Projektmanagement. Strategische Option oder taktische Alternative? Thomas Koehler, ESI International

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1 Projektmanagement Strategische Option oder taktische Alternative? Thomas Koehler, ESI International

2 Von Strategie und Taktik I Strategie die Lehre vom Gebrauch der einzelnen Gefechte zum Zweck des Krieges,... Taktik ist die Lehre vom Gebrauch der Streitkräfte im Gefecht,... Carl von Clausewitz ( ) ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 2

3 Von Strategie und Taktik II Eine Strategie dient der Schaffung einer einzigartigen und wertvollen Position, die auf differenzierten Aktivitäten beruht.... Strategie bedeutet, im Wettbewerb zwischen verschiedenen Möglichkeiten abzuwägen. Im Kern jeder Strategie steht die Entscheidung darüber, was man nicht tun will. Michael E. Porter ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 3

4 Das richtige Projekt. Methoden der Projektauswahl Quantitative Methoden Nutzen-Kosten-Verhältnis Gegenwartswert (GW) und Netto- Gegenwartswert (NGW) Amortisationsdauer Qualitative Faktoren Vorlieben der Stakeholder Wie gut passt das Projekt zur Organisation? Risiko-Analyse ESI International April 2004 cpm-02-de 2-15 ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 4

5 und der richtige Start! Projektauftrag Offizieller Projektauftrag für den Projektmanager Schriftliche Vereinbarung zwischen dem oberen Management, dem Projektmanager und den betroffenen Linienmanagern Vorläufige Festlegung von Rollen und Verantwortung ESI International April 2004 cpm-02-de 2-22 ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 5

6 Wo stehen Sie in Ihrer Projektorganisation? Methodische Basis? Einheitliche Werkzeuge? Gleiche Vorgehensweise? Wenden Sie ein Phasenmodell (I-P-E-C-C) an? Haben Sie Strategien für: Portfoliomanagement Set-up von Projekten Planung und Kontrolle Kommunikationsmanagement Bewertung von Risiken ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 6

7 Wo stehen Sie in Ihrer Projektorganisation? Risikobewertung ist eine Funktion ihrer Komponenten Risikobewertung = (Eintrittswahrscheinlichkeit) (Auswirkung) Hoch Eintritts - wahrschein - lichkeit Hohe Gefahr oder Chancen Mittlere Gefahr oder Chancen Niedrig Niedrige Gefahr oder Chancen Niedrig Auswirkungen des Ereignisses ESI International Februar 2004 ctl-01-de 1-13 Hoch ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 7

8 Wo stehen Sie in Ihrer Projektorganisation? Risikomanagement Prozess Input Anforderungen Menschen Entwicklungsprozess Management Terminplan Budget Qualität Erwartungen Tools und Techniken Risiko Management Output Priorisierte Risiken Risikostrategien Risikoindikatoren ESI International Februar 2004 ctl-02-de 2-6 ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 8

9 Wo stehen Sie in Ihrer Projektorganisation? ESI s Risikomanagement Modell Dokumentieren Risiko- Management- Planung Identifizieren Risiko-Management-Planung Risiko-Identifikation Risikobeobachtung und Steuerung * Bewerten Ausführen Dokumentieren und Kommunizieren Analysieren Priorisieren Qualitative und quantitative Risikoanalyse Planen Risikostrategie -Entwicklung * *PMI Projektrisiko -Management Prozess Source: PMBOK Guide, p. 127 ESI International Februar 2004 ctl-02-de 2-7 ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 9

10 Wo stehen Sie in Ihrer Projektorganisation? Methodische Basis? Einheitliche Werkzeuge? Gleiche Vorgehensweise? Wenden Sie ein Phasenmodell (I-P-E-C-C) an? Haben Sie Strategien für: Portfoliomanagement Set-up von Projekten Planung und Kontrolle Kommunikationsmanagement Bewertung von Risiken Oder doch eher situatives Projektmanagenemt? ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 10

11 Auswertungsprofil eines Projektes Zufrieden, sonst. Stakeh Zielorient. 140 Führung Mitarbeiter MA-Zufriedenh. Ressourcen 80 KD-Zufriedenh. Quelle: Nach Prof. Dr. Schelle building talent, driving results ESI International, Dezember Prozesse

12 We re losing ground,,... Die gegenwärtige Entwicklung bei IT Projekten 60% 50% 51% 54% 3% mehr Veränderungen in Projekten 40% 30% 20% 10% 34% 15% 28% 18% 6% weniger erfolgreich abgeschlossen 3% mehr Projekte eingestellt 0% Erfolreich Eingestellt Geändert Jahr Quelle: The Standish Group, 2004 building talent, driving results ESI International, Dezember

13 Die Gründe für diese Entwicklung Projekte werden grösser Projekte werden teurer Budgets werden enger Knappe Ressourcen Kürzeres Time-to-Market Fehlendes oder schwaches Scope-Management Zunehmende Komplexität der Projekte ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 13

14 Anforderung an das Projektmanagement Management Projekte werden immer komplexer Time- Management Scope- Management Komplexe Projekte können - Zuverlässigkeit durch Projektmanagement - Verfügbarkeit realisiert werden Projektbeeinflussende Faktoren: Projektmitarbeiter: - Skill, Verfügbarkeit - Backup Veränderungen: - Änderung der Ziele - veränderte Rahmenbeding. Komplexität und Projekterfolg sind keine Widersprüche Qualität Daten: solange Komplexität aktiv gesteuert wird Konzeption Umsetzung Abschluß Zeit Lieferanten: - Verbindlich-, Zuverlässigk. - Lieferfähigkeit Wachsende Komplexität durch ganzheitlichere Ansätze z.b. System Integration und Betriebslösungen Interne Schnittstellen - divergierende Interessen - Synergiepotentiale Budget CTQs Zeit Qualität Idealtypischer Realistischer Projektverlauf: Budget Projekt- - ziel Ist Planung (CTQs) Projektmanagement: Management Anforderungen Cost- an das Projektmanagement Risk- Change- Management Quality- Management Communication_ Management Projekterfolg (Z/B/Q) immer Etc. stärker von dessen prof. Steuerung abhängig Projektmanagement macht Komplexität beherrschbar! building talent, driving results ESI International, Dezember 2007 Quelle: CC CompuNet, München/Kerpen 14

15 Projektmanagement - Scope Mitarbeiter Training Zielvereinbarungen Befähigungsnachweis Karrierepfad Unternehmerische Fähigkeiten Prozesse Executive Commitment Einheitliche Prozesse Kontinuierliche Verbesserung Einheitliches Methodenkonzept Quality Process Tools & Techniken Ressourcenplanung Portfolio Management Bewertungsverfahren Termin- & Kostenkontrolle Einheitliche Planungswerkzeuge ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 15

16 Projektmanagement als strategische Option Top Management PMO Projekt Unterstützung Methodenentwicklung Überprüfen & Verbessern von Reife & Fähigkeiten Ausbildung & Qualifizierung ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 16

17 Phasen der Strategieentwicklung und Strategieumsetzung Definition der Zielstrategie Strategische Analysen Strategie - entwicklung Strategie - verankerung Evaluation Abgleich der Visionen Wertschöpfungskette Organisatorische Ziele Zukünftige Rahmenbedingungen Gegenwärtige Situation (Methoden, Werkzeuge und Verfahren) Ermittlung des Reifegrades Methodischer Ansatz Definition Kernprozesse Strukturierung Abläufe Verfügbare Ressourcen... Leitbildentwicklung Einbindung in bestehende Unternehmenskultur Strukturierung Qualifizierung Feedbackprozess Lernergebnisse Transferleistung Reifegrad RoI... Geschätze Dauer: 12 bis 30 Monate ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 17

18 Projektmanagement als taktische Alternative Entscheidung auf Ebene der Geschäftsleitung Einführungsund Schulungskonzept Definition der Standards Durchführung der Schulungen Umsetzung im Pilotprojekt Auswertung und Optimierung Wer ist der Sponsor Bestehende Prozesse Welche Orga. Anpassungen Umfang Stufen Auswahl Durchführung Projektbegleitung Coaching Mentoring Überprüfung Auswertung Weiterentwicklung... Geschätzte Dauer: 3 bis 18 Monate ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 18

19 Verankerung durch die Anwendung im Projekt Executing Processes Level of Activity Initiating Processes Planning Processes Controlling Processes Closing Processes Phase Start Time Phase Finish Source: PMBOK Guide, p. 31 ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 19

20 Die Zusammenfassung Projektmanagement als Bestandteil der strategischen Unternehmensführung Pragmatisches, robustes Projektmanagement als tatktische Alternative im Übergang Handhabbare Tools & Prozesse Fokus auf internationale Standards Kontinuierliche Evaluation des Reifegrades und Qualifizierung ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 20

21 Das Fazit: Projektmanagement kann nicht länger als Option betrachtet werden. Es ist ein Bestandteil der strategischen Unternehmensführung, zu der es langfristig keine Alternative gibt! ESI International, Dezember 2007 building talent, driving results 21