La ndeshetrieb Erziehung und Beratung

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1 La ndeshetrieb Erziehung und Beratung Überarbeitung: Erstveröffentlichung: Nachfragen an: Kerstin Blume-Schopprnann, Personal, Organisation und Recht Hamburg - tandesbetrieb ~r2iehung und Beratung Leitfaden über das Führen von Personalgesprächen DA-Personalgespräche in der Fassung vom Ziel dieses Leitfadens Gespräche zwischen Vorgesetzten und ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern können verschiedene Ziele verfolgen, denn sie werden aus unterschiedlichen Gründen geführt. Dieser Leitfaden soll Klarheit darüber verschaffen, wann von "Personalgesprächen" die Rede ist, wer wann Personalgespräche führen muss, wer wann zu beteiligen und zu informieren ist, wie Gespräche zu dokumentieren sind und was aus ihnen folgt. Dieser Leitfaden ist für alle Führungskräfte des Landesbetriebes Erziehung und Beratung verbindlich und ab sofort zu beachten. 2 Begriffsbestimmung Personalgespräche sind Gespräche, mit denen erreicht werden soll, dass sich ein bestimmtes gezeigtes Verhalten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ändert. Damit sind ausdrücklich nicht gemeint: Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräche Beurteilungsgespräche (auch Gespräche während der Probezeit und Feststellung, ob das Arbeitsverhältnis fortgeführt werden soll) Gespräche im Zusammenhang mit dem Verdacht auf missbräuchlichen Konsum von Alkohol und anderen Drogen (sog. Interventionskette) Gespräche im Zusammenhang mit langfristigen Erkrankungen oder häufigen Kurzerkrankungen. Zu letzterem Komplex gibt es ein gesondertes Verfahren (das sogenannte betriebliche Eingliederungsmanagement). Gespräche im Zusammenhang mit personalwirtschaftlichen Veränderungen (z.b. Ankündigung von organisatorischen Veränderungen und damit verbundene Umsetzungen). C Personal DA-Personalgespräche Stand: Seite 1 von 5

2 Personalgespräche im Sinne dieses Leitfadens sind aus folgenden Anlässen denkbar: Auffällige Verhaltensweisen wie z.b. Unzuverlässigkeit, fehlendes Engagement Konflikte am Arbeitsplatz z.b. im Team oder mit Betreuten Kritik an Leistungen z.b. fehlende Ergebnisse, Beschwerden Dritter Nichtbeachtung von Vorgaben und/oder Absprachen wie z.b. Nichterledigung konkreter Aufträge, wiederholte Terminuntreue etc. Gravierendes Fehlverhalten z.b. beharrliches Zuspätkommen, Ausübung von nicht genehmigten Nebentätigkeiten oder sogar strafrechtlich relevante Umstände wie z.b. Betrugsverdacht etc. 3 Verfahren Haben Vorgesetzte Anlass, mit ihrer Mitarbeiterin oder ihrem Mitarbeiter ein Personalgespräch zu führen, so ist dies selbstverständlich jederzeit ohne spezielle formale Regelungen möglich. Es gehört zur Führungsaufgabe, zu kritisierendes Verhalten zu thematisieren und offen anzusprechen. Vorgesetzte haben nicht nur das Recht, sondern auch die Pflicht dazu. Wann einem Gespräch ein formaler Rahmen gegeben und als offizielles Personalgespräch geführt werden sollte, entscheidet die bzw. der Vorgesetzte. Bei Unsicherheiten sollte LEB 2 befragt werden. Grundsätzlich gilt, dass Vorgesetzte sich auf jedes Personalgespräch vorbereiten sollten, indem sie sich vorher notieren, welche Punkte angesprochen werden sollen und welches Ziel das Gespräch hat. Hilfreich ist immer, die Punkte, an denen Kritik geübt wird, anhand konkreter Beispiele zu benennen. Vorgesetzte müssen jedes Personalgespräch dokumentieren (siehe hierzu Punkt 4.). 3.1 Erstes Personalgespräch Vorgesetzte bitten zu einem Gespräch und benennen bei der "Einladung" (mündlich oder schriftlich) kurz den Anlass. Sind gravierendes Fehlverhalten oder sogar der Verdacht einer Straftat Anlass des Gesprächs, ist es umgehend, möglichst am selben Tag zu führen. Es ist das Recht von Vorgesetzten, dieses Gespräch unter vier Augen zu führen. Der Wunsch des Beschäftigten, eine Person des Vertrauens hinzuzuziehen, kann abgelehnt werden. In dem Gespräch sollen das Ziel und die Erwartungen an die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter benannt werden. Je nach Anlass kann es sich anbieten, konkrete Absprachen zu treffen, evtl. auch mit Zeitvorgaben. Vorgesetzte müssen deutlich machen, dass sie die Einhaltung der formulierten Seite 2 von 5

3 Erwartungen oder Absprachen kontrollieren werden. Vorgesetzte sollen durchaus Ermahnungen aussprechen, es kommt auf den Anlass an. Achtung: Bestätigt sich in dem ersten Gespräch der Verdacht auf ein gravierendes Fehlverhalten (z.b. Verhalten, welches gegen Arbeitspflichten oder Dienstanweisungen verstößt und/oder arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen muss) oder auf eine Straftat, ist LEB 2 (LEB 2, LEB 21 oder i. V. LEB 211 oder LEB 23) sofort zu informieren. Diese erste Information kann mündlich, fernmündlich, elektronisch oder per Fax erfolgen. Wichtig ist, dass LEB 2 sich anhand der Information ein Bild über die Tragweite und die evtl. arbeitsrechtlichen Konsequenzen machen kann. Das Arbeitsrecht schreibt zwingend bestimmte Verhaltensweisen des Arbeitgebers vor. Dazu zählt z.b. die Pflicht zur umgehenden Sachverhaltsaufklärung des Arbeitgebers. Sollten kündigungsrelevante Umstände vorliegen, muss der Arbeitgeber binnen 14 Tagen die Kündigung aussprechen. Da Mitbestimmungs- bzw. Anhörungsrechte der Interessenvertretungen (Personalrat und evtl. Vertrauensperson der Schwerbehinderten/Integrationsamt) zwingend zu beachten sind, zählt jeder Tag und umgehendes Handeln ist unerlässlich. Es ist die Pflicht der bzw. des Vorgesetzten an der Einhaltung der Fristen mitzuwirken. 3.2 Weitere Personalgespräche Sollte sich das von Vorgesetzten kritisierte Verhalten nicht innerhalb eines abgesprochenen oder angemessenen Zeitraumes positiv verändert haben, wird ein zweites Personalgespräch geführt. Je nach Schwere der Vorwürfe kann bereits das zweite Personalgespräch unter Beteiligung von LEB 2 sinnvoll oder erforderlich sein. Besteht hierüber Unsicherheit, sollte sich die bzw. der Vorgesetzte mit LEB 2 beraten. Denkbar ist auch, das zweite Personalgespräch erneut allein oder unter Beteiligung des nächsthöheren Vorgesetzten zu führen. In Absprache mit LEB 2 soll die Frage der Einbeziehung der Interessenvertretungen abgesprochen vverden. 3.3 Personalgespräche unter Beteiligung von LEB 4 Bei beharrlicher Verletzung von Pflichten ist LEB 2 zu beteiligen. Bei Anhaltspunkten, die auf gravierendes Fehlverhalten oder Straftaten hinweisen, gilt das unter Pkt. 3.1 Gesagte. LEB 2 ist umgehend und umfassend zu informieren, dazu müssen alle gefertigten Dokumentationen über vorausgegangene Gespräche in gleicher oder vergleichbarer Sache zur Verfügung gestellt vverden. LEB 2 wird nach Prüfung des Sachverhalts zu einem Personalgespräch einladen. Die Einladung ergeht schriftlich durch LEB 2, es sei denn, dies ist aus Seite 3 von 5

4 Zeitgründen (erforderliche Fristen z.b. in kündigungsrelevanten Angelegenheiten) nicht möglich, dann organisiert LEB 2 die umgehende Einladung anders. An diesem Gespräch nimmt neben der betreffenden Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter auch der bzw. die Vorgesetzte teil. Wenn die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter die Beteiligung einer Interessenvertretung wünscht, so kann sie bzw. er diese hinzuziehen, darauf wird in der Einladung durch LEB 2 hingewiesen. Je nach Inhalt der zur Last gelegten Vorwürfe entscheidet LEB 2, wer aus der Abteilung LEB 2 an dem Gespräch teilnimmt. In der Regel wird der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter am Ende des Personalgesprächs mitgeteilt, dass LEB 2 den Sachverhalt abschließend prüfen und die angemessene arbeitsrechtliche Würdigung vornehmen wird. Die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter wird darüber informiert, dass mögliche Konsequenzen schriftliche Ermahnung, Abmahnung oder Kündigung sein können. Je nach Inhalt und Gesprächsverlauf vvird ggf. eine mündliche Ermahnung das Mittel der Wahl sein und gleich ausgesprochen. Über das Gespräch fertigt LEB 2 ein Gesprächsprotokoll (siehe hierzu Pkt. 4). Die Entscheidung über eine evtl. arbeitsrechtliche Konsequenz wird durch LEB 2 getroffen, mit der bzw. dem Vorgesetzten kommuniziert, der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter grundsätzlich vorab mündlich bzw. fernmündlich mitgeteilt und umgesetzt. 4 Dokumentation Über jedes geführte Personalgespräch ist eine schriftliche Dokumentation erforderlich. Je ausführlicher und konkreter die angesprochenen Vorwürfe beschrieben und mit Beispielen belegt sind, desto besser. Wichtig ist, dass die Dokumentation folgendes beinhaltet: Wer hat mit wem ein Gespräch geführt? Was war Anlass und Inhalt des Gesprächs? Gibt es Aufzeichnungen oder Ähnliches, die die Vorwürfe belegen? Wann und wo wurde das Gespräch geführt? Welche Absprachen oder Vereinbarungen wurden getroffen? Wurde eine Ermahnung ausgesprochen? Erforderlich ist außerdem, dass die bzw. der Vorgesetzte dokumentiert, welche Erfahrungen und Beobachtungen im Anschluss an das geführte Gespräch gemacht wurden. Beispiel: Es wurde häufiges "Zuspätkommen" kritisiert. Ist dies erneut vorgefallen, sollten diese Vorfälle mit Datum notiert werden, damit die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter bei einem weiteren Gespräch erneut mit dem Vorwurf konkret konfrontiert werden kann. Seite 4 von 5

5 Die Dokumentation hebt die bzw. der Vorgesetzte bei sich auf. Wenn er eine Kopie für die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter sinnvoll findet, kann sie bzw. er selbstverständlich eine aushändigen. Wenn im vveiteren Verlauf LEB 2 eingeschaltet wird, müssen alle relevanten Dokumentationen an LEB 2 weitergegeben werden, damit der Sachverhalt insgesamt bewertet werden kann. Je umfangreicher die Dokumentationen sind, desto besser. Aber auch kurze Notizen helfen, ein Gesamtbild zu zeichnen. LEB 2 legt einen sog. "Sachvorgang" an, in dem alle relevanten Vorgänge zu diesem Sachverhalt gesammelt vverden. Die Unterlagen vverden nicht zur Personalakte genommen. Sie werden vernichtet, wenn der Vorgang erledigt ist und soweit sie nicht für vveitere Verfahren (z.b. arbeitsgerichtliche Auseinandersetzungen) benötigt werden. Wenn LEB 2 ein Personalgespräch führt (siehe Pkt. 3.3), fertigt LEB 2 ein Protokoll über dieses Gespräch und verteilt es an alle Gesprächsteilnehmenden. Abvveichende Erinnerungen an den Verlauf oder Gesagtes, die schriftlich gegenüber LEB 2 geäußert werden, werden zum Protokoll hinzugenommen. LEB 2 nimmt das Protokoll nebst ggf. schriftlicher Stellungnahme der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters zum Sachvorgang. 5 Schlussbestimmung Die Dienstanweisung in dieser Fassung trat am in Kraft und wurde zum im Zuge der Neuorganisation des LEB redaktionell angepasst. Klaus-Dieter Müller Geschäftsführung Seite 5 von 5