Anleitung für Videokonferenzen

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Maximilian Sachs
vor 5 Jahren
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1 Anleitung für Videokonferenzen Für eine ordnungsgemäße Benutzung müssen die Links händisch eingegeben oder per copy & paste in den Browser kopiert werden. Es werden nur Mozilla Firefox und Google Chrome unterstützt. Schritt 1: Virtuellen Meetingraum erstellen: 1. Bevor Sie eine Videokonferenz als Veranstalter starten können, müssen Sie unter die PH Freiburg auswählen. 2. Melden Sie sich in dem nun erscheinenden Fenster mit Ihrem PH-Account und Passwort an. 3. Oben rechts können Sie nun einen neuen Meetingraum erstellen. Klicken Sie dazu auf Neuer Meetingraum 4. Geben Sie nun einen Namen für den virtuellen Meetingraum ein. Als Veranstalter müssen Sie eine Veranstalter-PIN vergeben. Diese wird nur dann benötigt, wenn man sich als Veranstalter in den neuen Meetingraum einwählen möchte. 5. Unter Mehr Einstellungen können Sie mit einem Klick auf Show noch einige Parameter einstellen. 6. Mit Speichern wird ein neuer virtueller Meetingraum erstellt. 7. Sie haben nun folgende Optionen: 7.1. Klicken Sie auf den Namen Ihres Meetingraums, haben Sie die Möglichkeit nachträglich einige Parameter zu ändern Klicken Sie auf die Raumnummer, werden Sie direkt in die Videokonferenz weitergeleitet Klicken Sie auf Textvorlage wird ein Text generiert, in dem alle Informationen für ein Betreten der Videokonferenz aufgelistet werden. Diese Vorlage können Sie verwenden, um sie per Mail an andere Konferenzteilnehmer zu versenden. Der virtuelle Meetingraum kann nun verwendet werden.

2 Schritt 2a: der virtuelle Meetingraum am eigenen Rechner 1. Bevor Sie starten, sollten Sie alle Geräte, die Sie verwenden wollen (z.b. Webcam, Mikrofon, Lautsprecher, Headset usw.) an den Rechner anschließen, mit dem Sie der Videokonferenz beitreten wollen. 2. Klicken Sie auf den Link für die Konferenz, an der Sie teilnehmen möchten. Sofern Sie die Videokonferenz nicht selbst angelegt haben, sollten Sie eine bekommen haben, in der dieser Link und eventuell eine PIN enthalten sind. Andernfalls ist eine Teilnahme an der Videokonferenz nicht möglich. 3. Haben Sie auf den Link geklickt, müssen Sie nun den Namen eingeben, unter dem Sie in der Videokonferenz erscheinen möchten und ggf. den PIN eingeben, sofern einer vergeben wurde. 4. Haben Sie sich erfolgreich in den virtuellen Meetingraum eingewählt, sollte sich ein neuer Tab im Browser öffnen und das DFNConf Logo oder einen anderen Teilnehmer zeigen. Bei erstmaliger Benutzung erscheint am oberen linken Bildschirmrand ein Pop Up Fenster, in dem Sie dem Browser den Zugriff auf Kamera und Mikrofon gewähren müssen. Im Normalfall wird dort die richtige Peripherie automatisch ausgewählt. Ist das nicht der Fall können Sie mit Hilfe der dropdown Funktion die richtigen Geräte auswählen. Das kann passieren, wenn zwei Kameras oder Mikrofone erkannt werden z.b., wenn Sie einen Laptop mit Integrierter Kamera verwenden und eine zusätzliche externe Kamera anschließen. Möchten Sie die gleiche Konstellation der Geräte zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal verwenden, können Sie die Berechtigung mit einem Klick auf Entscheidung merken speichern. Schritt 2b: der virtuelle Meetingraum im Videokonferenzraum der PH 1. Starten Sie den Rechner, der sich unter den Bildschirmen befindet und melden Sie sich mit Ihrem PH-Account an. 2. Führen Sie einen der der folgenden Schritte durch Öffnen Sie den Browser und anschließend Horde über Sie eine Mail mit dem Einladungslink bekommen haben und öffnen Sie den virtuellen Meetingraum mit einem Klick auf den Link (z.b Öffnen Sie den link falls Sie nur eine Raumnummer haben. Klicken Sie auf Call und geben Sie in dem nun erscheinende Overlay bei Search to call die Raumnummer (z.b ) ein und drücken Sie die Enter-Taste auf der Tastatur 2.3. Gehen Sie auf wenn Sie selbst der Ersteller des virtuellen Meetingraumes sind. Wählen Sie auf der Seite nun die PH Freiburg aus, melden Sie sich mit Ihrem PH-Account an und öffnen Sie den Meetingraum mit einem Klick auf die Raumnummer. 3. Ggf. geben Sie den PIN ein, andernfalls klicken Sie auf Join

4. Wenn Sie das erste Mal an einer Videokonferenz teilnehmen, müssen Sie zudem noch einen Namen eingeben, unter dem Sie in der Konferenz angezeigt werden möchten. 5.

3 4. Wenn Sie das erste Mal an einer Videokonferenz teilnehmen, müssen Sie zudem noch einen Namen eingeben, unter dem Sie in der Konferenz angezeigt werden möchten. 5. Haben Sie sich erfolgreich in den virtuellen Meetingraum eingewählt, sollte sich ein neuer Tab im Browser öffnen und das DFNConf Logo oder einen anderen Teilnehmer zeigen. Sie sind jetzt erfolgreich mit der Videokonferenz verbunden. Schritt 3: Eigenes Konferenzbild anzeigen: Diese Funktion ist fakultativ und muss nicht genutzt werden, falls kein Bedarf besteht. 1. Öffnen Sie ein neues Browserfenster und kopieren Sie den link: in die Adresszeile des Browsers um Ihr eigenes Konferenzbild zu sehen 2. Erlauben Sie den Zugriff auf Meeting Owl in dem kleinen Pop-Up Menü, das kurz darauf in der oberen linken Ecke auftaucht. Mit einem Klick auf Entscheidung merken bleibt diese Berechtigung für Ihren Account auch in Zukunft erhalten. 3. Ziehen Sie das Browserfenster auf den oberen kleinen Bildschirm. 4. Vergrößern Sie das Videobild, das Sie jetzt sehen können mit einem Klick auf das weiße Viereck in der unteren rechten Ecke des Videobildes. Schritt 4: Funktionen in der Videokonferenz Lautstärke des Lautsprechers einstellen oder deaktivieren Kamera aktivieren oder deaktivieren Mikrophon Lautstärke einstellen oder deaktivieren Bildschirm teilen bzw. share my screen (die Gegenseite sieht alles was auf dem Desktop passiert)

4 Dokument teilen (PDF, JPG und weitere Bildformate) Teilnehmer hinzufügen (Piktogramm weicht vom Original ab) Wenn der Bildschirm oder ein Dokument geteilt wird, egal ob von einem selbst oder von einem der anderen Teilnehmer, kann das Dokument mit diesem Symbol separat auf einen der Bildschirme gelegt werden, um sowohl das Videobild als auch das Dokument in ganzer Größe zu sehen. Verwenden einer PowerPoint Präsentation im Videokonferenzraum der PH Um eine PowerPoint Präsentation mit den anderen Konferenzteilnehmern zu teilen: - Öffnen Sie Ihre Präsentation in Microsoft PowerPoint. - Ziehen Sie Microsoft PowerPoint auf den großen Bildschirm, auf dem die Videokonferenz nicht geöffnet ist. - Wählen Sie in PowerPoint unter dem Reiter Bildschirmpräsentation rechts den Bildschirm aus, auf dem die Präsentation gehalten werden soll. - Hauptbildschirm = der große linke Bildschirm - Bildschirm 1 = der große rechte Bildschirm - Bildschirm 3 = der kleine obere Bildschirm - Deaktivieren Sie die Referentenansicht mit einem Klick auf das Häkchen direkt unter der Bildschirmauswahl. - Starten Sie die Präsentation mit F5 oder wählen Sie Von Beginn an - Wählen Sie in der aktiven Videokonferenz share my screen und in dem daraufhin erscheinenden Fenster den selben Bildschirm aus, den Sie auch für Ihre PowerPoint Präsentation gewählt haben. Verwenden einer PowerPoint Präsentation am eigenen Rechner Möchten Sie auf Ihrem eigenen Rechner eine Präsentation zeigen,an den nur ein einzelner Bildschirm angeschlossen ist, müssen Sie die Powerpoint Präsentation vorher in ein PDF Dokument umwandeln, da es sonst von der Videokonferenzanwendung nicht erkannt wird. Öffnen Sie dazu PowerPoint, klicken Sie auf den Reiter Datei und wählen Sie Als Adobe PDF speichern. Nun wählen Sie noch einen Ort an dem die PDF gespeichert werden soll.

5 Ist das geschafft, müssen Sie nun noch über in die Videokonferenz geladen. Dokument teilen das PDF auswählen und es wird Haben Sie an Ihrem Rechner auch einen zweiten Bildschirm angeschlossen, können Sie so verfahren wie in Verwenden einer PowerPoint Präsentation im Videokonferenzraum der PH beschrieben mit dem einzigen Unterschied, dass nur zwei Bildschirme in der Bildschirmauswahl zur Verfügung stehen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: oder

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