Ein weiteres an gleicher Stelle auffindbares Formular in Open Office Vorlage deckt den gesamten Bereich der Rechtshilfe ab.

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1 BUNDESMINISTERIUM FÜR JUSTIZ Erlass vm 28. Nvember 2011 über die Einführung eines elektrnischen Wrkflws betreffend Berichte der Staatsanwaltschaften/Oberstaatsanwaltschaften und Einzelerlässe der Oberstaatsanwaltschaften/des Bundesministeriums für Justiz in der Verfahrensautmatin Justiz (VJ) Das Bundesministerium für Justiz strebt im Sinne einer nachhaltigen Effizienzsteigerung die Vereinfachung und Vereinheitlichung des Berichtswesens ( 8 und 8a StAG) mit dem Ziel der Verfahrensbeschleunigung und Verringerung des mit der Berichterstattung verbundenen Aufwands an. Zu diesem Zweck wird den Staatsanwaltschaften in 8 StAG unterliegenden Strafsachen im Intranet unter Frmulare >> Verfahren nach Registern >> StPO neu St/BAZ/UT >> Berichte ein einheitlich ausgestaltetes Frmular in Open Office Vrlage zur Verfügung gestellt, durch dessen Struktur gewährleistet wird, dass die Fachaufsicht rasch die wesentlichen Infrmatinen zur Beurteilung des jeweiligen Falles überblicken kann. Ein weiteres an gleicher Stelle auffindbares Frmular in Open Office Vrlage deckt den gesamten Bereich der Rechtshilfe ab. Dem Ziel der Beschleunigung des Berichtswesens wird durch die Einrichtung eines elektrnischen Wrkflws in der VJ Rechnung getragen. Berichte und Einzelerlässe ( 8 und 8a StAG) sind künftig unter Heranziehung der in der VJ zu diesem Zweck zur Verfügung gestellten Schritte und Anhangsarten zu übermitteln. 1. Allgemeines Erstellte Berichte (jene der Staatsanwaltschaften auf Grundlage der im Internet zur Verfügung gestellten Frmulare, näheres dazu ben) swie Einzelerlässe sind künftig als PDF-Anhang in die VJ zu stellen. Die Verständigung vn Berichten und Einzelerlässen erflgt mittels an eigens errichtete Pstkörbe (BehördeStadt.Berichtspstfach@justiz.gv.at (z.b. OstaWien.Berichtspstfach@justiz.gv.at) bzw. Berichtspstfach@bmj.gv.at). In der ist das Aktenzeichen des VJ-Falles, in dem sich der Bericht/Einzelerlass befindet, zu benennen. PDF-Anhänge sind dem nicht anzuschließen, sie 1 vn 8

2 befinden sich ausschließlich im VJ-Fall. VJ-seitig wird der elektrnische Wrkflw durch Schritte und Anhangsarten unterstützt. Der elektrnische Wrkflw bringt keine keine elektrnische Abbildung des Tagebuchs in der VJ mit sich. Ebenswenig wird der behördeninterne Genehmigungsprzess in der VJ abgebildet. In Verschlussangelegenheiten ist vn der Verwendung des Wrkflws Abstand zu nehmen. Um die persnellen Ressurcen der einzelnen Dienststellen durch Scantätigkeiten nicht über Gebühr zu beanspruchen, ist der Wrkflw ferner nur dann zu verwenden, wenn es der Umfang der Aktenbestandteile zulässt. Insbesndere bei Verfahren mit grßem Aktenumfang besteht daher keine Verpflichtung zur Nutzung des elektrnischen Wrkflws. In Rechtshilfeangelegenheiten ist vn der Nutzung des elektrnischen Wrkflws nur dann Gebrauch zu machen, wenn keine Originalunterlagen weiterzuleiten sind. Die Zugriffsart intern eingeschränkt (siehe dazu gleich unten) verhindert die elektrnische Übermittlung vn Aktenbestandteilen im Wege des ERV/der Pststraße nicht! Vr Abfertigung eines autmatischen Verfahrensschrittes an Parteien der deren Vertreter ist daher sicherzustellen, dass kein Bericht bzw. Einzelerlass dem Schritt als Anhang angeschlssen ist. 2. Verfahrensablauf 2.1. Bericht der Staatsanwaltschaft an die Oberstaatsanwaltschaft Vrgehen bei der Staatsanwaltschaft Berichte der Staatsanwaltschaften an die Oberstaatsanwaltschaften sind nach der im Intranet zur Verfügung gestellten Open Office Vrlage zu erstellen. Nach Genehmigung durch den Leiter der Staatsanwaltschaft ist der Bericht als PDF- Anhang zum entsprechenden VJ-Fall zu spielen und mit der Anhangsart Bericht der StA und der Zugriffsart intern eingeschränkt zu versehen. Der Ermittlungs-/Strafakt bzw. die für die Beurteilung des Falles ntwendigen Aktenbestandteile sind zu scannen, ebenfalls als Anhang zum VJ-Fall zu spielen und mit der Anhangsart Aktenbestandteil swie der Zugriffsart intern eingeschränkt zu versehen. Die Anhänge können zusätzlich durch eine Ordnungsnummer 2 vn 8

3 gekennzeichnet werden. Nachdem der Bericht und die ntwendigen Aktenbestandteile in den VJ-Fall gestellt wurden, sind alle im StA-Fall vrhandenen Anhänge der übergerdneten Oberstaatsanwaltschaft mittels Funktin Anhang-Freigaben verwalten zum Kpieren freizugeben. Gibt es zu einem StA-Fall bereits einen krrespndierenden OStA-Fall, ist die Anhangfreigabe immer nur für das Aktenzeichen des krrespndierenden OStA-Falles zu erteilen. Gibt es zu einem StA-Fall nch keinen krrespndierenden OStA-Fall, ist zu unterscheiden: Handelt es sich um kein sensibles Verfahren, ist die Anhang-Freigabe für die gesamte Dienststelle zu erteilen. Bei sensiblen Verfahren darf die Anhangfreigabe immer nur für das Aktenzeichen des krrespndierenden OStA-Falles erteilt werden. Es ist daher nach Verständigung der Oberstaatsanwaltschaft vm Bericht mittels (nähere Infrmatinen dazu im nachflgenden Absatz) abzuwarten, bis vn der Oberstaatsanwaltschaft ein OStA-Aktenzeichen rückgemeldet wird. Anschließend ist die Anhangfreigabe im StA-Fall für das gemeldete Aktenzeichen zu erteilen. Anschließend hat die Staatsanwaltschaft die Oberstaatsanwaltschaft vm Bericht mittels zu verständigen. Im sind flgende Daten bekannt zu geben: das Aktenzeichen des StA-Falles, in dem sich der Bericht und die zugehörigen Aktenbestandteile befinden; sfern bekannt, das Aktenzeichen des krrespndierenden OStA-Falles. Handelt es sich um den ersten Bericht zu einem bei der Staatsanwaltschaft anhängigen sensiblen Verfahren, ist dieser Umstand der Oberstaatsanwaltschaft mit der Bitte um Rückmeldung des OStA- Aktenzeichens bekannt zu geben. Es werden keine Dkumente per übermittelt, diese finden sich ausschließlich im VJ-Fall Vrgehen bei der Oberstaatsanwaltschaft Langt ein mit einer Verständigung vn einem Bericht der Staatsanwaltschaft bei 3 vn 8

4 der Oberstaatsanwaltschaft ein, ist zu unterscheiden: Handelt es sich um den ersten Bericht zu einem StA-Fall, ist ein neuer OStA- Fall mit einer Fallverkettung verkettet mit: zum StA-Fall anzulegen. Sind die Anhänge des StA-Falles nch nicht zum Kpieren frei gegeben, weil es sich um ein sensibles Verfahren handelt, ist der Staatsanwaltschaft das krrespndierende OStA-Aktenzeichen zu melden. Nach Anhangfreigabe sind die Anhänge in den OStA-Fall zu kpieren (mittels Funktin Anhänge aus Fall kpieren ). Handelt es sich nicht um den ersten Bericht zu einem StA-Fall, sind die Anhänge in den bereits bestehenden OStA-Fall zu kpieren. Das Einlangen eines Berichts der Staatsanwaltschaft ist im OStA-Register (FC 01, 02) mit den Schritten ste Bericht der Staatsanwaltschaft Einlangen bzw. ste2 Bericht der Staatsanwaltschaft Einlangen UT zu dkumentieren. Die Erledigung eines Berichts der Staatsanwaltschaft auf andere Weise als durch Weiterleitung an das Bundesministerium für Justiz ist im OStA-Register (FC 01, 02) mit den Schritten stg Bericht der Staatsanwaltschaft Erledigung bzw. stg2 Bericht der Staatsanwaltschaft Erledigung UT, zu dkumentieren. Die Schritte stg bzw stg2 sind mit einer Anmerkung zu versehen, auf welche Weise der Bericht der Staatsanwaltschaft erledigt wurde. Die Erledigung eines Berichts der Staatsanwaltschaft durch Weiterleitung an das Bundesministerium für Justiz ist mit den (neuen) Schritten stbmj Bericht der Staatsanwaltschaft Weiterl. BMJ bzw stbmj2 Bericht der Staatsanwaltschaft Weiterl. BMJ UT zu dkumentieren. Die Schritte stg bzw. stg2 und stbmj bzw. stbmj2 erledigen den ffenen Schritt ste bzw. ste Bericht der Oberstaatsanwaltschaft an das Bundesministerium für Justiz Vrgehen bei der Oberstaatsanwaltschaft 4 vn 8

5 Berichte der Oberstaatsanwaltschaften an das BMJ sind nach einer Open Office Vrlage zu erstellen. Nach Genehmigung durch den Leiter der Oberstaatsanwaltschaft ist der Bericht als PDF-Anhang zum entsprechenden VJ-Fall zu spielen und mit der Anhangsart Bericht der OStA und der Zugriffsart intern eingeschränkt zu versehen. Anschließend hat die Oberstaatsanwaltschaft das Bundesministerium für Justiz vm Bericht mittels zu verständigen. Im ist das Aktenzeichen des OStA- Falles bekannt zu geben. Es werden keine Dkumente per übermittelt, diese sind ausschließlich im VJ- Fall vrhanden. Die Dkumentatin des Berichts der Oberstaatsanwaltschaft an das Bundesministerium für Justiz erflgt im OStA-Register mit den (neuen) Schritten stbmj und stbmj2, sfern der Bericht der Oberstaatsanwaltschaft aufgrund eines Berichts der Staatsanwaltschaft verfasst wurde (s. Pkt ) Vrgehen im Bundesministerium für Justiz: Bestimmten Mitarbeitern des Bundesministeriums für Justiz sind Entscheidungsrechte auf alle Fälle der Oberstaatsanwaltschaften eingeräumt. Sie können daher auf die intern eingeschränkten Anhänge des OStA-Falles zugreifen und diese öffnen, abspeichern und einem ELAK anschließen. Diesen Mitarbeitern des Bundesministeriums für Justiz kmmen jedch keine Bearbeitungsrechte an den Fällen der Oberstaatsanwaltschaften zu. Der weitere Genehmigungsprzess im Bundesministerium für Justiz wird per ELAK abgebildet Einzelerlass des Bundesministeriums für Justiz an die Oberstaatsanwaltschaft Vrgehen im Bundesministerium für Justiz Der Einzelerlass des Bundesministeriums für Justiz ist mangels Eingabemöglichkeit in die VJ per an die zuständige Oberstaatsanwaltschaft zu senden. Im ist sfern vrhanden das krrespndierende Aktenzeichen des OStA-Falles bekannt zu geben Vrgehen bei der Oberstaatsanwaltschaft Langt ein mit einem Einzelerlass des Bundesministeriums für Justiz bei der Oberstaatsanwaltschaft ein, ist der Einzelerlass dem krrespndierenden/einem neuen OStA-Fall anzuschließen und mit der Anhangsart Einzelerlass des BMJ 5 vn 8

6 und der Zugriffsart intern eingeschränkt zu versehen. Das Einlangen eines Einzelerlasses des Bundesministeriums für Justiz ist im OStA- Register (FC 01, 02) mit den Schritten ebe Einzelerlass des BMJ in Strafsachen Einlangen bzw. ebe2 Einzelerlass des BMJ in Strafsachen Einlangen UT zu dkumentieren. Die Erledigung des Einzelerlasses des BMJ etwa durch Weiterleitung an die Staatsanwaltschaft der durch entsprechenden Einzelerlass der Oberstaatsanwaltschaft an die Staatsanwaltschaft ist im OStA-Register (FC 01, 02) mit den Schritten ebg Einzelerlass des BMJ in Strafsachen Erledigung bzw ebg2 Einzelerlass des BMJ in Strafsachen Erledigung UT zu dkumentieren. Wird ein Einzelerlass der Oberstaatsanwaltschaft an die Staatsanwaltschaft verfasst, ist dieser als Anhang zum VJ-Fall zu spielen und mit der Anhangsart Einzelerlass der OStA und der Zugriffsart intern eingeschränkt zu versehen. Anschließend ist er und s vrhanden - auch der Einzelerlass des Bundesministeriums für Justiz mittels Anhang-Freigaben verwalten zum Kpieren für die entsprechende Staatsanwaltschaft freizugeben. Vn der Freigabe des Einzelerlasses des Bundesministeriums für Justiz kann nur abgesehen werden, wenn dieser das Vrhaben der Oberstaatsanwaltschaft hne Maßgabe bestätigt und keine andere Sachbehandlung anrdnet. Die Staatsanwaltschaft ist vn einem Einzelerlass der Oberstaatsanwaltschaft mittels zu verständigen. In der ist das Aktenzeichen des OStA-Falles anzuführen. Anhänge werden nicht übermittelt. Zum weiteren Vrgehen bei der Staatsanwaltschaft siehe Punkt Einzelerlass der Oberstaatsanwaltschaft an die Staatsanwaltschaft Vrgehen bei der Oberstaatsanwaltschaft Verfasst die Oberstaatsanwaltschaft einen Erlass an die Staatsanwaltschaft, hne zuvr einen Einzelerlass des Bundesministeriums für Justiz erhalten zu haben, ist dies im OStA-Register (FC 01, 02) mit den (umbenannten) Schritten bae Einzelerlass der OStA, 6 vn 8

7 bae2 Einzelerlass der OStA UT, bag Einzelerlass der OStA Erledigung, bag2 Einzelerlass der OStA Erledigung UT zu dkumentieren. Der Einzelerlass der Oberstaatsanwaltschaft ist als Anhang zum VJ-Fall zu spielen und mit der Anhangsart Einzelerlass der OStA und der Zugriffsart intern eingeschränkt zu versehen. Anschließend ist er mittels Anhang-Freigaben verwalten zum Kpieren für die entsprechende Staatsanwaltschaft freizugeben. Die Staatsanwaltschaft ist vn einem Einzelerlass der Oberstaatsanwaltschaft mittels zu verständigen. In der ist das Aktenzeichen des OStA-Falles zu nennen. Anhänge werden nicht übermittelt Vrgehen bei der Staatsanwaltschaft Nach Verständigung vn einem Einzelerlass der Oberstaatsanwaltschaft mittels sind die freigegebenen Anhänge (Einzelerlass der OStA, allenfalls auch ein Einzelerlass des BMJ, wenn es sich um einen Bericht der OStA aufgrund eines Einzelerlasses des BMJ handelt) des in der genannten OStA-Falles in den krrespndierenden StA-Fall zu kpieren bzw. ist ein neuer StA-Fall anzulegen und sind die Anhänge in diesen zu kpieren. Sfern ein neuer StA-Fall angelegt wird, ist eine Fallverkettung verkettet mit: zum OStA-Fall anzulegen. Das Einlangen eines Einzelerlasses der Oberstaatsanwaltschaft ist im StA-Register (ST bzw. UT und BAZ (FC 51 bzw. 52) mit den (neuen) Schritten eein Einzelerlass der OStA Einlangen bzw. eein2 Einzelerlass der OStA Einlangen UT zu dkumentieren. Die Erledigung eines Einzelerlasses der Oberstaatsanwaltschaft ist im StA-Register (ST bzw. UT und BAZ (FC 51 bzw. 52) mit den (neuen) Schritten eerl Einzelerlass der OStA Erledigung bzw. eerl2 Einzelerlass der OStA Erledigung UT zu dkumentieren. 7 vn 8

8 Eine graphische Darstellung der unter Punkt 2. dargestellten Abläufe ist der Beilage Berichte und Einzelerlässe zur VJ-Inf Nr. 41/2011 vm 2. Dezember 2011 zu entnehmen. Im VJ-Online-Handbuch stehen die Regeln zu den Berichten der Staatsanwaltschaften/Oberstaatsanwaltschaften und Einzelerlässen der Oberstaatsanwaltschaften/des Bundesministeriums für Justiz in der Verfahrensautmatin Justiz (VJ) mit Auslieferung der Release 11.7 im Kapitel Regeln >> Strafverfahren >> Staatsanwaltschaft >> Allgemeines zur Verfügung. 8 vn 8