Kundeninformation SEPA-Firmen-Lastschrift

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1 Kundeninformation SEPA-Firmen-Lastschrift Grundlagen zum Einsatz der SEPA-Firmen-Lastschrift September

2 Inhalt Ablösung der nationalen Bezahlverfahren zum 01. Februar Einzug von Forderungen mit der SEPA-Lastschrift 4 2. SEPA-Firmen-Lastschrift 4 3. Das SEPA-Firmen-Lastschriftmandat 4 4. Was geschieht mit bestehenden / alten Abbuchungsaufträgen? 5 5. Information des Kunden vor dem erstmaligen Einzug einer Forderung mittels SEPA-Firmen-Lastschrift 5 6. Neue Merkmale beim SEPA-Mandat Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz 7 7. Fristen für die Vorlage der SEPA-Lastschriften zum Einzug 7 Anlage: Ihre Checkliste für den Einzug von Forderungen mittels SEPA-Firmen-Lastschrift 9 2

3 Ablösung der nationalen Bezahlverfahren zum 01. Februar 2014 Am 31. März 2012 hat das Europäische Parlament die sogenannte SEPA-Migrationsverordnung in Kraft gesetzt. Diese schreibt die Ablösung der nationalen Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften in Euro durch die entsprechenden SEPA-Bezahlverfahren verbindlich zum 01. Februar 2014 vor. Grundsätzlich haben Sie bis zu diesem Zeitpunkt die Wahl, ob Sie Ihre Überweisungsaufträge weiterhin mit Kontonummer und Bankleitzahl oder schon mit IBAN und BIC erteilen. Bei den Lastschrifteinzügen besteht ebenfalls bis zum die Möglichkeit, das Einzugsermächtigungs- und das Abbuchungsauftragsverfahren weiter zu nutzen oder aber bereits vorher auf die neuen SEPA-Verfahren (SEPA-Basis-Lastschrift und SEPA-Firmen-Lastschrift) umzustellen. Eine frühzeitige Umstellung bzw. Vorbereitung auf das SEPA-Bezahlverfahren ist aufgrund der Komplexität unbedingt zu empfehlen. Auch wenn Sie sich noch nicht sofort für den Einsatz der SEPA-Bezahlverfahren entscheiden, sollten Sie sich bereits jetzt mit der zwingend erforderlichen Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs auseinandersetzen. Denn die vorgeschriebene Ablösung der bekannten Überweisungs- und Lastschriftverfahren stellt alle Beteiligten vor eine große Herausforderung. Für Verbraucher (Definition siehe Punkt 2.) ist die Notwendigkeit des Wechsels zu den SEPA-Bezahlverfahren nicht sofort erkennbar. Denn für sie gilt noch eine Übergangsfrist bis zum 01. Februar 2016, in der sie weiterhin Kontonummer und Bankleitzahl nutzen können. Unternehmen/Firmen, Selbständige und Vereine jedoch müssen sich intensiv mit der Veränderung beschäftigen und bis zum umgestellt haben. So müssen z. B. technische Umstellungen der Zahlungsanwendungen auf die neuen Verfahren und Abwicklungsprozesse vorgenommen, gegebenenfalls neue Vereinbarungen mit Kunden getroffen oder auch Vordrucke wie Briefbögen auf weitere Verwendbarkeit geprüft werden. Diese Information erläutert das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren und gibt Ihnen Umsetzungshinweise, damit Sie Ihre Forderungen auch nach dem weiterhin per Lastschrift einziehen können! Wir empfehlen Ihnen, sich bereits jetzt mit dem Einzugsverfahren vertraut zu machen und entsprechende Umstellungsvorbereitungen zu treffen. Für alle Fragen rund um SEPA steht Ihnen Ihre persönliche Sparkassenberaterin bzw. Ihr persönlicher Sparkassenberater gerne zur Verfügung. Ihre Sparkasse 3

4 1. Einzug von Forderungen mit der SEPA-Lastschrift Mit einem Konto bei der Sparkasse und dem Abschluss der Vereinbarung über den Einzug von SEPA-Basis-Lastschriften bzw. SEPA-Firmen- Lastschriften ermöglicht die Sparkasse den Einzug von Forderungen per Lastschrift in von Konten innerhalb Deutschlands und aus dem gesamten europäischen Euro-Raum. Somit können Sie über Ihr bei uns geführtes Konto Forderungen zu Lasten von Konten aus 32 Ländern einziehen (Teilnehmerländer = die 30 Länder des Europäischen Wirtschaftsraums sowie die Schweiz und Monaco)! In dieser Information wird das SEPA-Firmen-Laschriftverfahren erläutert. Ausführungen zur Basis-Lastschrift finden Sie in der Information Grundlagen zum Einsatz der SEPA-Basis-Lastschrift. 2. SEPA-Firmen-Lastschrift Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren (auch B2B-Lastschrift ) ist vergleichbar mit dem bewährten Abbuchungsauftragsverfahren jedoch ist der Kreis der möglichen Zahlungspflichtigen eingeschränkt. Hat der Zahlungspflichtige bei der SEPA-Basis-Lastschrift bei einem berechtigten Einzug ein Rückgaberecht / Widerspruchsrecht von 8 Wochen ab Belastung, so erklärt er bei der SEPA-Firmen-Lastschrift den Verzicht auf sein Rückgaberecht. Dieser Verzicht darf rechtlich jedoch nur mit einem Nicht-Verbraucher vereinbart werden. Mit der Firmen-Lastschrift dürfen folglich nur Forderungen zu Lasten von Konten von Nicht-Verbrauchern eingezogen werden Verbraucher dürfen nicht mittels SEPA-Firmen-Lastschrift belastet werden. Auf der Grundlage der Verbraucher-Definition nach 13 BGB sind als Nicht- Verbraucher Selbständige, die im Rahmen ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln, Firmen und Unternehmen anzusehen. 3. Das SEPA-Firmen-Lastschriftmandat Das SEPA-Firmen-Lastschriftmandat entspricht in seiner Funktion dem bekannten Abbuchungsauftrag. Vor der Belastung eines Zahlungspflichtigen mit einer SEPA-Firmen-Lastschrift holen Sie als Zahlungsempfänger vom Zahlungspflichtigen eine schriftliche Einverständniserklärung ein - das SEPA-Lastschriftmandat. Mit dem Mandat werden Sie ermächtigt, Ihre Forderung vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen. Gleichzeitig beauftragt der Zahlungspflichtige seine Sparkasse/Kreditinstitut mit der Einlösung der von Ihnen eingereichten Lastschrift. Zudem ist das SEPA-Firmen-Lastschriftmandat vom Zahlungspflichtigen gegenüber seinem Kreditinstitut (Zahlstelle) durch Bereitstellung einer Mandatsausfertigung zu bestätigen. Für die Zahlstelle besteht bei Vorlage der Mandatsbestätigung sogar die Verpflichtung zu prüfen, ob der Kunde auch tatsächlich als Nicht- Verbraucher handelt. Sollte die Prüfung ergeben, dass es sich um einen Verbraucher handelt, wird die Sparkasse den Zahlungsempfänger informieren. Lastschriften, für die der Zahlstelle keine Mandatsbestätigung vorliegt bzw. bei denen der Zahlungspflichtige ein Verbraucher ist, werden nicht eingelöst. 4

5 Ein Mandat gilt für einmalige und /oder wiederkehrende Einzüge. Dies ist auf dem Mandat entsprechend zu vermerken. Wird ein Mandat nicht innerhalb von 36 Monaten nach Erteilung durch den Zahlungsempfänger in Anspruch genommen, verfällt es bei Bedarf ist dann zunächst ein neues Mandat einzuholen. Mandate sind vom Zahlungsempfänger aufzubewahren und müssen auf Verlangen dem Zahlungspflichtigen vorgelegt werden. Ob eine Aufbewahrung im Original erforderlich ist oder eine Ablage auch in Dateiform zulässig ist, ist vom Einreicher im Einzelfall zu klären. Im Zweifelsfall wird im Rahmen eines Urkundenprozesses die Vorlage des Originals verlangt. Mandate müssen dem Zahlungspflichtigen in der Sprache des Landes in dem er wohnt vorgelegt werden. Eine Liste von Mustertexten für alle SEPA-Länder findet sich auf der Internetseite des European Payments Council (EPC): 4. Was geschieht mit bestehenden / alten Abbuchungsaufträgen? Bestehende Abbuchungsaufträge können nicht als Mandat für das SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren genutzt werden. Deswegen müssen für Forderungen, deren Einzug heute im Abbuchungsverfahren erfolgt und die zukünftig im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren eingezogen werden sollen, zwingend SEPA-Firmenlastschrift-Mandate zwischen dem Zahlungsempfänger und dem Zahlungspflichtigen, der als Nicht-Verbraucher handeln muss, vereinbart werden. Zahlungsempfänger im Abbuchungsauftragsverfahren müssen deshalb zwingend ihren Kundenbestand prüfen, ob es sich bei den Zahlungspflichtigen um einen Verbraucher oder Nichtverbraucher handelt und entsprechende Mandate mit den Zahlungspflichtigen vereinbaren! 5

6 5. Information des Kunden vor dem erstmaligen Einzug einer Forderung mittels SEPA-Firmen-Lastschrift Der Zahlungsempfänger hat dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Kalendertage vor der Fälligkeit der ersten Zahlung per SEPA-Firmen-Lastschrift den Einzug schriftlich anzukündigen. Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtiger können aber auch eine kürzere Frist vereinbaren. Zur Erfüllung dieser Informationspflicht ist jede Mitteilung des Zahlungsempfängers (z. B. Rechnung, Police, Vertrag, Vertragsänderung ) an den Zahlungspflichtigen geeignet, die den Zahlungseinzug ankündigt und das Belastungsdatum sowie den fälligen Betrag und die Bankverbindung des Zahlungspflichtigen enthält. Diese Vorankündigung dient der Liquiditätsplanung des Zahlungspflichtigen, damit er zum Fälligkeitszeitpunkt für eine ausreichende Deckung auf seinem Konto Sorge tragen kann. Unterbleibt die Ankündigung des Lastschrifteinzugs, handelt es sich, wenn ein gültiges Mandat vorliegt, jedoch immer noch um eine autorisierte Abbuchung. Der Zahlungsempfänger trägt aber die dem Zahlungspflichtigen möglicherweise aus der Unterlassung entstehenden Schäden. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen bzw. feststehenden Lastschriftbeträgen genügen eine einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug und die Angabe der entsprechenden Fälligkeitstermine und beträge. Bei wechselnden Beträgen und/oder Terminen muss der Zahlungspflichtige streng genommen jeweils 14 Tage vor Einzug informiert werden. 6. Neue Merkmale beim SEPA-Mandat Das SEPA-Mandat weist zwei Merkmale auf, die beim Abbuchungsauftragsverfahren nicht genutzt werden: die Gläubiger-Identifikationsnummer die Mandatsreferenz. 6

7 6.1 Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) In jedem Datensatz zum Einzug einer SEPA-Lastschrift ist die Gläubiger-ID mit zu senden. Die Gläubiger-ID dient der Identifizierung des Zahlungspflichtigen und wird im gesamten SEPA-Raum nur jeweils einmal vergeben. Die Gläubiger-ID beantragen Sie als Zahlungsempfänger einmalig unter Angabe Ihrer persönlichen Daten bzw. der Daten Ihres Unternehmens bei der Deutschen Bundesbank: ( Die Gläubiger-ID ist eine alphanumerische Zeichenfolge. Diese besteht in Deutschland aus 18 Zeichen und kann in den anderen Ländern bis zu 35 Zeichen lang sein. Beispiel Aufbau einer Gläubiger-ID: DE 83 ZZZ Die ersten beiden Zeichen sind das Länderkennzeichen (DE für Deutschland), die 3. und 4. Stelle werden durch Prüfziffern belegt. Die Stellen 5. bis 7. - mit ZZZ vorbelegt - können vom Zahlungsempfänger beliebig mit alphanumerischen Zeichen belegt werden. So kann z. B. eine Geschäftsbereichskennung zur Vereinfachung der internen Zahlungsverarbeitung eingefügt werden. Besteht ein solcher Bedarf nicht, können diese Stellen mit jedem beliebigen alphanumerischen Zeichen belegt werden die Belegung ZZZ kann somit auch beibehalten werden. Die weiteren Stellen werden dann vom nationalen Identifikationsmerkmal belegt. Die Gläubiger-ID wird im Kontoauszug des Zahlungspflichtigen dokumentiert. Praxis-Beispiel Geschäftsbereichskennung in der Gläubiger-ID: In einem Unternehmen gibt es die Abteilungen Versand Hardware und Versand Software. Beide Abteilungen ziehen die Rechnungsgegenwerte für Ihre Auslieferungen mittels SEPA-Lastschrift ein. Zur Vereinfachung der internen Buchhaltung wird der Abteilung Versand Hardware die Gläubiger-ID DE und der Abteilung Versand Software die Gläubiger-ID DE zugewiesen. So kann bei Rückfragen anhand der Gläubiger-ID sogleich festgestellt werden, welcher Abteilung der Betrag zugeflossen ist. 7

8 6.2. Mandatsreferenz Neben der Gläubiger-ID ist jeder Lastschriftdatensatz auch mit einer individuellen Mandatsreferenz zu kennzeichnen. Die maximal 35stellige Referenz kann vom Zahlungsempfänger frei vergeben werden. Es kann eine laufende Nummer, aber auch eine Rechnungs-, Kunden-, Policen- oder bei Vereinen auch eine Mitgliedsnummer als Referenz vergeben werden. Auch sie wird im Kontoauszug des Zahlungspflichtigen dokumentiert. Mandate ohne Mandatsreferenz sind nicht zulässig SEPA-Lastschrifteinzüge ohne Mandatsreferenz im Datensatz können folglich auch nicht ausgeführt werden. Praxis-Beispiel Mandatsreferenz: In dem im Beispiel zur Gläubiger-ID genannten Unternehmen verwenden die Abteilungen die Kundennummer, über die jeder Kunde eindeutig ermittelbar ist, als Mandatsreferenz. Der Datensatz zum Einzug einer Forderung der Abteilung Versand Hardware für den Kunden Egon Meier (Kundennummer ) enthält somit folgende Angaben: DE Gläubiger-ID Abteilung Versand Hardware Mandatsreferenz = Kundennummer Egon Meier Hinweis: Besonders gut eignet sich eine Kunden- oder Mitgliedsnummer als eindeutige Mandatsreferenz. Sollten Sie nicht mit solchen Nummern arbeiten, könnte die Mandatsreferenz auch aus dem Namen des Kunden / Mitglieds und seinem Geburtsdatum bestehen. Ein Mandat, das lediglich aus einem Namen besteht, ist im Zweifelsfall nicht eindeutig genug (z. B. wenn es Kunden / Mitglieder mit dem gleichen Namen gibt). 8

9 7. Fristen für die Vorlage der SEPA-Firmen-Lastschriften zum Einzug SEPA-Firmen-Lastschriften sind nicht bei Sicht fällig. D. h. Sie können als Zahlungsempfänger eine Einzugsdatei nicht per heute bei der Sparkasse vorlegen und per Folgetag eine Gutschrift erhalten. Für die SEPA-Lastschrift wurden Vorlagefristen definiert, der Zahlungspflichtige soll so bei der Disposition seines Kontos unterstützt werden. SEPA-Lastschriftdatensätze sind immer mit einem Fälligkeitsdatum, an dem Sie den Zahlungspflichtigen belasten wollen, zu versehen. Als Zahlungsempfänger müssen Sie dafür Sorge tragen, dass die Lastschriftdatei der Sparkasse rechtzeitig zum Einzug vorgelegt wird. Lastschriftart SEPA-Firmen-Lastschrift Vorlagefrist bei Erst- /Einmaleinzug spätestens 2 Geschäftstage Vorlagefrist bei Folgeeinzug spätestens 2 Geschäftstage Bei verspäteter Einreichung wird das Fälligkeitsdatum automatisch auf das nächstmögliche Datum geändert. Der früheste Einreichungstermin liegt 14 Kalendertage vor Fälligkeit. Weitere Hinweise zur Umstellung Ihres Forderungseinzugs auf das SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren finden Sie in der Checkliste im Anhang. Nutzen Sie die Zeit bis zur Einstellung des Abbuchungsauftragsverfahrens und rüsten Sie Ihren Zahlungsverkehr für die Zukunft! Für alle Fragen rund um SEPA steht Ihnen Ihre persönliche Sparkassenberaterin bzw. Ihr persönlicher Sparkassenberater zur Verfügung. Ihre Sparkasse 9

10 Checkliste für den Einzug von Forderungen mittels SEPA-Firmen-Lastschrift Ausführliche Informationen stehen zum Download auf unser Homepage bereit! Vertragliche Regelung: Sollen Forderungen im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren eingezogen werden, ist der Abschluss einer Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften mit der Sparkasse erforderlich. Dies gilt auch, wenn Sie bereits jetzt Lastschriften im Einzugsermächtigungsoder Abbuchungsverfahren einziehen! Beantragung einer Gläubiger-ID bei der Bundesbank: ( Bei Bedarf Belegung der Stellen 5 bis 7 (ZZZ) der Gläubiger-ID z. B. mit einer eigenen Geschäftsbereichskennung. Mandatsreferenz: Festlegung einer eindeutigen Mandatsreferenz für jedes einzelne Mandat (z. B. Kunden-, Mitglieds- oder Policennummer). Einholung der erforderlichen Lastschriftmandate: Nutzen Sie bereits das Abbuchungsauftragsverfahren und wollen den Forderungseinzug auf das Firmenlastschriftverfahren umstellen, beachten Sie bitte die Hinweise unter Punkt 3! Informationspflicht: Vor dem erstmaligen Einzug von Forderungen mittels SEPA-Firmen-Lastschrift: Information des Zahlungspflichtigen (s. TZ 3). Belegloser Lastschrifteinzug: SEPA-Lastschriften können unter Berücksichtigung der Einreichungsfristen nur beleglos per Datenübertragung (kein Datenträgeraustausch!) zum Einzug eingereicht werden. Zur Erstellung der erforderlichen Datensätze benötigen Sie eine SEPA-fähige Software - wie z. B. S-Firm mit dem Modul SEPA-Lastschrift. Alternativ können Sie auch ein Rechenzentrum mit der Erstellung der Datensätze beauftragen (z. B. Datev). Es ist zu prüfen, ob die genutzte Software SEPA-fähig ist. Gegebenenfalls ist ein Update oder die Anschaffung einer neuen Software erforderlich. 10

11 Möglichkeiten zur Übertragung der Datensätze: bei Erstellung der Datensätze in einem Rechenzentrum: Übertragung per DFÜ (Datenfernübertragung) und Freigabe durch den Zahlungsempfänger. bei Erstellung der Datensätze mit Software S-Firm: Übertragung der Datensätze aus der SEPA-fähigen Softwareversion S-Firm (ab Version 2.5) mit Legitimation im Online-Banking. Ihr Vorteil: keine Erstellung von Datenträger und Begleitzettel; kein Transport Datenträger / Begleitzettel zur Sparkasse; individuelle Bestimmung des Buchungszeitpunktes durch den Einreicher (Vereinbarung Online- Banking erforderlich). Ist die von Ihnen genutzte Programmversion noch nicht SEPA-fähig, kontaktieren Sie bitte unsere Electronic-Banking-Berater. (Telefon: / electronic.banking@s-it-service.de) bei Erstellung der Datensätze mit Software SPG Verein / Verein 2000 : Erstellung der Datensätze mit der SEPA-fähigen Softwareversion 3.x und Übertragung der Datensätze an die Sparkasse im Online-Banking. Ist Ihre Version noch nicht SEPA-fähig, können Sie diese über unsere Electronic-Banking-Berater der S-IT Service GmbH in Soest beziehen. (Telefon: / electronic.banking@s-it-service.de) bei Erstellung der Datensätze mit einer sonstigen Software : Erstellung der Datensätze mit der SEPA-fähigen Softwareversion und Übertragung der Datensätze an die Sparkasse im Online-Banking. Ist die Version der von Ihnen genutzten Software noch nicht SEPA-fähig, wenden Sie sich an den Hersteller der Software oder lassen Sie sich von unseren Electronic-Banking-Beratern über S-Firm informieren. (Telefon: / electronic.banking@s-it-service.de) 11