Identifizieren, Vermarkten und Verbreiten von Projekt(zwischen)ergebnissen

Transkript

1 Identifizieren, Vermarkten und Verbreiten von Projekt(zwischen)ergebnissen Wir machen unser Projekt sexy Elke Biester CONVIS Consult und Marketing GmbH Das Projekt XENOS Panorama Bund wird im Rahmen des XENOS-Programms "Integration und Vielfalt" durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und den Europäischen Sozialfonds gefördert. Es ist ein Verbundprojekt aus vier Projektpartnern.

2 Ablauf Qualifizierung Öffentlichkeitsarbeit. Identifizieren, vermarkten und verbreiten von Projekt(zwischen)ergebnissen 9.15 Begrüßung, Einführung: Arbeitsphase I: Identifizierung von Projekt(zwischen)ergebnissen bzw. -Produkten 9.30 Arbeitsphase I: Projektpräsentation in 60 Sekunden (in Arbeitsgruppen) Plenum - Auswertung der Arbeitsgruppen Vortrag: Bedingungen und Voraussetzungen für die Vermarktung von Projektergebnissen Pause Vortrag: Beispiele für Kommunikationsmaßnahmen Kommunikationspläne - Gruppenarbeit Mittagessen Fortsetzung Arbeit an Kommunikationsplänen Plenum: Bericht aus der Gruppenarbeit und Feedbackrunde Gesamtplenum 2

3 Ergebnisse und Produkte Warum ist die Unterscheidung von Ergebnissen und Produkten im Sinne von Nachhaltigkeit wichtig? Was ist ein Ergebnis? Beispiele Alle XENOS Projekte haben an Workshops teilgenommen 3000 Websitezugriffe im Monat 50 durchgeführte Veranstaltungen Was ist ein Produkt? Beispiele Leitfäden zum Transfer, zur Öffentlichkeitsarbeit Kommunikationsplattform mit Austausch- und Vernetzungsmöglichkeit Regionale Kooperationsinis, die gemeinsam ÖA betreiben 3

4 Projektpräsentation Übung Projektkurzpräsentation nach der Methode Elevatorpitch Die Situation: Sie sitzen zufällig, im Rahmen einer Konferenz, neben der für Ihr Bundesland zuständigen Kultusministerin bzw. neben dem Menschen, mit dem Sie schon lange einen Termin haben wollten. Nun haben Sie eine Minute Zeit, bevor die Konferenz beginnt, um das Interesse Ihres Gegenüber an Ihrem XENOS-Projekt so zu wecken, dass Sie Visitenkarten tauschen und Sie aufgefordert werden, einen Termin zu vereinbaren. Die Aufgabe: Wie können Sie Ihrem Gegenüber Ihr Projekt und insbesondere die zu transferierenden Produkte so anschaulich und interessant darstellen, dass ihr Interesse geweckt wird? Überlegen Sie sich, was Ihr Ziel ist und was Sie zu verkaufen haben. Seien Sie Adressatenorientiert welchen Nutzen könnte Ihr Gegenüber von Ihrem Projekt und dessen Produkten haben und wie bringen Sie das rüber? 4

5 Projektpräsentation - Übung Der Ablauf der Übung: Sie haben 10 Minuten Zeit, um sich einen einminütigen Text zu überlegen. Diesen tragen Sie Ihren Kleingruppenteilnehmer/- innen vor. Achtung: Stoppuhr! Ihre Kolleg/-innen geben Ihnen mithilfe eines Auswertungsbogens anschließend ca 10 Minuten lang Feedback Danach ist der/die Nächste in der Runde dran. 5

6 Projektpräsentation - Übung Feedbackbogen Projektpräsentation Name: Projekt: Angebot und Ziele des Projekts sowie dessen gesellschaftl. Nutzen sind klar und eindeutig erkennbar Die Zielgruppen des Projekts sind klar und eindeutig erkennbar Angestrebte oder bereits vorhandene Ergebnisse/transferierbare Produkte sind klar, eindeutig und nachvollziehbar zu erahnen zu erahnen zu erahnen Um was geht es? Um was geht es? Um was geht es? Würden Sie mit Ihrem Gegenüber nun einen Termin ausmachen? Ja, weil bzw. nein, weil: Was hat Sie neugierig gemacht/ weitere Kommentare/Anregungen : Austauschworkshop LO 2, 28./

7 Bedingungen und Voraussetzungen für Projektmarketing Unternehmensziele Bspw. Projekt leistet wichtigen Beitrag zur Reduzierung von Xenophobie Marketingziele Kommunikationsziele Maßnahmen/Aktionen Bspw. Kosten decken, Einnahmen haben, Verstetigung Bspw. Image- und Akzeptanzsteigerung, Erhöhung des Bekanntheitsgrads (Unterstützung von Firmenund Marketingzielen) 7

8 Ablauf der Öffentlichkeitsarbeit PLANUNG und Steuerung der Öffentlichkeitsarbeit UMSETZUNG der Öffentlichkeitsarbeit REPORTING & ANPASSUNG der Kommunikation EVALUATION der Öffentlichkeitsarbeit 8

9 Planung der Öffentlichkeitsarbeit 1. Phase: Orientierung/Grundlagen Ist-Analyse Vorgaben ESF/XENOS 2. Phase: Strategie der ÖA Gestaltvorgaben Ziele Zielgruppen Strategie 3. Phase: Kommunikationsplan ÖA Bedarf Kom. Maßn. Konzeption Kom. Maßn. Kommunikationsplan Umsetzung der Kommunikationsmittel 9

10 Planung der Öffentlichkeitsarbeit Konzeption Kommunikationsmaßnahmen Festlegung und Definition von Kommunikationszielen Zielgruppen Terminen Ressourcen Budget Qualitätskontrolle 10

11 Kommunikationsplan XENOS Kommunikationsziele Zielgruppen Kommunikationsmaßnahmen Kriterien zur Zielerreichung Evaluation Verbreitung /Kanal Budget/ Sachleistung Ressourcen/ Personal Termine Maßnahme Verantwortlich Projekt und Produkte bekannter machen Projekt und Produkte bekannter machen Alle XENOS Projekte, Fachöffentlich keit, Politik u. Verwaltung, Stakeholder, Unternehmen breite Öffentlichkeit Projektprofile auf XPB Website XENOS Projekt Broschüre Website plus Pressemitteilung, Faltblatt, Plakate, Veranstaltu ngen Veranstaltu ngen, Internet, Versand Euro 10 MT/pro Monat Euro 50 MT Projekte und XPB Projekte und XPB Seitenaufrufe der Projektprofile Anzahl verteilte Broschüren, z.b. 300 pro Jahr z.b pro Jahr 11

12 Kommunikationsziele und Zielgruppen - Beispiele Kommunikationsziele Teilnehmer/-innen gewinnen Operative Partner gewinnen Strategische Partner gewinnen Projekt und Produkte bekannter machen Strukturen in Politik und Gesellschaft verändern Projekt verstetigen Projekt in Regelförderung bringen Vernetzung mit anderen XENOS-Projekten Zusammenarbeit mit lokalen Akteuren Vernetzung überregional auf inhaltlicher Ebene Transfer guter Ergebnisse und Produkte, z.b. erfolgreiches Mentor/-innenprogramm Abnahme guter Produkte und Ergebnisse Jugendliche mit /ohne Migrationshintergrund Jugendliche mit Problemen beim Übergang Schule Beruf Jugendliche im Strafvollzug Jugendliche mit keinem oder kaum einem Schulabschluss Allgemein Jugendliche mit Problemen Eltern Lehrkräfte auf unterschiedlichen Ebenen Arbeitsagenturen und andere operative Partner Strategische Partner in Politik und Verwaltung XENOS-Projekte Zielgruppen Regionale Bevölkerung Breite Öffentlichkeit Presse und andere Medien 12

13 Einige Kommunikationskanäle, deren Kosten und Effektivität Kanal Verwendung wofür? Kosten Reichweite Flyer/ Broschüren Verbreitung von Informationen 1000 Flyer ca 100 Euro, Druckkosten plus Kosten für Design Plakate Internet (Website, Web 2.0, Newsletter, - Verteiler) Pressemitteilung/- konferenz Rundfunk/Fernsehen Großformatwerbung Erhöhung des Bekanntheitsgrades, Verbreitung prägnanter Informationen Sehr geeignet zur Verbreitung von Informationen und zur Kommunikation Sehr geeignet zur Verbreitung von Informationen, wenn dadurch ein Artikel entsteht Sehr geeignet zur Verbreitung von Informationen/Werbung für Projektergebnisse Sehr geeignet zur Erhöhung des Bekanntheisgrades Abhängig von Auflage und Material 1000 Plakate ca Druckkosten, plus Designkosten Jahresgebühr Website ca 100 Installation und Pflege, je nach Aufwand und Anspruch 2-10 MT/ Monat gering Fernsehen: sehr hoch, wenn es eigene Schaltung ist besser Beitrag von Journalisten Radio: abhängig von Reichweite und Sendezeit Sehr kostenintensiv für XENOS Projekte i.d.r. ungeeignet Nicht sehr groß, abhängig von Verteilung Verteilerwege prüfen und Bedarf ermitteln. Als PDF ins Internet stellen Abhängig von Verteilung- Verteilerwege prüfen und Bedarf ermitteln. Abfragen, wer Plakate aushängt. Als PDF ins Internet stellen Große Reichweite wichtig: SEO- Optimierung, Verlinkungen, Aktualität Groß, wenn dadurch ein Artikel entsteht Reichweite ist sehr hoch Reichweite ist sehr hoch Veranstaltungen/Workshops/ andere Events wie Theater, Musik Sehr geeignet zur Information und Erhöhung des Bekanntheitsgrades insbesondere, wenn die Presse berichtet Kosten abhängig vom Veranstaltungstypus, -größe und -ort Je nach Veranstaltungsart kann lokale Reichweite sehr hoch sein 13

14 Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit Was ist dabei zu beachten? Zielgruppenadäquate Ansprache: die Ministerin muss anders angesprochen werden als ein arbeitsloser Jugendlicher Die Ziele müssen für die Zielgruppe nachvollziehbar und von Nutzen sein. Es muss ein Mehrwert erkennbar sein Die Botschaft muss eingängig und verständlich sein Die Kommunikationsmaßnahme muss zum Ziel, zur Botschaft und zur Zielgruppe passen Sie brauchen einen Kommunikations- und Maßnahmenplan, gute Ideen, Kreativität, Phantasie und etwas (oder auch mehr) Geld und Mitarbeiter/-innen 14

15 Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit Überprüfen Sie Ihre (Kommunikations)ziele und Ihren aktuellen Stand der ÖA-Maßnahmen Sofern Sie einen Kommunikationsplan haben: Wurden die geplanten Maßnahmen umgesetzt und die gesetzten Ziele in der dafür vorgesehenen Zeit erreicht? Haben Sie das Budget eingehalten? Falls Sie keinen Kommunikationsplan haben: Weshalb nicht? Wie planen Sie Ihre ÖA? Wie vermarkten Sie Ihr Projekt? Haben Sie Ihre geplanten Kommunikationsmaßnahmen überprüft? Stimmen Plan und Umsetzung überein? Falls nein, Gründe? Fragen, die Sie sich stellen können: Welches Gesamtziel verfolge ich/wir? Stimmt das ursprünglich formulierte Ziel noch mit dem aktuellen überein? Welche Teilziele lassen sich daraus ableiten? Welche Teilziele habe ich schon erreicht? Wie erreiche ich diese Teilziele? Mit welchen Strategien? Mit welcher Botschaft? Mit welchen Produkten? 15

16 Kommunikationsplan XENOS Muster für Einzel-/Gruppenarbeit Kommunikationsziele Zielgruppen Kommunikationsmaßnahmen Kriterien zur Zielerreichung Evaluation Maßnahme Kanal Budget/ Sachleistung Ressourcen/ Personal Termine Verantwortlich 16

17 Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit Achten Sie auf die Verpackung der Information! Achten Sie darauf, dass Ihre Maßnahmen bildhaft, unterhaltsam, kompakt und verständlich (zielgruppengerecht) präsentiert werden, damit der Empfänger die Information aktiv und dauerhaft aufnimmt. Vermeiden Sie Unklarheiten in der sprachlichen und bildhaften Gestaltung. Überprüfen Sie, ob die Art und Weise Ihrer Kommunikationsvermittlung bei der gewünschten Zielgruppe ankommt. Was Sie vielleicht witzig oder schön finden, wirkt auf andere womöglich langweilig oder altmodisch. Fragen Sie zunächst Bekannte oder Arbeitskollegen und Kolleginnen, was sie von der Gestaltung Ihrer Kommunikationsidee halten! 17

18 Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit Verwenden Sie ein durchgehendes Corporate Identity Konzept! Ihre Maßnahmen zur Kommunikation werden erst dann den gewünschten Effekt haben, wenn Sie immer wieder mit dem gleichen und wieder erkennbaren Erscheinungsbild auftreten (Corporate Identity). Dies gilt für Ihre Projektunterlagen sowie Kommunikationsmittel (z.b. Flyer, Broschüren, Plakate). Hierzu dient auch die durchgehende Anwendung des XENOS- bzw. ESF-Logos. Wer häufig sein Erscheinungsbild wechselt, verwirrt die Zielgruppe und verspielt die Chance, wieder erkannt zu werden! 18

19 Projektprofile für Projektprofile schärfen was ist zu beachten? Interessante Überschrift Logo Bild(er) vom Projekt Evtl. Bild vom Ansprechpartner/-in Interessante Darstellung des Projekts: was möchte der/die Leser/-in wissen? (Ziel des Projekts, Maßnahmen des Projekts, Zielgruppe des Projekts warum ist das Projekt wichtig und sinnvoll?) Kreative Aufmachung, Berücksichtigung von Corporate Identity 19