Steuern. Wenige Unterschiede zwischen neben- und hauptberuflicher Selbständigkeit

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1 Steuern Wenige Unterschiede zwischen neben- und hauptberuflicher Selbständigkeit

2 Agenda Gründung Steuerliche Erfassung Relevante Steuerarten Einkommensteuer Aufbewahrung Gewinnermittlung Kassenbuch Beispiele für abziehbare Aufwendungen Umsatzsteuer Kleinunternehmer nach 19 UStG Rechnungsangaben 2

3 Gründung und Anmeldung Ihres Unternehmens Freiberufler und freiberufliche GbRs: Finanzamt Partnerschaften: Partnerschaftsregister Einzelgewerbetreibende und gewerbliche GbRs: Gewerbeamt Weitere gewerbliche Rechtsformen (GmbH, UG, e.k., ohg usw.): Handelsregister und Gewerbeamt 3

4 Steuerliche Erfassung Nach der Anmeldung des Unternehmens wird das Finanzamt informiert und übersendet einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung Hier tragen Sie die Basisdaten Ihrer Unternehmung ein, u.a. Höhe des erwarteten Gewinns Festsetzung von Steuervorauszahlungen (bei Steuerschuld > 400 ) Entscheidung, ob von der Kleinunternehmerregel des UStG Gebrauch gemacht wird Nach erfolgter Veranlagung erhalten Sie Ihre Steuernummer (die u.a. für die Rechnungstellung erforderlich ist) 4

5 Relevante Steuerarten Einkommensteuer Gilt für alle Einkünfte natürlicher Personen (auch Gesellschafter von GbR, KG usw.) Progressiver Tarif bis 45 % auf das zu versteuernde Einkommen (+ Soli) Körperschaftsteuer Gilt für Gewinne juristischer Personen (z.b. GmbH, UG usw.) Tarif: 15 % flat tax auf den Gewinn (+ Soli) Gewerbesteuer Gilt für Gewinne von Gewerbebetrieben jeder Rechtsform (GbR, GmbH usw.) Tarif: Hebesatzabhängig in Köln: 475 % Hebesatz ca. 16,625 % Bei nat. Personen: Anrechnung auf Einkommensteuer ( keine Doppelbesteuerung) Freibetrag für natürliche Personen i.h.v Euro Vorauszahlungen vierteljährlich, Jahreserklärung bis Ende Mai des Folgejahres Umsatzsteuer Steuer auf das Entgelt von Lieferungen oder Leistungen Tarif: 19 % oder 7 %, Befreiung ggf. als Kleinunternehmer Vorauszahlungen (als Existenzgründer für zwei Jahre monatlich), Jahreserklärung 5

6 Aufbewahrungspflichten Fristen: Zehn Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Inventare, Buchungsbelege, Zolldokumente Sechs Jahre: Geschäftsbriefe (empfangen und versandt), sonstige Unterlagen soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind Form: Im Original: Jahresabschlüsse; Bildliche Wiedergabe: Geschäftsbriefe Inhaltliche Wiedergabe: Alle anderen Dokumente Besonderheiten bei digitalen Daten: Vorhaltung in maschinell auswertbarer Form nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) Weitere Informationen: Merkblätter Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen und Die digitale Steuerprüfung : Dok.-Nr

7 Gewinnermittlung Zwei Varianten Einnahmen-Überschuss-Rechnung, 4 Abs. 3 EStG Gilt insb. für Freiberufler und kleinere Gewerbetreibende Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und -ausgaben zur Zeit des Ab- und Zuflusses (= Geldverkehrsrechnung) Bilanzierung / Doppelte Buchführung, 4 Abs. 1, 5 Abs. 1 EStG Gilt für alle Handelsregister-Firmen (ggf. Ausnahme: e.k.s) Bestandsvergleich des Betriebsvermögens am Ende jedes Wirtschaftsjahres Ermittlung des Betriebsvermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) Pflicht zur Bilanzierung: Gewinn > Euro oder Umsatz > Euro (Aufforderung durch das Finanzamt) 7

8 Grundsätze der Einnahmen-Überschuss-Rechnung Gewinn ist der Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben Einfache Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben bzw. Führung eines Journals (Empfehlenswert auch: Kassenbuch) Zwingend aber etwa: Aufzeichnung nach USt-Sätzen bzw. steuerfreien Umsätzen Abschreibungsübersicht bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern (AfA) Getrennte Aufzeichnung nicht abziehbarer Ausgaben (z.b. Bewirtungen) Führen von Einnahmen- und Ausgabenkonten, auf denen bei jedem Geldfluss gebucht wird Beispiele für Einnahmenkonten: USt-pflichtige Einnahmen, USt-freie Einnahmen, Entnahmen, private Kfz-Nutzung, vereinnahmte USt Beispiele für Ausgabekonten: Wareneinkäufe, bezogene Dienstleistungen, Löhne, Abschreibungen, GWGs, abziehbare Vorsteuerbeträge, gezahlte USt 8

9 Das Kassenbuch Zwingend für alle Bilanzierer, aber auch ansonsten ratsam, wenn viele Bargeschäfte getätigt werden Erfassung der Geschäftsvorfälle richtig, vollständig und täglich Das muss rein: Datum, Belegnummer, Buchungstext, Betrag, Steuersatz, USt bzw. Vorsteuer, aktueller Kassenbestand Und noch ein paar weitere Tipps: Keine Buchung ohne Beleg! Ein Kassenbestand kann nie negativ sein Geldverschiebungen (z.b. an Bank oder Privat) buchen! Bei elektronischen Registrierkassen: Tagesendsummenbons (Z-Bons) aufbewahren und ins Kassenbuch übertragen 9

10 Abzugsmöglichkeiten: Arbeitszimmer Raum, der vorwiegend gedanklicher, schriftlicher, o.ä. Arbeiten dient und mind. nahezu ausschließlich zu betrieblichen Zwecken genutzt wird Aktuell: Offen, ob erhebliche private Mitbenutzung schadet Steuerliche Behandlung der Aufwendungen für das Zimmer (Prüfschema): Grds. nicht abzugsfähige Betriebsausgaben Ausnahme 1: Kein anderer Arbeitsplatz Abzug bis Euro Ausnahme 2: Kein anderer Arbeitsplatz und das Zimmer ist der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit Voller Abzug Abzugsfähige Kosten (ggf. aufzuteilen entsprechend der Wohnfläche) Miete bzw. Gebäude-AfA, Energiekosten, Versicherungsbeiträge, Umlagen und Müllgebühren, Reparaturaufwendungen, Grundbesitzabgaben Tapeten, Teppiche, Lampen, Gardinen (keine Luxusgegenstände) Nicht erfasst: Arbeitsmittel (Schreibtisch, Regal, Computer usw.) 10

11 Abzugsmöglichkeiten: Geschenke und Bewirtung Geschenke: Nicht abziehbar, es sei denn der Gesamtwert der Geschenke je Empfänger liegt unter 35 Euro im Jahr Freigrenze, Nettowert bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen Bewirtung: Nicht abziehbar, soweit Kosten 70 % der nach Verkehrsauffassung angemessenen Aufwendungen überschreiten Prüfschema: Ermittlung der Bewirtungskosten Angemessenheitsprüfung der Gesamtkosten Aufteilung der angemessenen Kosten im Verhältnis 30 : 70 Einzeln und gesondert aufzuzeichnen Bei Geschenken muss der Name des Empfängers ersichtlich sein (Ausn.: Kleinstgeschenke wie Kugelschreiber) Bewirtungen: Ort, Tag, Teilnehmer, konkreter Anlass, Aufwendungen (bei Gaststätten reichen Anlass und Teilnehmerangaben auf der Rechnung aus) 11

12 Der Kleinunternehmer im Umsatzsteuerrecht Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr weniger als Euro umgesetzt hat und im laufenden Jahr voraussichtlich weniger als Euro umsetzen wird Im Jahr der Existenzgründung gilt die Euro-Grenze umgerechnet auf die aktiven Monate! Rechtsfolge: USt wird nicht erhoben Einfachere Rechnungstellung kein Ausweis der Steuer etc. Keine monatlichen Voranmeldungen Es gilt eine strenge Jahresbetrachtung Am Ende eines Jahres ist der Umsatz zu kontrollieren, um ggf. ab 1. Januar mit Umsatzsteuer zu fakturieren! Die Prognose, unter Euro bleiben, sollte am Jahresbeginn dokumentiert werden Weitere Informationen: Merkblatt Kleinunternehmer im Umsatzsteuerrecht, Dok.-Nr

13 Rechnungen Pflichtangaben Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird (auch in einfacher elektronischer Form möglich) Pflichtangaben (Grundfall): Name + Anschrift von Leistendem und Empfänger Steuernummer oder USt-ID-Nr. des Leistenden Ausstellungsdatum Rechnungsnummer (fortlaufend) Menge und Art der Leistung Zeitpunkt der Leistung Entgelt (=Netto-Rechnungsbetrag), ggf. im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts Bruttorechnungsbetrag Steuersatz Umsatzsteuerbetrag (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung) 13

14 Rechnungen Kleinbetragsrechnungen < 150 Euro Rechnung über Kleinbeträge: Name + Anschrift des leistenden Unternehmers Ausstellungsdatum Menge und die Art der Leistung Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe Steuersatz (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung) 14

15 Rechnungen noch ein paar Tipps Achten Sie auf Vollständigkeit kleine Fehler können zur Nichtanerkennung führen i.d.r. geht es dabei um 19 % des Umsatzes Bei Thermopapier kann eine gesonderte Kopie erforderlich werden, weil sie sonst nicht zehn Jahre lesbar bleiben Achten Sie auf eindeutige Leistungsbeschreibungen z.b. reicht Geschenkartikel oder Dienstleistungen nicht aus Leistungs- und Rechnungsdatum sind verschiedene Angaben Neuerdings sind auch (nicht signierte) elektronische Rechnungen zulässig, diese sind aber elektronisch zu archivieren (GDPdU) Bei steuerfreien Rechnungen für Warenlieferungen ins Ausland ist auf die richtigen Belege zu achten Weitere Informationen: Merkblatt Pflichtangaben auf Rechnungen, Dok.-Nr

16 Fazit Die meisten Pflichten gelten für Unternehmen jeglicher Größe Aufbewahrungspflichten Kassenbuch Pflichten zur Erstellung und Abgabe von Steuererklärungen Es kommen nur wenige Besonderheiten für Nebenerwerbe in Frage: Kleinunternehmerregel nach 19 UStG Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung Freibetrag für Einzelunternehmen und Personengesellschaften bei der Gewerbesteuer 16

17 Weitere Informationen Im Internet: Dok.-Nr. 625 Broschüren und Merkblätter zum Thema Steuern für Existenzgründer Oder persönlich: Dr. Tobias Rolfes Referent Leiter Handels- und Gesellschaftsrecht Tel Fax

18 Vielen Dank! 18