGEN auf die Schaltfläche VORLAGEN AUF OFFICE ONLINE. Klicken Sie auf der geöffneten Webseite auf den Hyperlink, um nur Vorlagen zu Excel zu erhalten, und wählen Sie auf der folgenden Seite die gewünschte Kategorie. Anschließend werden Ihnen die zur Verfügung stehenden Vorlagen aufgelistet. Wählen Sie die gewünschte Vorlage durch Anklicken aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Vorlagen herunterzuladen. 3.5 Schnellübersicht Sie möchten... eine Mustervorlage erstellen eine neue Arbeitsmappe mit einer Vorlage erstellen DATEI - SPEICHERN UNTER, Dateityp MUSTERVORLAGE DATEI - NEU, im Aufgabenbereich NEUE ARBEITSMAPPE den Hyperlink AUF MEINEM COMPUTER anklicken eine Mustervorlage bearbeiten DATEI - ÖFFNEN, in den Vorlagenordner wechseln, Doppelklick auf die Mustervorlage Vorlagen aus dem Internet verwenden DATEI - NEU, im Aufgabenbereich NEUE ARBEITSMAPPE den Hyperlink VORLAGEN AUF OFFICE ONLINE anklicken Mit freundlicher Unterstützung des Herdt-Verlags: 5