Einstellen und Anpassen der Excel-Anwendung

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2 Einstellen und Anpassen der Excel-Anwendung 33

3 Einstellen und Anpassen der Excel-Anwendung Am gestrigen Tag haben Sie die Sprachelemente von VBA kennengelernt und einige Makros mithilfe der Testumgebung untersucht. Sie sind jetzt in der Lage, ein Makro Schritt für Schritt durchzugehen und die Zwischenstände zu überprüfen. Sie können mit dem Direktfenster umgehen und haben einen Einblick in häufige Fehlerquellen erhalten. Die Themen heute: Vollbildansicht einstellen Lang laufende Makros schneller machen Automatische Listen generieren Drag&Drop ein- und ausschalten Add-Ins überprüfen Wiedervorlageliste bearbeiten Sonstige Einstellmöglichkeiten in Excel Standardmäßig ist Excel so eingestellt, dass Sie die Anwendung für die meisten Zwecke optimal einsetzen können. Sie haben aber die Möglichkeit, die Anwendung nach Ihren Wünschen anzupassen. Dabei können Sie unter anderem das Erscheinungsbild in Excel ändern, indem Sie bestimmen, welche Objekte angezeigt werden und welche nicht. Kurzum, Sie können alle Einstellungen von Excel über den Einsatz von VBA anpassen, die Sie unter der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe ANZEIGEN finden. Alle Makros, die Sie an diesem Tag lernen, können Sie auf der mitgelieferten CD-ROM im Verzeichnis Kap03 in der Arbeitsmappe Applikation.xlsm nachblättern. 3.1 Vollbildansicht einstellen Wenn Sie Daten in Excel eingeben möchten, sollten möglichst viele»tabellen«und wenige Symbolleisten sowie sonstiger Schnickschnack zu sehen sein. Sie können in Excel daher die Ansicht GANZER BILDSCHIRM aus dem Menü ANSICHT auswählen. 148

4 Vollbildansicht einstellen Die Vollbildansicht können Sie aber auch über den Einsatz eines Makros wie folgt einstellen: Listing 3.1: Vollbildansicht einstellen Sub AnsichtGanzerBildschirm() Application.DisplayFullScreen = True Setzen Sie die Eigenschaft DisplayFullScreen auf den Wert True, um die Vollbildansicht in Excel anzuzeigen. Um die Ansicht zu beenden, setzen Sie die Eigenschaft DisplayFullScreen wieder auf den Wert False. Listing 3.2: Vollbildansicht beenden Sub NormalAnsichtEinstellen() Application.DisplayFullScreen = False Wie aber können Sie dieses Feature in der Praxis einsetzen? Nun, stellen Sie sich einmal vor, Sie haben in einer Arbeitsmappe ein Tabellenblatt, in das Sie immer wieder neue Daten eingeben müssen. Optimal wäre es nun, dass die Vollbildansicht immer dann eingestellt wird, wenn Sie diese Tabelle aktivieren. Beim Verlassen dieser Tabelle soll dann wieder die Normalansicht eingestellt werden. Um diesen Automatismus einzustellen, befolgen Sie die nachstehenden Arbeitsschritte: 1. Wechseln Sie in die Entwicklungsumgebung von Excel. 2. Im Projekt-Explorer klicken Sie die TABELLE2 doppelt an. 3. Wählen Sie im Code-Fenster aus dem ersten Drop-down-Feld den Befehl WorkSheet. 4. Aus dem zweiten Drop-down-Feld wählen Sie das Ereignis Activate. Danach wählen Sie zusätzlich das Ereignis Deactivate. 5. Ergänzen Sie nun die beiden Ereignisse wie folgt: 149

5 Einstellen und Anpassen der Excel-Anwendung Listing 3.3: Makros automatisch ausführen lassen bei Blatt(de)aktivierung Private Sub Worksheet_Activate() AnsichtGanzerBildschirm Private Sub Worksheet_Deactivate() NormalAnsichtEinstellen Das Ereignis Worksheet_Activate tritt automatisch ein, wenn Sie die Tabelle aktivieren. Innerhalb des Ereignisses rufen Sie das Makro AnsichtGanzerBildschirm auf, das Sie vorher im MODUL1 erfasst haben. Das Ereignis Worksheet_DeActivate tritt dann automatisch ein, wenn Sie die Tabelle verlassen. Innerhalb des Ereignisses rufen Sie das Makro Normalansicht- Einstellen auf, das Sie vorher im MODUL1 erfasst haben. Erfahren Sie mehr über die Ereignisprogrammierung am 7. Tag. 3.2 Weitere Einstellungen der Ansicht Wie schon vorher erwähnt, können Sie selbst bestimmen, wie Excel bestimmte Objekte, z.b. Kommentare, Gitternetzlinien, Grafiken usw., anzeigt. Betrachten Sie unter der Registerkarte ANSICHT die Gruppe ANZEIGEN. Abbildung 3.1: Die Optionen für die Ansicht 150

6 Weitere Einstellungen der Ansicht Alle Einstellungen, die Sie unter anderem in dieser Gruppe sehen, können Sie über den Einsatz von VBA einstellen. Im Listing werden folgende Einstellungen getroffen: Die Gitternetzlinien werden deaktiviert. Die Zeilen- und Spaltenüberschriften werden ausgeblendet. Die Nullwerte werden nicht angezeigt. Beide Bildlaufleisten werden ausgeblendet. Die Blattregisterkarten werden versteckt. Die Statusleiste wird ausgeblendet. Sehen Sie sich vorab einmal die Ausgangssituation in Abbildung 3.2 an: Alle diese Einstellungen werden im folgenden Listing 3.4 vorgenommen: Listing 3.4: Die Ansicht von Excel bestimmen Sub AnsichtBestimmen() With ActiveWindow.DisplayGridlines = False.DisplayHeadings = False.DisplayZeros = False.DisplayHorizontalScrollBar = False.DisplayVerticalScrollBar = False Abbildung 3.2: Die normale Ansicht auf eine Tabelle 151

7 Einstellen und Anpassen der Excel-Anwendung.DisplayWorkbookTabs = False End With Application.DisplayStatusBar = False Mithilfe der Eigenschaft DisplayGridLines können Sie die Anzeige der Gitternetzlinien in einer Tabelle ein- und ausschalten. Setzen Sie diese Eigenschaft auf den Wert True, um die Gitternetzlinien für die aktive Tabelle anzuzeigen. Über die Eigenschaft DisplayHeadings können Sie bestimmen, ob die Zeilen- und Spaltenüberschriften in der Tabelle angezeigt werden sollen. Setzen Sie diese Eigenschaft auf den Wert False, um die Zeilen- und Spaltenüberschriften auszublenden. Die Eigenschaft DisplayZeros sorgt dafür, dass Nullwerte in der aktiven Tabelle nicht angezeigt werden, sofern Sie diese Eigenschaft auf den Wert False setzen. Über die Eigenschaften DisplayHorizontalScrollBar bzw. DisplayVerticalScrollBar können Sie festlegen, ob die Bildlaufleisten angezeigt werden sollen. Möchten Sie die Registerkarten in einer Arbeitsmappe verbergen, dann setzen Sie die Eigenschaft DisplayWorkbookTabs auf den Wert False. Sie können dann nur noch über die Tastenkombination (Strg) + (Bild_½) bzw. mit (Strg) + (Bild_¼) auf eine andere Tabelle gelangen. Diese Einstellung wird oft vorgenommen, wenn die Arbeitsmappe eine einzige Tabelle enthält. Mithilfe der Eigenschaft DisplayStatusBar können Sie festlegen, ob die Statusleiste am unteren Bildrand angezeigt werden soll. Wenn nicht, setzen Sie diese Eigenschaft auf den Wert False. Wie Sie sehen, sind einige Eigenschaften nur für die jeweils aktive Tabelle gültig, andere jedoch für die gesamte Arbeitsmappe. 3.3 Lang laufende Makros schneller machen Bei aufwendigen Makros wenn beispielsweise mehrere Arbeitsmappen geöffnet sind und einige Tabellen mit Daten gefüllt werden verlängert sich die Laufzeit, sofern Sie nicht eigene Einstellungen vornehmen. 152

8 Lang laufende Makros schneller machen Abbildung 3.3: Einige Standardelemente wurden ausgeblendet Bildschirmaktualisierung ein- und ausschalten Standardmäßig ist in Excel die Bildschirmaktualisierung eingeschaltet, d.h., alle Aktionen, wie beispielsweise ein Tabellenwechsel oder das Abarbeiten von Zeilen, werden während des Makroablaufs am Bildschirm angezeigt. Dies kostet Zeit, und durch die ständige Aktualisierung des Bildschirms leiden Ihre Augen und der Bildschirm. Schalten Sie daher zu Beginn des Makros die Bildschirmaktualisierung aus und am Ende des Makros wieder ein. Der Makrorahmen dafür sieht wie folgt aus: Listing 3.5: Bildschirmaktualisierung ein- und ausschalten Sub Bildschirmaktualisierung() Application.ScreenUpdating = False 'Weitere Anweisungen Application.ScreenUpdating = True Setzen Sie die Eigenschaft ScreenUpdating auf den Wert False, um die Aktualisierung des Bildschirms abzuschalten. Während die Bildschirmaktualisierung ausgeschaltet ist, wird lediglich eine Sanduhr am Bildschirm angezeigt, alle Aktionen des Makros werden im Hintergrund ausgeführt. 153

9 Einstellen und Anpassen der Excel-Anwendung Weisen Sie der Eigenschaft ScreenUpdating den Wert True zu, um die Bildschirmaktualisierung wieder zuzulassen. In der Praxis können Sie die Bildschirmaktualisierung in einem Makro mehrere Male ein- und ausschalten, um bestimmte Zwischenstände im Makro anzuzeigen. Damit beugen Sie auch einer evtl. Nervosität des Anwenders vor, wenn dieser minutenlang nur die Sanduhr angezeigt bekommt und der Eindruck entstehen könnte, das Makro bzw. die Anwendung sei abgestürzt Die Berechnung ein- und ausschalten Jede Eingabe in eine Excel-Tabelle bedeutet automatisch, dass die Tabelle neu berechnet wird. Diese Funktion ist auch dann sinnvoll, wenn sich mehrere Zellen über Formeln aufeinander beziehen. Bei der Programmierung ist dieser Automatismus aber ein recht starker Bremser. Es empfiehlt sich daher, die automatische Berechnung zu Beginn des Makros aus- und am Ende des Makros wieder einzuschalten. Makros laufen somit erheblich schneller! In Listing 3.6 sehen Sie den Makrorahmen für die Aus- und Einschaltung der automatischen Berechnung in Excel: Listing 3.6: Die automatische Berechnung aus- und einschalten Sub BerechnungAusUndEin() Application.Calculation = xlmanual 'Weitere Aktionen Application.CalculateBeforeSave = True Application.Calculation = xlautomatic Weisen Sie zu Beginn des Makros der Eigenschaft Calculation die Konstante xlmanual zu, um die automatische Neuberechnung von Excel zu unterdrücken. Setzen Sie die Eigenschaft CalculateBeforeSave auf den Wert True, damit die Arbeitsmappe, auch wenn die Eigenschaft Calculation auf xlmanual gesetzt ist, vor dem Speichern neu berechnet wird. 154

10 Lang laufende Makros schneller machen Am Ende des Makros weisen Sie der Eigenschaft Calculation die Konstante xlautomatic zu, um die Berechnung wieder zu aktivieren Statuszeile einsetzen Gerade bei länger laufenden Makros ist es wichtig, den Anwender während der Laufzeit des Makros nicht»im Regen stehen«zu lassen. Da während eines Makros kein paralleles Arbeiten mit Excel möglich ist, sollten Sie den Anwender durch die Statusleiste über die einzelnen Schritte des Makros informieren. Das Makro in Listing 3.7 zeigt, wie Sie die Statusleiste einsetzen können: Listing 3.7: Die Statusleiste benutzen Sub StatusBarAnsprechen() Dim lngz As Long Application.DisplayStatusBar = True Application.StatusBar = "Makroverarbeitung beginnt..." For lngz = 1 To 'erste Aufgabe Next lngz Application.StatusBar = "Erste Aufgabe wurde beendet!" For lngz = 1 To 'zweite Aufgabe Next lngz Application.StatusBar = "Makroverarbeitung fast abgeschlossen!" For lngz = 1 To 'Kurz vor Ende des Makros Next lngz Application.StatusBar = False 155

11 Einstellen und Anpassen der Excel-Anwendung Sorgen Sie im ersten Schritt dafür, dass die Statusleiste sicherheitshalber auch eingeblendet wird. Dazu setzen Sie die Eigenschaft DisplayStatusBar auf den Wert True. Danach geben Sie über die Eigenschaft StatusBar einen beliebigen Text ein, der in der Statusleiste angezeigt werden soll. Im Anschluss daran arbeiten Sie eine Schleife ab, die in diesem Fall für eine beliebige Aufgabe stehen soll. Danach ändern Sie den Text der Statuszeile, indem Sie der Eigenschaft StatusBar einen neuen Text zuweisen. Setzen Sie am Ende des Makros die Eigenschaft StatusBar auf den Wert False, um die Steuerung der Statusleiste wieder an Excel zurückzugeben. Im nächsten Beispiel werden Sie die Statuszeile einsetzen, um eine Suche nach Excel-Dateien zu dokumentieren. Dabei werden Excel-Arbeitsmappen in einem bestimmten Verzeichnis gesucht und die Namen der gefundenen Arbeitsmappen in der Statusleiste angezeigt. Den Code für diese Aufgabenstellung sehen Sie in Listing 3.8: Listing 3.8: Die Suchergebnisse in der Statusleiste anzeigen Sub DateienListen() Dim NächsteDatei As String Dim intz As Integer Const DateiSuche = "C:\" Application.StatusBar = "Suchen in " & DateiSuche & "\" NächsteDatei = Dir(DateiSuche & "\" & "*.xl*") intz = 0 Do Until NächsteDatei = "" intz = intz + 1 Tabelle3.Cells(intZ, 1).Value = DateiSuche & NächsteDatei Application.StatusBar = DateiSuche & NächsteDatei NächsteDatei = Dir() Loop Application.StatusBar = False 156

12 Lang laufende Makros schneller machen Definieren Sie zu Beginn des Makros das zu durchsuchende Verzeichnis in einer Konstanten. Danach geben Sie den Namen des Verzeichnisses in der Statusleiste aus. Über die Funktion Dir suchen Sie jetzt die erste Excel-Datei. Dabei übergeben Sie der Funktion die Information, in welchem Verzeichnis gesucht werden soll, und die Dateiendung *.xl*. Damit wird die erste Excel-Datei im angegebenen Verzeichnis ermittelt. In einer anschließenden Schleife wiederholen Sie den Suchvorgang, bis Sie alle Excel-Dateien im angegebenen Verzeichnis gefunden haben. Innerhalb der Schleife geben Sie den Namen der jeweils gefundenen Arbeitsmappe in der Tabelle über die Eigenschaft Cells aus, wobei Sie das erste Argument dieser Eigenschaft dynamisch halten und bei jedem Schleifendurchlauf um den Wert 1 erhöhen. Das Spaltenargument dieser Eigenschaft wird konstant auf dem Wert 1 gehalten, was so viel bedeutet, dass die Spalte A angesprochen wird. Zusätzlich schreiben Sie die Namen der gefundenen Arbeitsmappen über die Eigenschaft StatusBar in die Statusleiste. Wiederholen Sie den Suchvorgang, indem Sie die Funktion Dir erneut am Ende der Schleife einsetzen. Dabei müssen Sie die Argumente der Funktion Dir nicht erneut formulieren. Setzen Sie am Ende des Makros die Eigenschaft StatusBar auf den Wert False, um die Steuerung der Statusleiste wieder an Excel zurückzugeben. Abbildung 3.4: Die Suchergebnisse werden in der Tabelle sowie in der Statusleiste vermerkt Standardmeldungen abschalten Wenn Sie beispielsweise eine Tabelle aus Ihrer Arbeitsmappe entfernen möchten, werden Sie gefragt, ob Sie diesen Vorgang wirklich durchführen möchten. Gerade 157

13 Einstellen und Anpassen der Excel-Anwendung solche Standardmeldungen sollten Sie beim Starten von Makros unterdrücken, damit Sie diese nicht wegklicken müssen. Im folgenden Beispiel wird eine Tabelle ohne Rückfrage gelöscht: Listing 3.9: Das aktive Tabellenblatt wird ohne Nachfrage gelöscht Sub MeldungenUnterdrücken() Application.DisplayAlerts = False ActiveSheet.Delete Application.DisplayAlerts = True Setzen Sie die Eigenschaft DisplayAlerts auf den Wert False, um Standardmeldungen in Excel zu unterdrücken. Am Ende des Makros sollten Sie diese Einstellung jedoch wieder rückgängig machen, weil Excel dies nicht automatisch macht. 3.4 Automatische Listen generieren Sicher kennen Sie in Excel das Ausfüllkästchen, über das Sie blitzschnell ganze Datenreihen anlegen können. Ein Beispiel für eine Liste, die bereits fest in Excel integriert ist, ist die Tagesliste. Schreiben Sie einmal das Wort Montag in eine Zelle, und ziehen Sie das Ausfüllkästchen dieser Zelle nach rechts. Weitere benutzerdefinierte Listen können Sie per Makro einfügen. Abbildung 3.5: Die automatisch integrierte Liste mit den Tagesnamen 158

14 Automatische Listen generieren Benutzerdefinierte Liste aus Makro erzeugen Im nächsten Beispiel wird eine kleine Länderliste als benutzerdefinierte Liste angelegt. Dabei werden die einzelnen Listeneinträge direkt im Makro angegeben. Der Quellcode für diese Aufgabe lautet: Listing 3.10: Eine benutzerdefinierte Liste anlegen Sub ListeEinfügen01() Application.AddCustomList Array _ ("Deutschland", "Spanien", "Italien", "Frankreich", "Polen") Legen Sie mit der Methode AddCustomList eine neue benutzerdefinierte Liste in Excel an. Dabei geben Sie die einzelnen Listeneinträge über die Funktion Array bekannt. Trennen Sie jeden einzelnen Listeneintrag mit einem Komma, und setzen Sie die einzelnen Listeneinträge in doppelte Hochkommas. Starten Sie das Makro aus Listing 3.10, und überprüfen Sie das Ergebnis, indem Sie in einer beliebigen Zelle das Land Deutschland eingeben und die Zelle dann nach rechts ziehen. Abbildung 3.6: Die benutzerdefinierte Liste wurde angelegt. 159

15 Einstellen und Anpassen der Excel-Anwendung Benutzerdefinierte Liste aus Zelleninhalten erzeugen Um eine benutzerdefinierte Liste zu erstellen, können Sie auch auf eine bereits erfasste Liste in einer Tabelle zugreifen und diese dann als benutzerdefinierte Liste angeben. Um diese Möglichkeit nachzuvollziehen, geben Sie in einer neuen Tabelle einmal in Spalte A ein paar Namen ein. Orientieren Sie sich dabei an Abbildung 3.7. Erfassen Sie nun das folgende Makro, um diese Namen in eine benutzerdefinierte Liste einzufügen: Listing 3.11: Eine Liste über einen Zellenbezug anlegen Sub ListeEinfügen02() Application.AddCustomList _ ListArray:= Tabelle5.Columns("A:A") Abbildung 3.7: Diese Namen sollen in eine benutzerdefinierte Liste transferiert werden. Wenden Sie die Methode AddCustomList an, um eine benutzerdefinierte Liste anzulegen. Damit Excel weiß, dass es in diesem Fall die einzelnen Einträge aus einer Tabelle übernehmen soll, geben Sie im Argument ListArray die Spalte A der TABELLE5 an. 160

16 Drag&Drop ein- und ausschalten Kontrollieren Sie das Ergebnis, indem Sie die Registerkarte DATEI anklicken und anschließend nacheinander die Schaltfläche OPTIONEN und ERWEITERT klicken. Scrollen Sie ganz nach unten und klicken rechts auf die Schaltfläche BENUTZER- DEFINIERTE LISTEN BEARBEITEN. Abbildung 3.8: Die Namen sind als benutzerdefinierte Liste verfügbar. 3.5 Drag&Drop ein- und ausschalten Die gerade beschriebene Funktion des AutoAusfüllens über benutzerdefinierte Listen ist nur dann möglich, wenn Sie unter DATEI->OPTIONEN->ERWEITERT in der Gruppe OPTIONEN BEARBEITEN die Drag&Drop-Funktion aktivieren bzw. deaktivieren. Möchten Sie Drag&Drop nicht zulassen, können Sie diese Einstellung auch dynamisch über das folgende VBA-Makro erfassen: Listing 3.12: Drag&Drop ausschalten Sub AusschaltenDragUndDrop() Application.CellDragAndDrop = False 161

17 Einstellen und Anpassen der Excel-Anwendung Setzen Sie die Eigenschaft CellDragAndDrop auf den Wert False, wenn Sie verhindern möchten, dass das Ziehen und Ablegen von Zellen durchgeführt werden kann. Indem Sie diese Eigenschaft auf den Wert True setzen, wird diese Art der Zellenbearbeitung wieder zugelassen. 3.6 Add-Ins überprüfen Bestimmte Tabellenfunktionen sind standardmäßig in Excel nicht direkt verfügbar. Nur über das Einbinden von zusätzlichen Add-Ins können Sie diese Funktionen einsetzen. Daher sollten Sie vor dem Gebrauch einer Tabellenfunktion aus einem Add-In prüfen, ob das entsprechende Add-In bereits eingebunden ist. Im folgenden Makro werden alle zurzeit eingebundenen Add-Ins in einer Bildschirmmeldung angezeigt: Listing 3.13: Auflistung der eingebundenen Add-Ins Sub WelcheAddInsSindInstalliert() Dim AddI As AddIn Dim strname As String For Each AddI In Application.AddIns If AddI.Installed = True Then strname = strname & Chr(13) _ & AddI.Name & " --> " & AddI.FullName End if Next AddI MsgBox "Folgende Add-Ins sind derzeit installiert:" & _ Chr(13) & strname, vbinformation + vbokonly Deklarieren Sie zu Beginn des Makros eine Objektvariable vom Typ AddIn. In einer Schleife arbeiten Sie das Auflistungsobjekt AddIns ab, in dem alle Add-Ins verzeichnet sind, die sich momentan im Add-Ins-Manager befinden. Über eine If- Abfrage und die Eigenschaft Installed überprüfen Sie, ob das jeweilige Add-In eingebunden ist. Wenn ja, dann sammeln Sie die Namen sowie deren Speicher- 162

18 Wiedervorlageliste bearbeiten pfad in der Variablen strname. Um diese beiden Informationen zu erhalten, setzen Sie die Eigenschaften Name und FullName ein. Geben Sie die so gesammelten Informationen am Ende des Makros auf dem Bildschirm aus. Abbildung 3.9: Add-Ins und deren Installationspfad werden ausgegeben. 3.7 Wiedervorlageliste bearbeiten Wenn Sie in Excel die Registerkarte DATEI und anschließend ZULETZT VERWEN- DET anklicken, sehen Sie rechts eine Auflistung der zuletzt geöffneten Arbeitsmappen. Abbildung 3.10: Die Wiedervorlageliste von Excel Die Liste der zuletzt geöffneten Dateien können Sie verändern. So können Sie beispielsweise dafür sorgen, dass dort überhaupt keine Arbeitsmappen mehr angezeigt werden. Wie das genau aussieht, können Sie im folgenden Listing sehen: 163

19 Einstellen und Anpassen der Excel-Anwendung Listing 3.14: Die Wiedervorlageliste verbergen Sub WiedervorlageListeZurücksetzen() With Application.DisplayRecentFiles = False End With Setzen Sie die Eigenschaft DisplayRecentFiles auf den Wert False, um die Liste der zuletzt geöffneten Dateien im Menü DATEI nicht anzuzeigen. Möchten Sie die Wiedervorlageliste in Zukunft wieder anzeigen und bestimmen, wie viele Arbeitsmappen dort maximal angezeigt werden sollen, dann starten Sie das Makro aus Listing 3.15: Listing 3.15: Die Wiedervorlageliste festlegen Sub WiedervorlageListeFestlegen() With Application.DisplayRecentFiles = True.RecentFiles.Maximum = 4 End With Über die Auflistung RecentFiles bekommen Sie Zugriff auf die zuletzt geöffneten Arbeitsmappen. Die maximale Anzahl der Einträge in der Wiedervorlageliste der zuletzt geöffneten Dateien kann zwischen 0 und 9 eingestellt werden. Ein wenig problematisch ist Folgendes: Wird eine Arbeitsmappe in der Wiedervorlageliste angezeigt, die Sie in der Zwischenzeit gelöscht bzw. in ein anderes Verzeichnis verschoben haben, dann erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn Sie versuchen, diese Arbeitsmappe über die Wiedervorlageliste zu öffnen. Schreiben Sie daher ein Makro, das jeden einzelnen Eintrag in der Wiedervorlageliste überprüft. Sollte die dort angegebene Arbeitsmappe nicht mehr auffindbar sein, wird der dazugehörige Eintrag aus der Wiedervorlageliste entfernt. Das Makro für die Lösung dieser Aufgabenstellung sehen Sie in Listing 3.16: 164

20 Sonstige Einstellmöglichkeiten in Excel Listing 3.16: Die Vorlageliste bereinigen Sub VorlageListeLöschen() Dim Wiedervorlage As RecentFile For Each Wiedervorlage In Application.RecentFiles If Dir(Wiedervorlage.Name) = "" Then Wiedervorlage.Delete End If Next Wiedervorlage Deklarieren Sie im ersten Schritt eine Objektvariable vom Typ RecentFile. Danach durchlaufen Sie jeden einzelnen Eintrag in der Wiedervorlageliste und überprüfen mithilfe der Funktion Dir, ob die so verzeichnete Arbeitsmappe überhaupt noch verfügbar ist. Wenn nicht, meldet die Funktion Dir eine leere Zeichenfolge zurück. In diesem Fall wenden Sie die Methode Delete an, um den Eintrag aus der Wiedervorlageliste zu entfernen. 3.8 Sonstige Einstellmöglichkeiten in Excel Zum Abschluss dieses Tages lernen Sie noch ein paar weitere Einstellungen in Excel kennen, die Sie über den Einsatz von VBA einstellen können Allgemeine Einstellungen Rufen Sie zu diesem Zweck einmal die Excel-Optionen auf, indem Sie auf die Registerkarte DATEI und anschließend OTPIONEN klicken. In der Rubrik ALLGE- MEIN finden Sie weitere Einstellmöglichkeiten von Excel. Hier können Sie ganz allgemeine Dinge, wie die Anzahl der Tabellen, die mit jeder neuen Arbeitsmappe angeboten werden sollen, die Standardschriftart, den Standardspeicherort von Dateien und mehr einstellen. 165

21 Einstellen und Anpassen der Excel-Anwendung In der nächsten Aufgabe sollen die folgenden Einstellungen per VBA durchgeführt werden: 12 Blätter in jeder neuen Arbeitsmappe anbieten Die Standardschriftart lautet COURIER in der Schriftgröße 11. Der Standardspeicherort lautet: C:\Daten. Der Benutzername lautet HELD. Setzen Sie diese Aufgaben in einem Makro um, das Sie in Listing 3.17 sehen können: Listing 3.17: Allgemeine Einstellungen vornehmen Sub AllgemeineEinstellungenVornehmen() With Application.UserName = "Held".StandardFont = "Courier".StandardFontSize = "11".DefaultFilePath = "C:\Daten".SheetsInNewWorkbook = 12 End With Abbildung 3.11: Allgemeine Optionen einstellen 166

22 Sonstige Einstellmöglichkeiten in Excel Mithilfe der Eigenschaft UserName können Sie den Anwendernamen in Excel bekannt geben. Dieser Name erscheint dann auch in den Dokumenteigenschaften jeder Arbeitsmappe, die Sie zukünftig anlegen. Die Dokumenteigenschaften können Sie abrufen, indem Sie aus dem Menü DATEI den Befehl INFORMATIONEN auswählen. Über die Eigenschaft StandardFont können Sie die Standardschriftart von Excel festlegen. Die Eigenschaft StandardFontSize bestimmt die Standardschriftgröße. Bereits anders formatierte Zellen bleiben von dieser Einstellung unberührt. Diese Einstellung gilt lediglich für neue Arbeitsmappen. Die Eigenschaft DefaultFilePath gibt Aufschluss darüber, welches Verzeichnis beim Öffnen von Arbeitsmappen standardmäßig angesteuert und im Dialogfeld ÖFFNEN angezeigt werden soll. Über die Eigenschaft SheetsInNewBook können Sie die Anzahl der Tabellen festlegen, die beim Einfügen einer neuen Arbeitsmappe standardmäßig angeboten werden. Sie haben dabei die Möglichkeit, einen Wert zwischen 1 und 255 einzutragen. Die Einstellungen werden erst nach einem erneuten Excel-Start wirksam! Zoom einstellen In Excel haben Sie die Möglichkeit, Ihre Tabellen über ein eingebautes Zoom zu vergrößern bzw. zu verkleinern. Dazu setzen Sie die Eigenschaft Zoom ein, der Sie einen Zoomfaktor zwischen 10% und 400% übergeben können. Ein eingestelltes Zoom von 100% entspricht dabei einer Ansicht der Tabelle im Verhältnis 1:1. Im folgenden Makro werden alle Tabellenblätter einer Arbeitsmappe einheitlich auf den Zoomfaktor 80% eingestellt. Listing 3.18: Einheitliches Zoom auf allen Tabellen einstellen Sub ZoomEinstellen() Dim inttab As Integer For inttab = 1 To ActiveWorkbook.Sheets.Count 167

23 Einstellen und Anpassen der Excel-Anwendung Sheets(intTab).Select ActiveWindow.Zoom = 80 Next inttab Aktivieren Sie in einer Schleife eine Tabelle nach der anderen, und stellen Sie das Zoom einheitlich auf 80% ein. Kontrollieren Sie das Ergebnis, indem Sie in der Registerkarte ANSICHT das Symbol ZOOM anklicken. Abbildung 3.12: Das Zoom wurde auf allen Tabellen gleich eingestellt Aufenthaltsbereich festlegen Über die Eigenschaft ScrollArea können Sie den Aufenthaltsbereich eines Anwenders in einer Tabelle genau festlegen. Sie haben dabei die Möglichkeit, einen ganz bestimmten Zellenbereich anzugeben. Im folgenden Beispiel darf ein Anwender sich nur im Bereich B4:G15 auf der TABELLE6 aufhalten. Es wird ihm nicht gelingen, den Mauszeiger auf eine Zelle außerhalb dieses Bereiches zu setzen. Auch das Betätigen der Bildlaufleisten wird über diesen Bereich hinaus nicht mehr funktionieren. 168

24 Sonstige Einstellmöglichkeiten in Excel Listing 3.19: Den Aufenthaltsbereich bestimmen Sub AufenthaltsbereichFestlegen() Tabelle6.ScrollArea = "B4:G15" Legen Sie den Aufenthaltsbereich für Ihren Anwender fest, indem Sie der Eigenschaft ScrollArea die genauen Zellenkoordinaten sowie den Tabellennamen bekannt geben. Der Aufenthaltsbereich muss nach jedem Öffnen der Arbeitsmappe neu eingestellt werden. Leider behält Excel diese Einstellung nach dem Beenden und Speichern der Arbeitsmappe nicht bei. Sie können Excel aber austricksen! Befolgen Sie nun die folgenden Arbeitsschritte, um den Aufenthaltsbereich dauerhaft einzustellen: 1. Wechseln Sie in die Entwicklungsumgebung von Excel. 2. Führen Sie im Projekt-Explorer einen Doppelklick auf den Eintrag DIESEAR- BEITSMAPPE durch. 3. Im Code-Fenster wählen Sie aus dem ersten Drop-down-Menü den Eintrag WORKBOOK. 4. Nun wird das Ereignis Workbook_Open eingefügt, das Sie wie folgt ergänzen. Listing 3.20: Den Aufenthaltsbereich immer wieder neu einstellen Private Sub Workbook_Open() AufenthaltsbereichFestlegen Das Ereignis Workbook_Open wird bei jedem Öffnen der Arbeitsmappe automatisch ausgeführt. Ein idealer Zeitpunkt, um die ScrollArea festzulegen! Erfahren Sie mehr über den Einsatz von Ereignissen am 7. Tag. 169

25 Einstellen und Anpassen der Excel-Anwendung Abbildung 3.13: Nach dem Öffnen der Arbeitsmappe können Sie sich nur im Bereich B4:G15 aufhalten. 3.9 Fragen & Antworten F Wie können Sie auf die Wiedervorlageliste von Excel zugreifen? A Über das folgende Makro werden alle Arbeitsmappen, die in der Vorlageliste stehen, in einem Meldungsfenster angezeigt: Listing 3.21: Alle Arbeitsmappen der Vorlageliste werden ausgegeben. Sub VorlageListeAnzeigen() Dim Wiedervorlage As RecentFile Dim strname As String For Each Wiedervorlage In Application.RecentFiles strname = strname & Wiedervorlage.Name & Chr(13) Next Wiedervorlage MsgBox strname 170

26 Quiz F Wie können Sie den Pfad der aktiven Arbeitsmappe ausgeben? A Starten Sie dazu das Makro aus Listing 3.22: Listing 3.22: Den Speicherpfad einer Mappe ermitteln Sub VerzeichnisZurückgeben() Dim strpfad As String strpfad = Application.ActiveWorkbook.Path MsgBox strpfad F A Über die Eigenschaft Path können Sie den Speicherpfad der aktiven Arbeitsmappe ermitteln. Wie können Sie die Registerkarten der Tabellen verstecken? A Über die Anweisung ActiveWindow.DisplayWorkbookTabs = False 3.10 Quiz F F F Wie kann man die Bildschirmaktualisierung abschalten? Was muss man beachten, wenn man die Statuszeile einsetzen und eigene Meldungen dort ausgeben möchte? Wie kann man Standardmeldungen in Excel abschalten? 3.11 Übung In dieser Übung sollen Sie überprüfen, ob das Add-In SOLVER bereits geladen ist? Die Lösung dieser Aufgabe finden Sie im Anhang. 171