Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook 2003

Transkript

1 Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook 2003 Einrichtung von kabelnet Office mit dem Outlook MAPI-Connector in Microsoft Outlook 2000, XP und Als PDF herunterladen Diese Anleitung können Sie auch als PDF Dokument herunterladen und auf Ihrem PC abspeichern. So haben Sie auch dann Zugriff darauf, wenn Sie gerade nicht online sind. Microsoft Outlook Version Je nach verwendeter Microsoft Outlook Version können sich Aussehen, Gliederung und Position der Menüs und Dialoge leicht unterscheiden. Die grundlegenden Prinzipien der Konfiguration und die einzutragenden Werte sind aber bei allen Version identisch. Download des MAPI-Connectors für Microsoft Outlook Um die volle Funktionalität des kabelnet office Kommunikations-Servers zusammen mit Microsoft Outlook nutzen zu können muss als Erstes der MAPI-Connector von unserer Service Seite heruntergeladen und installiert werden. Für die Installation sind Administratorrechte am lokalen PC nötig. Fragen Sie dazu gegebenenfalls Ihren System-Administrator. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

2 Installationsprogramm des MAPI-Connectors für Microsoft Outlook starten Entpacken Sie das heruntergeladenene Archiv in einem neuen, leeren Ordner. Beginnen Sie mit der Installation durch Doppelklick auf setup. Je nach Konfiguration Ihres Betriebssystems kann es auch sein dass Dateinamenserweiterungen angezeigt werden. Die Installationsdatei nennt sich dann setup.exe. Installation durchführen Klicken Sie auf Installieren. Der MAPI-Connector wird installiert. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

3 Installation abschliessen Beenden Sie die Installation durch Klicken auf Ja. Einrichtung eines -Kontos in Microsoft Outlook Um die MAPI-Funktionalität zu nutzen, müssen Sie zunächst ein neues -Konto einrichten, damit Outlook über den MAPI-Connector eine Verbindung zum Kommunikations-Server aufbaut. Klicken Sie auf auf -Konten. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

4 Neues Konto erstellen Wählen Sie Ein neues Konto hinzufügen aus und klicken unten auf Weiter. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

5 Servertyp auswählen als Nächstes muss man den Servertyp einstellen. Hierzu wählen Sie bitte Zusätzliche Servertypen aus und klicken dann auf Weiter. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

6 Servertyp festlegen Hier erscheint eine Liste mit den zusätzlich installierbaren Servertypen. Dort sollte CommuniGate Pro Server aufgeführt sein, wählen Sie diesen Eintrag aus und klicken Sie dann wieder auf Weiter. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

7 Server- und Kontendaten eingeben Im nachfolgenden Fenster werden die einzelnen Einstellungen für den kabelnet office Kommunikations-Server vorgenommen. Bei Servername tragen Sie bitte netoffice.select.at ein und bei Portnummer sollte 143 stehen. Direkt darunter machen Sie bitte ein Häkchen vor Eine sichere Verbindung (SSL/TSL) benutzen. In der unteren Hälfte des Fensters werden Ihre persönlichen Daten eingetragen. Die Zeile hinter Kontoname sollte mit Ihrer Benutzerkennung (üblicherweise mit Ihrer -Adresse) gefüllt werden. In die darunter liegende Zeile können Sie das Passwort Ihres kabelnet office Accounts eintragen. Wenn Sie hier ein Kennwort eintragen und dann das Häkchen vor Kennwort speichern setzen, brauchen Sie nicht mehr vor jedem Programmstart das Kennwort einzugeben. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

8 Damit Ihre Benutzerkennung sicher und verschlüsselt zum kabelnet office Kommunikations-Server übertragen wird, setzen Sie bitte bei Anmeldung durch gesicherte Kennwortauthentifizierung ein Häkchen. Konteneinstellungen bearbeiten Geben Sie hier im Feld Name Vor- und Familiennamen ein, im Feld -Adresse Ihre kabelnet office Adresse und, falls das Konto einer Firma zugeordnet werden soll, unter Organisation den Firmennamen. Fahren Sie dann fort durch klicken auf die Schaltfläche Speichern. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

9 Erweiterte Einstellungen aufrufen Um zusätzliche Einstellmöglichkeiten zu erhalten, klcken Sie bitte auf den Reiter Erweitert. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

10 Erweiterte Einstellungen - Adressbuchaktualiserung Damit Ihr Adressbuch immer aktuell ist, können Sie hier ein Häkchen bei Aktualisierung des Adressbuchs machen. So wird gewährleistet, dass alle Änderungen im Adressbestand sofort zwischen kabelnet office Server und Outlook abgeglichen werden. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

11 Erweiterte Einstellungen - Cacheverzeichnis Wählen Sie als Cache-Verzeichnis das lokale Anwendungs-Daten-Verzeichnis von MS Outlook. Sie können hier auch noch die Häkchen vor Beim Senden/Empfangen immer alle Ordner übertragen und vor Immer ganze Nachrichten herunterladen setzen. Dies ist allerdings nur optional und zur Nutzung der MAPI-Funktionalität nicht unbedingt notwendig. Achtung: Sollten Sie viele Mails in Ihrem Postfächern liegen haben, empfiehlt es sich den Haken Immer ganze Nachrichten herunterladen" nicht zu setzen, da dies bei großen Posteingängen zu erheblich längeren Wartezeiten führen kann! Klicken Sie dann auf OK. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

12 Installation abschliessen Nach diesen Schritten muss Outlook nur noch einmal neu gestartet werden und schon ist Outlook sowohl für als auch für die Kalender-Funktionalität nutzbar. Klicken Sie zum Beenden der Installtionsroutine auf Schliessen. Outlook starten Klicken Sie am Desktop auf das Microsoft Office Outlook Symbol oder rufen Sie Outlook über den Startmenüeintrag auf. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

13 kabelnet office Konto auswählen Klicken Sie auf den nun in Outlook angezeigen Eintrag für Ihr kabelnet office Konto. Dies wird Ihnen mit dem Bezeichner bzw. Namen angezeigt, den Sie vorhin bei der Installation angegeben haben. Um die diesem Konto zugeordneten Ordner bzw. Postfächer zu sehen, klicken Sie bitte auf das + Symbol vor dem Kontenbezeichner. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

14 Postfächer anzeigen Sie sehen nun die zum Konto gehörenden Standardpostfächer. Klicken Sie zb. auf den Eintrag Posteingang, um in den Posteingangsordner des kabelnet office Servers zu gelangen. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

15 Kalender aufrufen Um zur Kalenderanzeige zu gelangen klicken Sie in Outlook auf die Schaltfläche Kalender. Es wird Ihr lokaler, privater Kalender am Bildschirm angezeigt. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

16 kabelnet office Kalender einblenden Um Ihren kabelnet office Kalender ebenfalls angezeigt zu bekommen, setzen Sie bitte unter Meine Kalender in der Checkbox vor Kalender in IHR NAME ein Häkchen. Das Hauptelement zur Anzeige der Kalendereinträge wird dann geteilt und sie sehen rechts neben Ihrem lokalen, privaten Kalender (der AUSSCHLIESSLICH auf ihrem PC existiert und gespeichert wird) den kabelnet office Kalender, der mit dem kabelnet office Server abgeglichen wird und den Sie zb. auch mit Ihrem Mobiltelefon synchronisieren lassen können oder den Sie für Mitatbeiter oder Freunde oder Familienmitglieder zum gemeinsamen Zugriff freigeben können. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

17 Kalender wählen Damit andere Benutzer auf Ihren Kalender zugreifen können und es Ihnen möglich ist, Termine mit Ihren Kollegen abzustimmen, müssen Sie Ihren Kalender für die -Accounts Ihrer Kollegen freigeben. Wählen Sie dann Ihren kabelnet office Kalender aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

18 Kalendereigenschaften aufrufen Klicken Sie im nun erscheinenden Kontextmenü auf den Eintrag Eigenschaften. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

19 Kalendereigenschaften - Allgemein Wählen Sie als Nächstes den Reiter Zugriffsrechte aus. Klicken Sie auf die Registerzunge. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

20 Kalendereigenschaften - Zugriffsrechte hinzufügen Falls Sie noch niemandem Ihren Kalender freigegeben haben, wird Ihnen nun hier nichts angezeigt, ansonsten werden die bereits freigegebenen kabelnet office Accounts angezeigt. Klicken Sie auf Hinzufügen, um einem Benutzer mit einem anderen kabelnet office Account Zugriffsrechte auf Ihren Kalender zu geben. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

21 Kalendereigenschaften - Zugriffsrechte - Konto zulassen Geben Sie hier einen kabelnet office Accountnamen oder besser eine kabelnet office adresse ein. Klicken Sie dann auf OK Wichtig: Sie müssen hier reale Benutzernamen verwenden, Aliasnamen funktionieren hier NICHT! Üblicherweise lauten die realen Benutzernamen so, wie der Teil der adresse vor Sollten Sie Ihren Kalender mit Benutzern aus anderen -Domains sharen wollen, so müssen Sie hier vollständige adressen eingeben. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

22 Kalendereigenschaften - Zugriffsrechte - Benutzer wählen Sie kehren zum vorigen Dialog zurück. Klicken Sie den Eintrag des soeben zur Liste der autorisierten Benutzer (diejenigen, die auf Ihren Kalender zugreifen dürfen) hinzugefügten Kontos an. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

23 Kalendereigenschaften - Zugriffsrechte - Rechte definieren Konfigurieren Sie in diesem Schritt, welche Rechte Sie dem neu hinzugefügten kabelnet office Account gewähren wollen. Um Ihren Kalender lesen zu können, sollten die ersten drei Optionen Ordner anzeigen, Objekte lesen und Markierung lesen ein/aus ausreichen. Wenn Sie alle benötigten kabelnet office Accounts hinzugefügt und mit den gewünschten Rechten konfiguriert haben klicken Sie auf OK. Sie kehren zum Hauptfenster der Outlook Programmoberfläche zurück. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

24 Abonnieren eines fremden Kalenders in Microsoft Outlook Klicken Sie dazu im Outlook Hauptmenü auf Extras und dann auf -Konten. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

25 konten anzeigen Wählen Sie Vorhandene -Konten anzeigen oder bearbeiten aus. Fahren Sie fort mit Anklicken der Schaltfläche Weiter. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

26 Konto auswählen Wählen Sie das Konto "CommuniGate Pro Server" aus und klicken auf Ändern. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

27 Erweiterte Einstellungen aufrufen Um zu den nun benötigten Einstellmöglichkeiten zu gelangen, klcken Sie bitte auf den Reiter Erweitert. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

28 Erweiterte Einstellungen - freigegebene Ordner anderer Konten wählen Klicken Sie nun hier im Reiter Erweitert unter dem Punkt Gemeinsame Ordner folgender konten auf die Schaltfläche Hinzufügen um einen kabelnet office Account auf dessen freigegeben Kalender und/oder Ordner sie zugreifen möchten hinzuzufügen. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

29 Erweiterte Einstellungen - freigegebene Ordner anderer Konten wählen - Konto hinzufügen Geben Sie einen kabelnet office Benutzernamen oder eine kabelnet office adresse unter Kontoname eingeben ein und bestätigen Sie mit OK. Erweiterte Einstellungen - abschliessen Klicken Sie auf OK, nachdem Sie alle kabelnet office Accounts Ihrer Kollegen hinzugefügt haben. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

30 konten - schliessen Klicken Sie zum Abschluß auf Fertig stellen. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

31 Abonnierte Kalender anderer Benutzer anzeigen Die Kalender der eingetragenen kabelnet office Accounts finden Sie nun unter Meine Kalender sofern die jeweiligen kabelnet office Account-Besitzer ihre Kalender ebenfalls für Sie freigegeben haben. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

32 Abonnierten Kalender verwenden In der nun erscheinenden weiteren Kalenderspalte sehen Sie den für Sie freigegeben Kalender des vorhin hinzugefügten Benutzers. Je nach Umfang der Ihnen zugestandenen Berechtigungen dürfen Sie im Kalender dieses Benutzers nur lesen oder auch Termine ändern, erstellen und/oder löschen. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

33 Aktivieren einer Abwesenheits- oder Ferienbenachrichtigung mit Microsoft Outlook Natürlich ist es auch möglich, eine Abwesenheitsnotiz oder auch Ferienbenachrichtung (Vacation) per Outlook zu aktivieren. Der eingegebene Text wird dann automatisch an alle Personen verschickt, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit eine schicken. Wechseln Sie zuerst in einen beliebigen Ordner Ihres kabelnet office Kontos. Klicken sie dann im Outlook Hauptmenü auf Extras. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

34 Servermenü auswählen Im ercheinenden Menü klicken Sie bitte auf den Eintrag CommuniGate Pro Server. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

35 Ferienbenachrichtigung verwalten Im ausklappenden Untermenü für den kabelnet office Server (Communigate Pro Server) klicken Sie nun auf den Eintrag Ferienbenachrichtigung. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

36 Ferienbenachrichtigung erstellen Tragen Sie in das neu geöffnete Fenster den gewünschten Text für Ihre Ferienbenachrichtigung ein und klicken Sie auf OK. Achten Sie darauf, dass oben bei Aktivieren ein Haken gesetzt ist. Wenn Sie wollen, dass diese Benachrichtigung automatisch ab einem bestimmten Datum abgestellt wird, können Sie ein Datum eingeben und die Checkbox vor Ends: aktivieren. Um eine aktive Ferienbenachrichtigung wieder zu deaktivieren gehen Sie ebenso vor, entfernen aber den Haken vor dem Text Aktivieren. Klicken Sie danach ebenfalls auf OK. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

37 Aktivieren einer -Weiterleitung mit Microsoft Outlook Es ist natürich auch möglich, über Outlook eine Weiterleitung der s Ihres kabelnet office Accounts auf eine andere -Adresse zu aktivieren. Klicken Sie dazu auf Extras, dann auf CommuniGate Pro Server und dann auf Regeln auf dem Server. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

38 Neue Nachrichtenregel erstellen In diesem Dialog klicken Sie nun auf die Schaltfläche Neu.... Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

39 Nachrichtenregeltyp wählen Klicken Sie als Nächstes auf Umleitungs-Regel. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

40 Umleitungs-Regel eingeben Sie können hier nun eine oder mehrere -Adressen eintragen, an die Ihre s weitergeleitet werden sollen. Zum Aktivieren dieser Regel setzen Sie bitte ein Häkchen in der Checkbox vor Alle Nachrichten umleiten an. Sie können die Option Kopie behalten deaktivieren und bei An/Cc-Felder auch senden einen Haken setzen. So werden alle eingehenden Mails weitergeleitet ohne Ihr Postfach vollzustopfen. Wenn Sie die Weiterleitung aufgrund einer Urlaubsvertretung aktivieren, kann es natürlich Sinn machen, die Option Kopie behalten aktiviert zu lassen. Dann werden die Mails sowohl an die Adresse(n) weitergeleitet, die unter Alle Nachrichten umleiten an eingetragen ist/sind, als auch in Ihrem eigenen Postfach gespeichert. So können Sie nach Ihrer Rückkehr sehen, welche Mails während Ihrer Abwesenheit eingelangt sind. Setzen Sie bei Automatisch generierte nicht ein Häkchen, wenn Sie verhindern wollen dass automatisch generierte Mails ebenfalls weitergeleitet werden. Die ist zb. Empfehlenswert um zu verhindern dass sich Abwesenheitsmeldungen gegenseitig aufschaukeln und die Postfächer überfüllen bzw. verstopfen. Zum deaktivieren einer Weiterleitung entfernen Sie einfach das Häkchen in der Checkbox vor Alle Nachrichten umleiten an. Speichern Sie die getägtigten Einstellungen durch Klick auf OK. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook

41 Dialog für Nachrichtenregeln verlassen Beenden Sie nun die Definition von Nachrichtenregeln durch Schliessen des dafür zuständigen Dialogs. Klicken Sie auf OK und kehren Sie zum Outlook Hauptfenster zurück. Installationsleitfaden kabelnet Office mit MS Outlook