Umlage versus interne Leistungsverrechnung Gemeinkostenverrechnung in der Diakonie Stetten

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1 Umlage versus interne Leistungsverrechnung Gemeinkostenverrechnung in der Diakonie Stetten BEB Fachtagung 2010 Dienstleistungsmanagement

2 Gliederung Teil A: Einführung - Frau Frisch Teil B: Allgemeiner Teil - Herr Wandel Teil C: Umlage - Frau Brenner Teil D: Verrechnungssystematik in der Diakonie Stetten- Herr Maile Teil E: Ausblick Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 2

3 A: Einführung Umlage versus (interne)leistungsverrechnung Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 3

4 Teil B: Allgemeiner Teil 1. Kurzvorstellung der Diakonie Stetten e.v. 2. Strukturdaten in der Diakonie Stetten e.v. 3. Entwicklungen / Veränderungen in der Kostenrechnung Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 4

5 1. Kurzvorstellung der Diakonie Stetten e.v. Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 5

6 2. Strukturdaten Diakonie Stetten e.v. Eingetragener Verein Tochtergesellschaften und Beteiligungen Arbeitsschwerpunkte Eingliederungshilfe Altenhilfe Berufliche Rehabilitation Über 40 Standorte Mehr als Kunden Etwa MA Umsatz ca. 190 Mio. Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 6

7 3. Entwicklungen / Veränderungen in der Kostenrechnung Situation bis zum Budget 2004 Ertragsorientierte Budgetierung Verteilung des Pflegesatzes nach festgelegten Kriterien auf Betreuungsbereiche und Dienstleistungsbereiche Betreuungsbereiche erhielten nur einen Anteil des Pflegesatzes Keine Vollkostendarstellung der Leistungsbereiche Pflegesatzkalkulation nicht möglich keine Möglichkeit für Benchmark (extern und intern) Beurteilung der Ergebnisse schwierig (manuelle Zuordnung der Pflegesatzerlöse) Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 7

8 Entwicklungen / Veränderungen in der Kostenrechnung Situation ab Budget 2005 Die Entgelte werden den Leistungsbereichen komplett zugeordnet Aufwand wird wo möglich und sinnvoll direkt den Leistungsbereichen zugeordnet Profitcenterdarstellung auf Kostenstellen- und Bereichsebene Höhere Transparenz bei Perioden- und Bereichsvergleichen Verlagerung der wirtschaftlichen Verantwortung in die Leistungsbereiche Dienstleistungsbereiche belasten über Verrechnung oder Umlage die Leistungsbereiche Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 8

9 Teil C: Umlage 1. Synonyme für das Wort umlegen 2. Kostenstellen im Verein 2.1. Endkostenstellen im Verein 2.2. Umlagekostenstellen im Verein 3. Umlage Zentrale Dienste 4. Bereichsinterne Umlage am Beispiel Kernen 5. Verteilungsschlüssel für die Umlage 6. Ein fiktives Zahlenbeispiel 7. Pro/Contra Umlage Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 9

10 Wir spielen auch mit Pädagogen Wir legen (alles) um Dieser Weg wird kein leichter sein Wir machen alles (r)evolutionär oder gar nicht mehr Nicht nur Bürostühle rollen Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 10

11 1. Synonyme von dem Wort umlegen umlagern verschieben aufteilen beseitigen umlegen umsiedeln verteilen Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 11

12 2. Kostenstellen im Verein Bereichsbezeichnung Anzahl Kostenstellen Vorstände/Hauptverwaltung Behindertenhilfe, Schulen, Kinderhaus, Fachdienste Remstalwerkstätten Hauswirtschaftliche Dienste Betriebe Facilitymanagement/Vermögensverwaltung Gesamt Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 12

13 Anteil Endkostenstellen/Umlagekostenstellen Bereichsbezeichnung Kostenstellenart Hauptverwaltung Behindertenhilfe, Schulen, Kinderhaus, Fachdienste Remstalwerkstätten Hauswirtschaftliche Dienste Betriebe Facilitymanagement/Vermögensverwaltung 5 E 26 U 111 E 59 U 48 E 12 U 13 E 12 U 7 E 1 U 253 E 46 U Gesamt 437 E 156 U Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 13

14 2.1. Endkostenstellen im Verein Es handelt sich um diejenigen Kostenstellen, die direkt am Leistungserstellungsprozess beteiligt sind. z.b: KST Wohnbereich Schloss I (erhält externe Pflegesatzerträge) KST Arbeitsbereich WfbM Stetten (erhält externe Pflegesatzerträge) KST Bäckerei (erhält externe Umsätze) Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 14

15 2.2. Umlagekostenstelle im Verein Als Umlagenkostenstellen werden die Kostenstellen bezeichnet, deren Kosten auf andere Kostenstellen weiterverteilt werden. Es handelt sich um diejenigen Kostenstellen, die indirekt am Leistungserstellungsprozess beteiligt sind und anhand von Kennzahlen oder Schlüsseln auf die Endkostenstellen verteilt werden. Die Bezugsgrößen im Verein sind hauptsächlich externe Pflegesatzerlöse und externe Umsätze. Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 15

16 Beispiele für Umlagekostenstellen: Vorstand Personalabteilung Öffentlichkeitsarbeit MAV Sozialdienst sämtliche Leitungskostenstellen, etc. Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 16

17 KST Bereich Vorstand/Hauptverwaltung Vorstände Projekt Jobstarter Alterszusatzversicherung Altersteilzeit Betreuung junger MA Personalbetreuung Controlling Zentraleinkauf Büromaterial Mitarbeiterdienst MAV. Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 17

18 KST Bereich Behindertenhilfe und Schulen/Kinderhaus Leitung Behindertenhilfe Ehrenamt Interdisziplinäre Praxis Sozialdienst Regionalleiter Kernen Kinderhaus Leitung Grundschule Nachtdienst Hausmeister.. Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 18

19 KST Handwerksbetriebe Schreinerei Malerei Elektrowerkstatt Polsterei Schlosserei Leitung Handwerksbetriebe Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 19

20 KST Bereich Facilitymanagement und Vermögensverwalt. Leitung Facilitymanagement Sicherheit und Umwelt Bauabteilung Fuhrpark Wasserversorgung Stromversorgung Friedhof Grundstücke Gebäude Vermögensverwaltung.. Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 20

21 3. Umlage Zentrale Dienste Vorstand/Hauptverwaltung (auf alle Bereiche) Hauswirtschaftliche Betriebe (bis auf eine KST nicht auf Vorstand und Hauptverwaltung) Facilitymanagement (nicht auf Vorstand und Hauptverwaltung) Die Zentralen Dienste sind Umlagekostenstellen, die auf alle bzw. fast alle Bereiche (Ausnahme Remstalwerkstätten) im Verein umgelegt werden. Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 21

22 Remstal- Werkstätten Vorstand/Hauptverwaltung erhalten einen Anteil Fachdienste/Wohnbereich allgemein wird umgelegt Schulen/ Kinderhaus Region Rems Murr Region Kernen Region Stuttgart/ Esslingen Region Ostalb/ Göppingen wird umgelegt Hauswirtschaft Facilitymanagement erstellt J. Brenner Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 22

23 4. Bereichsinterne Umlage am Beispiel Kernen Bereich Kernen Übergeordnete Dienste (z.b. Regionalleitung Kernen) wird umgelegt wird umgelegt wird umgelegt wird umgelegt WB Schloss Schlossberg WB (Oberer-) Schlossberg WB Garten- Straße WB KIWI/ Neuro- Reha Wildermuth WB Hangweide KST Schloss Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 23

24 KST Schloss Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit - Umlage Vorstand und Hauptverwaltung - Umlage Hauswirtschaftliche Dienste - Umlage Facilitymanagement - Umlage Wohnbereich allgemein - Umlage Fachdienste Umlage Zentrale Dienste werden nach und nach den Bereichen zugeordnet - Umlage Regionalleitung Kernen - Umlage Kernen Übergeordnet - Umlage Hausmeister Kernen - Umlage Nachtdienst Schloss bereichsinterne Umlage Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 24

25 5. Verteilungsschlüssel für die Umlage Als Basis dienen die externen Konten (4er Konten) Bei den Betrieben, Hauswirtschaft... gibt es z.teil andere Verteilungsschlüssel. Hauptsächlich wird aber momentan nach diesem Verfahren umgelegt Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 25

26 Pflegesatz (100%) Kostenstelle per Umlage (z.b. Controlling, Sozialdienst) Verteiler Schlüssel Endkostenstelle (z.b. KST Schloss) Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 26

27 6. Ein fiktives Zahlenbeispiel Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 27

28 7. Pro/Contra Umlage bei Einführung/Änderungen in der Umlage große Diskussion positiv wie negativ + wer am meisten Belegung hat zahlt am meisten Umlage + jeder Bereich sieht seinen Anteil an jeder Umlagekostenstelle + geringerer Arbeitsaufwand (automatisch/wenig Pflegeaufwand) - Bereich zahlt unter Umständen auch für Dienstleistungen, die von der Belegung unabhängig sind - die einzelnen Kostenarten der Umlagekostenstelle sind nicht,,sichtbar z.b. hohe Beratungskosten - für Verwendungsnachweise/Benchmark müssen unter Umständen die Kosten aus anderen Bereichen aufwendig rausgerechnet werden Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 28

29 D: Verrechnungssystematik in der Diakonie Stetten 1. Holdingstruktur der Diakonie Stetten 2. Möglichkeiten der Kostenverteilung 3. Verrechnung intern 4. Verrechung zu verbunden Unternehmen 5. Pro/Contra Verrechnung 6. Kostenblock Vorstand und Hauptverwaltung Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 29

30 1. Holdingstruktur der Diakonie Stetten GZK GmbH Wird wie eine selbständige Gesellschaft behandelt erstellt: Dietmar Prexl Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 30

31 2. Möglichkeiten der Kostenverteilung Möglichkeiten der Kostenverteilung in der Holding / im Verein Innerhalb der Holding innerhalb des Vereins bzw. eines Rechtsträgers Verrechnungen Verrechnung (intern) Umlage Politische nach erbrachter nach erbrachter analog des Umlage- Verrechnung Leistung Leistung schlüssels (z.b. Köpfe o. Umsatz) z.b. Vorstands- z.b. Personal- z.b. interne Mieten; z.b. MAV,Speisesäle pauschale betreuung wird allen KSt., Rechnungsw. die die Leistungen Controlling beziehen, in Personalabt. Rechnung gestellt. erstellt: Dietmar Prexl Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 31

32 3. Verrechnung intern a) Hauswirtschaftliche Leistungen (Basis) - Reinigung (zu reinigende Fläche und Anzahl der Reinigungen) - Essen (Bestellte Mengen) - Wäsche (Kilogramm) b) Betriebe (Abgezeichnete Arbeitsnachweise +Material) c) Facilitymanagement - Miete (Mietflächen * Mietspiegel) - Mietnebenkosten (Mietfläche * Nebenkostenfaktor) Projekt zur echten Mietnebenkostenabrechnung steht kurz vor der Einführung Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 32

33 4. Verrechung zu verbundenen Unternehmen a) Hauswirtschaftliche Leistungen (wie intern) b) Betriebe (wie intern) c) Facilitymanagement - Miete (wie intern) - Mietnebenkosten (echte Nebenkostenabrechnung) d) Vorstand (Politische Festlegung) e) Personal (gem. DV Messgröße Anzahl MA) f) Controlling (gem. DV Messgröße Anzahl Kostenstellen) g) Rechnungswesen (gem. DV Messgröße Anzahl Buchungen) h) EDV (gem. DV unterschiedliche Messgrößen z.b. Rechner) Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 33

34 5. Pro/Contra Verrechnung Pro: - (Möglichst) Verursachungsgerechte Zuordnung - Bessere Vergleichbarkeit von Bereichen - Keine Umlagendiskussion - Kostenverantwortung liegt bei den Leistungsempfängern Contra: - Der Nachweis sollte nach Möglichkeit automatisiert sein Hoher Aufwand - Berechnungsgrundlage muss der tatsächlich erbrachten Leistung entsprechen Nachweis! verdeckte Ausschüttung oder Einlage - Muss steuerrechtlichen Anforderung genügen (Dokumentationspflicht, einheitliche Kalkulationsverfahren, keine Gewinnaufschläge innerhalb der Holding) - Externer Vergleich muss nachweisbar sein - Verwaltung wird im Extremfall ein Wirtschaftlicher Geschäftbetrieb Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 34

35 6. Kostenblock Vorstand und Hauptverwaltung Beratungskosten Mitgliedschaftsbeiträge Versicherungen Berufsgenossenschaft Gutachten Rauser + ZVK Altersteilzeit Personalbeschaffungen (Anzeigen) PSV Software/Lizenzen/Wartung/ Telefon/Fax Fortbildungskosten Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 35

36 E: Ausblick Kosten die direkt zugeordnet werden können, sollen direkt zugeordnet werden (z.b. EDV Kosten für spezielle Projekte) Am Schlüssel soll sich nichts,,gravierendes ändern Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 36

37 Kontaktpersonen Rüdiger Wandel Controlling Tel.: (07151) Mail:ruediger.wandel@diakonie-stetten.de Thomas Maile Controlling Tel.: ( ) Mail.: Thomas.Maile@diakonie-stetten.de Jeannette Brenner Controlling Tel.: ( ) Mail: Jeannette.Brenner@diakonie-stetten.de Petra Frisch Personalentwicklung und Qualifizierung Tel.: ( ) Mail: Petra.Frisch@diakonie-stetten.de Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 37

38 DANKE FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! Umlage versus interne Leistungsverrechnung R. Wandel, T. Maile, J. Brenner, P. Frisch 38