Erste Schritte SPG-KURS

Transkript

1 Erste Schritte SPG-KURS

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Vorwort... 3 Systemvoraussetzungen... 3 Installation... 3 Programmstart... 4 Vereinsdaten aus SPG-Verein importieren... 4 Auswahl eines Bestands... 4 Stammdaten pflegen... 5 Kurse eingeben und verwalten... 5 Terminserie erstellen... 6 Trainer/Leiter... 6 Kursteilnehmer... 7 Abrechnung an Teilnehmer versenden

3 Vorwort Lieber Anwender, zunächst einmal vielen Dank, dass Sie sich für ein Produkt aus unserem Haus entschieden haben. Diese Anwendung ist als Ergänzung für das Programm SPG-Verein der Firma SPG - Software Peter Große zu verstehen. SPG-Kurs wurde für Vereine und Organisationen entwickelt. Sie haben die Möglichkeit Kurse, Teilnehmer, Teams und Mannschaften, Kalender und Aufgaben effizient zu verwalten. Ihre Mitglieder können direkt aus SPG-Verein importiert werden und den verschiedenen Kursen zugeordnet werden. Mit der Teamverwaltung haben Sie die Möglichkeit verschiedene Mannschaften und Gruppen zu betreuen und genaue Trainingspläne oder Treffen zu organisieren. Das Aufgaben-Tool hilft Ihnen bei Ihrer Vereinsarbeit. Sie können sich alle wichtigen Aufgaben schnell anzeigen lassen und effizient abarbeiten. Der Kurs-, Team- und Spielekalender zeigt Ihnen auf einen Blick Ihre Kapazitäten an. Eine optimale Auslastung und problemlose Verwaltung ist somit möglich. Systemvoraussetzungen Folgende Systemvoraussetzungen sind für die Nutzung von SPG-Kurs notwendig: Betriebssystem : min. Win XP SP3, Vista, Win7, Win8 Net-Framework 2.0 Installation als Administrator SPG-Verein 3.0, SPG-Verein 3.1 Installation Das Installationsprogramm startet automatisch. Folgen Sie den Anweisungen des Setup-Assistenten. Bei der Installation des Programms wird automatisch der Verein/Mandant TST-Kurs angelegt. Dieser entspricht dem TST-Mandant des Programm SPG-Verein. Beispielhaft sind im Mandant TST-Kurs schon Kurse/Termine etc. angelegt. 3

4 Programmstart Wenn Sie das Programm SPG-Kurs starten, bekommen Sie den Mandanten TST-Kurs angezeigt. Markieren Sie nun den gewünschten Verein und klicken danach auf OK. Vereinsdaten aus SPG-Verein importieren Um die Vereinsdaten zu importieren, wählen Sie den Button Import aus SPG-Verein. Nach einer Import-Abfrage werden die Vereinsdaten eingelesen und Sie können mit dem Programm SPG-Kurs arbeiten. Um eine Datensicherung durchzuführen, wählen Sie den Button Bestand sichern und um diese wieder einzulesen den Button Bestand wiederherstellen. Mit dem Button Wartung starten Sie eine Reinigung der Datenbank. Hier werden alle Mitglieder aus dem markierten Mandant entfernt, die nicht einem Kurs, Team etc. zugeteilt wurden. Außerdem können Sie hier den Test-Mandant TST- Kurs wieder in den Auslieferungszustand zurücksetzen oder den Datenbestand komprimieren. Auswahl eines Bestands Natürlich besteht auch die Möglichkeit, zwischen mehreren Beständen zu wechseln. Wählen Sie hierzu bitte unter dem Menüpunkt Datei die Funktion Bestand auswählen aus. Sie bekommen dann das o.g. Fenster zu Vereins-Auswahl angezeigt. 4

5 Stammdaten pflegen Als nächstes empfehlen wir, die Stammdaten, die Bestandsdaten und Voreinstellungen zu überprüfen. Wenn Sie Kurse oder Teams einrichten wollen oder zum Beispiel s verschicken möchten, werden diese Stammdaten und Einstellungen benötigt. Nachdem Sie diese Stammdaten gepflegt haben, können Sie mit der Kurs-/ bzw. Teamplanung beginnen. Kurse eingeben und verwalten In die Kursverwaltung gelangen Sie, wenn Sie in der Navigationsspalte den Menüpunkt Kurse auswählen. Ihnen wird nun eine Übersicht aller Kurse angezeigt. Sie können neue Kurse anlegen, Kurse löschen, eine Kursübersicht als PDF ausgeben und drucken. Klicken Sie zum Anlegen eines Kurses auf den Button Neu. Danach können Sie die Daten des geplanten Kurses eingeben. Die eingegebenen Grunddaten des Kurses speichern Sie durch einen Klick auf den Speichern Button. Sie sehen alle Kurse in der Übersicht. 5

6 Klicken Sie jetzt doppelt auf den eingegebenen Kurs und Sie bekommen ein Fenster mit mehreren Registerkarten angezeigt. Als nächstes sollten die Kurstermine angelegt werden. Klicken Sie hierzu auf den Button Kurstermine anlegen. Terminserie erstellen Vervollständigen Sie nun die Kursdaten, indem Sie eine Beschreibung eingeben und die Termine für diesen Kurs bestimmen. Ähnlich wie bei Microsoft-Outlook haben Sie die Möglichkeit, sehr komfortabel die Terminserie zu definieren. Wählen Sie hierzu das gewünschte Wiederholungsintervall aus und danach die gewünschte Folge der Termine. Im obigen Beispiel beginnt der Kurs am , findet dienstags und donnerstags statt und endet nach 20 Terminen. Nachdem Sie die Terminserie eingegeben haben und diese mit dem Speichern -Button gespeichert haben, bekommen Sie die Termine in der Terminliste angezeigt. Sie haben in dieser Liste verschiedene Möglichkeiten, die eingegebenen Termine zu bearbeiten. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf einen Termin und Sie bekommen das rechts angezeigt Menü geöffnet. Wenn Sie den Menüpunkt Bearbeiten wählen, können diesen einzelnen Termin bearbeiten. Trainer/Leiter Auf der Registerkarte Trainer / Leiter besteht nun die Möglichkeit, dem aktuellen Kurs einen oder mehrere Trainer/Kursleiter zuzuordnen. In der linken Tabelle sind die verfügbaren Trainer aufgeführt. Um einen/mehrere Trainer diesem Kurs zuzuordnen, markieren Sie die gewünschten Einträge und klicken danach auf den >>> Button. Die gewählten Teilnehmer werden dann in der rechten Tabelle als aktuelle Kursleiter angezeigt. Sinngemäß können auch eingeteilte Trainer wieder als Kursleiter dieses Kurses gelöscht werden. Um einen neuen Trainer / Leiter anzulegen, klicken Sie den Button Neuer Trainer/Leiter 6

7 Kursteilnehmer Auf der Registerkarte Teilnehmer finden Sie auf der rechten Seite alle zur Verfügung stehenden Teilnehmer. Sie können durch den Button >>> den ausgewählten Teilnehmer zu dem aktuellen Kurs hinzufügen. Wird die maximale Teilnehmerzahl überschritten wird der Teilnehmer automatisch auf eine Warteliste gesetzt. An dem Kurs können auch Teilnehmer aufgenommen werden, die nicht Mitglied in dem aktuellen Verein sind. Klicken Sie hierzu auf den Button Neuer ext. Teilnehmer. Auf dem Formular können Sie die Teilnehmerdaten eingeben: Auf der ersten Registerkarte geben Sie die Adress- und Kommunikationsdaten des neuen Teilnehmers ein. Die Mitgliedsnummer wird nicht automatisch vergeben. Sie können keine Nummer mehrmals vergeben. Auf der zweiten Registerkarte werden Ihnen, bei Vereins-Mitgliedern, die Abteilungen angezeigt. Außerdem werden hier die Zahlungsdaten hinterlegt. Auf der Registerkarte Qualifikation haben Sie die Möglichkeit für jeden Teilnehmer bestimmte Qualifikationen zu hinterlegen. Die -Historie zeigt Ihnen welche E- Mails, über SPG-Kurs, an diesen Teilnehmer versendet wurden. Abrechnung Auf der Registerkarte Abrechnung können Sie kontrollieren, welche Kursteilnehmer den Kursbeitrag schon bezahlt haben. Sie können Rechnungen erstellen und drucken. Für jede Rechnung wird automatisch eine einmalige Rechnungsnummer erstellt. Außerdem können Sie hier eine DTA-Datei erzeugen. Der bezahlte Betrag und das Datum der Bezahlung werden manuell eingetragen. 7

8 an Teilnehmer versenden Auf der Registerkarte s versenden besteht die Möglichkeit, an die Kursteilnehmer eine zu versenden. Sie können in der rechten Spalte entweder eine Vorlage auswählen oder im mittleren Teil des Formulars einen eignen Text verfassen. Wählen Sie die gewünschten Empfänger aus und starten Sie den -Versand mit dem Button Versenden Auf der Registerkarte Historie sehen Sie alle s die an die Teilnehmer des Kurses verschickt wurden. 8