Wissens- und Informationsmanagement im ERP-Projektgeschäft. Rudolf Obholzer, Terna Marketing

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1 Wissens- und Informationsmanagement im ERP-Projektgeschäft Rudolf Obholzer, Terna Marketing

2 Inhalt Unternehmensinformation Ausgangslage Zielsetzung HELIOS Terna Informationsmanagementplattform Grundstruktur Internes Wissens- und Informationsmanagement HELIOS Intranetportal Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft

3 Das Unternehmen Terna GmbH Zentrum für Business Software 4 Jahre 4 Standorte 60 Mitarbeiter terna Zug terna Nürnberg terna Innsbruck terna Wien

4 Differenzierung Informationstechnologie IT Enterprise Ressource Planning ERP GPM Geschäftsprozess Management

5 Terna Struktur Geschäftsprozessmanagement Analyse, Optimierung, Softwareauswahl IT Beratung M3 Dynamics AX Support Wartung Technologie Hardware, Netzwerke, Datenbanken, kundenspez. Entwicklung in Java,.Net, X

6 Terna Kernkompetenzen Informationstechnologie Strategische IT-Beratung Implementierung und Optimierung Infrastruktur Softwareentwicklung Geschäftsprozesse Analyse und Optimierung Process4.biz International führende ERP-Lösungen Vertrieb Implementierung Support/Wartung

7 Inhalt Unternehmensinformation Ausgangslage Zielsetzung HELIOS Terna Informationsmanagementplattform Grundstruktur Internes Wissens- und Informationsmanagement HELIOS Intranetportal Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft

8 Ausgangslage BI ERP Extranet Papier, Akten File-Server, Gruppenlaufwerke Textverarbeitung, Tabellen DMS Wiki Intranet Datenbanken Software Internet Mensch, Mitarbeiter Papierkorb CRM Outlook, , Kalender, Kontakte, Aufgaben

9 Ausgangslage - Arbeitszeitnutzung Suchen von Informationen 30% Unterbrechungen / Störungen 10% Besprechungen 20% Generieren von Daten 40%

10 Ausgangslage Informationspotential Mitarbeiter bekommen relevante Information direkt von anderen Benutzern Viele der digitalen Informationen stehen auf individuellen Festplatten oder persönlichen Dateien. Die einzelnen Menschen sind im Eigentum des Wissens verlassen sie das Unternehmen, ist auch das Wissen verloren. Quelle: The Knowledge Worker Investment Paradox Gartner research Juli

11 Inhalt Unternehmensinformation Ausgangslage Zielsetzung HELIOS Terna Informationsmanagementplattform Grundstruktur Internes Wissens- und Informationsmanagement HELIOS Intranetportal Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft

12 Zielsetzung von HELIOS zentrale und umfassende Informations- und Wissensverwaltung im Unternehmen schaffen Vereinigung und Integration der Informationen verschiedenster Systeme und Technologien im Unternehmen auf eine Plattform zentrale Portallösung für einfachen, schnellen Infozugang Kommunikationsplattform für Mitarbeiter, Kunden und Partner schaffen Informationen zugänglich machen und archivieren Workflow, Workflowketten und Freigabeprozesse Integriertes Formularmanagement für die Organisation Launch- und Linkportal für verteilte Anwendungen Gobale Volltext-Suchportale über alle Informationsbereiche

13 Zielsetzung von HELIOS Verkehr reduzieren Mitarbeiter informieren, motivieren und einbinden Dokumentenarchivierung und Ablage Versionierung von Inhalten und Dokumenten Aktives Informationsmanagement (RSS, Notifications) Reporting auf Basis von eingepflegten Inhalten KPI-Portale und Übersichten

14 Inhalt Unternehmensinformation Ausgangslage Zielsetzung HELIOS Terna Informationsmanagementplattform Grundstruktur Internes Wissens- und Informationsmanagement HELIOS Intranetportal Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft

15 HELIOS - Struktur DMS ERP Papier, Akten CRM Wiki Outlook, , Kalender, Kontakte, Aufgaben BI Extranet Internet Intranet Vernichtet Mensch Mitarbeiter Software Textverarbeitung Tabellen File-Server, Datenbanken Gruppenlaufwerk

16 Sharepoint Portal Server - Bereiche

17 Sharepoint Struktur Extranet Unternehmen Internet Abteilung Individuell Team Business Applications

18 Sharepoint Projektablauf Step-1: Grundstruktur aufbauen Analyse der Unternehmensinformationen (IST-Analyse) Konzipierung und Definition der Informationsstrukturierung Ausarbeitung der Plattformen, Berechtigungen und Worflows Installation der Sharepoint Plattform, InfoPath und BackOffice als Basis Anlage der Informationsstrukturen (Plattformen, Portale, Bibliotheken) Step-2: Informationsabbildung und Integration Transfer der Informationen in Sharepoint Ablöse und Erstellung von Formularen und integr. Anwendungen Anbindung von Zusatzdatenbanken über BDC (Definitions) Anbindung von Informationen aus dem ERP-System (WebParts, etc.) ggf. Modifikationen auf individuelle Bedürfnisse

19 Inhalt Unternehmensinformation Ausgangslage Zielsetzung HELIOS Terna Informationsmanagementplattform Grundstruktur Internes Wissens- und Informationsmanagement HELIOS Intranetportal Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft

20 Informationen im Marketing/Sales Informationsinput Internet: Eigene Website Anfragen Analyse Newsletter News-RSS-Feeds Auswahlportale Blogs Foren Soziale Netzwerke (z.b. XING, Twitter, )

21 Informationen im Marketing/Sales Informationsinput Mensch: Telemarketing Marketing Events/Kampagnen Messen Persönliche Kontakte

22 Informationen im Marketing/Sales Inputfaktoren Internet Mensch sonstige ERP/CRM System

23 Inhalt Unternehmensinformation Ausgangslage Zielsetzung HELIOS Terna Informationsmanagementplattform Grundstruktur Internes Wissens- und Informationsmanagement HELIOS Intranetportal Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft

24 HELIOS - Intranet HELIOS steht für eine zusammenfassende, um einen gemeinsamen zentralen Kern strukturierte Umgebung für Wissens- und Informationsmanagement im Unternehmen

25 HELIOS - Übersicht HELIOS Search Workflows DMS HELIOS/operativ HELIOS/central HELIOS/management HELIOS/mySite Interne Projekte Administration Kunden Projektmanagement BI/KPI Social Network IT Marketing/Sales externer Zugriff Statistiken Mitarbeitermatrix Dynamics AX Lawson M3 Mitarbeiterinfo

26 Aufbau HELIOS Portale Ankündigungen und Neuigkeiten (neue Mitarbeiter, Geburtstage, usw.) Persönliche Aufgaben (über alle Portale hinweg)

27 Projektportal Produktentwicklungsportal Übersicht und Planung der in Entwicklung befindlicher interner Projekte und neuer Produkte jeder MA hat die Möglichkeit den Stand der Entwicklung der verschiedenen Produkte zu verfolgen und kann sich einbringen

28 Administrationsportal

29 Administrationsportal HELIOS Administration Mitarbeiterportal Kundenportal Partnerportal Reisekostenabrechnung Projektanträge Dokumente/Vorlagen Dokumente/Vorlagen Gutschriftenantrag Partner Wiki Urlaubsantrag Dokumente/Vorlagen Logodatenbank Mitarbeiter Wiki Kunden Wiki

30 Mitarbeiter WIKI

31 IT Portal

32 Sales/Marketing Portal

33 Sales/Marketing Portal

34 Outlook Integration

35 Veranstaltungsplanung

36 Produktportal Alle Informationen zur ERP Lösung und sämtliche Projekterfahrungen

37 Modifikationsübersicht Direkte Integration ins Ticketsystem

38 Inhalt Unternehmensinformation Ausgangslage Zielsetzung HELIOS Terna Informationsmanagementplattform Grundstruktur Internes Wissens- und Informationsmanagement HELIOS Intranetportal Wissens- und Informationsmanagement im Projekt

39 Wissen im Projektmanagement Wissen ist in Kontext gebrachte, handlungs- und entscheidungsrelevante Informationen Praktische Wissen = Wissen allgemein und die Anwendung des Wissens Erfahrung = Anwendung des Wissens aus früheren Erfahrungen Wissen ist dabei meist an Personen gebunden weil es von der Person entwickelt, angewandt und transferiert wird weil Wissen Macht darstellt

40 Wissen im Projektmanagement Aufgabe des Wissensmanagement in Projektmanagement: Individuelle Zugänge zu Wissen schaffen Grundwissen dokumentieren Spezialwissen über die Projektbeteiligten weiterzugeben Möglichkeiten/Anreize zur Wissensteilung schaffen Voraussetzungen: Technologische Plattform mit Tools Einfach zu bedienen und zu lernen Integrationsmöglichkeiten anderer Systeme Motivation und Wille der beteiligen Personen Verankerung auf Führungsebene

41 Wissen im Projektmanagement Projektauftrag Projektstart Projektcontrolling Projektkriese Projektabschluss Projektevaluierung Projektstart erfordert am meisten Wissen Am Ende des Projektes kann sehr viel Wissen für die nächsten Projekte gewonnen werden. Lessons learned Evaluierung der Ziele

42 Wissen im Projektmanagement Multiprojektmanagement Durch HELIOS/central Plattform Lernen von vorherigen Projekten Integration von Projektmanagementerfahrungen in die unternehmensweite HELIOS/operative Basis. Strategische Nutzung von projektübergreifenden Wissen Vernetzung vom Know How aller Projektmitarbeiter Schneller Zugang zu Informationen und Lösungen

43 Wissen im Projektmanagement

44 Wissen im Projektmanagement

45 Wissen im Projektmanagement Allgemeines Projektmanagementmaterial: Projektorganisation Projektplan Projekthandbuch sämtliche Projektprotokolle

46 Wissen im Projektmanagement Prozessdefinitionen (mit Integration ins Process4biz)

47 Wissen im Projektmanagement

48 Wissen im Projektmanagement

49 HELIOS/management

50 HELIOS/mySite

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