Controlling in öffentlichen Verwaltungen auf der Grundlage des neuen Haushalts- und Rechnungswesens

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1 Controlling in öffentlichen Verwaltungen auf der Grundlage des neuen Haushalts- und Rechnungswesens Prof. Dr. Dr. h.c. Dietrich Budäus Stuttgart, 21. September 2012 Teil I Dietrich.Budaeus@alice-dsl.net

2 Agenda I (0) Zielsetzung der Veranstaltung Verwaltungscontrolling (1) Grundverständnis, Analyse- und Gestaltungsebenen eines Verwaltungscontrolling (2) Konzeptioneller Bezugsrahmen (3)Bezugsfelder der systembildenden Funktion eines Verwaltungscontrolling Rechnungssystem Rechnungslegung (Konsolidierung/Beteiligungen) (Kosten- und) Leistungsrechnung Budgetierung (4) 3- E-Modell und Integrierte Verbundrechnung - systemsteuernde Funktion eines Verwaltungscontrolling

3 Agenda II (5) Instrumentelle Dimension des Verwaltungscontrolling Einzelelemente der IVR Kennzahlen ÖMIS als Entwicklungsperspektive (6) Organisatorische Dimension des Verwaltungscontrolling und Berichtswesen (7) Personale Dimension des Verwaltungscontrolling Anforderungsprofil Angebots-/Ausbildungsprofil (8) Problemfelder eines Verwaltungscontrolling

4 Zielsetzungen der Veranstaltung Verwaltungscontrolling Erkennen und vertraut werden mit der Notwendigkeit eines Verwaltungscontrolling Kennen lernen und Auseinandersetzungn mit dem Bezugsrahmen und den konzeptionellen Grundlagen eines Verwaltungscontrolling Erfassen des Zusammenhangs von Verwaltungscontrolling und neuem öffentlichen Haushalts- und Rechnungswesen Im Einzelnen kennen lernen und vertraut werden mit der instrumentellen, organisatorischen und personalen Dimension des Verwaltungscontrolling Befähigung zur praktischen Umsetzung der einzelnen Dimensionen des Verwaltungscontrolling Erkennen der Probleme konkreter Anwendung des Verwaltungscontrolling und ihrer Ursachen

5 Einstieg Was ist unter Verwaltungscontrolling zu verstehen? Beispiele: Budgetcontrolling Investitionscontrolling Finanzcontrolling Projektcontrolling Beteiligungscontrolling Bildungscontrolling Logistikcontrolling Stadtentwicklungscontrolling Immobiliencontrolling Ergebniscontrolling Kostencontrolling

6 Analyse- und Gestaltungsebenen von Verwaltungscontrolling Dimensionen und Funktionen eines Verwaltungscontrolling Konzeptionelle Dimension Instrumentelle Dimension Organisator. Dimension Personale Dimension Systembildende Funktion Systemsteuernde Funktion geeignetes Info. System/ Info. Instrumentarium Nutzung d. Info. Systems/ Info. Instrumentariums

7 Analyse- und Gestaltungsebenen von Verwaltungscontrolling Dimensionen und Funktionen eines Verwaltungscontrolling Konzeptionelle Dimension Instrumentelle Dimension Organisator. Dimension Personale Dimension Systembildende Funktion Systemsteuernde Funktion geeignetes Info. System/ Info. Instrumentarium Nutzung d. Info. Systems/ Info. Instrumentariums

8 Grundverständnis von Verwaltungscontrolling Servicefunktion für eine effektive und effiziente Steuerung öffentlicher Leistungen und Ressourcen durch die Bereitstellung geeigneter Informationen Aufbau und Betrieb eines Informationssystems zur Bereitstellung relevanter Steuerungsgrößen Öffentliches Informationssystem Effektivität Effizienz Leistung /Output / Outcome Kosten/Ressourcen / Input Verwaltungshandeln

9 Bezugsgrößen des Verwaltungscontrolling Information (nicht Daten) Zweck-/ zielorientiertes Wissen Steuerung Wahrnehmung von Führungsfunktionen Insbesondere Planung und Kontrolle Öffentl. Ressourcen Maßnahmen Öffentl. Leistungen Wahrnehmung von Führungsfunktionen (arbeitsteiliger Managementprozess) Public Management

10 Steuerung Ziele Maßnahmen/Ressourcen Korrektur-/ Anpassungsmaßnahmen Zielerreichung? Ressourcenverbrauch? Abweichungsanalyse

11 Public - / Verwaltungsmanagement Wahrnehmung von Führungsfunktionen in Staat und Verwaltungen Planung Organisation Leitung/Personal Kontrolle W I R T S C H A F T L I ch normativ deskriptiv

12 Public Management Forderungen Erwartungen Problemfelder Interessen Leistungsverwertung Märkte Konstitutive Bedingungen Planung Kosten (Input) Externe Einflussgrößen Fähigkeiten u. Wertesystem bestimmen Handlungsfreiraum für steuern Beschaffung führt zum Auszahlungen Führungsfunktionen Organisation und Leitung Sachfunktionen Realgüterstrom Finanzstrom Verwaltungen Situative Bedingungen Personal Kontrolle Leistungserstellung Leistung (Output) Einzahlungen Informationssystem Problemhandhabung

13 Wesentliche aktuelle konstitutive und situative Bedingungen Föderales System mit unterschiedlichen- Zuständigkeiten/Finanzierungsmöglíchkeiten EU-Entwicklung Öffentliches Dienstrecht Öffentliches Haushaltsrecht Klassische juristische Sozialisierung (Juristenmonopol) Sozialsystem / soziale Sicherung Verwaltungsreform Euro-/ Finanzkrise Altersstruktur Personal Demographische Entwicklung Individualisierung/Wertesystem

14 Bezugsgrößen des Verwaltungscontrolling Information (nicht Daten) Zweck-/ zielorientiertes Wissen Steuerung Wahrnehmung von Führungsfunktionen Insbesondere Planung und Kontrolle Öffentl. Ressourcen Öffentl. Leistungen Controlling: Verbesserung der Wahrnehmung von Führungsfunktionen (arbeitsteiliger Managementprozess) durch Informationen Worauf ist der öffentliche Managementprozess ausgerichtet im Vergleich zum privaten Managementprozess?

15 Vergleich privatwirtschaft. Unternehmen mit öfftl. Verwaltung Privates Unternehmen Öffentliche Einheit Dominanz des Formalziels Sachziel ist variabel/ Mittel zum Zweck Dominanz des Sachziel Sachziel ist nicht variabel wirtschaftssystemimmanent Öfftl. Aufgabe

16 Sachziel und Formalziel im öffentlichen Bereich Klassische Betrachtungsweise: Dominanz des Sachziels gegenüber Formalzielen Wirtschaftlichkeit Öffentliche Aufgabe Budgetausgleich aktuell Intergenerative Gerechtigkeit Externe formale Kriterien über Verschuldung

17 Problematik der Dominanz des Sachziels: Keine Infragestellung des Sachziels ob das Sachziel überhaupt sinnvoll ist, ob die organisatorische Umsetzung sinnvoll ist Keine Verknüpfung mit interdependenten Sachzielen/ Programmen (horizontale/vertikale Interdependenzen) Keine Anhaltspunkte für Entscheidungskompetenz (Politik/ Verwaltung) Keine Verknüpfung mit Zielen/Wirkungen 3-E-Konzept als Grundlage für die inhaltliche Ausgestaltung eines öffentlichen Informationssystems

18 Ziele Maßnahmen Ressourcen Umsetzung Realisierte Maßnahmen Ressourcenverbrauch Zielerreichungsgrad

19 Formalziele in öffentlichen Verwaltungen Effektivität Effizienz Unterschiedliche Anforderungen an ein öffentliches Informations system Kosteneffizienz (Minimalprinzip d. Wirtschaftlichkeit)

20 3-E-Modell als konzeptioneller Bezugsrahmen für das Verwaltungscontrolling Ziele Planungsebene Maßnahmen/ Ressourcen Restriktionen Effektivität Effizienz Output/ Ressourcen Prozess Kosteneffiz. Istkosten Min. Kosten Restriktionen Outcome Realisations u. Kontrollebene Quelle: Buchholz, K., Verwaltungssteuerung mit Kosten- und Leistungsrechnung, Wiesbaden 2001.

21 3-E-Modell als konzeptioneller Bezugsrahmen für das Verwaltungscontrolling Ziele Maßnahmen/ Ressourcen IVR Integrierte Verbundrechnung Planungsebene Kostenrechnung Restriktionen Effektivität Effizienz Output/ Ressourcen Prozess Kosteneffiz. Istkosten Min. Kosten Restriktionen Outcome Leistungsrechnung!(?) Indikatoren/Kennzahlen!(?) Realisations u. Kontrollebene Quelle: Buchholz, K., Verwaltungssteuerung mit Kosten- und Leistungsrechnung, Wiesbaden 2001.

22 Zuständigkeitsbereiche von Politik und Verwaltung im 3- E- Modell P O L I T I K V E R W A L T U N G Ziele Maßnahmen/ Budgets Planungsebene Restriktionen Effektivität Effizienz Output/ Budgets Umsetzungs- Prozess Kosteneffiz. Istkosten Min. Kosten Restriktionen Outcome Realisations u. Kontrollebene Quelle: Buchholz, K., Verwaltungssteuerung mit Kosten- und Leistungsrechnung, Wiesbaden 2001.

23 Gruppenaufgaben zu Teil I Gruppe 1 (1) Grenzen Sie Kontrolle und Controlling voneinander ab. (2) Welcher Zusammenhang besteht zwischen Informationssystem und Controlling? Geben Sie praktische Beispiele hierfür aus Ihrem Arbeitsbereich. (3) Welche Funktionen soll das Controlling erfüllen? Verdeutlichen Sie dies an konkreten Beispielen. Gruppe 2 (4) Als Controller(in) sollen Sie den Steuerungskreislauf operativ ausgestalten. verdeutlichen Sie Ihr Vorgehen beispielhaft an einem konkreten Referat. (5) Geben Sie eine Definition von Effektivität, Effizienz und Kosteneffizienz und ordnen Sie in dieses Begriffssystem Wirtschaftlichkeit ein. (6) Warum ist eine Unterscheidung der unter (5) genannten Formalziele sinnvoll? Gruppe 3 (7) Skizziert Sie die Konzeption eines Public Management und ordnen Sie hier das Verwaltungscontrolling ein. (8) Diskutieren Sie die traditionelle Unterscheidung zwischen Dominanz des Formalziels im privatwirtschaftlichen Unternehmenssektor und Dominanz des Sachziels im öffentlichen Sektor. (9) Nenne Sie Instrumente aus Ihrer praktischen Arbeit, die Sie dem Controlling zuordnen.