Praktische Ratschläge für die nachhaltige öffentliche Auftragsvergabe im IT-Bereich mithilfe von TCO Certified

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1 Praktische Ratschläge für die nachhaltige öffentliche Auftragsvergabe im IT-Bereich mithilfe von TCO Certified Anleitung für umweltbezogene und soziale Forderungen an IT-Produkte und deren Produktion vor, während und nach der Auftragsvergabe

2 Einleitung TCO Certified ist die bisher umfassendste Nachhaltigkeitszertifizierung für IT-Produkte. Die Zertifizierung umfasst eine große Reihe umweltbezogener und sozialer Anforderungen im Zusammenhang mit der Herstellung, Verwendung und Entsorgung von IT-Produkten. Die Anforderungen von TCO Certified sind wohl abgewogen, damit sie einerseits die Entwicklung in Richtung auf mehr nachhaltigkeitsorientierte IT- Produkte vorantreiben und andererseits auch von der IT-Industrie erfüllt werden können. TCO Certified gibt es für Monitore, Notebooks, Desktop-Computer, All-in-One-PCs, Tablet-PCs, Smartphones, Projektoren und Headsets. Die Kriterien sind speziell an die jeweilige Produktkategorie angepasst und in separaten Kriteriendokumenten enthalten. Aufgrund der schnellen technischen Entwicklung im IT-Bereich werden die Kriterien für TCO Certified laufend aktualisiert, damit sie stets auf dem neuesten Stand sind. Das Zertifizierungssystem TCO Certified bedeutet, dass zu zertifizierende Produkte und deren Produktion durch eine unabhängige Prüfstelle auf die Erfüllung der Kriterien für TCO Certified geprüft werden. TCO Development führt darüber hinaus jährliche Stichprobenkontrollen durch, um sicherzustellen, dass die zertifizierten Produkte zu jeder Zeit die Kriterien für TCO Certified erfüllen. Werden Abweichungen entdeckt, untersuchen wir diese und reagieren mit entsprechenden Maßnahmen, um eine qualitativ hochwertige und glaubhafter Zertifizierung für alle Akteure sicherzustellen. Wenn Sie die Anforderung nach TCO Certified stellen, brauchen Sie damit keine Zeit aufzuwenden, um die Erfüllung Ihrer Nachhaltigkeitsanforderungen zu überprüfen und auf Abweichungen zu reagieren. Verweisen Sie auf das gesamte Kriteriendokument für die jeweilige Produktkategorie, um eine Beschaffung von nachhaltigkeitsorientierten Elektronikprodukten zu gewährleisten. Dabei ist es wichtig, dass Sie sich jeweils auf die neueste Version von TCO Certified beziehen, damit Sie aktuelle Nachhaltigkeitsanforderungen stellen. Fordern Sie, dass der Anbieter ein TCO Certified-Zertifikat oder Gleichwertiges als Nachweis dafür vorlegt, dass die ausgeschriebenen Produkte den geforderten Kriterien entsprechen. In der Praxis erhalten Sie dann nach TCO Certified zertifizierte Produkte, da es für die IT-Anbieter äußerst kompliziert ist, anderweitig nachzuweisen, dass die Anforderungen erfüllt werden. Stellen Sie TCO Certified nicht mit anderen nicht Zertifizierungen wie Umweltzertifizierung oder Energiekennzeichnung gleich. TCO Certified umfasst eine große Reihe umweltbezogener und sozialer Anforderungen sowie ein umfassendes Kontrollsystem, das die Einhaltung der Kriterien über einen längeren Zeitraum gewährleistet. Es gibt für Elektronikprodukte keine Zertifizierung und kein Gütesiegel, die TCO Certified entsprechen. Verwenden Sie stets die neueste Version von TCO Certified, um strenge Nachhaltigkeitsanforderungen während des gesamten Produktlebenszyklus zu stellen, die jedoch auch von der IT-Industrie erfüllt werden können.

3 1) Vor der Auftragsvergabe Interne Verankerung Verankern Sie die nachhaltige Beschaffung intern in Ihre Organisation und setzen Sie sich dafür ein, dass das oberste Management eine umfassende Nachhaltigkeitsstrategie mit messbaren Zielen aufstellt, die auch die IT-Beschaffung umfasst. Eine solche Strategie signalisiert das Engagement der Organisationen für Nachhaltigkeit, leitet die Nutzung der Auftragsvergabe als Werkzeug für Nachhaltigkeitsanforderungen an und stellt IT-Produkte als einer Priorisierung zur Produktgruppe heraus. In der EU-Richtlinie zur öffentlichen Auftragsvergabe wird gefordert, dass die Mitgliedstaaten neben der Einhaltung von Grundsätzen wie Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung, Verhältnismäßigkeit und Transparenz geeignete Maßnahmen für eine bessere Einbeziehung sozialer und ökologischer Überlegungen ergreifen. IT-Produkte stellen eine Risikogruppe dar, bei der im Zusammenhang mit Herstellung, Verwendung und Entsorgung zahlreicher umweltbezogene und soziale Herausforderungen auftreten. Beziehen Sie in die Referenzgruppe für die Auftragsvergabe für Elektronikprodukte auch Nachhaltigkeitskompetenz ein, damit während des gesamten Vergabeverfahrens vor, während und nach der Auftragsvergabe die Nachhaltigkeit einen hohen Stellenwert erhält. Lieferantendialog Leiten Sie Dialoge mit Ihren IT-Lieferanten ein und teilen Sie ihnen mit, dass Sie in den kommenden Vergabeverfahren die Anforderung stellen werden, dass die IT-Produkte die Kriterien der neusten Version von TCO Certified erfüllen müssen. Informieren Sie sie auch darüber, dass Sie TCO Certified-Zertifikat oder Gleichwertiges als Nachweis dafür fordern werden, dass Ihre Kriterien erfüllt werden. Übergeben Sie Ihren IT-Lieferanten die beigefügte Checkliste, damit sie rechtzeitig verstehen, was Sie mit gleichwertigen Nachweisen meinen. Dann gibt es gute Chancen, dass die ausgeschriebenen Produkte nach TCO Certified zertifiziert sind oder werden, da es für die IT-Anbieter äußerst kompliziert ist, anderweitig nachzuweisen, dass die Anforderungen erfüllt werden. Teilen Sie auch mit, dass Sie keine anderen Zertifizierungen oder Gütezeichen akzeptieren, da es keine anderen Gütezeichen gibt, die über eine ebenso große Reihe umweltbezogener und sozialer Anforderungen sowie ein umfassendes Kontrollsystem, das die Einhaltung der Kriterien über einen längeren Zeitraum gewährleistet, verfügen. Erhöhen Sie das Verständnis bei Ihren IT-Lieferanten für Ihre Forderung nach TCO Certified, in dem Sie diese in einem größeren Zusammenhang darstellen. Berichten Sie beispielsweise, dass die übergreifenden Nachhaltigkeitsziele Ihrer Organisationen alle Vergabeverfahren durchziehen und die beschafften Produkte auch nationalen und internationalen Umwelt- und Sozialzielen entsprechen sollen. die Beschaffung von IT-Produkten ein wichtiger Teil der Nachhaltigkeitsarbeit Ihrer Organisation ist und zur Erfüllung der Nachhaltigkeitsziele beitragen soll. die IT-Produkte Ihrer Organisationen minimale Umweltauswirkungen haben und über den gesamten Produktlebenszyklus, d. h. bei der Herstellung, Verwendung und Entsorgung, soziale Aspekte berücksichtigen sollen. die beschafften IT-Produkte eine hohe Qualität aufweisen und Voraussetzungen für eine lange Anwendungszeit haben sollen. Schicken Sie die vorstehenden Informationen über Ihre Forderung nach TCO Certified in kommenden Vergabeverfahren per an Ihre Ansprechpartner bei den IT-Lieferanten. Schreiben Sie auf Englisch, um den Lieferanten die Verbreitung dieser Information in ihren Unternehmen zu erleichtern.

4 2) Während des Vergabeverfahrens Machen Sie Ihre Ambitionen in Sachen Nachhaltigkeit in Ihren Ausschreibungen deutlich, indem Sie diese beispielsweise: Lieferung von nachhaltigkeitsorientierten Notebooks oder Lieferung nachhaltigkeitsorientierter Tablet-Computer nennen. Qualifizierungskriterien Fordern Sie in den Qualifizierungskriterien der Ausschreibung, dass die ausgeschriebenen Produkte die Kriterien der neuesten Version von TCO Certified für die betreffende Produktkategorie erfüllen. Tun Sie das unabhängig davon, ob Ihre Zuschlagkriterien der niedrigste Preis, die niedrigsten Lebenszykluskosten oder das wirtschaftlich günstigstes Angebot sind. Stellen Sie auch die Forderung, dass die ausgeschriebenen Produkte die Kriterien während der gesamten Laufzeit des Auftrags erfüllen müssen. Es kommt häufig vor, dass IT-Lieferanten während der Laufzeit des Auftrags ihre Produkte erneuern. Dafür ist es wichtig, dass sie Ihnen auch für die aktualisierten Produkte das TCO Certified- Zertifikat oder Gleichwertiges vorlegen. Besondere Vertragsbedingungen Für Produktgruppen, bei denen das Angebot an nach TCO Certified zertifizierten Produktmodellen begrenzt ist, können Sie stattdessen in den Besonderen Vertragsbedingungen der Ausschreibung fordern, dass die ausgeschriebenen Produkte die Kriterien der neusten Version von TCO Certified für die betreffende Produktkategorie erfüllen müssen. In diesem Fall müssen die Vertragsbedingungen erst zu Beginn des Auftrags oder eine bestimmte Zeit danach erfüllt sein, was dem Auftragnehmer mehr Zeit gibt, seine Produkte nach TCO Certified zu zertifizieren. Stellen Sie auch die Forderung, dass die ausgeschriebenen Produkte die Kriterien während der gesamten Laufzeit des Auftrags erfüllen müssen. Stellen Sie TCO Certified nicht als Punkteanforderung oder Soll-Anforderung. Dabei besteht die Gefahr, dass die Produkte in den Angeboten die Nachhaltigkeitskriterien für TCO Certified nicht erfüllen.

5 Nachweise Wenn Sie TCO Certified als Qualifizierungskriterium fordern, fordern Sie auch gleichzeitig, dass der Anbieter Ihnen während der Zuschlagphase ein TCO-Zertifikat oder Gleichwertiges als Nachweis dafür vorliegt, dass die ausgeschriebenen Produkte die Kriterien der neuesten Version von TCO Certified für die betreffende Produktkategorie erfüllen. Wenn Sie in den Besonderen Vertragsbedingungen TCO Certified fordern, nehmen Sie dort auch den im Auftrag vereinbarten Zeitpunkt auf, an dem der Auftragnehmer Ihnen das TCO Certified-Zertifikat oder Gleichwertiges als Nachweis dafür vorlegt, dass die ausgeschriebenen Produkte die Kriterien der neuesten Version von TCO Certified für die betreffende Produktkategorie erfüllen. Nehmen Sie auch eine Klausel auf, die Ihnen das Recht auf Aufhebung des Vertrags mit dem Auftragnehmer gewährt, wenn dieser einen solchen Nachweis zum vereinbarten Zeitpunkt nicht vorlegt. Übergeben Sie den Bietern die beigefügte Checkliste, damit sie verstehen, was Sie mit gleichwertigen Nachweisen meinen. Dann gibt es gute Chancen, dass die ausgeschriebenen Produkte nach TCO Certified zertifiziert sind, da es für die IT-Anbieter äußerst kompliziert ist, anderweitig nachzuweisen, dass die Anforderungen erfüllt werden. Stellen Sie TCO Certified nicht mit anderen nicht Zertifizierungen wie Umweltzertifizierung oder Energiekennzeichnung gleich. TCO Certified umfasst eine große Reihe umweltbezogener und sozialer Anforderungen sowie ein umfassendes Kontrollsystem, das die Einhaltung der Kriterien über einen längeren Zeitraum gewährleistet. Es gibt für Elektronikprodukte keine Zertifizierung und kein Gütesiegel, die TCO Certified entsprechen. Schreiben Sie: Die Notebooks müssen die Kriterien für die neueste Version von TCO Certified Notebooks erfüllen. Schreiben Sie: Der Anbieter muss ein TCO Certified-Zertifikat oder Gleichwertiges als Nachweis für die Erfüllung der Kriterien von TCO Certified Notebooks vorlegen. Schreiben Sie nicht: Die Notebooks müssen die Kriterien für die neueste Version von TCO Certified Notebooks, Umweltzertifizierung oder Energiekennzeichnung erfüllen. Schreiben Sie nicht: Der Anbieter muss ein TCO Certified-Zertifikat, Umweltzertifikat, Energiekennzeichnung oder Gleichwertiges als Nachweis für die Erfüllung der in der Ausschreibung geforderten Nachhaltigkeitskriterien vorlegen.

6 3) Nach der Auftragsvergabe Interne Informationen Voraussetzung dafür, dass Ihre Beschaffung von IT-Produkten eine große Auswirkung auf ihre Nachhaltigkeitsarbeit haben, ist, dass diejenigen, die diese Produkte einkaufen, sie gemäß der Ausschreibung abrufen. Erhöhen Sie das Verständnis bei Ihren Mitarbeitern für Ihre Forderung nach TCO Certified, in dem Sie diese in einem größeren Zusammenhang darstellen. Berichten Sie beispielsweise, dass die übergreifenden Nachhaltigkeitsziele Ihrer Organisationen alle Vergabeverfahren durchziehen und die beschafften Produkte auch nationalen und internationalen Umwelt- und Sozialzielen entsprechen sollen. die Beschaffung von IT-Produkten ein wichtiger Teil der Nachhaltigkeitsarbeit Ihrer Organisation ist und zur Erfüllung der Nachhaltigkeitsziele beitragen soll. die IT-Produkte Ihrer Organisationen minimale Umweltauswirkungen haben und über den gesamten Produktlebenszyklus, d. h. bei der Herstellung, Verwendung und Entsorgung, soziale Aspekte berücksichtigen sollen. die beschafften IT-Produkte eine hohe Qualität aufweisen und Voraussetzungen für eine lange Anwendungszeit haben sollen. Sie die Forderung nach TCO Certified gestellt haben, da diese Zertifizierung eine große Reihe umweltbezogener und sozialer Anforderungen im Zusammenhang mit der Produktion, Anwendung und Entsorgung von IT-Produkten umfasst, sowie ein umfassendes Kontrollsystem, das die Einhaltung der Kriterien über einen längeren Zeitraum gewährleistet. Kontrolle der Anforderungen während der Laufzeit des Auftrags Fordern Sie, dass die Auftragnehmer Ihnen während der gesamten Laufzeit des Auftrags TCO Certified- Zertifikate oder Gleichwertiges für aktualisierte IT-Produkte vorlegen und informieren Sie sie gegebenenfalls darüber, dass Sie das Recht auf Aufhebung des Vertrages haben, falls diese Forderung nicht erfüllt wird. Abschließend Viel Erfolg bei der Auftragsvergabe für nachhaltigkeitsorientierte IT-Produkte. Falls Sie Fragen dazu haben, können Sie sich jederzeit an TCO Development wenden. Gemeinsam können wir etwas bewirken.

7 Anhang - Checkliste für Nachweise Der Auftragnehmer hat zum Nachweis, dass die Produkte in seinem Angebot die Kriterien der neuesten Version von TCO Certified erfüllen, folgende zwei Alternativen: 1. TCO Certified als Nachweis Vorlage gültiger TCO Certified-Zertifikate für die IT-Produkte im Angebot beim Auftraggeber. 2. Gleichwertige Nachweise Vorlage von gleichwertigen Nachweisen beim Auftraggeber für sämtliche nachfolgenden Punkte: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sicherzustellen, dass die angebotenen Produkte die Kriterien der neuesten Version von TCO Certified erfüllen. Sollte sich während der Laufzeit des Auftrags herausstellen, dass dies nicht der Fall ist, verpflichtet er sich, dem Auftraggeber neue Produkte zu liefern, die diese Kriterien erfüllen und ihm gleichzeitig eine Entschädigung für den entstandenen Schaden, beispielsweise eine Schädigung des Ansehens, wegen der Nichteinhaltung der Kriterien durch die Produkte zu zahlen. Der Auftragnehmer legt dem Auftraggeber Prüfberichte eines unabhängigen, nach ISO akkreditierten Labors vor, die nachweisen, dass die ausgeschriebenen Produkte die Kriterien der neuesten Version von TCO Certified erfüllen. Der Auftragnehmer legt dem Auftraggeber das jährlich das Ergebnis einer Überprüfung als Nachweis dafür vor, dass die Kriterien der neuesten Version von TCO Certified erfüllt werden. Bei dieser Überprüfung beauftragt der Auftragnehmer auf eigene Kosten ein unabhängiges, nach ISO akkreditiertes Labor damit, ausgeschriebene Produkte einzukaufen und mit einer Stichprobenkontrolle die Erfüllung der Kriterien von TCO Certified nachzuweisen. Daraufhin legt der Auftragnehmer dem Auftraggeber jährlich Test- und Prüfberichte vor, die nachweisen, dass die ausgeschriebenen Produkte die Kriterien der neuesten Version von TCO Certified erfüllen. Der Auftragnehmer legt dem Auftraggeber Nachweise dafür vor, dass sich der Markeninhaber der ausgeschriebenen Produkte aktiv für eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen in der Produktion der Produkte einsetzt, indem er eine SA8000-Zertifizierung oder die Mitgliedschaft im EICC nachweist. Der Auftragnehmer legt dem Auftraggeber ein Verzeichnis aller Endmontagewerke für die ausgeschriebenen Produkte sowie Statusinformationen darüber vor, wann in jeder einzelnen Anlage eine Inspektion im Hinblick auf eine sozial verantwortungsvolle Produktion gemäß den Anforderungen der neuesten Version von TCO Certified durch einen unabhängigen, nach SA8000 Advanced Auditor Training zertifizierten Inspektor durchgeführt wurde. Der Auftragnehmer legt dem Auftraggeber jährlich einen Inspektionsbericht im Hinblick auf eine sozial verantwortliche Produktion gemäß den Kriterien der neuesten Version von TCO Certified vor. Der Inspektionsbericht von einem Endmontagewerk darf nicht länger älter als zwölf Monate sein. Der Auftragnehmer trägt die Kosten für die Prüfung des jährlichen Sozialinspektionsberichts für den Auftraggeber durch einen unabhängigen Experten, der einschätzt, ob der Bericht die Einhaltung der Kriterien in dem betreffenden Werk stützt und wie eventuelle Abweichungen zu behandeln sind. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber oder einem von diesem beauftragten unabhängigen Dritten Stichprobenkontrollen in den Endmontagewerken für die ausgeschriebenen Produkte zu gestatten, um zu kontrollieren, dass sie gestellten Forderungen an die Arbeitsbedingungen in der Produktion erfüllt werden. Der Auftragnehmer benennt dem Auftraggeber einen Englisch sprechenden Ansprechpartner, der für die Arbeitsbedingungen bei der Produktion der ausgeschriebenen Produkte für den Markeninhaber verantwortlich ist und befugt ist, für die Beseitigung aufgedeckter Mängel zu sorgen.