Lagerbuchhaltung. PROFFIX Lagerbuchhaltung

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1 Lagerbuchhaltung PROFFIX unterstützt die Lagerhaltungen mit den Methoden Standard, FIFO und LIFO. Bei FIFO (First In First Out) werden zuerst die ältesten und bei LIFO (Last In First Out) zuerst die jüngsten Bestände verbraucht. Und dies in Kombination mit der aktiven Lagerbuchhaltung. Lagerbuchhaltung...3 Methode «Standard»...3 Methode «LIFO» oder «FIFO»...3 Was ist zu beachten bei der Einführung der Lagerbuchhaltung...3 Methode Lagerung...4 Lagerung definieren...4 Aktive Lagerbuchhaltung einschalten...5 Durchlaufkonto definieren...5 Artikel Bestandeskonto zuweisen...5 Lagerung mit Preis Lagerung mit Eingangsstempel einsehen...6 Artikeldetails...6 Dokumentfilter...7 Disposition...8 Effektive Kalkulation und Margenberechnung...8 Auftragsdokument erstellen und Berechnung des Einkaufspreises einsehen...8 Beispiel Einkaufspreis, wenn nicht genügend Artikel an Lager Meldung, wenn Speicherung vom Stempel Minus ergibt Korrekturen Preisänderungen Preisänderung über Einkaufsverwaltung Manuelle Preiskorrektur über die Artikel- und Lagerverwaltung Änderung von Mengenangabe im Auftrag Aktive Lagerbuchhaltung ausschalten Kontrollmöglichkeiten Saldo der Bestandeskonto in der Finanzübersicht einsehen Liste Inventarlisten gemäss Bilanz Stand Mai / 15

2 Erklärungen Symbole Hinweise Notizen Stand Mai / 15

3 Lagerbuchhaltung Die Lagerbuchhaltung ist eine Nebenbuchhaltung. Sie hat die Aufgabe, alle Zu- und Abgänge von Lagerbeständen nach Art, Menge und Wert zu erfassen. Die Lagerbuchhaltung ist ein wichtiger Aktivposten der Bilanz. Für die Lagerbuchhaltung in PROFFIX stehen verschiedene Methoden zur Verfügung: Methode «Standard» Ist die Lagerung auf «Standard» gesetzt wird beim Eingang und Ausgang der aktuell hinterlegte Einkaufswert verwendet und kein Stempel gesetzt. Methode «LIFO» oder «FIFO» LIFO bedeutet «Last in First out». Die Ware, die zuletzt eingelagert wurde, wird als erstes entnommen. Dieses Prinzip kann bei unverderblichen oder sehr lang haltbaren Produkten mit hoher Umschlagshäufigkeit angewendet werden. FIFO steht für «First in First out» frei übersetzt: zuerst eingelagert, zuerst entnommen. Oft ist es bei der Lagerung wichtig, dass die Produkte in der Reihenfolge, in der sie ins Lager kamen, auch wieder ausgelagert werden. anschliessend wieder ausgeschaltet wird. Es müssen sämtliche Transaktionen storniert werden, welche auch als Buchungen in der Finanzbuchhaltung erscheinen. Dieser automatisierte Ablauf ist hoch komplex 4. Alle Dokumente sind nach dem Einschalten gesperrt und können nicht mehr bearbeitet werden. Es empfiehlt sich, alle offenen Rüst- und Lieferscheine zu prüfen und bei Bedarf im Vorfeld zu korrigieren 5. Die Artikel- und Lagerverwaltung muss für die Lagerbuchhaltung vorbereitet werden. Der Artikelstamm muss geprüft werden: Es dürfen keine Negativbestände vorhanden sein (Option «Negativbestand» deaktiviert) Für alle Artikel mit Bestand müssen die Einkaufspreise definiert sein Alle Artikel müssen als Lagerartikel definiert sein (Option «Lagerartikel» aktiviert) Gelöschte Artikel dürfen keinen Bestand aufweisen Alle Artikel müssen diese Voraussetzungen aufweisen. Auch später erfasste Artikel müssen entsprechend angelegt werden. Damit das System weiss, wann welche Artikel ein- und ausgebucht wurden, wird mit jeder Lagerbewegung ein Zeitstempel (der Eingangsstempel) mitgespeichert. Je nachdem, welche Option gewählt ist, wird der Lagerausgang auf dem neusten oder ältesten Eingangsstempel getätigt. Die Lagerung wird in den Einstellungen der Artikel- und Lagerbuchhaltung definiert. Sobald FIFO oder LIFO aktiviert ist, wird bei allen Lagerbeständen der Eingangsstempel des aktuellen Datums ergänzt. Diese Methoden ergänzen die Möglichkeit den effektiven Warenwert in der Finanzbuchhaltung abzubilden. Die aktive Lagerbuchhaltung rechnet mit den Einkaufspreisen. Die Einkaufspreise können von Einkauf zu Einkauf variieren mit LIFO oder FIFO wird der entsprechende Einkaufspreis des Eingangsstempels im Auftragsdokument übernommen und die Marge wird aufgrund effektiver Angaben und nicht mit den aktuell hinterlegten Einkaufspreisen berechnet. Was ist zu beachten bei der Einführung der Lagerbuchhaltung Die Funktion hat einen erheblichen Einfluss auf den betrieblichen Arbeitsablauf. Die Einführung der aktiven Lagerbuchhaltung sollte deshalb gut geplant werden: 1. PROFFIX empfiehlt, während der Einführungszeit von LIFO/FIFO und aktiver Lagerbuchhaltung, einen intensiven Kontakt zwischen Endkunden und PROFFIX Partner 2. Der Zeitpunkt des Beginns der aktiven Lagerbuchhaltung muss gut überlegt sein 3. Die Buchhaltung reagiert empfindlich auf das Ein- und Ausschalten der Funktion. Es kann zu Differenzen kommen, wenn bereits mit der Funktion gearbeitet wird und sie Stand Mai / 15

4 Methode Lagerung Damit das System weiss, wann welche Artikel ein- und ausgebucht wurden, wird mit jeder Lagerbewegung ein Zeitstempel (der Eingangsstempel) mitgespeichert. Je nachdem, welche Option gewählt ist, wird der Lagerausgang auf dem neusten oder ältesten Eingangsstempel getätigt. Ist die Lagerung auf «Standard» gesetzt, wird kein Eingangsstempel erstellt und das Verhalten bleibt unverändert (Beim Eingang und Ausgang wird der aktuell hinterlegte Einkaufswert verwendet). Die Lagerung kann in den Einstellungen der Artikel- und Lagerbuchhaltung definiert werden. Sobald FIFO oder LIFO aktiviert ist, wird bei allen Lagerbeständen der Eingangsstempel des aktuellen Datums ergänzt. 5. Klick auf «Ja» um alle Eingangsstempel zu speichern Lagerung definieren 1. Klick auf Modul «Artikel- und Lagerbuchhaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 3. Unter «Lagerung» die gewünschte Methode wählen 4. Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S) Die PROFFIX Datenbank muss nach «Änderungen speichern» (Ctrl+S) neu gestartet werden Stand Mai / 15

5 Aktive Lagerbuchhaltung einschalten Um Differenzen auszuschliessen, müssen wie oben erwähnt zwingend einige Punkte erledigt werden, bevor die aktive Lagerbuchhaltung eingeschaltet wird. Die aufgeführten Punkte sind nicht nur bei der Einführung wichtig, sondern müssen auch während des laufenden Betriebs beachtet werden, ansonsten werden Differenzen auftreten. Für die Lagerbuchhaltung braucht es ein Durchlaufkonto und mindestens ein Bestandeskonto. PROFFIX verwendet für die Methode LIFO und FIFO nur die Einkaufspreise. Durchlaufkonto definieren 1. Klick auf Modul «Artikel- und Lagerbuchhaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 3. Unter «Lagerbuchhaltung» im Feld «Durchlaufkonto» gewünschtes Konto auswählen z.b Bestandesänderung Handelswaren 4. Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S) Artikel Bestandeskonto zuweisen Wenn der Artikel bereits einen Lagerbestand hat, kann das Bestandeskonto nicht manuell auf den Artikel zugewiesen werden. Dazu steht die Funktion «Aktive Lagerbuchhaltung ein-/ausschalten» zur Verfügung. Im unten abgebildeten Beispiel wird die aktive Lagerbuchhaltung für ausgewählte Artikel mit einem Lagerbestand eingeschaltet. 1. Klick auf Modul «Artikel- und Lagerverwaltung» 2. Artikel suchen und auswählen 3. Klick auf Registerkarte «Extras» in der Gruppe «Pflege» auf «Aktive Lagerbuchhaltung ein-/ ausschalten» 4. Option «ausgewählte Artikel» aktivieren 5. Bestandeskonto definieren 6. Mit «Anpassen per» das Datum der aktiven Lagerbuchhaltung definieren 7. Klick auf Schaltfläche «Ok» um die aktive Lagerbuchhaltung einzuschalten Stand Mai / 15

6 Lagerung mit Preis 0.00 Ein Artikel muss für die aktive Lagerbuchhaltung immer einen Einkaufspreis aufweisen, dies wird durch PROFFIX überprüft, wenn ein neuer Lagerartikel mit einem zugewiesenen Bestandeskonto erfasst wird. Allerdings kann beim Wareneingang der Einkaufspreis mit Null erfasst werden. Dies ist sinnvoll, wenn Artikel vom Lieferanten gratis geliefert werden, z.b. bei Musterartikeln Lagerung mit Eingangsstempel einsehen Eine Übersicht zu den verschiedenen Zeitstempeln und die Lagerbewegungen des gewählten Artikels können in der Artikelinfo oder in der Disposition unter dem Symbol «Lagerung mit Eingangsstempeln» eingesehen und auch manuell angepasst werden. 8. Klick auf Schaltfläche «Ok», wenn alle Punkte des Warnhinweises erledigt sind Artikeldetails 1. Klick auf Modul «Artikel- und Lagerverwaltung» 2. Gewünschten Artikel suchen und auswählen 3. Klick auf Registerkarte «Start» 4. Klick in Gruppe «Ansicht» auf Symbol «Artikeldetails» (Ctrl+I) 5. Klick auf Symbol «Lagerung mit Eingangsstempeln» rechts neben dem Feld «Bestand» 9. Klick auf Schaltfläche «Ok» 10. In der Lagerbuchhaltung sind nun die Buchungen erstellt. Diese können in der Finanzbuchhaltung gesucht werden. Es können mehrere Bestandeskontos geführt werden Sind bereits Warenbestände verbucht worden und soll die aktive Lagerbuchhaltung ein- oder ausgeschaltet werden, kann dies über alle oder nur selektierte Artikel einoder ausgeschaltet werden. Die Korrekturbuchungen in der Finanzbuchhaltung werden automatisch erstellt und somit ist der Warenwert in der Finanzbuchhaltung auch wieder aktuell. Ist die Option «Artikel ohne Bestand» aktiviert, wird das Bestandeskonto den Lagerartikeln ohne aktuellen Lagerbestand hinzugefügt. 6. Eingangsstempel können hier eingesehen werden Stand Mai / 15

7 Sind mehrere Eingangsstempel vorhanden, wird die Tabelle nach den Eingangsstempeln bei FIFO aufsteigend und LIFO absteigend sortiert. Somit wird immer der Eingangsstempel, welcher als nächster ausgebucht wird, am Anfang der Tabelle angezeigt. Ist das Symbol «Eingangsstempel mit Bestand» aktiviert, werden nur noch die Eingangsstempel mit Bestand angezeigt und die Stempel ohne Bestand ausgeblendet. Dokumentfilter Wenn auf ein Dokument viele Korrekturen vorgenommen werden, dann ist es möglich die Ansicht zu komprimieren. Die Einträge werden innerhalb eines Zeitstempels pro Dokument zusammengefasst. 1. Klick in Gruppe «Ansicht» auf Symbol «Dokumentfilter» 2. Klick in Gruppe «Eingangsstempel» auf Symbol «Suchen» Um zurück Originalansicht zu gelangen wieder auf Symbol «Dokumentfilter» klicken und anschliessend auf Symbol «Suchen» klicken. Stand Mai / 15

8 Disposition Artikeldetails Lager können auch aus der Disposition eingesehen werden. 1. Taste F8 drücken 2. Gewünschten Artikel suchen 3. Klick in Gruppe «Ansicht» auf Symbol «Lagerung mit Eingangsstempeln» (Ctrl+L) Effektive Kalkulation und Margenberechnung Die Einkaufspreise können von Einkauf zu Einkauf variieren mit LIFO oder FIFO wird der entsprechende Einkaufspreis des Eingangsstempels im Auftragsdokument übernommen und die Marge wird aufgrund der effektiven Angaben und nicht mit den aktuell hinterlegten Einkaufspreisen berechnet. Werden bei der Auslieferung an den Kunden, Artikel aus mehreren Eingangsstempeln geliefert, welche einen unterschiedlichen Einkaufspreis besitzen, so wird der Einkaufspreis berechnet. Ist der Bestand zu klein, wird als Wert für die Berechnung des Einkaufspreises der aktuelle Preis des Lagerartikels verwendet. Die Berechnung kann direkt über die Dokumentposition eingesehen werden. Auftragsdokument erstellen und Berechnung des Einkaufspreises einsehen 1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung» 2. Neues Auftragsdokument erstellen 3. Gewünschte Auftragspositionen einfügen 4. Der Einkaufspreis wird aufgrund der Eingangsstempel berechnet 5. Klick auf Symbol «Einkaufspreis mit Eingangsstempel» um die Berechnung einzusehen Stand Mai / 15

9 Beispiel Einkaufspreisberechnung Stand Mai / 15

10 Beispiel Einkaufspreis aus mehreren Eingangsstempeln Stand Mai / 15

11 Beispiel Einkaufspreis, wenn nicht genügend Artikel an Lager Meldung, wenn Speicherung vom Stempel Minus ergibt In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass ein Ablauf auf dem Stempel ein Minus verursacht. In solchen Fällen gibt das System eine Fehlermeldung zurück. Das Dokument kann nicht gespeichert werden und PROFFIX muss umgehend kontaktiert werden, damit der Ablauf nachvollzogen werden kann. Stand Mai / 15

12 Korrekturen Preisänderungen Die Einkaufspreise der Eingangsstempel können manuell oder über die Einkaufsverwaltung pro Stempel verändert werden. Preisänderung über Einkaufsverwaltung Wird eine Preiskorrektur in der Einkaufsverwaltung erstellt, wird diese automatisch bei den Eingangsstempeln übernommen. Auch die entsprechenden Auftragsdokumente werden angepasst, damit die Marge wieder aktuell ist. Manuelle Preiskorrektur über die Artikel- und Lagerverwaltung 1. Klick auf Modul «Artikel- und Lagerverwaltung» 2. Gewünschten Lagerartikel suchen und auswählen 3. Klick auf Registerkarte «Start» 4. Klick in Gruppe «Ansicht» auf Symbol «Artikeldetails» (Ctrl+I) 5. Klick auf Symbol «Lagerung mit Eingangsstempeln» rechts des Feldes «Bestand» 6. Klick in Gruppe «Eingangsstempel» auf Symbol «Preis anpassen» 7. Gewünschten Eingangsstempel auswählen 8. In Feld «Anpassungen per» gewünschtes Datum eintragen 9. Im Feld «Neuer Preis» gewünschten Preis eintragen 10. Klick auf Schaltfläche «Ok» 11. Klick auf Schaltfläche «Ja» um die Preisänderung durchzuführen, wenn auch Auftragsdokumente betroffen sind Befindet sich das Buchungsdatum ausserhalb der Buchungsperiode kann die Preisänderung nicht gespeichert werden. Wenn der Preis nach dem Wareneingang korrigiert wird, wird der Buchung nicht direkt geändert, sondern storniert und neu erstellt. Siehe nachfolgendes Beispiel Stand Mai / 15

13 Entsprechende Buchung in der Finanzbuchhaltung Änderung von Mengenangabe im Auftrag Die Menge auf der Rechnung wird von 100 auf 75 korrigiert Entsprechende Buchungen in der Finanzbuchhaltung In der Finanzbuchhaltung gibt es dazu nun zusätzliche Buchungssätze Ist die aktive Lagerbuchhaltung in Betrieb wird bei einer Änderung der Eingangsstempel nicht direkt geändert, sondern storniert und neu erstellt. Solche Storni entstehen z.b. wenn die Menge eines Artikels auf einem Lieferschein verändert wird oder der Einkaufspreis angepasst wird Stand Mai / 15

14 Aktive Lagerbuchhaltung ausschalten Die Buchhaltung reagiert empfindlich auf das Ein- und Ausschalten der Funktion. Es kann zu Differenzen kommen, wenn bereits mit der Funktion gearbeitet wird und sie anschliessend wieder ausgeschaltet wird. Es müssen sämtliche Transaktionen storniert werden, welche auch als Buchungen in der Finanzbuchhaltung erscheinen. Dieser automatisierte Ablauf ist hoch komplex. Deshalb sollte auch das Ausschalten gut überlegt sein. Inventarliste gemäss Bilanz 1. Klick auf Modul «Artikel- und Lagerverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Extras» 3. Klick in Gruppe «Pflege» auf Symbol «Aktive Lagerbuchhaltung ein-/ausschalten» (Ctrl+Shift+H) 4. Gewünschte Selektion auswählen 5. Option «Bestandeskonto entfernen» aktivieren 6. Klick auf Schaltfläche «Ok» Kontrollmöglichkeiten Ist die aktive Lagerbuchhaltung eingeschaltet, ist in der Finanzbuchhaltung jederzeit der aktuelle Lagerwert ersichtlich. Die Werte der Bestandeskonten sollten somit mit der Liste «Lagerung» und «Inventarliste gemäss Bilanz» übereinstimmen. Saldo der Bestandeskonto in der Finanzübersicht einsehen 1. Befehlstaste F7 drücken 2. Gewünschtes Konto aufrufen Liste Inventarlisten gemäss Bilanz Mit der Liste «Inventarliste gemäss Bilanz» werden nur die Eingangsstempel von jenen Artikeln angezeigt, welche ein Bestandeskonto zugewiesen haben. Mithilfe dieser Liste lässt sich der Quervergleich zwischen Bilanz und der Lagerverwaltung durchführen. 1. Klick auf Modul «Artikel- und Lagerverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Listen» 3. Klick in Gruppe «Artikel- und Lagerverwaltung» 4. Klick auf Symbol «Lagerverwaltung» und anschliessend auf Liste «Inventarliste gemäss Bilanz» 5. Evtl. Selektion eingrenzen 6. Klick auf Schaltfläche «Ok» Stand Mai / 15

15 Bilanz Stand Mai / 15