Auswertung Outsourcing - Befragung 2002

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1 Berater und Ingenieure Auswertung Outsourcing - Befragung 2002 Frankfurt, September

2 Inhalt 1. Überblick antwortende Unternehmen -Verlader -Dienstleister 2. Ergebnisse und Vergleiche 1

3 Übersicht der antwortenden Unternehmen 2

4 Übersicht der antwortenden Unternehmen Verlader: Branchen- und Hierarchie-Einordnung Wirtschaftszweige der antwortenden Verlader % % 8% 8% Einzelhandel Hersteller / Industrie Großhandel Versandhandel Alle antwortenden Verlader sind auf der 2. Führungsebene tätig. 3

5 Übersicht der antwortenden Unternehmen Verlader: Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter 14 Unternehmensgröße der Verlader < 1000 MA MA MA MA > MA 4

6 Übersicht der antwortenden Unternehmen Verlader: Umsatz im Jahr 2001 in EUR Umsatz im vergangenem Geschäftsjahr in EUR < 100 Mio Mio Mio Mio. > 1 Mrd. 5

7 Übersicht der antwortenden Unternehmen Dienstleister: Hierarchische Einordnung 10 Führungsposition der antwortenden Dienstleister % 4 36% 2 1 Oberste Führungsebene 2. Führungsebene 3. Führungsebene 6

8 Übersicht der antwortenden Unternehmen Dienstleister: Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter Unternehmensgröße der Dienstleister < 500 MA MA MA MA MA > MA 7

9 Übersicht der antwortenden Unternehmen Dienstleister: Umsatz im Jahr 2001 in EUR 12 Umsatz im vergangenem Geschäftsjahr in EUR < 50 Mio Mio Mio Mio. > 500 Mio. 8

10 Übersicht der antwortenden Unternehmen Dienstleister: Internationalisierung und Spezialisierungsgrad 79% der Dienstleister managen und betreiben ein europäisches oder internationales Logistiknetzwerke für Ihre Kunden. 8 der Dienstleister besitzen Branchenschwerpunkte, wie z.b. Automotive, Pharmazeutik, Lebensmittel,... 9

11 Übersicht der antwortenden Unternehmen Dienstleister: Angebotsspektrum und Ø-Umsatzanteil der Logistikteilbereiche Dienstleistungsangebot und erreichter Umsatzanteil 10 95% 95% 92% % 39% 4% 67% 11% 14% 59% 24% 33% 33% 23% 2% 1% 3% 1% 9% 3% Transportlogistik Ersatzteillogistik Transportdisposition Kommissionierung Lagerung Bestandsverwaltung Bestandsdisposition Auftragssteuerung Fakturierung Sonstige Angebot Umsatz 10

12 11

13 Outsourcing-Gründe: Gründe für die Outsourcing-Entscheidung* 10 88% 85% % 43% 36% 64% 5 28% 73% 56% 53% 48% 2 Kostenreduktion Serviceverbesserung Erhöhung der Flexibilität Konzentration auf Kernkompetenzen Nutzung von Synergie-Effekten Vermeidung von Investitionen 3% 4% Sonstiges Dienstleister Verlader * Mehrfachnennungen 12

14 Wer ist in das Outsourcing-Projekt involviert? Entwicklung des Konzepts durch...* % 6 41% 4 24% 2 16% 13% 16% 3% Oberste Führungsebene 2. Führungsebene 3. Führungsebene Sonstige Dienstleister Verlader * Mehrfachnennungen 13

15 Erfolgt vor dem Outsourcing eine konkrete Prozessdefinition der zu vergebenden Leistung? Bei 68% der Dienstleister werden die Prozesse der zu vergebenden Leistungen vom Kunden im Detail definiert und abgegrenzt. Bei 96% der Verlader werden die Prozesse der zu vergebenden Leistungen im Detail definiert und abgegrenzt. Die Vorbereitungsdauer der Outsourcing-Entscheidung liegt bei den Verladern bei ca. 6 Monaten (bei einer Spanne von 1 18 Monaten). 14

16 Erfolgt vor der Outsourcing-Entscheidung eine Analyse der Prozesse? Analyse der Prozesse in Bezug auf Qualität und Kosten 10 85% 88% % 12% 1 Qualität [Ja] Qualität [Nein] Kosten [Ja] Kosten [Nein] Dienstleister Verlader 15

17 Finden in der Regel Ausschreibungen und Abschätzungen des Reengineering-Potentials statt? In rund ¾ der Fälle (72,5% bei DL und 76% bei VL) finden in der Regel Ausschreibungen statt. Bei 72% der Verlader wird vorher das Verbesserungspotenzial eines Reengineering der betroffenen Bereiche abgeschätzt. 16

18 Gibt es üblicherweise Ausschreibungsunterlagen mit einem detaillierten Leistungsverzeichnis? In 69%der Fälle wird nach Angaben der Dienstleister ein Leistungsverzeichnis erstellt. Erstellung des Leistungsverzeichnisses durch...* 10 95% % % 13% 11% Verlader Logistikberater Dienstleister Dienstleister Verlader * Mehrfachnennungen 17

19 Form der Ausschreibung: Formulierung der Ausschreibung ist % 6 52% 45% % 3% 6% einstufig zweistufig sonstiges Dienstleister Verlader 18

20 Rolle des Dienstleisters im Outsourcing-Prozess: Ca. 85%der Dienstleister erstellen Ihr Angebot auf Grundlage der Ausschreibungsunterlagen. Einbeziehung des Dienstleisters in den Prozess* % 75% % 5 39% 2 17% 3% 4% beratend konzeptionell Angebotsabgabe sonstiges Dienstleister Verlader * Mehrfachnennungen 19

21 Welche Bereiche werden fremdvergeben? Ausgeschriebene Bereiche* 10 97% 8 79% 79% 83% % 16% 45% 37% 47% 58% 45% 21% 24% 14% 16% Transportlogistik Ersatzteillogistik Transportdisposition Kommissionierung Lagerung Bestandsverwaltung Bestandsdisposition 3% Auftragssteuerung Fakturierung Sonstiges Dienstleister Verlader * Mehrfachnennungen 20

22 Auswahlkriterien für die jeweiligen Dienstleister: Auswahlkriterien sind... überhaupt nicht wichtig 6 5 sehr wichtig ,9 3,2 U größe 3,5 2,9 2,8 3,0 U kultur intern. Präsenz 2,0 2,1 2,2 2,1 niedriger Preis strukt. Angebot 1,6 1,3 Fachkompetenz 2,0 2,1 Branchenkompetenz 1,9 2,6 DV-Kompetenz 2,7 2,5 2,5 2,4 2,4 2,1 Flexibilität bei Vertragsverh. räumliche Nähe Time to market Dienstleister Verlader * Mehrfachnennungen 21

23 Dauer des Auswahlprozesses: Bei den Dienstleistern dauert der Auswahlprozess vom Ausschreibungsbeginn bis hin zum Abschluss der Vertragsverhandlungen ca. 6 Monate (bei einer Spanne von 2 12 Monaten). Bei den Verladern dauert der Auswahlprozess von der Vorauswahl der teilnehmenden Dienstleister bis hin zum Abschluss der Vertragsverhandlungen ca. 3 Monate (bei einer Spanne von 1 8 Monaten). 22

24 Zukünftige Outsourcing-Bereiche aus Verladersicht: Zukünftige Vergabe von Bereichen* % 8% 13% 25% 29% 17% 8% 13% 8% 17% Transportlogistik Ersatzteillogistik Transportdisposition Kommissionierung Lagerung Bestandsverwaltung Bestandsdisposition Auftragssteuerung Fakturierung Sonstiges Verlader * Mehrfachnennungen 23

25 Professionalisierung des Projektmanagements: Organisation Zeit- und Kostenplan % 71% 76% 6 55% 45% 4 24% 29% 24% 2 Zeitplan: Ja Zeitplan: Nein Budget: Ja Budget: Nein Dienstleister Verlader 24

26 Professionalisierung des Projektmanagements: Organisation Begleitung der Umsetzungsphase durch...* % 78% 58% 58% 85% 67% 65% 46% Festlegen verbindlicher Meilensteine Regelmäßiges Reporting Protokollierung aller Arbeitssitzungen Dokumentation aller Projektergebnisse Sonstiges Dienstleister Verlader * Mehrfachnennungen 25

27 Professionalisierung des Projektmanagements: Prozesse Bei 95%der Dienstleister und 79%der Verlader wird eine Prozessbeschreibung aller relevanten Aktivitäten erarbeitet. 10 Prozessbeschreibung durch...* 8 76% 6 63% % 16% 29% 5% 5% 42% Verlader Logistikberater Dienstleister gemeinsam Dienstleister Verlader * Mehrfachnennungen 26

28 Professionalisierung des Projektmanagements: IT Bei 85% der Dienstleister erfolgt eine detaillierte Erarbeitung der IT-Schnittstellen vor Aufnahme der Aktivitäten, aber 6% davon verzichten auf eine zusätzliche Testphase. Bei 71% der Verlader erfolgt eine detaillierte Erarbeitung der IT-Schnittstellen vor Aufnahme der Aktivitäten, aber 12% davon verzichten auf eine zusätzliche Testphase. 27

29 Professionalisierung des Projektmanagements: IT Kriterien bei der IT-Fragestellung* % 6 54% 4 38% 38% 41% 38% 2 21% 17% 5% Schnittstellen Zugriffsmöglichkeit auf eigene Systeme Systemkompatibilität DV-Kompetenz Sonstiges Dienstleister Verlader * Mehrfachnennungen 28

30 Umsetzungsverantwortung Projektverantwortliche* 10 92% 93% % 2 1 8% 17% Verlader Logistikberater Dienstleister Dienstleister Verlader * Mehrfachnennungen 29

31 Vertrag und Vertragsgestaltung: Existenz und Erstellung In 93%der Fälle besteht nach Angaben der Dienstleister ein förmlicher Outsourcing-Vertrag, wohingegen nur bei 83% der Verlader ein Kontrakt existiert. Erarbeitung des Outsourcing-Vertrages durch...* % % Juristen Verlader 35% 14% Juristen extern 43% 5% Juristen Dienstleister 14% 1 54% 24% Fachverband Logistikberater Dienstleister Dienstleister Verlader * Mehrfachnennungen 30

32 Vertrag und Vertragsgestaltung: Laufzeit Bei den Dienstleistern werden in der Regel Laufzeiten von ca. 4 Jahren vereinbart (bei einer Spanne von 1 8 Jahren), wobei durchschnittliche Abweichungen von 4 Jahren auftreten. Bei den Verladern werden ebenfalls Laufzeiten von ca. 4 Jahren vereinbart (bei einer Spanne von 1 10 Jahren), wobei durchschnittliche Abweichungen von 3 Jahren auftreten. Wenn Abweichungen auftreten, dann wünschen sich die Verlader fast immer kürzere Laufzeiten als die Dienstleister. 31

33 Vertrag und Vertragsgestaltung: QS-Vereinbarungen Qualitätssicherungsvereinbarungen 10 82% % 61% 69% 4 29% 31% 39% 2 18% Ja Nein Bonus/Malus-System: ja Bonus/Malus-System: nein Dienstleister Verlader 32

34 Ressourcenutzung durch Dienstleister: 58%der Verlader geben an, dass ihre Ressourcen genutzt werden. Dagegen behaupten 72% der Dienstleister, Ressourcen der Verlader zu nutzen. Ressourcennutzung* % 85% 81% 86% 6 57% 4 43% 38% 2 19% 21% 14% 7% 4% Immobilien Einrichtungen Fuhrpark Personal Software Sonstige Dienstleister Verlader * Mehrfachnennungen 33

35 Investitionsbedarf und Vertragslaufzeit: 88% der Dienstleister geben an, dass mit den Outsourcing- Vorhaben des öfteren Investitionsentscheidungen verbunden sind und dabei die Vertragslaufzeit in 94% der Fälle einen Einfluss hat. 33% der Verlader behaupten, dass es eine Verbindung zwischen Outsourcing-Vorhaben und den Investitionsentscheidungen gibt wobei in 63% der Fälle die Vertragslaufzeit beeinflusst wird. 34

36 Abrechnungsmodus: Fakturierte Leistungen* % % 39% 57% 2 14% 13% Open book nach Kostenarten Zielpreismodelle auf Prozesskostenbasis Sonstiges Dienstleister Verlader * Mehrfachnennungen 35

37 Veränderungen des Abrechnungsmodus: 76%der Dienstleister und 35% der Verlader geben an, dass es eine nachträgliche Änderung bezüglich der Fakturierung gibt. nachträgliche Änderungen* % 93% % 63% % 1 13% neue Kostenbestandteile Budgetangleichung (nach oben) Zusätzliche Leistungsvereinbarungen Sonstiges Dienstleister Verlader * Mehrfachnennungen 36

38 Abgleich von ausgeschriebenen Mengen und Prozessen zur Realität: Durchführung entsprechend vorherigen Vereinbarungen % 36% 31% 31% 17% 8% 4% 3% 4% [1] [2] [3] [4] [5] [6] vollständig überhaupt nicht Dienstleister Verlader 37

39 Erfolgsfaktoren der Outsourcing-Projekte: kritische Erfolgsfaktoren völlig unbedeutend ,83 3 sehr wichtig 2 1 1,78 1,50 1,75 2,05 1,55 1,70 det. Unterlagen Vor-Ort-Besuche det. Planung detaillierte QS-Vereinbarungen detaillierte Prozessbeschreibung Analyse der IT Einbezug unabh. Dritter Dienstleister 38

40 Zufriedenheit auf Verladerseite: Zufriedenheit und Erfolg % 54% % 25% 14% 13% 4% 4% Sehr gut Gut Befriedigend Ausreichend Mangelhaft Ungenügend 88%der Verlader würden ihre Outsourcing-Entscheidung heute in der gleichen Art und Weise wieder treffen. Zufriedenheit: Erfolg: 39

41 Wirtschaftlicher Erfolg auf Verladerseite: 92%der Verlader sehen einen wirtschaftlichen Erfolg in ihrer Outsourcing-Entscheidung. wirtschaftlicher Erfolg durch...* % 73% Kostensenkung geringerer Personalaufwand Vermeidung von Investitionen Sonstiges * Mehrfachnennungen 40

42 Qualitativer Erfolg auf Verladerseite: Bei 57%der Verlader ist ein messbarer qualitativer Erfolg durch die Outsourcing-Entscheidung eingetreten. 10 qualitativer Erfolg bezüglich...* 8 69% 6 54% 4 38% 31% 31% 2 8% Verfügbarkeit Lieferzeit Lieferzuverlässigkeit Lieferqualität Lieferflexibilität Sonstiges * Mehrfachnennungen 41

43 Zukunft des Outsourcings: Outsourcing wird in Zukunft % 38% 2 5% 13% zunehmen gleich bleiben abnehmen Dienstleister Verlader 42

44 Ansprechpartner : Dr. Klaus-Peter Jung Kontakt : Miebach Logistik Untermainanlage Frankfurt Tel.: + 49 (0) Fax.: + 49 (0) jung@miebach.com Homepage: 43