Nach dieser Einleitung werden Sie besser verstehen: Wie Sie die wichtigsten Verwaltungsaufgaben

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Alexa Hausler
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1 Administration

2 Einleitung Diese (online) Einleitung gibt Ihnen grundlegenden Überblick über die Hauptaufgaben bei der Verwaltung Ihres EU-Projekts. Die Einleitung dauert etwa 15 Minuten. Zögern Sie nicht, auf der PACE Plattform Fragen zu stellen und Themen zu diskutieren. Weitere Informationen in der PACE Bücherei.

Inhalt Nach dieser Einleitung werden Sie besser verstehen: Wie Sie die wichtigsten Verwaltungsaufgaben in einem EU- Projekt bestimmen Wie Sie

3 Inhalt Nach dieser Einleitung werden Sie besser verstehen: Wie Sie die wichtigsten Verwaltungsaufgaben in einem EU- Projekt bestimmen Wie Sie Partnerverträge mit allen nötigen Anhängen erstellen Wie Sie Berichte und die Dokumentation gestalten Wie und wann Sie entsprechende Berichtsinstrumente nutzen

4 Inhaltsverzeichnis Was wird beschrieben? 1. Überblick über die wichtigsten Verwaltungsaufgaben 2. Handhabung von Verträgen 3. Projektdokumentation 4. Finanzmanagement 5. Kontrolle und Berichterstattung

5 1. Administrative Aufgaben im EU Projektmanagement (PM) Multilaterale, geförderte EU-Projekte folgen einem speziellen und detaillierten System vertraglicher und finanzieller Regularien. Diese Einführung wird die wichtigsten administrativen Aufgaben in allgemeiner Weise diskutieren. Detaillierte administrative Anforderungen des Erasmus-Plus-Programms finden Sie hier :

6 1. Administrative Aufgaben im EU Projektmanagement (PM) Finanzmanagement Verteilung des Budgets (De-)zentralisiertes Management des Budgets Dokumentation der Kosten Projektdokumentation PM Leitfaden Dokumentenstandard Vertragsmanagement Bewilligungsbescheid Partnervereinbarungen Urheberrechtsverträge Unterverträge Kofinanzierungs-/Sponsorenvereinbarungen Monitoring Fortschritte in Richtung der Ziele Ausgaben Zeitplan Berichterstattung Interne Berichte Berichte an den Geldgeber

2. Vertragsmanagement Der Bewilligungsbescheid ist das zentrale Vertragsdokument und bildet die rechtliche Grundlage eines multilateralen Projekts.

7 2. Vertragsmanagement Der Bewilligungsbescheid ist das zentrale Vertragsdokument und bildet die rechtliche Grundlage eines multilateralen Projekts. Alle anderen vertraglichen Beziehungen zwischen Koordinator & Projektpartnern mit Dritten, die spezielle Dienste erbringen mit nationalen kofinanzierenden Stellen/ privaten Sponsoren müssen durch den Koordinator nach den offiziellen Regularien erarbeitet werden.

8 2. Vertragsmanagement Der Partnervertrag regelt die wichtigsten vertraglichen Beziehungen zwischen der koordinierenden Einrichtung und den Projektpartnern. ist eine Vorsichtsmaßnahme, um das finanzielle Risiko für den Projektträger zu minimieren Legt die formale Basis für die Zusammenarbeit fest bestimmt den Einsatz für das Projekt macht die Rechte und Pflichten für die Partner transparent

9 2. Vertragsmanagement Kernelemente eines Partnervertrages: Definition der Beiträge, zu denen sich die Projektpartner verpflichten Definition der Partneranteile am Budget; Anteil an EU-Fördergeldern, der jedem Partner zusteht; Kofinanzierung durch den Partner Zeitplan der Zahlungen der Fördergelder durch den Projektträger Berichterstattungsanforderungen der Partner gegenüber dem Projektträger

10 2. Vertragsmanagement Hier sehen Sie ein Beispiel eines Partnervertrages:

11 2. Vertragsmanagement Anhänge zum Partnervertrag: Standardanhänge: Projektantrag Bewilligtes Budget Projekthandbuch Liste der Partner Bankdaten der Partnereinrichtungen Hilfreiche weitere Anhänge: Überarbeiteter Finanzplan Überarbeiteter Arbeitsplan Überarbeitete Liste der zu erbringenden Leistungen Urheberrechtsverträge Interne Vorlagen für die Berichterstattung Kontaktdaten

12 3. Projektdokumentation Dokumentation der Projektaktivitäten, z.b. unterschriebene Teilnehmerlisten Fotos Programme der Treffen Konferenzprogramme Managementdokumente: Projektmanagementhandbuch, das alle relevanten Dokumente beinhaltet

13 3. Projektdokumentation - Projekthandbuch 1. Kontaktdaten EU Projektansprechpartner und Förderstelle Projektkoordinator, -träger, Finanzbeauftragter Kontaktdaten der Projektpartner Externe Mitwirkende 2. Projektantrag Antrag Letters of intend 3. Projektverträge Bewilligungsbescheid inkl. Anhänge Ergänzungen/Änderungen des Bewilligungsbescheids Partnerverträge Unterverträge Urheberrechtsverträge 4. Planungsdokumente Aktualisierungen des Arbeitsplans Liste der zu erbringenden Leistungen Arbeitspaketblätter 5. Budget Bewilligtes Budget Bewilligte Budgetverteilung pro Partner Finanzüberwachungstool Kalkulationen und Schätzungen Angebote von Lieferanten 6. Berichte Interne Berichtsvorlagen Interne Fortschrittsberichte der Partner Externe Berichtsvorlagen Externe Fortschrittsberichte an die Geldgeber

14 3. Projektdokumentation - Projekthandbuch 7. Protokolle und Vereinbarungen Präsenz Projekttreffen Online Projekttreffen Treffen von Untergruppen Wichtige Vereinbarungen mit Partnern 8. Evaluation Evaluationsplan Interne Evaluationsberichte Externe Evaluationsberichte 9. Produkte, Verbreitung, Verwertung Produkte oder Liste der Produkte Verbreitungsplan Liste der projektbezogenen Veröffentlichungen, Artikel, Postings Produkte zur Verbreitung (Flyer, Broschüren etc.) Verwertungsplan 10. Andere

15 4. Finanzmanagement Die Hauptaufgaben des Finanzmanagements: Bearbeitung des Projektbudgets Weiterleitung der europäischen Zuschüsse an die Partner Sicherstellung eines gemeinsamen Verständnisses der Finanzierungsregeln durch die Partnerschaft Aufbau eines effizienten internen Finanzberichtssystems Überwachung der Zuschussfähigkeit der Ausgaben und ihre Übereinstimmung mit dem Budgetplan Sicherstellung, dass alle nötigen Finanzdokumente von allen Partnern bereitgestellt werden Berichterstattung über die Ausgaben an die Förderstelle

16 4. Finanzmanagement Die EU Projektveröffentlichung Survival Kit Managing Multilateral Projects in the Lifelong Learning Programme bietet eine Reihe nützlicher Vorlagen für die Berichtsdokumente, die Ihr Finanzmanagement unterstützen können. Das Tool kann hier heruntergeladen werden:

17 5. Monitoring & Berichterstattung Das Monitoring kann als ein kontinuierlicher Prozess definiert werden, bei dem die Fortschritte der festgelegten Ziele sowie Lücken zwischen dem ursprünglichen Projektplan und dem tatsächlichen Erreichten bewertet werden. Es ist die regelmäßige Prüfung der drei grundlegenden Projektbeschränkungen: 1.Umfang 2.Kosten 3.Zeit

18 5. Monitoringsystem Zu entscheidende Aspekte Häufigkeit Informationsquellen Art Ausführung Schlüsseldokumente Dokumentenbibliothek Zu berücksichtigende Faktoren Berichtsanforderungen an die Geldgeber Projekt Meilensteine Komplexitätsgrad Vertrautheit der Partner Monitoring Instrumente Fortschrittsberichte Revisionstreffen Bilaterale Treffen Definition dessen, was das Projekt erreichen will Ziele und Absichten Konkrete Ergebnisse und Resultate Aktivitäten, um diese Ziele zu erreichen Aufgabenverteilung Projektplan Antrag Zusätzliche Planungsinstrumente Ressourcen Arbeitsplan, Fristen Verträge Finanzierungsverträge Partnervereinbarungen

19 5. Monitoring & Berichterstattung 9 Grundregeln für die Berichterstattung an die Geldgeber: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Beiträge der Partner rechtzeitig erhalten Liefern Sie vollständige und korrekte Informationen einschließlich aller entwickelten Dokumente Seien Sie strukturiert, klar und verständlich

20 5. Monitoring & Berichterstattung Seien Sie ehrlich Verschieben Sie ernste Probleme nicht auf den Abschlussbericht Beziehen Sie sich ausdrücklich auf den Projektantrag und frühere Bewertungen Kopieren Sie nicht aus dem Antrag Zeigen Sie die europäische Dimension Widmen Sie dem Bericht ausreichend Zeit!

21 Zusammenfassung Weitere nützliche Tools für die Verwaltung Ihres Projekts finden Sie in der PACE Bibliothek Wir wünschen Ihnen ein gutes und erfolgreiches Projekt!

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