Die E-Rechnung. Ein Auslöser auf dem Weg zu einer digitalen Hochschule

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Gerrit Martin
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1 Die E-Rechnung Ein Auslöser auf dem Weg zu einer digitalen Hochschule

2 Eine Rechnung ist eine Rechnung ist eine Rechnung Folie 2

3 Ausgangslage. Bestellwesen Wer bestellt? Wie wird bestellt? Ist ein elektronisches Bestellwesen im Einsatz? Folie 3

4 Projektumfang bestimmen

5 Sollen Papierrechnungen gescannt werden? Chancen und Vorteile: Einheitlicher Bearbeitungsprozess Vollständiger Überblick und Kontrollmöglichkeiten Digitaler Zugriff Schnellere Bearbeitungszeiten Neue Möglichkeiten durch digitale Workflows Risiken und Nachteile Zentraler Rechnungseingang notwendig Anschaffungskosten für Hardware Unklarheit, wie viele Papierrechnungen zukünftig noch kommen werden Folie 5

6 Sollen Rechnungen belegersetzend gescannt werden? Chancen und Vorteile: Keine Archivierung im Papierformat. Risiken und Nachteile Zusätzlicher Aufwand: Verfahrensdokumentation erstellen Zentraler Scanstelle obligatorisch Folie 6

7 Weitere Optionen. Beschaffungsprozesse standardisieren/zentralisieren? Elektronisches Bestellwesen einführen/ausweiten? Weitere Zahlungsprozesse digitalisieren? (z.b. Reisekosten, Honorarverträge, Auslagenerstattungen etc.) Ausgangsrechnungen? Folie 7

8 Steuerungsmöglichkeit AGB. Sie bestimmen über die AGB: Welche Rechnungsformate nehmen Sie an? Wie werden Rechnungen übermittelt? Was soll eine Rechnung enthalten? Folie 8

9 Steuerungsmöglichkeit AGB. Sie bestimmen über die AGB: Welche Rechnungsformate nehmen Sie an? Wie werden Rechnungen übermittelt? Was soll eine Rechnung enthalten? Nutzen Sie die Möglichkeit, Rechnungen zurückzuweisen! Folie 9

10 Rechnungseingang

11 Dezentraler Rechnungseingang. Besteller Bestellung Lieferant Extern Dezentral Folie 11

12 Dezentraler Rechnungseingang. Besteller Bestellung Lieferant Extern Dezentral Lieferung Rechnung Folie 12

13 Dezentraler Rechnungseingang. Besteller Bestellung Lieferant Extern Lieferung Rechnung Rechnungsbearbeiter Dezentral Folie 13

14 Dezentraler Rechnungseingang. Besteller Bestellung Lieferant Extern Lieferung Rechnung Zentral Rechnungsbearbeiter Finanzbuchhaltung Dezentral Folie 14

15 Zentraler Rechnungseingang. Besteller Bestellung Lieferant Extern Dezentral Folie 15

16 Zentraler Rechnungseingang. Besteller Bestellung Lieferant Extern Lieferung Rechnung Zentral Zentraler Rechnungseingang Dezentral Folie 16

17 Zentraler Rechnungseingang. Besteller Bestellung Lieferant Extern Lieferung Rechnung Zentral Rechnungsbearbeiter Zuordnung über Leitkriterium Zentraler Rechnungseingang Dezentral Folie 17

18 Zentraler Rechnungseingang. Besteller Bestellung Lieferant Extern Lieferung Rechnung Zentral Verteiler Zuordnung über Kostenstelle Zentraler Rechnungseingang Dezentral Folie 18

19 Zentraler Rechnungseingang. Besteller Bestellung Lieferant Extern Lieferung Rechnung Zentral Rechnungsbearbeiter Organisationswissen Verteiler Zuordnung über Kostenstelle Zentraler Rechnungseingang Dezentral Folie 19

20 Zentraler Rechnungseingang. Besteller Bestellung Lieferant Extern Lieferung sachliche Prüfung Rechnung Zentral Rechnungsbearbeiter Organisationswissen Verteiler Zuordnung über Kostenstelle Zentraler Rechnungseingang Dezentral Folie 20

21 Zentraler Rechnungseingang. Besteller Bestellung Lieferant Extern Lieferung sachliche Prüfung Rechnung Zentral Rechnungsbearbeiter Organisationswissen Verteiler Zuordnung über Kostenstelle Zentraler Rechnungseingang Dezentral Finanzbuchhaltung Folie 21

22 Elektronischer Bestellbezug

23 Rechnungsbearbeitung ohne Bestellbezug Zentral Dezentral Zentral Rechnungseingang Finanzbuchhaltung Rechnungsprüfung Folie 23

24 Rechnungsbearbeitung mit Bestellbezug Zentral Lieferung Zentraler Rechnungseingang Bestellung = Rechnung Finanzbuchhaltung Folie 24

25 Rechnungsbearbeitung mit Bestellbezug Zentral Lieferung Dunkelbuchung Zentraler Rechnungseingang Bestellung = Rechnung Folie 25

26 Digitale Workflows

27 Digitale Workflows. Digitalisierung der Zeichnungsberechtigungen Vereinheitlichung der Prüf- und Freigabeprozesse Neue Möglichkeiten durch den Wegfall von Übertragungszeiten nutzen Einbindung externer Prüfer in den Rechnungsbearbeitungsprozess nötig? Einbindung der Bibliotheken (und Bibliothekssysteme) Folie 27

28 Erfolgsfaktoren und Zeitplan

29 Erfolgsfaktoren. Frühzeitig Transparenz schaffen und alle Betroffenen über die Grundlagen informieren End-to-End-Betrachtung Dezentrale Einrichtungen und Gremien informieren und in das Projekt integrieren Einfache und einheitliche Rechnungsprozesse konzipieren Pilotbetrieb einplanen Folie 29

30 Zeitplan Vorprojekt Initialisierung Ist-Analyse Soll-Konzept Anforderungskatalog 3-5 Monate Anbieterauswahl Vergabe vorbereiten Vergabeverfahren durchführen 3-6 Monate Implementierung Konzeption Implementierung Pilotbetrieb April 2020 Folie 30

31 Fazit. Die Einführung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung ist ein aufwändiges Projektvorhaben, das bis in die kleinsten Verästelungen Ihrer Organisation hineinreicht. Für die vollumfängliche Durchführung eines Einführungsprojekts bleibt wenig Zeit. Die Einführung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung kann als Vorzeigeprojekt für die Digitalisierung weiterer Verwaltungsprozesse dienen Folie 31

32 Vielen Dank.

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