SEPA-Umstellung für Firmen Checkliste der Volksbank Dornstetten eg

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1 Generelle Fragestellung 1. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen mittel- bis langfristig weiterhin Konten im Ausland unterhalten will oder muss Für Firmen wird mit SEPA vieles einfacher. Im Idealfall benötigen sie zukünftig nur noch ein einziges Konto für alle Euro-Zahlungen innerhalb der EU Entscheidung: Organisatorische Vorarbeiten 2. Benennen Sie einen SEPA- Beauftragten/Ansprechpartner in Ihrer Firma bzw. bilden Sie eine Projektgruppe 3. Analysieren Sie die Prozesse und die Struktur Ihres heutigen Zahlungsverkehrs, um Aufgaben und Umfang sowie die möglichen Auswirkungen der SEPA- Umstellung auf Ihr Unternehmen besser einschätzen zu können. 4. Prüfen Sie mit Ihren wichtigsten Geschäftspartnern mögliche Abhängigkeiten bezüglich der Umstellung des Zahlungsverkehr auf SEPA (z. B. Referenzdatenübermittlung) 5. Prüfen Sie, zu welchen Zeitpunkten Ihre Geschäftspartner auf die SEPA Zahlverfahren umstellen. Orientieren Sie sich unter Umständen mit Ihren Planungen an wichtigen Geschäftspartnern. - Identifizierung betroffener Unternehmensbereiche (z. B. Einkauf, Buchhaltung, etc.) - Untersuchung von notwendigen Investitionen bei Systemumstellungen (z. B. betroffene Hard- und Softwarekomponenten bei Kunden- und Lieferantenverwaltung, Buchhaltungs- und/oder Banksoftware, etc.). - Welche Dienstleister sind in den Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrsprozessen involviert? Entscheidung: Seite 1 von 6

2 Generelle organisatorische Arbeiten/Verwaltung 6. Geben Sie Ihre Bankverbindung auf Ihren Rechnungen, relevanten Formularen, Zahlscheinen (zusätzlich) mit IBAN und BIC an. - Falls Sie den Kundenrechnungen Zahlscheine beifügen, bestellen Sie neue Formulare mit IBAN + BIC 7. Fragen Sie Ihre Geschäftspartner und Kunden nach deren Bankverbindungen auf der Basis von IBAN und BIC. 8. Prüfen Sie Ihre Zahlungsverkehrssoftware und die Finanzbuchhaltung auf SEPA- Fähigkeit Seite 2 von 6 Kontaktieren Sie Ihre Bank bzw. Ihren Softwareanbieter zu den Umstellungsmöglichkeiten und anstehenden Änderungen. SEPA-Überweisungen und -Lastschriften enthalten mehr Daten als die bisherigen. Diese müssen in der eingesetzten Software verwaltet werden können Unterstützt das Programm den SEPA-Zahlungsverkehr? Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar? Ist die Erzeugung von XML-Dateien (statt DTA) möglich? Bei Lastschrifteinzügen zusätzlich: Ist die Hinterlegung der Gläubiger-ID der Firma möglich? Ist ein Mandatsservice integriert (Archivierung, Vorlauffristen für die Einreichung von Erst- und Folgelastschriften bei der Bank)? Erkennt Ihre Software ein nicht mehr gültiges Mandat nach 36 Monaten der Nichtnutzung Ist eine Mandatsverwaltung enthalten DTA-Disketten oder beleghafte Lastschriften können dann nicht mehr verarbeitet werden. Die von uns bereitgestellte Software (VR-Networld Software/profiCash software) und online in e-banking business edition sind SEPA-fähig. Die Kontonummern / Bankleitzahlen werden vom Programm in IBAN und BIC umgerechnet. Mandate können verwaltet werden. Von Dritten bezogene Software müssen Sie beim Anbieter auf SEPA- Fähigkeit hinterfragen. Möglicherweise ist ein Update erforderlich. Bei Interesse an unserer Software hilft Ihnen unser Electronic Banking- Spezialist Jürgen Breithaupt gerne weiter. Tel / Mail: Zahlungsverkehrssoftware aktuell ERP-System SEPA geprüft

3 9. Ergänzen Sie in den Stammdaten/ Buchhaltung die Angaben zu IBAN und BIC (auch für nationalen Zahlungsverkehr) - bei separater Lohnbuchhaltung sind z. B. die Geschäftsvorfallcodes (Purpose-Codes ) bei XML-Formaten statt der heutigen Textschlüssel im DTAUS-Format zu beachten - erfolgt meist in Abstimmung mit Ihrem Dienstleister bzw. Ihrer Bank. 10. Festlegung eines definitiven SEPA-Umstellungstermins Legen Sie frühzeitig einen SEPA-Umstellungstermin fest, spätestens zum werden die bisher verwendeten nationalen Überweisungsund Lastschriftverfahren eingestellt Umstellungtermin zum. Mögliche Aufgaben für Lastschrifteinreicher Sofern Sie und/oder Ihre Geschäftspartner die neuen SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA-Basis-Lastschrift oder SEPA-Firmen-Lastschrift) anwenden wollen, sollten Sie sich mit folgenden Sachverhalten beschäftigen: 11. Beantragung einer Gläubiger- Identifikationsnummer (CI) bei der Deutschen Bundesbank und Weitergabe der erhaltenen CI an die Bank 12. Abschluss einer neuen Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschrift (Inkassovereinbarung) mit der Bank. 13. Neue Formulare Lastschrift- Mandat einsetzen Braucht jeder Lastschrifteinreicher! Der Antrag erfolgt über die Internetseite der Deutschen Bundesbank unter Es wird eine Mail-Adresse für die Zusendung benötigt. Folgende Firmendaten sind bereit zu halten: - Name/Firma und Anschrift - Registernummer (in Abhängigkeit von der Rechtsform: Handelsregister, Partnerschaftsregister, Genossenschaftsregister, Vereinsregister) sowie Ort des Registergerichts bzw. bei natürlichen Personen Ausweisnummer sowie ausstellende Behörde und Ort - Angaben Ansprechperson: Name, Telefonnummer, -Adresse Als bisheriger Lastschrifteinreicher erhalten Sie von uns ein Schreiben mit einer neuen Vereinbarung zur Unterzeichnung. Diese Vereinbarung ist Voraussetzung, SEPA Lastschriften einreichen zu können. Bitte geben Sie uns diese unterschrieben zurück. Das Formular der Einzugsermächtigung wird durch das SEPA Basis- Mandat ersetzt. Verwenden Sie am besten ab sofort ein SEPA Lastschrift-Mandat. Dort sind auch bereits Felder vorhanden, in denen die erforderliche internationale Kontonummer (IBAN) und die Internationale Bankenkennung (BIC) eingetragen werden können. Diese Informationen sind von Ihren Kunden aus den Bankkarten und Kontoauszügen entnehmbar. CI liegt schon vor CI beantragt CI der Bank mitgeteilt Vereinbarung abgeschlossen Formulare gewechselt Seite 3 von 6

4 14. Festlegen einer Mandatsreferenz Im unter 3. erwähnten Lastschrift-Mandat ist eine Mandatsreferenz einzutragen. Jedes Mandat benötigt eine eindeutige Referenznummer Tipp: oftmals kann für die Mandatsreferenz die Kundennummer, eine Vertragsnummer u. ä. genommen werden. Hinterlegen Sie die notwendigen weiteren Lastschiftmandatsinformationen in der Finanzbuchhaltung oder Banksoftware. Bewahren Sie die SEPA-Mandate geordnet auf. Im Streitfall müssen Sie das Formular vorlegen können Mandatsreferenz entschieden Aufbewahrung Mandate erledigt/datum 15. Bestehende Einzugsermächtigungen umwidmen Ihnen bereits vorliegende schriftliche Einzugsermächtigungen können in ein sogenanntes Basis-Mandat gewandelt werden, wenn Sie dem Zahlungspflichten vor der ersten SEPA-Lastschrift die Wandlung unter Angabe ihrer Gläubiger CI und der Mandatsreferenz mitteilen. Der Informationstext könnte in etwa so lauten: Wir beabsichtigen, zum xx.xx.20xx die uns vorliegenden Einzugsermächtigungen in SEPA Basis-Mandate umzuwandeln. Unsere Gläubiger-CI lautet: xxxxxxxxxx; Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Kunden-/Vertragsnummer Liegen Einzugsermächtigungen nicht schriftlich vor, müssen Sie neue SEPA-Mandate einholen. Information ist erfolgt Vorliegende Einzugsermächtigungen auf SEPA-Fähigkeit (schriftlich erteilt!) geprüft erledigt/datum Das müssen Sie beachten, wenn Lastschrifteinzüge anstehen 16. Pflicht zur Vorabinformation der Zahler - Zahlungspflichtige müssen mit mindestens 14 Tagen Vorlauf zur Fälligkeit über die Belastung informiert werden. - Eine kürzere Frist kann vereinbart werden ein Verzicht auf die Vorabinformation ist nicht möglich. - Dazu reicht auch eine generelle Vorankündigung z.b. in einer Kundenzeitung, in der Rechnung, einer Abo-Vereinbarung u.s.w. Information erfüllt und für künftige Einzüge erledigt/datum Seite 4 von 6

5 17. Einreichung der Einzüge mit SEPA Basis-Lastschriften bei der Volksbank SEPA Erst- und Einmal-Lastschriften müssen 6 Geschäftstage vor dem Fälligkeitsdatum bis 10:00 Uhr bei der Volksbank eingereicht werden. Dies gilt auch für die umgewidmeten Einzugsermächtigungen (sh. 15.) Folgelastschriften müssen 3 Geschäftstage vor dem Fälligkeitsdatum (D) bis 10:00 Uhr bei der Volksbank eingereicht werden. Die Einreichung ist nur im XML-Format über online-banking möglich. Frühestmögliche Einreichung von Einzügen 14 Kalendertage vor D. Eine gemischte Einreichung von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in einer Datei ist nicht zulässig. Einhaltung der Fristen 18. Einreichung der Einzüge mit SEPA Firmen-Lastschriften bei der Volksbank - Bei der Nutzung des heutigen Abbuchungsauftragsverfahrens müssen Sie sich je nach Zielgruppe mit Ihrem Zahlungspflichtigen auf die Nutzung des SEPA-Basis- bzw. SEPA-Firmen- Lastschriftverfahrens verständigen. - Das Abbuchungsauftragsverfahren wird ab Februar 2014 aufgrund der gesetzlichen Vorgaben eingestellt. - Abbuchungsaufträge können nicht in Lastschriftmandate eines anderen SEPA-Lastschriftverfahrens überführt werden, sondern es ist in jedem Fall ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandat vom Zahlungspflichtigen schriftlich einzuholen. Dieses Mandat muss im Original mit der Zahlerunterschrift bei der Zahlstelle vorgelegt werden. SEPA Firmen-Erst-/Einmal-Lastschriften müssen 2 Geschäftstage vor dem Fälligkeitsdatum bis 10:00 Uhr bei der Volksbank eingereicht werden. Folgelastschriften müssen 2 Geschäftstage vor dem Fälligkeitsdatum (D) bis 10:00 Uhr bei der Volksbank eingereicht werden. Die Einreichung ist nur im XML-Format über online-banking möglich. Frühestmögliche Einreichung von Einzügen 14 Kalendertage vor D. Eine gemischte Einreichung von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in einer Datei ist nicht zulässig. Einhaltung der Fristen Abbuchungsaufträge durch neue SEPA-Firmen- Lastschriftmandate ersetzt Seite 5 von 6

6 Ihre Ansprechpartner bei der Volksbank Dornstetten eg Firmenkundenbetreuung Stefan Greza Roland Widmann Christina Jäkle Zahlungsverkehr Brigitte Bauch Irene Wolf Electronic Banking Jürgen Breithaupt Tel / Tel / Tel / Tel / Tel / Tel / Besuchen Sie für weitere Informationen auch unsere Homepage àfirmenkunden Seite 6 von 6

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