Hinweisgeber-Richtlinie

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1 Dokumenttyp: Richtlinie Zuständige Funktion: Rechtsabteilung Dokumentennummer und Version: Betroffener Standort: Weltweit Datum des Inkrafttretens: 14. Mai Zusammenfassung Die soll Mitarbeitern und anderen die Möglichkeit geben und es ihnen erleichtern, ggf. ernsthafte Bedenken über Vorfälle vorzubringen, die Schaden verursachen oder das Unternehmen einem Haftungsrisiko aussetzen könnten. Mitarbeiter und verbundene Personen sind aufgefordert, bekanntes oder mutmaßliches Fehlverhalten innerhalb des Unternehmens, Verstöße gegen Geschäftspraktiken, die ernsthaften Schaden verursachen oder das Unternehmen einem Haftungsrisiko aussetzen könnten, und tatsächliche oder mutmaßliche Verstöße gegen den Kodex für Geschäftsgebaren und ethisches Verhalten und den Ethikkodex für den Firmenchef und Finanzvorstände des Unternehmens (zusammen die Kodizes), geltende Gesetze oder Vorschriften, insbesondere Wertpapiergesetze und -vorschriften, Buchhaltungsnormen, Buchhaltungskontrollen und Wirtschaftsprüfungsverfahren, umgehend zu melden. Im Sinne dieser Richtlinie bedeutet der Begriff Unternehmen Syneos Health, Inc., jede Rechtsperson, die zu irgendeiner Zeit die Mutter- oder Tochtergesellschaft von Syneos Health, Inc. ist, und jedes ihrer verbundenen Unternehmen. Im Sinne dieser Richtlinie bedeutet der Begriff verbundenes Unternehmen eine Rechtsperson, die mit dem Unternehmen verbunden ist, weil sie einen gemeinsamen (aber nicht unbedingt denselben) Eigentümer mit dem Unternehmen hat und über die das Unternehmen direkt oder indirekt die Macht besitzt, das Management von Richtlinien zu leiten oder dessen Leitung zu veranlassen, ob durch Stimmrechte, Vertrag oder auf andere Weise. 2. Geltungsbereich Diese Richtlinie gilt weltweit für alle Vorstände, Direktoren, Mitarbeiter, Vertragsarbeiter und Zeitarbeiter an allen Orten (zusammen Mitarbeiter ) und für alle Vertreter des Unternehmers, darunter Consultants und Repräsentanten (zusammen verbundene Personen ). 3. Richtlinie 3.1 Meldepflicht Alle gemeldeten Vorfälle werden in dieser Richtlinie als gemeldete Vorfälle bezeichnet, außer gemeldeter Vorfälle im Zusammenhang mit der Buchhaltung, internen Buchführungskontrollen und der Rechnungsprüfung (einschließlich gemeldeter Ereignisse über die versuchte oder tatsächliche Seite 1 von 5

2 Umgehung interner Buchführungskontrollen oder gemeldeter Vorfälle über Verstöße gegen die Buchführungsrichtlinien des Unternehmens), die in dieser Richtlinie als gemeldete Buchführungsvorfälle bezeichnet werden. Gemeldete Vorfälle können unter anderem mit Folgendem zu tun haben: kriminellen Vergehen, Verstößen gegen Rechtspflichten, Ungerechtigkeit, Gefahren für die Gesundheit oder Sicherheit einer Person, Verstößen gegen das Bestechungsverbot und die Anti-Korruptionspraktiken des Unternehmens oder gegen den Kodex für Geschäftsgebaren und Ethik, Umweltschäden oder der Vertuschung von Nachweisen derartiger Angelegenheiten. Gemeldete Buchführungsvorfälle können unter anderem mit Folgendem zu tun haben: Betrug oder absichtlichen Fehlern in der Anfertigung, Beurteilung, Prüfung oder Revision von Finanzberichten des Unternehmens, Betrug oder absichtlichen Fehlern bei der Anfertigung und Führung finanzieller Aufzeichnungen des Unternehmens, Mängeln oder Vorschriftenverstößen bei den internen Buchführungskontrollen des Unternehmens, Falschdarstellungen oder Falschaussagen durch eine leitende Führungskraft oder einen Wirtschaftsprüfer bzw. solchen Personen gegenüber in Bezug auf eine Angabe in den Finanzaufzeichnungen, Finanzberichten oder Wirtschaftsprüfungsberichten des Unternehmens, Abweichungen von der umfassenden und ordnungsgemäßen Berichterstattung über die finanzielle Lage des Unternehmens oder Verstößen gegen den Ethikkodex für den Firmenchef und Finanzvorstände des Unternehmens. Mitarbeiter und verbundene Personen erhalten Gelegenheit, gemeldete Vorfälle und gemeldete Buchführungsvorfälle zu melden, um sie gemäß den in Abschnitt 4 weiter unten umfassend beschriebenen Verfahren durch Unternehmensvertreter prüfen zu lassen. Im gesetzlich zulässigen Umfang und insofern dies mit der Durchführung einer ausreichenden Untersuchung vereinbar ist, schützt das Unternehmen die Vertraulichkeit und Anonymität der Meldung erstattenden Person. 3.2 Vergeltungsmaßnahmen Mitarbeiter und verbundene Person, die Meldung erstatten, haben keine Belästigung, Vergeltungsmaßnahmen oder nachteiligen Folgen in Bezug auf ihre Beschäftigung (insbesondere Entlassung, Herabstufung, Suspendierung, Diskriminierung hinsichtlich der Bestimmungen und Bedingungen der Beschäftigung) zu befürchten, wenn der Berichterstatter Meldung in gutem Glauben erstattet und begründet glaubt, dass die gemachten Angaben auf Fehlverhalten innerhalb des Unternehmens, einen Verstoß gegen eine Geschäftspraxis, der zu schweren Schäden führen oder das Unternehmen einem Haftungsrisiko aussetzen könnte, oder einen mutmaßlichen oder tatsächlichen Verstoß gegen die Kodizes, geltende Gesetze oder Vorschriften, insbesondere Wertpapiergesetze und - vorschriften, Buchführungsstandards, Buchführungskontrollen und Wirtschaftsprüfungsverfahren, hindeuten. Mitarbeiter und verbundene Personen, die Vergeltungsmaßnahmen gegen eine Person ergreifen, die in gutem Glauben einen Vorfall gemeldet hat, haben mit Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung zu rechnen. Seite 2 von 5

3 4. Meldeverfahren 4.1 Gemeldete Vorfälle Vorgesetzter/Linienmanager/Personalabteilung/Management. Wir empfehlen, dass Mitarbeiter und verbundene Personen sich bei Fragen, Bedenken, Vorschlägen oder gemeldeten Vorfällen an eine Person wenden, die sich ordnungsgemäß darum kümmern kann. In den meisten Fällen sollten Bedenken an den Vorgesetzten oder Linienmanager herangetragen werden. Wenn es einem Mitarbeiter jedoch unangenehm ist, mit seinem Vorgesetzten zu sprechen, oder wenn dieser nicht zufriedenstellend reagiert, ist der Mitarbeiter aufgefordert, mit einem Vertreter der Personalabteilung, der Abteilung für Legal Compliance (Rechtskonformität) oder einem Mitglied des Managements, mit dem der Mitarbeiter keine Bedenken hat, über die Angelegenheit zu sprechen. Die betreffende Person wiederum hat jegliche Anliegen der Abteilung für Legal Compliance zu melden. Vorgesetzte und Manager müssen vermutete Verstöße gegen den Kodex für Geschäftsgebaren und ethisches Verhalten oder begründet vermutete Verstöße gegen geltendes Recht der Personal- oder Abteilung für Legal Compliance melden. Business Ethics Helpline. Gemeldete Vorfälle können durch Anruf an die Business Ethics Helpline des Unternehmens vorgetragen werden. Die Helpline-Telefonnummern im betreffenden Land sind hier zu finden: Online-Formular für Geschäftsethik. Gemeldete Vorfälle können auch über das Online-Formular für Geschäftsethik vorgetragen werden. Dieses befindet sich unter Sich telefonisch oder schriftlich an die Compliance-Abteilung wenden. Sich telefonisch oder schriftlich an die Compliance-Abteilung wenden. Telefon: und lassen Sie sich mit der Abteilung für Legal Compliance verbinden. Postanschrift: Syneos Health, Legal Compliance Office, 1030 Sync Street, Morrisville, NC 27560, USA 4.2 Gemeldete Buchführungsvorfälle Alle gemeldeten Buchführungsvorfälle sind wie folgt an das Wirtschaftsprüfungskomitee des Board of Directors des Unternehmen zu melden: Brief an das Wirtschaftsprüfungskomitee. Einen Brief an den Vorsitzenden des Wirtschaftsprüfungskomitees senden: 1030 Sync Street, Morrisville, NC 27560, USA Business Ethics Helpline. Nutzung der Business Ethics Helpline des Unternehmens. Die Hotline- Telefonnummern im betreffenden Land sind hier zu finden: Online-Formular für Geschäftsethik. Meldung unter Verwendung des Online-Formulars für Geschäftsethik: 000d3ab2feeb. Seite 3 von 5

4 /Brief an den Chefsyndikus. Schicken Sie eine oder einen Brief an den Chefsyndikus und geben Sie deutlich zu erkennen, dass es sich um eine dringende Angelegenheit handelt, die nur vom Wirtschaftsprüfungskomitee untersucht werden sollte. Postanschrift: Syneos Health, Legal Department, 1030 Sync Street, Morrisville, NC 27560, USA Der Vorsitzende des Wirtschaftsprüfungskomitees kann den gemeldeten Buchführungsvorfall im eigenen Ermessen zur Untersuchung wieder an den Chefsyndikus zurückgeben oder eine Untersuchung durch das Wirtschaftsprüfungskomitee einleiten. In der Regel wird der Vorsitzende den gemeldeten Buchführungsvorfall zur Untersuchung an den Chefsyndikus weiterleiten. Wann immer möglich wird der Vorsitzende des Wirtschaftsprüfungskomitees dem Berichterstatter den Erhalt des gemeldeten Buchführungsvorfalls bestätigen und angeben, ob die Angelegenheit vom Wirtschaftsprüfungskomitee oder vom Chefsyndikus weiter bearbeitet wird. 4.3 Erhalt der Meldung und Behandlung des Berichterstatters Gemeldete Vorfälle und gemeldete Buchführungsvorfälle werden unverzüglich untersucht und es werden geeignete Korrekturmaßnahmen ergriffen. Im gesetzlich zulässigen Umfang und insofern dies mit der Durchführung einer ausreichenden Untersuchung vereinbar ist, bleibt der Berichterstatter anonym und wird vertraulich behandelt. 4.4 Aufbewahrung von Unterlagen Im gesetzlich zulässigen Umfang und insofern dies mit der Durchführung einer ausreichenden Untersuchung vereinbar ist, werden alle gemeldeten Vorfälle und gemeldeten Buchführungsvorfälle, die Untersuchungen und die Aufbewahrung von Unterlagen in diesem Zusammenhang vertraulich gehandhabt. 4.5 Änderungen Das Board of Directors des Unternehmens und das Wirtschaftsprüfungskomitee behalten sich das Recht vor, diese Richtlinie so zu ändern, wie sie dies für angemessen halten. 4.6 Rechtliche Einschränkung Die Gesetze in einigen Ländern schreiben gewisse Beschränkungen für Meldungen vor, z. B. was gemeldet werden darf, ob personenbezogene Daten über eine Person aufbewahrt werden dürfen oder ob Meldungen anonym gemacht werden können. Die entsprechenden Vorgaben sind in unser System integriert. Bedenken, die aufgrund derartiger Einschränkungen nicht mithilfe der oben genannten Berichterstattungsverfahren gemeldet werden können, sollten an den Linienmanager des Mitarbeiters gerichtet werden. Wenn ein Mitarbeiter meint, dass es nicht möglich ist, die Angelegenheit vor Ort vorzutragen, sollte er sie innerhalb des Geschäftsbereichs an den örtlichen Personalvertreter oder die Abteilung für Legal Compliance eskalieren. Seite 4 von 5

5 5. Formulare und Vorlagen 6. Quellen 7. Anhänge 8. Änderungshistorie Ersetztes Dokument LEG-POL A Versionsübersicht Integration bestehender Richtlinien von INC Research und inventiv Health Seite 5 von 5