Arbeiten mit Workflows Installationsleitfaden Zur Installation des d3 Workflows

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1 Arbeiten mit Workflows Installationsleitfaden Zur Installation des d3 Workflows Sage ist bei der Erstellung dieses Dokuments mit großer Sorgfalt vorgegangen. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für technische Fehler in diesem Dokument. Die Beschreibungen in diesem Dokument stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar.

2 WICHTIG: Die Sage Academy bietet spezielle Schulungen zur Installation, Konfiguration und Einarbeitung in den d.velop Workflow an. Sprechen Sie die Sage Mitarbeiter aus dem Professional Service an, wenn es um Fragen und Hilfestellungen rund um die Workflows geht! 1. Installation des d3 präsentationservers Zur Installation der d.3 Basis Workflows muss auf dem DMS-Server zur Vorbereitung der Workflows der d3 presentation server installiert werden. Diesen finden Sie auf Ihrer DVD unter: Require\DMSServer\01_d3_core_components.711\d3_server_components.711\d3_presenta tion_server.121 Beenden Sie den d3 process manager und starten Sie das Setup des 3.präsentationservers. Geben Sie den Standardpfad (SageDMS) an und wählen Sie anschließend die zu installierenden Komponenten aus. 2

3 Geben Sie nach der Installation die Firewall frei und starten Sie den d3 process manager über Start/d.velop/d3 process manager. Über localhost: 8081 können Sie prüfen, ob dieser erreichbar ist. Ist dies nicht der Fall, muss der Port umbenannt werden. Dies ist wichtig für die Lizenzprüfung. Das Umbennen nehmen Sie unter Base/costum/user/base/config/d3ps.ini vor. 2. Einstellungen zum Workflow im d3 Admin Über d3admin/d3 Komponenten/d3 config/ Workflow Einstellungen aktivieren Sie den Workflow. Beachten Sie, dass bei der Option Aktivieren der Workflows die Einstellung auf den Wert Ja gesetzt wird. Alle anderen Einstellungen bleiben unverändert. Legen Sie über d3admin/benutzer einen neuen Benutzer (wfl_admin) mit entsprechendem Passwort an, der u.a. die Berechtigung hat, Workflows hochzuladen. 3

4 Über Register Erweiterte Einstellungen/Benutzerkonto/Service Benutzer nehmen Sie die Einstellung nein vor, damit dieser Benutzer seine Workflows über den smart start bearbeiten kann. Dieser Benutzer muss Zugriff auf die folgenden Dokumentklassen haben: $Module$ (K) $Module-Items$ (K) $Module-Library$ (K Für den Start der Workflows müssen zusätzlich zur allgemeinen Workflow-Konfiguration folgende Bedingungen erfüllt werden: Der Zugriff auf die einzelnen Workflows ist über Dokumentlassen geregelt Die für die einzelnen Workflows anzulegenden und zuzuweisenden Klassen lauten: Legen Sie über d3admin/dokumentklassen eine dokumentart-unabhängige Klasse z.b. unter dem Namen ALLE DOKUMENTARTEN mit dem Kürzel ALL an und wiederholen Sie die Schritte entsprechend mit den Dokumentklassen für die einzelnen zu verwendenden Workflows (Genehmigungs-Workflow etc.). 4

5 Bitte achten Sie auf die Groß- und Kleinschreibung. Bei der Neuanlage einer Dokumentenklasse muss mindestens eine Restriktion erfasst werden. Wie im Beispiel kann im Feld Dokumenten-Nummer ein * eingegeben werden. Um z.b. den Weiterleitungs-/Routing-Workflow verfügbar zu machen, muss er Zugriff auf die Dokumentklasse ALL erhalten. Weisen Sie dieser Dokumentklasse (ggf. auch über Berechtigungsprofile) allen Benutzern zu, die mit dem Weiterleitungs-/Routing-Workflow arbeiten sollen. Zusätzlich benötigt der Workflow einen oder mehrere Leitweg-Verantwortliche unter dem Namen Workflow_Admin. Hierzu legen Sie über d3admin/gruppen/hinzufügen eine Gruppe unter dem Namen Workflow_Admin an. In den erweiterten Eigenschaften setzen Sie für Anwendungen alle Workflows auf Ja (Workflow beaufsichtigen/deaktivieren/freigeben und hochladen). Anschließend weisen Sie dieser Gruppe alle d.3 Benutzer zu, die den Workflow im Eskalationsfall administrieren sollen. 5

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7 Wechseln Sie nochmals in den d3admin/benutzer/bearbeiten und fügen Sie die zuvor angelegten Dokumentklassen hinzu und vergeben Sie die entsprechenden Rechte. Weitere Informationen entnehmen Sie dem Handbuch d.3 Basis Workflow von d.velop ab Seite Installation der Basis Workflows Vor der Installation der Basis Workflows muss der Rechner neu gestartet oder alternativ alle d.3 Dienst neu gestartet werden. Wird kein Neustart durchgeführt, läuft das Setup ggf. nicht vollständig durch und Ihre Installation ist fehlerhaft. Über Startmenü/d.velop/d3 explorer/installiere Basis Workflows wird das Setup gestartet. Geben Sie bei der Anmeldung am d.3 Archiv die folgenden Information an: Name des Computers, auf dem das d.3 Archiv installiert ist Kürzel des d.3 Archivs, auf dem die Basis-Leitwege installiert werden sollen Port des d.3 Archivs Benutzername eines d.3 Workflow-Administrators Kennwort des d.3 Workflow-Administrators 7

8 Beachten Sie, dass die Parameter WORKFLOW_SUPPORT und WORKFLOW_DEF_DIR richtig gesetzt sind. Ist dies nicht der Fall, kann die Installation der Leitwege nicht ordnungsgemäß erfolgen. Geben Sie die korrekten Login-Daten an, da ansonsten die Installation der Leitwege nicht durchgeführt wird. Sollten Probleme bei der Installation auftreten kann im Windows User Verzeichnis eine Install.log (z.b. installer_ log) eingesehen werden: 4. Anpassungen im Externen Client d.3 explorer/ d.3 smart start Um die Workflow - Leitwege im Externen Client ausführen zu können, müssen die folgenden Dateien aus dem Unterordner DXP (c:\sagedms\d3client.prg\dxp) in das d.3 Client- Verteilverzeichnis kopiert werden (c:\sagedms\d3client.prg): workflow.dxp workflow.eng workflow.ini d3flowconnectordeu.chm d3flowconnectoreng.chm Alle Dateien, die mit "w3c" beginnen (z.b.: w3c.*) 8

9 Generieren Sie anschließend ein neues Client-Software-Package über Startmenü/d.velop/ d3explorer/d3clientupdate und aktualisieren Sie die Installation Ihres d.3 explorers. Zur Überprüfung können Sie im d.3 explorer unter Hilfe/Modulübersicht den Eintrag "workflow.dxp" wählen. Stellen Sie sicher, dass der Eintrag workflow.dxp aktiviert ist.. 5. Arbeiten mit dem d3 Workflow Voraussetzungen für die Nutzung des d.3 Workflows: Installierter d.3 presentation server Aktivierter Workflow Support im d.3 server Installierte Leitwege z.b. die d.3 Standard Leitwege Recht um für die markierten Dokumente Leitwege auszuführen Die markierten Dokumente sind noch nicht im Leitweg Öffnen Sie den d3 explorer bzw. d.3 smart start und wählen Sie anschließend ein Dokument aus. Über Kontextmenü/Neu/Neuer Workflow können Sie einen Workflowprozess starten. Beachten Sie, dass Ihnen dieser Menüpunkt nur zur Verfügung steht, wenn sich das Dokument noch nicht in einem Leitweg befindet! 9

10 Aus den Basisworkflows kann der Benutzer selbst eigene Prozesse definieren und diese dann als Workflow Vorlagen für sich oder Benutzergruppen speichern. Folgende Basisworkflows können aktiviert werden: Genehmigung Zur Kenntnisnahme Weiterleitung Bearbeiten Durchsicht 10

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12 Position im Workflow Abschluss Workflow/ Feedback 12

13 Detaillierte Informationen zu den d.3 Basis Workflows entnehmen Sie bitte dem Handbuch d.3 Basis Workflow von d.velop. 13