1.1 Mitglieder Import

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1 1.1 Mitglieder Import Der Mitglieder-Import ermöglicht es Daten aus einer Datei in die Mitgliederverwaltung zu importieren. Bevor ein Import durchgeführt werden kann, muss eine CSV-Datei bzw. -Datei erstellt werden. In dieser Datei müssen zumindest die erforderlichen Pflichtfelder mit dem passenden Format vorhanden sein. Info: Um einen Import durchführen zu können, benötigen Sie das Menü- und Funktionsrecht Mitglied(er) importieren (MEM_IMP) Die Pflichtfelder der Import-Datei beschreiben sich wie folgt: Alle Felder Beschreibung Format HAUSNUMMER und KPS_ID* Korps ID MGT_ID* Mitgliedstyp NACHNAME Nachname feld max. 64 Zeichen ORG_ID* Organisations-ID ORT Wenn die PLZ in den Stammdaten nicht definiert ist, muss ein ORT angegeben werden PLZ Postleitzahl und STAAT* Staaten ID STRASSE VORNAME Vorname feld 32 Zeichen Tabelle 1 * Pflichtfelder mit ID: Bei diesen Feldern handelt es sich um Identifikationsnummer aus der Mitgliederverwaltung. Diese Nummern können Sie sich durch Anklicken des gewünschten ID-Links auf der Import/Export-Seite anzeigen lassen oder mittels einer Abfrage auf der Abfrage-Seite abfragen. Beispiel eines Import-Files in Excel: Abbildung Seite

2 Beispiel eines Import-Files mit einem -Editor: Abbildung Die Datei muss mit der Extension CSV oder TXT gespeichert werden. Weitere Import-Felder Zusätzlich zu den Pflichtfeldern können folgende Felder importiert werden: Alle Felder Beschreibung Format AUSTRITTSDATUM Austrittsdatum JJJJ-MM-TT ADRESSZUSATZ1 ADRESSZUSATZ2 AUSWEISNUMMER Ausweisnummer. Muss eindeutig sein und wird überprüft mit max. 8 Stellen BEITRAGSHOEHE Beitragshöhe mit max. 3 Stellen BEMERKUNG Freier feld BETREUER Betreuer mit max. 8 Stellen DUPLIKATCHECK Duplikatcheck. Prüfung auf "Y" bzw. "N" EDVZAHL Wird automatisch generiert. 6-stellige EINTRITTSDATUM Eintrittsdatum JJJJ-MM-TT EXT_KEY Adresse. Externe Schlüssel = Mapping mit Fremdapplikationen Gleiche Adresse wir erkannt feld max. 16 Zeichen FAX Faxnummer feld max. 32 Zeichen GEBURTSDATUM Geburtsdatum JJJJ-MM-TT GEBURTSORT Geburtsort feld max. 64 Zeichen GESCHLECHT Geschlecht. m = männlich; w = weiblich Feld kann leer bleiben IPA_AUSWEISNUMMER IPA Ausweisnummer mit max. 8 Stellen MINDERUNGSGRUND Beitragsminderungsgrund feld max. 255 Zeichen MOBIL Mobiltelefonnummer feld max. 32 Zeichen PASSWORT Passwort feld max. 20 Zeichen STIEGE STOCK TELEFON_GESCHAEFTLICH Telefon Geschäftlich feld max. 32 Zeichen TELEFON_PRIVAT Telefon Privat feld max. 32 Zeichen TITEL Titel feld max. 32 Zeichen TUER USERNAME Username. Muss eindeutig sein und wird überprüft Sollte kein Username angegeben werden, wird dieser aus dem Nachname generiert (Username = Nachname, in Kleinbuchstaben). Sollte es den Usernamen schon geben, dann wird beim Nachnamen eine (1, 2, 3,... ) dazugehängt, bis ein freier Wert gefunden Seite

3 ZAA_ID* ungsart Siehe Tabellenblatt "ZAA_ID" Tabelle 2 wird * Felder mit ID: Bei diesen Feldern handelt es sich um Identifikationsnummer aus der Mitgliederverwaltung. Diese Nummern können in der Mitgliederverwaltung unter abgefragt werden Datenauswahl und Datencheck - Schritt 1 In diesem Schritt laden Sie die erstellte CSV- oder TXT-Datei auf den Server und starten den Datencheck. Abbildung Folgende Fehlermeldungen können aufgrund eines inkorrekten Datenchecks auftreten: Wenn ein Pflichtfeld nicht vorhanden ist: Wenn in dem Import-File Pflichtfelder fehlen, wird folgende Fehlermeldung angezeigt: Das Pflichtfeld "KPS_ID" wurde nicht angegeben! Das Pflichtfeld "MGT_ID" wurde nicht angegeben! Wenn ein falscher Wert bei einem Pflichtfeld angegeben wird: Bei dem Versuch einen falschen Wert zu importieren, wird folgende Fehlermeldung angezeigt: Der Wert "9" der Spalte KPS_ID existiert nicht in der Datenbank (es handelt sich um ein Pflichtfeld, die Angabe ist somit unbedingt erforderlich!). Wenn der falsche Dateityp importiert wird: In diesem Fall wurde versucht eine Datei mit der Extension XLS zu importieren! Falscher Dateityp, nur Dateien mit den Endungen (csv, txt) erlaubt (erhalten: xls)! Wenn die Feld-Überschrift nicht korrekt ist: Bei den Überschriften der Felder ist auf die Groß- und Kleinschreibung zu achten! Beispiel für eine Fehlermeldung sollte die Überschrift Ort anstatt ORT lauten: Seite

4 Falsches CSV-Format der Heading-Zeile - die angegebene Spalte ("Ort") im CSV-File wurde in der Datenbank nicht gefunden! Wenn das Format des Feldes nicht korrekt ist: In diesem Fall wurde die ORG_ID mit A definiert! ORG_ID muss aber eine sein (siehe Abfrage in der Mitgliederverwaltung). Der Wert "A" der Spalte ORG_ID existiert nicht in der Datenbank (es handelt sich um ein Pflichtfeld, die Angabe ist somit unbedingt erforderlich!). Import von MG, die bereits in der Mitgliederverwaltung existieren: Ausweisnummer und Username müssen eindeutig sein. Sollte dies nicht der Fall sein, so werden die Daten nicht importiert und es wird eine Fehlermeldung angezeigt: Das Feld AUSWEISNUMMER muss eindeutig sein, es kommt aber schon einmal mit dem selben Wert in der Datenbank vor. Sie müssen den Wert ändern um einen Import durchführen zu können. Das Feld USERNAME muss eindeutig sein, es kommt aber schon einmal mit dem selben Wert in der Datenbank vor. Sie müssen den Wert ändern um einen Import durchführen zu können. Import von MG, wenn keine Rechte vorhanden sind: Wenn keine ausreichenden Rechte für einen Import vorhanden sind, können die Daten nicht importiert werden und es wird eine Fehlermeldung angezeigt: Sie haben keine Berechtigung Mitglieder in die Organisation "2" zu importieren, oder das Feld ORG_ID wurde nicht angegeben! Ist der Datencheck erfolgreich, gelangen Sie zu Schritt 2 des Imports Durchführen des Imports - Schritt 2 Nach dem erfolgreichen Datencheck, müssen Sie den Import bestätigen. Dies erfolgt im Schritt 2 des Imports. Abbildung Import weiterverarbeiten - Schritt 3 Die importierten MG können nach dem erfolgreichen Datencheck freigegeben werden! Seite

5 Abbildung Definition einer Default-Rolle: Um MG erfolgreich zu importieren, muss eine Default-Rolle in der gewählte Organisation (ORG_ID) existieren. Diese wird in der Verwaltung/Rechtevergabe definiert. Sollte es keine Default-Rolle geben, wird eine Fehlermeldung angezeigt und die MG können nicht importiert werden! Fehler im Import: Import konnte nicht durchgeführt werden, weil für die Organisation No. 83 keine Default-Rolle gefunden wurde! Erkennung eines Duplikates: Wird ein MG importiert, das den selben Vor- und Nachnamen und das selbe Geburtsdatum eines bereits in der Mitgliederverwaltung existierenden MGs hat, wird dies in der Freigabe speziell gekennzeichnet (siehe Grafik unten). Abbildung Seite