Einleitung Die vorliegende Anleitung gibt Auskunft über die Bedienung des Berichterstattungs-Tool.

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1 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT Abteilung Sonderschulung, Heime und Werkstätten 31. Januar 2018 ANLEITUNG zum Berichterstattungs-Tool Inhalt 1. Allgemein Anmelden Berichterstattungs-Tool Einrichtungsdaten anpassen Passwort ändern Abmelden des Berichterstattungs-Tool Berichterstattung über das Berichterstattungs-Tool einreichen Ablauf der Übermittlung der Berichterstattung Einreichung von Dateien an die Berichterstattung Ausnahmefall: Einreichung der Unterlagen auf dem Postweg Abteilung SHW bestätigt die Unterlagen oder weist sie zurück Sammelrechnung über das Berichterstattungs-Tool einreichen Übersicht über bereits eingereichte Sammelrechnungen Einreichen einer neuen Sammelrechnung Einleitung Die vorliegende Anleitung gibt Auskunft über die Bedienung des Berichterstattungs-Tool. Wichtige Informationen (Benutzereingaben, Hinweise, etc.) sind farbig hervorgehoben: Beispiel einer hervorgehobenen Stelle Fachliche und inhaltliche Fragen zur Berichterstattung, zum IBB-Rating und zur Sammelrechnung richten Sie bitte direkt an Ihre einrichtungsverantwortliche Fachspezialistin oder Ihren einrichtungsverantwortlichen Fachspezialisten. Die entsprechenden Kontaktpersonen finden Sie unter: (> Dienstleistungen > Berichterstattung > Zuständigkeitsliste) 1. Allgemein 1.1 Anmelden Berichterstattungs-Tool Starten Sie den Internet Browser (Internet Explorer, Firefox) und tragen Sie in der Adressleiste des Browsers folgende Adresse ein: oder (> Dienstleistungen > Berichterstattung)

2 Tragen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein: 2 von 13

3 Bei erfolgreicher Anmeldung, werden Sie in den geschützten Bereich des Berichterstattungs-Tool umgeleitet: A Klicken Sie darauf, um sich wieder abzumelden. B Alle verfügbaren Menüs C Information über Ihre Trägerschaft und Einrichtung D Weitere Informationen zur Bearbeitung (Kontaktpersonen, Symbollegende) E Übersicht über die verfügbaren Dienste (Berichterstattung und Sammelrechnung) F Links für den Schnellzugriff 1.2 Einrichtungsdaten anpassen Sie können einige Daten zur Einrichtung selber anpassen. Klicken Sie dazu auf folgenden Link: 3 von 13

4 Folgende Seite erscheint. Mittels Klick auf die Schaltfläche Daten anpassen, können Sie Ihre Daten anpassen: Passen Sie Ihre Daten an: A Bei einer Trägerschaft mit mehreren Einrichtungen, kann zwischen den verschiedenen Einrichtungen gewechselt werden (sofern der Benutzer dazu berechtigt ist). B Der Einrichtungsname ist schreibgeschützt (kann nicht verändert werden). 4 von 13

5 C Dieser Bereich kann durch den Benutzer angepasst werden. D Über diese Schaltfläche speichern Sie die Änderungen. 1.3 Passwort ändern Passwortänderungen können nicht direkt auf dem Berichterstattungs-Tool durchgeführt werden. Bei Bedarf wenden Sie sich bitte direkt an Ihre einrichtungsverantwortliche Fachspezialistin oder Ihren einrichtungsverantwortlichen Fachspezialisten. 1.4 Abmelden des Berichterstattungs-Tool Gehen Sie sorgsam mit Ihrem Benutzernamen und dem Passwort um. Wenn Sie sich am Berichterstattungs-Tool angemeldet haben, bleibt ohne weitere Aktivität von Ihnen die Sitzung für rund 30 Minuten aktiv. Das heisst, dass sich grundsätzlich in dieser Zeit auch eine andere Person an ihrem PC (bei offenem Browserfenster) Zugriff unter ihrem Benutzernamen auf das Berichterstattungs-Tool verschaffen kann. Daher gilt grundsätzlich: Nach getaner Arbeit oder bei Unterbrechung der Arbeit melden Sie sich ordnungsgemäss ab: 2. Berichterstattung über das Berichterstattungs-Tool einreichen Nachfolgend werden die Schritte zur Berichterstattung beschrieben. Dabei wird detailliert auf die Übermittlungsschritte eingegangen. 5 von 13

6 2.1 Ablauf der Übermittlung der Berichterstattung Wichtige Menüpunkte für die Berichterstattung: A Berichterstattung Hauptmaske (für das Einreichen der Unterlagen) C Zeigt an, dass der Dienst Berichterstattung verfügbar ist (Link für an das gleiche Ort wie unter Punkt A beschrieben) D Weitere Informationen zur Bearbeitung (Kontaktpersonen, Symbollegende) Lesen Sie vor Beginn der Berichterstattungsarbeiten die Informationsseite durch. Mittels Link Information (am oberen Rand) werden Sie auf folgende Seite umgeleitet: Auf dieser Seite können Sie die Legende der in der Berichterstattung verwendeten Symbole nachlesen. Um die Unterlagen zur Berichterstattung an die Abteilung SHW zu übermitteln, wechseln Sie mittels Link Berichterstattung auf folgende Seite: 6 von 13

7 A Bei einer Trägerschaft mit mehreren Einrichtungen, kann zwischen den verschiedenen Einrichtungen gewechselt werden (sofern der Benutzer dazu berechtigt ist). B Hauptkapitel (ein Teil der Berichterstattung), fett dargestellt C Unterkapitel (ein Dokument der Berichterstattung), nicht fett dargestellt D Direkter Link zu den Vorlagen. E Ein Punkt von Unterlagen zur Einreichung im Rahmen der Berichterstattung (kann bis zu 3 Dateien umfassen). Tipp: Fassen Sie mehrere Dateien in einer ZIP-Datei zusammen und übermitteln sie dadurch eine einzelne Datei. 2.2 Einreichung von Dateien an die Berichterstattung Fertiggestellte Dokumente der Berichterstattung können übermittelt werden. Nachfolgend wird dies exemplarisch am Beispiel der qualitativen Leistungserbringung dargestellt. Im vorliegenden Fall wurde vorher die entsprechende Vorlage heruntergeladen und ausgefüllt. Um den Umgang mit mehreren Dateien pro Hauptkapitel darzustellen, reicht die vorliegende Demoeinrichtung zwei Dokumente zur qualitativen Leistungserbringung ein. Wechseln Sie mittels dem Link Berichterstattung auf die Seite zur Übermittlung der Unterlagen für die Berichterstattung. 7 von 13

8 Um das Dokument zu übermitteln, wählen Sie die Schaltfläche Durchsuchen : Das erste Dokument wird auf dem eigenen Computer (Ablage) gesucht: A Erste Schaltfläche Durchsuchen öffnet das Fenster Datei hochladen B Auswahl der ersten Datei auf dem eigenen Computer. C Schaltfläche Öffnen merkt sich den Dateipfad und schliesst das Fenster. Das zweite Dokument wird auf dem eigenen Computer (Ablage) gesucht: A Zweiter Schaltfläche Durchsuchen öffnet erneut das Fenster Datei hochladen B Auswahl der zweiten Datei auf dem eigenen Computer. C Schaltfläche Öffnen merkt sich den Dateipfad und schliesst das Fenster. Die beiden Dokumente werden nun übermittelt. A Schaltfläche zum Hochladen der beiden Dateien (siehe B) B Aus den vorherigen beiden Schritten, sind die beiden hochzuladenden Dateien vorgemerkt. 8 von 13

9 Die beiden Dateien wurde nun erst auf das Berichterstattungs-Tool hochgeladen aber noch nicht an die Abteilung SHW übermittelt (quasi als Entwurf). Sollte sie an dieser Stelle die Dateien noch austauschen wollen, können Sie die hochgeladenen Dateien mittels der Schaltfläche Datei löschen löschen und neue Dateien hochladen (Wiederholung der vorherigen Schritte). A Hochgeladene Dateien löschen, um diese mit anderen zu ersetzen B Hochgeladene Dateien (können zum Herunterladen angeklickt werden) Wir wollen nun die hochgeladenen Dokumente an die Abteilung SHW übermitteln. Dies erfolgt über die Schaltfläche Übermitteln : Hochgeladene Dateien an die Abteilung SHW übermitteln diese können in der Folge von Ihnen nicht mehr zurückgezogen, resp. gelöscht werden. Die beiden Dateien sind nun übermittelt und können von der Abteilung SHW weiter bearbeitet werden: 2.3 Ausnahmefall: Einreichung der Unterlagen auf dem Postweg Einige wenige Unterkapitel haben die zusätzliche Möglichkeit, die entsprechenden Unterlagen per Post an die Abteilung SHW zu übermitteln und dies auf dem Berichterstattungs-Tool zu kennzeichnen. Auf dem Unterkapitel mit der Möglichkeit der Post-Einreichung wird eine zusätzliche Schaltfläche Per Post einsenden angezeigt. A: Schaltfläche Per Post einsenden um die Abteilung SHW zu informieren, dass keine Dateien übermittelt werden sondern die Unterlagen per Post eingereicht werden. Nach dem Klick auf die Schaltfläche Per Post einsenden wird das Unterkapitel so dargestellt: 9 von 13

10 2.4 Abteilung SHW bestätigt die Unterlagen oder weist sie zurück Die Abteilung SHW wird im Rahmen der Prüfung der Unterlagen die übermittelten Unterkapitel bestätigen oder an Sie zurückweisen (mit der Aufforderung, überarbeitete Dateien erneut einzureichen. Darstellung eines Unterkapitels, welches bestätigt wurde: Darstellung eines Unterkapitels, welches zurückgewiesen wurde: A Schaltfläche Datei löschen löscht die angehängten Dateien. Danach können neue Dateien übermittelt werden. B Schaltfläche Übermitteln reicht die Dateien erneut an die Abteilung SHW ein. 3. Sammelrechnung über das Berichterstattungs-Tool einreichen Nachfolgend wird auf die Einrichtung der Sammelrechnung über das Berichterstattungs-Tool eingegangen. Diese Art der Übermittlung wird der Übermittlung aus Gründen des Datenschutzes der Übermittlung per Mail vorgezogen. Wichtige Menüpunkte für die Berichterstattung: A Sammelrechnung Hauptmaske (für das Einreichen der Unterlagen) B Zeigt an, dass der Dienst Einreichen der Sammelrechnung verfügbar ist (Link für an das gleiche Ort wie unter Punkt A beschrieben) C Weitere Informationen zur Bearbeitung (Kontaktpersonen) 10 von 13

11 3.1 Übersicht über bereits eingereichte Sammelrechnungen Ausgangspunkt im Bereich Sammelrechnungen ist die folgende Hauptseite. Sie gibt auch Auskunft, welche Dateien bereits übermittelt wurden: A Bei einer Trägerschaft mit mehreren Einrichtungen, kann zwischen den verschiedenen Einrichtungen gewechselt werden (sofern der Benutzer dazu berechtigt ist). B Dieser Link führt zur Seite für die Einreichung einer neuen Sammelrechnung. C Listet die bereits übermittelten Sammelrechnungen auf (diese Liste, bzw. einzelne Elemente davon, werden durch die Abteilung SHW von Zeit zu Zeit gelöscht). Die einzelnen Listenelemente sind Links, mittels derer man die Dateien herunterladen kann. 3.2 Einreichen einer neuen Sammelrechnung Um die Unterlagen zur Sammelrechnung an die Abteilung SHW zu übermitteln, wechseln Sie mittels Link Neue Sammelrechnung online einreichen auf folgende Seite: 11 von 13

12 Auf dieser Seite können Sie nun die entsprechende Einrichtung (falls mehrere vorhanden sind) auswählen, die Dateien der Sammelrechnung anhängen und die Dateien übermitteln: A Bei einer Trägerschaft mit mehreren Einrichtungen, kann zwischen den verschiedenen Einrichtungen gewechselt werden (sofern der Benutzer dazu berechtigt ist). B Pro Sammelrechnung können Sie maximal 4 Dateien übermitteln. Tipp: Fassen Sie mehrere Dateien in einer ZIP-Datei zusammen und übermitteln sie dadurch eine einzelne Datei. C Mit der Schaltfläche Dateien übermitteln übermitteln Sie die Dateien an die Abteilung SHW. Die Dateien zur Sammelrechnungen werden auf dem eigenen Computer (Ablage) gesucht: A Erste Schaltfläche Durchsuchen öffnet das Fenster Datei hochladen B Auswahl einer Datei auf dem eigenen Computer. C Schaltfläche Öffnen merkt sich den Dateipfad und schliesst das Fenster. 12 von 13

13 Es können entsprechend dem vorherigen Schritt weitere 3 Dateien hinzugefügt oder nun mittels der Schaltfläche Dateien übermitteln an die Abteilung SHW übermittelt werden. A Vorgemerkte Datei zur Übermittlung B Schaltfläche Dateien übermitteln : zum Hochladen der Dateien an das Berichterstattungs- Tool. Die Datei/Dateien wurde/wurden erfolgreich an die Abteilung SHW übermittelt und erscheinen nun in der Auflistung. Hinweis: Dieser Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden. Sollten sich die Unterlagen auf Ihrer Seite aktualisieren, so können sie die neue Version auf dieselbe Art und Weise hochladen. Alte Versionen werden von der Abteilung SHW gelöscht. 13 von 13