BEDIENUNGSANLEITUNG. Insgesamt stehen über 800 rechtlich geprüfte Textbausteine zur Verfügung. Sie können auch eigene Bausteine erstellen.

Transkript

1 BEDIENUNGSANLEITUNG Mit dem Programm e-assitent Ausbildungszeugnis können Sie in wenigen Minuten ein individuelles und professionelles Ausbildungszeugnis erstellen, ohne hierfür umständlich in Fachliteratur blättern zu müssen. Das Programm leitet Sie Schritt für Schritt durch die Zeugniserstellung. Zu jedem Bewertungspunkt müssen dann lediglich Noten 1 bis 5 nach dem Schulnotenprinzip vergeben werden. Das Programm zeigt dann mehrere passende Textbausteine, von denen Sie einen auswählen müssen. Insgesamt stehen über 800 rechtlich geprüfte Textbausteine zur Verfügung. Sie können auch eigene Bausteine erstellen. Jede Veränderung wird unmittelbar sichtbar. Der so erstellten Text kann anschließend in das jeweilige Textverarbeitungsprogramm (z. B. WORD) übernehmen und dort nochmals überarbeiten und anschließend auf Firmenbogen ausgedruckt werden. Systemvoraussetzungen: Intel Pentium 4 Prozessor (oder schneller) Windows XP Service Pack 2, Windows Vista, Windows MB Arbeitsspeicher (oder mehr) Inhalt (Mit Klick auf die Überschriften können Sie direkt zu den einzelnen Absätzen springen) 1. INSTALLATION 2. DEINSTALLATION 3. NAVIGATION 4. ZEUGNIS ERSTELLEN 5. AUSFÜLLEN VON PLATZHALTERN UND LÜCKEN IN TEXTBAUSTEINEN 6. EIGENEN TEXTBAUSTEIN ERSTELLEN 7. ÜBERNAHME IN TEXTVERARBEITUNGSPROGRAMM (z. B. WORD) 8. RATGEBER AUSBILDUNGSZEUGNIS UND BEURTEILUNGSBOGEN 9. SUPPORT

2 1. INSTALLATION Auf OK klicken Auf ÖFFNEN klicken 3. In dem sich öffnenden Fenster auf Setup_e-Assitent doppelklicken 4. Auf AUSFÜHREN klicken Folgen Sie nun einfach den Anweisungen des Installationsprogramms. Für die Installation des Programms e-assistent Ausbildungszeugnis benötigen Sie lokale Administratorrechte - 2 -

3 DEINSTALLATION Sofern Sie den e-assistent Ausbildungszeugnis wieder deinstallieren möchten, können Sie das Programm in der Windows-Systemsteuerung deinstallieren. Klicken Sie dazu auf die Windows- Schaltfläche "START", dann auf "EINSTELLUNGEN", dann auf "SYSTEMSTEUERUNG". Dort klicken Sie bitte per Doppelklick auf "SOFTWARE". Nun haben Sie die Möglichkeit, den e-assistent Ausbildungszeugnis zu deinstallieren NAVIGATION Die Navigation erfolgt über die Reiter Innerhalb des Bereiches ZEUGNIS ERSTELLEN können Sie entweder über die linke Navigationsleiste oder über die Schaltflächen ZURÜCK und WEITER navigieren. Schaltfläche ZURÜCK Schaltfläche WEITER Schaltfläche SPEICHERN Schaltfläche BEENDEN zurück zur vorherigen Seite Zur nächsten Seite Zeugnis wird in der Liste EIGENE ZEUGNISSE gespeichert. Programm wird beendet 4. ZEUGNIS ERSTELLEN Sie können ein neues Ausbildungszeugnis erstellen, indem Sie über die Schaltfläche ERSTELLEN ein neues Zeugnis anlegen ein bereits erstelltes eigenes Zeugnis als Vorlage öffnen. ein vorinstalliertes Musterzeugnis als Vorlage öffnen. Selbst erstellte Zeugnisse werden in der Liste auf der Seite PERSONALDATEN angezeigt

4 Durch Klicken auf die Rubrikenbezeichnungen NAME, ZEUGNISART, NOTE und DATUM können Sie die Liste entsprechend nach Name, Zeugnisart, Note oder Datum sortieren. Standardmäßig werden die Zeugnisse nach Datum sortiert. ALS VORLAGE ÖFFNEN Das ursprüngliche Zeugnis wird durch die Änderungen nicht verändert. Die Änderungen werden - durch Klicken auf SPEICHERN als neues Zeugnis abgespeichert. BEARBEITEN Hierüber können Sie das bereits erstellte Zeugnis nochmals verändern. LÖSCHEN Löscht das Zeugnis aus der Liste. Sofern Sie das Zeugnis auch in Ihrem Textverarbeitungsprogramm (z.b. WORD) gespeichert haben, müssen Sie es dort separat löschen. Unter ZEUGNISVORLAGEN finden Sie Vorlagen für jede Zeugnisart und Note. Sie können sich Schritt für Schritt durch das Programm zum fertigen Zeugnis führen lassen, indem Sie jeweils auf WEITER oder in der linken Navigationsleiste auf den nächsten Punkt klicken. Sie können aber auch direkt die einzelnen Vorgänge über die Navigationsleiste anwählen. Sie können im Zeugniserstellmodus beliebig zwischen den einzelnen Punkten hin und herspringen

5 Auf der jeweiligen Seite gehen Sie folgendermaßen vor 1. Erst das Kriterium (z.b. IM BETRIEB) anklicken, der im Zeugnis erscheinen soll. Dieser Arbeitsschritt wird dann dunkelblau hervorgehoben. 2. Sofern der Arbeitsschritt benotet werden kann, die passende Note zwischen (sehr gut) und 5 (mangelhaft) vergeben 3. Passenden Baustein über die Pfeiltasten auswählen Der Baustein wird auf der rechten Seite automatisch aktualisiert AUSFÜLLEN VON PLATZHALTERN ODER LÜCKEN IN TEXTBAUSTEINEN Manche Textbausteine enthalten Platzhalter in eckigen Klammern: Beispiel Arbeitsschritt EINLEITUNG (Baustein Nr. 3) : Frau [VORNAME] [NAME] ist vom [AUSBILDUNGSBEGINN] bis [AUSBILDUNGSENDE] in unserem Unternehmen zur [AUSBILDUNGSBERUF] ausgebildet worden. Diese [PLATZHALTER] werden automatisch gefüllt, wenn Sie die entsprechenden Eingabefelder (im Beispiel die auf der Seite PERSONALDATEN) ausfüllen. Andere Textbausteine enthalten Platzhalter in runden Klammern oder Lücken. Beispiel Platzhalter (Arbeitsschritt FIRMENBESCHREIBUNG Baustein Nr. 5): Unser Unternehmen ist seit (ANZAHL) Jahren im Bereich (BRANCHE) deutschlandweit / europaweit tätig und gehört zu den führenden Unternehmen der Branche

6 Beispiel Textlücke (Arbeitsschritt EINLEITUNG Baustein Nr. 5): in unserer Filiale in eine Ausbildung zur. Für diese (Platzhalter) und Textlücken gibt es kein Eingabefeld. Sie können diese Platzhalter und Textlücken (im Beispiel 2: der Filialort) aber auf zwei Weise füllen: 1. Sie klicken auf BAUSTEIN ERSTELLEN, kopieren den Baustein mit der Tastenkombination aus dem unteren Bausteinanzeigefeld mit der Tastenkombination Strg + C und fügen ihn mit Strg + V in die Felder für weibliche und männliche Auszubildende. Dann verändern Sie den Baustein wie gewünscht und speichern ihn über BAUSTEIN SPEICHERN ab. Diese Möglichkeit ist dann sinnvoll, wenn die Änderung nicht nur für das konkrete, sondern auch für künftige Zeugnisse benötigt wird. 2. Sie nehmen die Änderung ganz am Ende in Ihrem Textverarbeitungsprogramm (z.b. WORD) vor, wenn Sie das Zeugnis abschließend bearbeiten. Diese Möglichkeit empfiehlt sich dann, wenn die Änderung nur für das konkrete Zeugnis, nicht aber auch künftig benötigt wird. 6. EIGENEN BAUSTEIN ERSTELLEN Mit dem Programm können Sie auch eigene Bausteine (z.b. Firmenbeschreibung) erstellen. Um einen neuen Baustein anzulegen, 1. klicken Sie einfach auf das gewünschte Kriterium (z.b. FERTIGKEITEN & KENNTNISSE), 2. wählen Sie dann soweit vorhanden - eine Note aus 3. und klicken anschließend auf die Schaltfläche "BAUSTEIN ERSTELLEN". Mit dem TEXTBAUSTEIN-EDITOR können Sie den neuen Baustein entweder ganz frei formulieren, indem Sie einen beliebigen Text in die Felder für weibliche und männliche Auszubildende schreiben, oder indem Sie einen vorhandenen Baustein als Vorlage nehmen und ihn dann entsprechend abändern. Hierzu kopieren Sie den Baustein aus dem Bausteinanzeigefeld mit der Tastenkombination Strg + C, fügen ihn dann mit Strg + V in die Felder für weibliche und männliche Auszubildende ein und ändern ihn dort anschließend entsprechend ab. Wenn Sie den neuen Baustein übernehmen wollen, klicken Sie anschließend auf BAUSTEIN SPEICHERN. Möchten Sie die Änderungen nicht übernehmen, klicken Sie bitte auf "ABBRECHEN". Ein neuer Baustein wird im Bausteinfenster als Baustein Nr. 1 angezeigt. Am Hinweis Dieser Baustein wurde am [Datum] selbst erstellt können Sie selbst erstellte Bausteine erkennen. Zugleich erscheint für diesen Baustein die Schaltfläche BAUSTEIN BEARBEITEN, über den Sie den Baustein verändern (z.b. Rechtsschreibfehler korrigieren) oder wieder löschen können. Nur selbst erstellte Bausteine können bearbeitet und gelöscht werden. Achten Sie beim Erstellen eines eigenen Bausteins darauf, dass dieser arbeitsrechtlich korrekt ist! - 6 -

7 Bausteine für qualifizierte und einfache Zeugnisse müssen Sie immer in der Vergangenheitsform abfassen, da die Ausbildung zum Zeitpunkt der Zeugniserstellung bereits beendet ist. Beispiele: Ihre guten Leistungen haben unseren hohen Ansprüchen jederzeit entsprochen. Die Lern- und Arbeitsleistungen von Frau [NAME] waren stets sehr gut. Bausteine für Zwischenprüfungszeugnisse werden dagegen in der Gegenwartform verfasst, da die Ausbildung bei Zeugniserstellung noch andauert. Beispiele: Ihre guten Leistungen entsprechen jederzeit unseren hohen Ansprüchen. Die Lern- und Arbeitsleistungen von Frau [NAME] sind stets sehr gut. Sie müssen stets je einen Baustein für weibliche und männliche Auszubildende erstellen, da Ihr Baustein sonst nicht für beide Geschlechter zu Verfügung steht, da diese aus getrennten Datenbanken ausgelesen werden. Wenn in dem Baustein automatisch Daten aus den Eingabefeldern (z.b. von der Seite PERSONALDATEN) einfließen sollen, müssen Sie in der Auswahlliste PLATZHALTER den passenden [PLATZHALTER] auswählen und über EINFÜGEN an der Stelle platzieren, wo der Cursor ist. Beispiel: Frau [NAME] war stets. Später im Zeugnis-Text wird z.b. "Name" dann durch den im Eingabefeld NAME angegebenen Namen ersetzt. Vorhandene [PLATZHALTER]: [PLATZHALTER] übernimmt automatisch Daten von: Seite Eingabefeld [VORNAME] Personaldaten Vorname [NAME] Personaldaten Name [BERUF] Personaldaten Ausbildungsberuf [FACHRICHTUNG] Personaldaten Fachrichtung [SCHWERPUNKT] Personaldaten Schwerpunkt [AUSBILDUNGSBEGINN] Personaldaten Ausbildungsbeginn [AUSBILDUNGSENDE] Personaldaten Ausbildungsende [ZEITANGABE] Einleitung Verkürzung [AUSSCHUSS] Prüfungsergebnis Prüfende Stelle [PRÜFUNGSTAG] Prüfungsergebnis Datum der Prüfung - 7 -

8 7. ÜBERNAHME IN IHR TEXTVERARBEITUNGSPROGRAMM Wenn Sie das Ausbildungszeugnis komplett erstellt haben und mit dem Ergebnis zufrieden sind, können Sie das Zeugnis in Ihr Textverarbeitungsprogramm (z. B. WORD) übernehmen, indem Sie die Schaltfläche "TEXTVERARBEITUNG STARTEN" betätigen. Dabei wird automatisch das auf Ihrem System installierte Textverarbeitungsprogramm geöffnet und der Text in ein Word-Dokument übertragen. Dort sollten Sie das Zeugnis nochmals stilistisch überarbeiten, so dass ein fließender und leicht lesbarer Gesamttext entsteht: Fangen aufeinanderfolgende Bausteine stets mit "Herr/Frau..." an, sollte dieser Anfang durch ein "Er" bzw. "Sie" im nachfolgenden Baustein ersetzt werden. Kürzere Sätze können durch ein "und" zu einem Satz verbunden werden. In einem sehr guten Zeugnis sollten nicht in jedem Satz Worte wie "sehr", "hervorragend", "außerordentlich", "in höchstem Maße" vorkommen, da ein mit solchen Superlativen überladenes Zeugnis übertrieben und damit unglaubwürdig wirkt. Streichen Sie daher ruhig hier und da ein paar Superlative. Bausteine der Note "Sehr gut" enthalten oft das Wort "stets". Dies können Sie auch durch die gleichbedeutenden Worte "immer" und "jederzeit" ersetzen. Bei Bausteinen wie "Sein Verhalten gegenüber Kunden/Mandanten/Gästen war vorbildlich." müssen Sie sich für eine Variante (z.b. Kunden) entscheiden und die anderen löschen. Prüfen Sie anschließend, ob alle Daten stimmen und das Zeugnis frei von Rechtschreibfehlern ist und drucken Sie dann dass Zeugnis auf Ihrem Firmenbriefbogen aus und unterschreiben es RATGEBER AUSBILDUNGSZEUGNIS UND BEURTEILUNGSBOGEN Die Dateien RATGEBER AUSBILDUNSGRECHT, URTEILE VON A-Z, BEURTEILUNGSBOGEN und Leitfaden BEURTEILUNG sind PDF-Dateien. Um sie öffnen zu können benötigen Sie den ACROBAT READER. Diesen können Sie soweit noch nicht vorhanden unter kostenlos herunterladen SUPPORT Bei allen technischen Fragen zum Programm e-assitent-ausbildungszeugnis wenden Sie sich bitte an Clemens Urbanek, IHK Düsseldorf, - 8 -