Winoffice BUSINESS Plus Jahresabschluss

Transkript

1 Winoffice AG Oberneuhofstrasse (0) Baar info@winoffice.ch

2 Checkliste für den in Winoffice BUSINESS Plus Vorarbeiten Planung Reorganisieren Saldi der Nebenbücher abstimmen Durchlaufskonti kontrollieren Abschlussbuchungen inkl. Gewinn-/Verlustbuchung erfassen Datensicherung erstellen Standard-Drucker definieren Debitoren und Kreditoren definitiv transferieren Hauptverbuchen MwSt-Abrechnung definitiv ausdrucken Vorjahresmandant erstellen beginnen Seite 2 von 16

3 Vorarbeiten Planung Eine gute Vorbereitung des es spart Zeit. Achten Sie darauf, dass während dem kein Benutzer in Winoffice Arbeiten erledigen darf. Planen Sie Ihren Abschluss daher frühzeitig und informieren Sie die anderen Winoffice Plus Anwender. Reorganisation Führen Sie in allen Winoffice Modulen eine Reorganisation durch. Dies wird in allen Programmen mit dem Menüpunkt Reorganisieren unter Extras durchgeführt. Saldi der Nebenbücher abstimmen Kontrollieren Sie die Debitoren- und Kreditorensaldi. Vergleichen Sie hierzu die OP-Listen in Winoffice DEBITOREN und Winoffice KREDITOREN mit den jeweiligen Kontosaldi in Winoffice FIBU. Durchlaufskonti kontrollieren Kontrollieren Sie in Winoffice FIBU, ob alle Durchlaufs- und Systemkonti den Saldo von CHF 0.00 aufweisen. Diese Konti werden nur von Winoffice DEBITOREN, KREDITOREN und SALARY bebucht und dürfen keinen Saldo aufweisen. Im ausgelieferten Standard-Kontorahmen (KMU-Kontoplan) im Grundmandant handelt es sich hierbei beispielsweise um die folgenden Konten 29 Systemkonti 298 System-/Durchlaufskonti Lohnauszahlungskonto Debitoren Durchlaufskonto Debitoren Durchlaufskonto EUR Debitoren Systemzahlungskonto Kreditoren Durchlaufskonto Kreditoren Durchlaufskonto EUR Kreditoren Systemzahlungskonto Seite 3 von 16

4 Abschlussbuchungen inkl. Gewinn-/Verlustbuchung erfassen Führen Sie in Winoffice FIBU mit Einzelbuchen unter dem Menüpunkt Buchen alle Abschlussbuchungen durch. Wenden Sie sich bei Unklarheiten zu den Abschlussbuchungen bitte an Ihren Treuhänder. Datensicherung erstellen Nachdem die oben erwähnten Vorarbeiten erledigt wurden, sind Sie bereit mit den eigentlichen arbeiten zu beginnen. Keine der folgenden Aktionen kann wieder rückgängig gemacht werden. Bevor Sie weiterfahren muss daher eine Datensicherung erstellt werden. In der MS Access Version von Winoffice BUSINESS Plus wird hierzu das komplette Datenbankverzeichnis wegkopiert. Eine Sicherung der MS SQL Datenbank kann bei Einsatz von MS SQL Server 2005 und vorgenommener Einrichtung im Programm direkt in Winoffice CRM-ADRESS erstellt werden oder muss direkt auf dem Server vorgenommen werden. Kontaktieren Sie bei Fragen zur Datensicherung Ihren EDV-Betreuer oder die Winoffice Hotline. Seite 4 von 16

5 Standard-Drucker definieren Stellen Sie sicher, dass der gewünschte Drucker als Standard definiert ist. Einfachheitshalber kann ein pdf-drucker verwendet werden. Während dem Abschluss werden auf diese Weise keine Dokumente direkt ausgedruckt, sondern als pdf-datei gespeichert. Nach dem können alle Auswertung so oft wie gewünscht ausgedruckt und abgelegt werden. Seite 5 von 16

6 Debitoren und Kreditoren definitiv transferieren Schliessen Sie alle Winoffice Module bis auf Winoffice DEBITOREN. Um den Transfer durchzuführen, wählen Sie den Menüpunkt Transfer Fibu unter Transfer. Tragen Sie das komplette Geschäftsjahr ein und aktivieren Sie die Checkbox definitiv. Mit Drucker wird der Transfer gestartet. Folgen Sie den weiteren Anweisungen auf dem Bildschirm. Nachdem der Transfer durchgeführt wurde, muss Winoffice DEBITOREN geschlossen und der selbe Vorgang in Winoffice KREDITOREN durchgeführt werden. Seite 6 von 16

7 Hauptverbuchen Damit alle vorhandenen Buchungen auf definitiv gesetzt werden, muss in Winoffice FIBU das Hauptverbuchen durchgeführt werden. Wählen Sie hierzu den Menüpunkt Hauptverbuchen VB unter Buchen. Tragen Sie Ihr Geschäftsjahr ein und beginnen Sie das Haupverbuchen mit OK. Je nach Anzahl der vorhandenen, noch nicht verbuchten Buchungen kann dieser Schritt einige Zeit in Anspruch nehmen. Seite 7 von 16

8 MwSt-Abrechnung definitiv ausdrucken Die MwSt-Abrechnung wird in Winoffice FIBU ausgedruckt. Wählen Sie den folgenden Menüpunkt: Auswertungen Steuer-Abrechnung Kombinierte Abrechnung Seite 8 von 16

9 Wählen Sie als Abrechnungsperiode das ganze Jahr aus. Nachdem die Checkbox Definitiv aktiviert wurde, kann die MwSt-Abrechnung ausgedruckt werden. Seite 9 von 16

10 Vorjahresmandant erstellen Sobald der durchgeführt wurde, werden die Vorjahresbuchungen aus Winoffice FIBU entfernt. Damit diese Buchungen trotzdem noch eingesehen werden können, erstellen wir einen Vorjahresmandant. MS Access Version Schliessen Sie alle Winoffice Module bis auf Winoffice FIBU. Öffnen Sie einen FIBU-Mandanten, nicht aber den produktiven, den es zu kopieren gilt. Wählen Sie den Menüpunkt Datenbank neu unter Datei. Seite 10 von 16

11 Als Vorgabe-Datenbank muss Ihr produktiver Mandant gewählt werden, der kopiert werden soll. Wählen Sie einen neuen Namen. Mit Vorteil sollte der Firmenname und das abzuschliessende Geschäftsjahr ersichtlich sein. Mit OK wird der Vorjahresmandant erstellt. ACHTUNG: Dieser Mandant wird nur benötigt, um Einsicht in die alten Finanzdaten zu haben. Wechseln Sie für die Durchführung des es wieder in Ihren produktiven Mandanten zurück! Seite 11 von 16

12 MS SQL Version In der SQL Version von Winoffice BUSINESS Plus kann ein Mandant nur dann direkt in Winoffice CRM-ADRESS erstellt werden, wenn die notwendigen Einstellungen im Programm sowie beim SQL- Server vorgenommen wurden und ein MS SQL Server 2005 im Einsatz ist. Sollte dies noch nicht der Fall kontaktieren Sie Ihren EDV-Betreuer, bzw. die Winoffice Hotline. Schliessen Sie alle Winoffice Module bis auf Winoffice CRM-ADRESS. Öffnen Sie einen Mandanten, nicht aber den produktiven, den es zu kopieren gilt. Wählen Sie den Menüpunkt Datenbank neu unter Datei. Seite 12 von 16

13 Als Vorgabemandant muss Ihr produktiver Mandant gewählt werden, der kopiert werden soll. Wählen Sie einen neuen Namen. Mit Vorteil sollte der Firmenname und das abzuschliessende Geschäftsjahr ersichtlich sein. Unter Start-Einträge erstellen wird gewählt, in welchen Modulen der Mandant ersichtlich sein soll. In diesem Fall genügt es, die Checkbox Fibu zu aktivieren. Mit Firma erstellen wird der Vorjahresmandant erstellt. Folgen Sie den weiteren Anweisungen auf dem Bildschirm. Seite 13 von 16

14 ACHTUNG: Dieser Mandant wird nur benötigt, um Einsicht in die alten Finanzdaten zu haben. Wechseln Sie für die Durchführung des es wieder in Ihren produktiven Mandanten zurück! Seite 14 von 16

15 beginnen Nun kann der gestartet werden. Wählen Sie in Winoffice FIBU den Menüpunkt starten unter. Mit beginnen wird der Abschluss gestartet. Falls ein pdf-drucker hinterlegt wurde, werden Sie während dem Abschluss aufgefordert, die Dateien zu speichern. Ist das nicht der Fall, werden alle Auswertungen direkt an der Drucker gesandt. Während dem Abschluss müssen Sie das neue Geschäftsjahr bestätigen sowie das Eröffnungsbilanz- Konto auswählen. Standardmässig handelt es sich im KMU-Kontorahmen um das Konto 9100 und im Käfer- Kontoplan um das Konto Wenden Sie sich bei Unklarheiten an Ihren Treuhänder. Seite 15 von 16

16 Bei Unklarheiten oder weiteren Fragen steht Ihnen unser Support gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns auf unserer Hotline oder per Seite 16 von 16