JobCharger Arbeiten mit dem Scan Profil Generator

Transkript

1 JobCharger Arbeiten mit dem Scan Profil Generator Der Scan Profil Generator dient als Administrationstool für personalisierte USB Sticks, wenn Sie eine Kodak Scan Station 520EX oder einen externen JobCharger Desktop Client als Frontend in eine Job Server Umgebung einbinden wollen. Bei der Kodak Scan Station 520EX befindet sich der JobCharger 520EX Scanclient direkt auf dem Scanner, so dass kein zusätzlicher Arbeitsplatzrechner als Scanplatz erforderlich ist. Die Benutzerauthentifizierung erfolgt wie bei der Desktop Version des JobChargers über den personalisierten USB Stick, Mandantenauswahl und Auswahl des gewünschten Jobs erfolgen dagegen über den Touchscreen des Scanners. Die Benutzer und Jobrechte werden mit Hilfe des Scan Profil Generators auf personalisierten USB Sticks hinterlegt, mit denen sich der jeweilige User am JobCharger anmeldet. Die folgenden Seiten zeigen Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Scan Profile zu konfigurieren. Über die Registerkarten Mandant, Dateiablage, JobServer und E Mail definieren Sie, für welche Ausgabeziele der Client verwendet werden kann. Je nach dem, ob der JobCharger in einer Steuerkanzlei für den umfassenden Einsatz mit Belegverarbeitung und DMS für verschiedene Mandanten oder allein für die Anbindung eines einzelnen externen Mandanten an den JobServer einer Kanzlei vorgesehen ist, lassen sich die Benutzerrechte erweitern bzw. beschränken. Starten Sie den Scan Profil Generator (UAScanClientIni.exe) und tragen Sie zunächst den Namen des Benutzers, für den Sie das Scan Profil erstellen, in das Feld Absender ein. Anschließend wählen Sie unter smodul aus, ob Sie ein Scan Profil für die Desktop Version ders JobChargers (JobCharger) oder für den in die Scan Station 520EX integrierte Version des JobChargers (Scanstation) generieren wollen. Seite 1

2 Registerkarte Mandant Mandantenmodus: Wenn Sie die Scan Station 520EX nur für einen einzigen Mandanten bzw. den JobCharger Desktop Client verwenden (bspw. bei Einsatz im Mittelstand, bzw. zur Anbindung eines einzelnen externen Mandanten an das Rechnungswesen der Kanzlei), so geben Sie die beim Jobversand zu verwendende Mandantennummer fest im Feld Mandanten Nr. vor. Die Nummer muss der in Unides bzw. im Rechnungswesen geführten Mandantennummer gleichen. Hinweis für tse:nit/cs:plus Anwender: Sie können den Einsatz auch auf eine feste Kanzleinummer beschränken. Aktivieren Sie dazu Kanzlei und hinterlegen Sie die entsprechende Kanzlei Nr. Kanzleimodus (nur bei Scan Station / JobCharger 520EX): Wenn Sie die Scan Station 520EX dagegen kanzleiintern für die Bearbeitung mehrerer Mandanten einsetzen wollen, aktivieren Sie die Mandantenauswahl und erfassen Sie anschließend die Verbindungsparameter Ihres mit Unides / SBA verwendeten Datenbanksystems. Beim externen Einsatz der Scan Station 520EX darf die interaktive Mandaten Auswahl nicht ausgewählt werden. Diese wird nur bei der Verwendung im lokalen Netzwerk unterstützt. Wird keine Mandanten Nummer angegeben, werden beim Senden mit diesem Profil allgemeine Jobs iniziiert, die nicht dem Rechnungswesen zugeordnet sind. Führen Sie einen Verbindungstest durch, um die Verbindung zur Datenbank zu prüfen. Seite 2

3 Registerkarte Dateiablage (nur bei Scan Station / JobCharger 520EX) Um dem Benutzer zu erlauben, die Scan Station 520EX auch außerhalb der JobServer Anbindung einzusetzen, können Sie in der Registerkarte Dateiablage alternative Ziele für die erzeugten Bilddateien freigeben. Aktivieren Sie Senden an USB Stick, um gescannte Dokumente auf dem USB Stick des Benutzers speichern zu können. Aktivieren Sie Senden an Netzwerk Freigabe, um gescannte Dokumente an einem Speicherort im Netzwerk ablegen zu können. Führen Sie einen Verbindungstest durch, um den Zugriff auf die Freigabe sicherzustellen. Registerkarte JobServer Aktivieren Sie Senden an JobServer, um gescannte Dokumente an den JobServer übergeben zu können. Erfassen Sie die Serverdaten und führen Sie anschließend einen Verbindungstest durch, um die Verbindung zum JobServer zu prüfen. Bei externer Nutzung des JobChargers muss die Adresse des JobServers angeben werden, unter der dieser über das Internet erreichbar ist. Dazu muss entweder die feste öffentliche IP Adresse oder alternativ der über DDNS registrierte DNS Hostname des externen Netzwerks als Servername eingetragen werden. Zusätzlich muss der bei der Portweiterleitung eingestellte öffentliche Port des Internet Routers angegeben werden. Wenn der JobCharger über das Internet auf einen externen JobServer zugreifen soll, beachten Sie bitte Folgendes: Der JobCharger 520EX bezieht seine Netzwerkeinstellungen standardmäßig über DHCP. Ein DHCP Dienst muss dafür Sorge tragen, dass im Netzwerk angeschlossene Geräte via DHCP eine Netzwerk Konfiguration beziehen, mit der sie auf das Internet zugreifen können. Alle gängigen Internet Router verfügen über diese Funktion. Alternativ kann an der Seite 3

4 Scan Station 520EX über die Schaltfläche Einstellungen die Netzwerkeinstellung des JobCharger 520EX editiert werden. Unter Workflow wählen Sie den auszuführenden Job aus, bspw. den Job Analysieren und Leerseiten entfernen. Im Bereich Empfänger aktivieren Sie: Standard, um gescannte Dokumente, die an den JobServer gesendet werden, grundsätzlich der Benutzergruppe SS500 im Sinne eines Jobpools zuzuordnen. Die Gruppe SS500 muss vorab im BenutzerManager angelegt werden. Benutzer, die dieser Gruppe zugeordnet sind, erhalten die Berechtigung Jobs im Erfassungsclient Unides/SBA zu verarbeiten. Benutzerkennung, um gescannte Dokumente, die an den JobServer gesendet werden, ausschließlich an den fest vorgegebenen Benutzer zu versenden, bspw. den dem externen Mandanten zugewiesenen Sachbearbeiter in der Kanzlei. Zur Auswahl stehen die im BenutzerManager angelegten Benutzer. Gruppe, um gescannte Dokumente, die an den JobServer gesendet werden, an eine fest vorgegebene Benutzergruppe zu versenden, so dass der Job allen darin enthaltenen Benutzern zum Abruf zur Verfügung steht, bspw. den Benutzern der Gruppe Fibu. Zur Auswahl stehen die im BenutzerManager angelegten Gruppen. Registerkarte E Mail (nur bei Scan Station / JobCharger 520EX) Über die Registerkarte E Mail steuern Sie die Benachrichtigung von Job Empfängern. Diese können via E Mail über gesendete Jobs von der Scan Station 520EX informiert werden, bspw. um den Sachbearbeiter in der Kanzlei über einen neuen Belegversand durch den externen Mandanten in Kenntnis zu setzen. Hinterlegen Sie die entsprechenden Daten und klicken Sie auf Test E Mail senden, um eine Test E Mail an die hinterlegte Empfänger E Mail Adresse zu verschicken. Seite 4

5 Hinweis für JobCharger Desktop Nutzung: Die E Mail Benachrichtigung von Job Empfängern bei Nutzung des JobCharger Desktop Clients kann durch entsprechende Verwendung einer Send Activity im Rahmen der Jobmodellierung mit dem JobManager erfolgen. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Skript JS Arbeiten mit dem JobManager. Registerkarte Update Um den JobCharger 520EX Scanclient auf der Kodak Scan Station 520EX bzw. einen externen JobCharger Desktop Client via Internet automatisch zu aktualisieren, ist es möglich über die Registerkarte Update einen entsprechenden Online Updatemechanismus einzurichten. Dazu müssen Sie im Vorfeld den BDV UpdateServer installieren und im Anschluss die entsprechenden Zugangsinformationen im Scan Profil hinterlegen. Beachten Sie dazu bitte auch das Dokument JC Installation UpdateServer. Im Feld UpdateServer tragen Sie den Hostnamen oder die IP Adresse sowie im Feld Port die Portnummer des Update Servers ein. Testen Sie die Verbindung anschließend über die Schaltfläche Verbindungstest. Wenn ein Update erforderlich ist, aktualisieren Sie den UpdateServer auf den aktuellen Programmstand. Dadurch werden automatisch die passenden Programmdateien für die JobCharger Clients bereitgestellt. Sofern im Scan Profil ein UpdateServer konfiguriert wurde, wird bei jeder Verwendung des Profil Sticks geprüft, ob ein Software Update verfügbar ist. Sollte ein Update notwendig sein, wird dieses automatisch heruntergeladen und installiert. Seite 5

6 Scan Profil generieren Wenn Sie Ihre Eingaben beendet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen, um das Scan Profil zu generieren. Es öffnet sich ein Speichern unter Dialog. Wählen Sie Ihr USB Laufwerk aus und klicken Sie auf Speichern. Anschließend beenden Sie den Scan Profil Generator. Der USB Stick mit dem Scan Profil (Datei UASCINI.UAK) kann nun mit der Scan Station 520EX bzw. dem JobCharger Desktop Client verwendet werden. Glossar Portweiterleitung Eine Portweiterleitung ist die Weiterleitung einer Verbindung, die über ein Rechnernetz auf einen bestimmten Port eingeht, zu einem anderen Computer. Ein Router, der beispielsweise mit einem privaten lokalen Netz und dem Internet verbunden ist, wartet dabei an einem bestimmten Port auf Datenpakete. Wenn Pakete an diesem Port eintreffen, werden sie an einen bestimmten Computer und gegebenenfalls einen anderen Port im internen Netzwerk weitergeleitet. Alle Datenpakete von diesem Computer und Port werden, wenn sie zu einer eingehenden Verbindung gehören, per NAT so verändert, dass es im externen Netz den Anschein hat, der Router würde die Pakete versenden. Durch Portweiterleitung wird es Rechnern innerhalb eines LAN, welche von einem externen Netz nicht direkt erreichbar sind, somit möglich, auch außerhalb dieses Netzes, insbesondere auch im Internet als Server zu fungieren, da diese somit über einen festgelegten Port eindeutig ansprechbar gemacht werden. Für alle Rechner im externen Netz sieht es dann so aus, als ob der Router den Serverdienst anbietet. Dynamisches DNS Das Domain Name System (DNS) ist ein auf mehrere Server im Netzwerk verteilter Dienst und dient der Namensauflösung von Hostnamen in IP Adressen. Dynamisches DNS (DDNS) ist ein System zur Aktualisierung von DNS Einträgen in Echtzeit. Ständig wechselnde Einträge sind im DNS eigentlich nicht vorgesehen. Es gibt aber spezielle Anbieter, die diesen Service (in gewissen Umfang auch kostenlos) anbieten. Seite 6

7 Um einen dynamischen DNS Eintrag bei einem solchen Anbieter zu aktualisieren, wird üblicherweise eine spezielle Client Software verwendet, die sich automatisch bei einem Wechsel der öffentlichen IP Adresse mit einem Nameserver des DDNS Anbieters verbindet und die neue IP Adresse des Rechners übermittelt. Viele aktuelle DSL Router haben einen derartigen Client bereits integriert. Für weitergehende Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mail: Hotline: / Ihr BDV Team BDV Branchen Daten Verarbeitung GmbH Ziegelstraße Holzwickede Fon / Fax / 8640 uniarchiv@bdv.com Seite 7