Senatsverwaltung für Arbeit, Berlin, den Integration und Frauen Tel.: 9028 (928) II C ines.borchard@senaif.berlin.

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1 Senatsverwaltung für Arbeit, Berlin, den Integration und Frauen Tel.: 9028 (928) II C ines.borchard@senaif.berlin.de An den Vorsitzenden des Hauptausschusses über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei G Sen 0539 Evaluation der Strukturen der seit dem bestehenden Gemeinsamen Einrichtungen (Berliner Jobcenter) Gutachten- und Beratungsdienstleistungsauftrag Rote Nummer Sitzung des Hauptausschusses vom 25. Mai 2011 Ansatz des abgelaufenen Haushaltsjahres: ,00 Ansatz des laufenden Haushaltsjahres: ,00 Ansatz des kommenden Haushaltsjahres: ,00 Ist des abgelaufenen Haushaltsjahres: ,76 Verfügungsbeschränkungen: 0,00 Aktuelles Ist (aktueller Stand: ): ,43 Teilansatz für o.g. Auftrag: Ansatz des abgelaufenen Haushaltsjahres: 0,00 Ansatz des laufenden Haushaltsjahres: ,00 Ansatz des kommenden Haushaltsjahres: 0,00 Ist des abgelaufenen Haushaltsjahres: ,02 Verfügungsbeschränkungen: 0,00 Aktuelles Ist (Stand: ): 0,00 Gesamtkosten: Der Hauptausschuss hat in seiner 105. Sitzung am 25. Mai 2011 Folgendes beschlossen: SenIntArbSoz wird gebeten, dem Hauptausschuss rechtzeitig zur letzten Sitzung des Hauptausschusses vor der Sommerpause 2012 einen Zwischenbericht zum Gutachten- und Beratungsdienstleistungsauftrag zur Evaluation der Strukturen der seit dem bestehenden Gemeinsamen Einrichtungen (Berliner Jobcenter) vorzulegen. Es wird gebeten, mit nachfolgendem Bericht den Beschluss als erledigt anzusehen. Mit Schreiben an den Hauptausschuss (rote Nummer 2461) vom ist zum Inhalt des Evaluationsauftrages bereits ausführlich berichtet worden, sodass insoweit auf dieses Schreiben verwiesen wird.

2 2 Die Kommunale Gemeinschaftsstelle (KGSt, Auftragnehmerin) hat mit Vertragsunterzeichnung am mit der Durchführung der Evaluation begonnen. Hauptziele des Vorhabens Organisation und Steuerung in der Grundsicherung für Arbeitsuchende sind die Analyse der seit geltenden Organisationsstrukturen der Umsetzung des SGB II in Berlin sowie auf den Ergebnissen der Analyse aufbauend die Erarbeitung von Empfehlungen für die politisch Verantwortlichen auf Senats- und Bezirksebene sowie für die Vertreterinnen und Vertreter des kommunalen Trägers in den Trägerversammlungen der Berliner Jobcenter. Gegenstände der Analyse sind: die Konsequenzen der Bildung von 12 gemeinsamen Einrichtungen (ge) in Berlin, der Zugang erwerbsfähiger Leistungsberechtigter zu kommunalen Eingliederungsleistungen nach 16a SGB II und die Abstimmung/Verknüpfung dieser Leistungen mit Leistungen der Arbeitsförderung der Bundesagentur für Arbeit, das Zielsteuerungssystem (Zielvereinbarung, Zielnachhaltung) in Bezug auf die kommunalen Eingliederungsleistungen, Organisationsstrukturen und Arbeitsprozesse bei der Erbringung der passiven kommunalen Leistungen (Kosten der Unterkunft und Heizung, Einmalleistungen nach 24 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 u. 2, Leistungen für Bildung und Teilhabe nach 28 SGB II) in den Jobcentern sowie im Bereich der Schnittstellen zu den Bezirksämtern, Wahrnehmung der Leitungsaufgaben (Planung, Grundsatzangelegenheiten, Steuerung, Aufsicht) durch die Hauptverwaltung im Rahmen ihrer gesamtstädtischen Aufgabenverantwortung in der Grundsicherung für Arbeitsuchende. Am fand eine Auftaktveranstaltung mit Vertreterinnen und Vertretern der Senatsverwaltungen für Integration, Arbeit und Soziales, für Bildung und Wissenschaft, für Finanzen, für Gesundheit, Umwelt und Verkehr, mit den Bezirksstadträtinnen und Bezirksstadträten für Soziales, dem Geschäftsführer für Grundsicherung der Regionaldirektion Berlin-Brandenburg der Bundesagentur für Arbeit, den Vorsitzenden der Geschäftsführungen der drei Berliner Agenturen für Arbeit, den Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern der zwölf Berliner Jobcenter und der KGSt im Dienstgebäude der damaligen Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales statt, bei der alle Beteiligten über das Vorhaben informiert worden sind. Das Konzept bzw. das geplante Vorgehen der KGSt zur Evaluation gestaltet sich wie folgt: 1. Strategische Organisationsanalyse 2. Prozessanalyse 3. Bewertung des Ist-Zustandes 4. Entwicklung eines Soll-Konzepts Im Rahmen der strategischen Organisationsanalyse wurden 48 Experteninterviews mit Vertreterinnen und Vertretern der verschiedenen Akteure durchgeführt. Neben der Intention, die Beteiligten (Senatsverwaltungen, Jobcenter, Bundesagentur für Arbeit und Bezirke) über die Zielsetzungen des Evaluationsprojekts zu informieren, sie für das Projekt zu gewinnen und Hintergründe zu erfragen, sollten aus den Antworten der Interviewpartner

3 3 Möglichkeiten für eine strategische Entwicklung und bestehende Probleme bzw. Hindernisse abgeleitet werden. Die Ergebnisse wurden nach einer quantitativen und qualitativen Voranalyse im Rahmen eines Interpretationsworkshops am den beteiligten Interessengruppen präsentiert und diskutiert. An die strategische Organisationsanalyse schloss sich die Prozessanalyse an, die im Oktober 2011 begann. Mit dem Ziel der Prozessaufnahme und analyse und der Definition steuerungsrelevanter Prozesse wurden Workshops, Interviews und Arbeitsgruppen mit Vertreterinnen und Vertretern der einzelnen Institutionen durchgeführt. Die Ergebnisse der Prozessanalyse werden im weiteren Projektverlauf im Hinblick auf Unterschiede zwischen den zwölf Jobcentern, Konsequenzen für die Organisation und Prozesse und zukünftige Steuerungspotenziale analysiert. In der nächsten Phase wird eine Bewertung des Ist- Zustandes vorgenommen. Auf Basis der Diskussion von Schwachstellen und steuerungsrelevanten Prozessen werden, in gemeinsamer Abstimmung mit den Vertreterinnen und Vertretern der einzelnen Institutionen, Soll-Prozesse entwickelt. Die Ergebnisse der Untersuchung der KGSt werden in einem Schlussbericht zusammengefasst werden. Innerhalb des Gesamtprojekts sind sechs Teilprojekte eingerichtet worden. Es handelt sich um folgende: Teilprojekt 1: Konsequenzen der Entscheidung für 12 gemeinsame Einrichtungen und Optimierungspotenziale Teilprojekt 2: Mehrwert der Verschränkung von Arbeitsförderung und sozialintegrativen Leistungen Teilprojekt 3: Entwicklung eines Zielvereinbarungs- und Zielnachhaltungssystems im Bereich der kommunalen Eingliederungsleistungen nach 16a SGB II Teilprojekt 4: Organisationsstrukturen und Arbeitsprozesse bei der Erbringung der passiven kommunalen Leistungen Teilprojekt 5: Verbesserung der gesamtstädtischen Steuerung Teilprojekt 6: Organisation der Leistungsgewährung Bildung und Teilhabe (BuT) Für jedes Teilprojekt (Fragekomplex) hat die KGSt einen verantwortlichen Teilprojektleiter benannt. Nach dem Vertrag hat die KGSt im Rahmen von regelmäßigen Lenkungskreissitzungen über Zwischenergebnisse als auch zwischenzeitlich gewonnene Erkenntnisse zu berichten. Entsprechend der vertraglichen Regelung besteht der Lenkungskreis aus Vertreterinnen und Vertretern von Senats- und Bezirksverwaltungen. Auch die Regionaldirektion Berlin-Brandenburg der Bundesagentur für Arbeit nimmt an den Sitzungen des Lenkungskreises teil. Die KGSt hat in der Sitzung am mündlich mit erläuternden Unterlagen den Stand des Vorhabens präsentiert, insbesondere hat sie Erkenntnisse und Zwischenergebnisse der einzelnen Teilprojekte vorgestellt und über Probleme sowie das geplante weitere Vorgehen berichtet. Die KGSt hat die Mitglieder des Lenkungskreises während ihrer ersten Sitzung darauf hingewiesen, dass in der momentanen Projektphase nur vorläufige Aussagen zur Ist-Situation gemacht werden können. Soweit bereits Daten genannt wurden, erfolgte die Anmerkung, dass diese unter dem Vorbehalt einer Verifizierung im weiteren Projektverlauf stehen. Folgender Stand des Vorhabens ist vermittelt worden: Im Teilprojekt 1 wird das gegenwärtige Organisationsmodell ( 12 ge mit gesamtstädtischer Steuerung : Status quo) mit drei Alternativen unter Kosten- und Nutzengesichtspunkten

4 4 verglichen. Es handelt sich um folgende Alternativszenarien: optimierter Status quo, eine ge mit dezentraler Entscheidungskompetenz und drei ge (mit jeweils vier Geschäftsstellen). Es wurde ein Bewertungsraster erstellt. Des Weiteren werden Mengengerüste und Kosten ermittelt sowie festgestellte Aufwände einem möglichen Nutzen gegenübergestellt. Hier liegen noch nicht alle Daten vor. In der weiteren Analyse sollen im Hinblick auf die wirkungsbezogenen Unterschiede unter anderem folgende Themen näher untersucht und konkretisiert werden: Realisierbarkeit von Mittelverschiebungen/Budgetsteuerung Unterschiedliche Standards in den Jobcentern (z.b. hinsichtlich Nutzung Servicecenter Telefonie) Folgeaufwand bei Umzügen von Leistungsbeziehenden (Fallaufnahme, IT-Support) Personalmanagement/Personalverschiebung. Im Teilprojekt 2 wird das Ziel verfolgt, erforderliche Strategien und Maßnahmen aufzuzeigen, um den Mehrwert einer guten Abstimmung von Arbeitsförderung und sozialintegrativen Leistungen zu erreichen. Dazu sind die relevanten Steuerungsprozesse zunächst identifiziert und anschließend analysiert worden. In den Bereichen Controlling, Qualifizierung, Kooperation und Maßnahmeplanung konnten bereits Best-Practice-Beispiele erkannt werden. Erste Empfehlungen sind aus Sicht der KGSt u.a. die Optimierung der Schnittstellen zwischen den Jobcentern und Bezirken, ein Austausch von Best-Practice-Beispielen, Standardisierung und Optimierung. Im Rahmen der Teilprojekte 3 und 5 werden insbesondere die gegenwärtigen gesamtstädtischen Steuerungsmittel im Zusammenhang mit den kommunalen SGB II-Leistungen evaluiert und hinsichtlich ihrer Wirksamkeit eingeschätzt. Nach vorläufigen Erkenntnissen wurden u.a. folgende Empfehlungen festgehalten: Klare Formulierung und Kommunikation gesamtstädtischer Ziele Ziele auf bezirkliche Ebene herunterbrechen Laufende Aktualisierung von Ausführungsvorschriften Wirkungsorientierte Kennzahlen verwenden SGB II-Monitoring nach einheitlichen Standards und auf gemeinsamer Datenbasis Es wird davon ausgegangen, dass die KGSt im weiteren Projektverlauf diesbezüglich Konkretisierungen vornehmen wird. Zur Verbesserung der Erreichung der gesamtstädtischen Ziele Berlins wird die Einführung eines Zielvereinbarungssystems unter Einbeziehung der Bezirke vorgeschlagen. Hier müssen noch weitere Konkretisierungen abgewartet werden. Das Teilprojekt 4 evaluiert die Organisationsstrukturen und Arbeitsprozesse bei der Erbringung der passiven kommunalen Leistungen. Es ist festgestellt worden, dass die Jobcenter hier teilweise in unterschiedlichen Strukturen arbeiten. Schwerpunkte der weiteren Analyse sind insbesondere die Untersuchung der Voraussetzungen, unter denen Optimierungen hinsichtlich der strukturellen und prozessualen Umsetzung in den Jobcentern und Bezirken vorgenommen werden können. Weiterhin sollen die Konsequenzen (finanziell, personell etc.) aufgezeigt werden, die die Optimierungsvorschläge nach sich ziehen würden.

5 5 Im Teilprojekt 6 wird überprüft, ob die Organisation der BuT-Leistungsgewährung den Ansprüchen an eine effiziente und bürgernahe Verwaltung genügt. Die KGSt hat festgestellt, dass die Bearbeitung grundsätzlich in der Leistungssachbearbeitung erfolgt, unterschiedlich große Teilaufgaben werden bereits in den Eingangszonen erledigt. Des Weiteren hat die Untersuchung bislang ergeben, dass die AV-BuT (Ausführungsvorschrift Bildung und Teilhabe) grundsätzlich einen guten Rahmen schafft, zu standardisierten Prozessen führt und bei der Ausführung der Leistungen persönlicher Schulbedarf und mehrtägige Klassenfahrten keine Probleme erkennbar sind. Im Lenkungskreis wird auch der Zeitplan besprochen. Die KGSt hat bereits im Januar 2012 dargelegt, dass die Untersuchungen wegen der Abgeordnetenhauswahlen/Regierungsbildung im vergangenen Jahr nicht planmäßig erfolgen konnten. Es gab laut KGSt erhebliche Verzögerungen bei den Terminvereinbarungen insbesondere mit den bezirklichen Vertreterinnen und Vertretern - da sich die Konstituierung der neuen Bezirksämter bis Ende 2011 gezogen hat. Nach dem Beschluss des Senats vom ist der Bericht zum Evaluationsauftrag dem Senat bis zum vorzulegen. Dilek Kolat Senatorin für Arbeit, Integration und Frauen