Information on Data Protection according to the General Data Protection Regulation (GDPR)

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Dorothea Theresa Walter
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1 Information on Data Protection according to the General Data Protection Regulation (GDPR) Accountable Party (in data protection terms) University of Stuttgart Keplerstraße 7 Deutschland Tel: / poststelle@uni-stuttgart.de Data Protection Officer University of Stuttgart Data Protection Officer Breitscheidstr. 2 Tel: Fax: datenschutz@uni-stuttgart.de Function of personal information and implications of incomplete Forms To register and confirm the same, staging the event. Required information (as indicated on the form) is necessary to create a contract, without such, registration can not be processed. Participation in the event would therefore also not possible. Legal Framework 1. Registration and confirmation of the same Art. 6 Par. 1 d, Art. 6 Par. 1e, Art. 6 Par. 3 of the GDPR, combined with 4 Data Protection Law Baden-Württemberg, valid as of 25. May List of participants and future invitations Art. 6 Par. 1of the GDPR 1

2 Recipient of the Registration Data The and Life Long Learning zlw is commissioned with registration and support service for the same. Problems or questions regarding the registration or to the event in question are to be directed to the zlw. The following data is usually requested: Surname, First Name Address (Street, House number, Postal Code, City) Billing address (if different from address) Surname, First Name (If applicable): Institute, Company Street, House number Postal Code, City For any questions about data protection, please contact the University of Stuttgart directly (see previous page for details). Duration data is saved The list of participants with First Names and Surnames is saved for a period of 10 years, for regulatory and budgetary purposes (e.g. for catering) Invoices, which will have First Names, Surnames and Addresses are also saved for a period of 10 years (Retention period for invoices according to 147 Par. 3 in combination with. Par. 1 Nr. 1, 4 und 4a German Fiscal Code, 14b Par. 1 Vat Code). Your rights You have the right to receive data that the zlw has saved that pertains to you and the right to correct said data if it is incorrect You have the right to have personal data erased (after the event/use of the required date) You have the right to restrict how your data will be processed or to reject that the data will be processed. This can have consequences on registration and/or on participation in the event. In case you agree to be informed about future events of the zlw calendar, you have the right to revoke your consent at any time; however the validity that 2

3 arose due to the consent will remain so until the revocation has been processed. For this please contact The and Life Long Learning zlw: and Life Long Learning of the University of Stuttgart zlw Azenbergstraße 16 Tel. +49 (0) You have the right to complain to a regulatory authority, if you are of the opinion that processing the required personalised data specified in the registration form is unlawful The relevant Regulatory Authority is the State Official for Data Protection and Freedom of Information Officer Baden-Württemberg. Further processing for other uses In case you agreed to be informed about future events of the zlw calendar during the registration process, your date will be processed for the same. The data will not be shared with third parties. Validity If discrepancies between the English and German versions of the information on Data Protection arise, solely the German version will be legally binding. The German version is the official contract between the two parties. The English translation is provided for ease of communication and transparency. Current and valid as of:

4 Informationen zum Datenschutz nach der Datenschutz- Grundverordnung (DS-GVO) Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne Universität Stuttgart Keplerstraße 7 Deutschland Tel: / poststelle@uni-stuttgart.de Datenschutzbeauftragter Universität Stuttgart Datenschutzbeauftragter Breitscheidstr. 2 Tel: Fax: datenschutz@uni-stuttgart.de Zweck und Folgen der Nichtangabe Durchführung und Bestätigung der Anmeldung, Abwicklung der Veranstaltung. Pflichtangaben sind für den Vertragsschluss erforderlich, ohne Pflichtangaben kann eine Anmeldung nicht durchgeführt werden. Eine Teilnahme an der Veranstaltung ist dann nicht möglich. Rechtsgrundlage 1. Durchführung und Bestätigung der Anmeldung Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Verbindung mit 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg in der ab 25. Mai 2018 geltenden Fassung 2. Teilnehmerliste und zukünftige Einladungen Art. 6 Abs. 1 lit a DS-GVO 4

5 Empfänger der Anmeldedaten Das und Weiterbildung ist von der Universität Stuttgart mit der Durchführung und Abwicklung der Anmeldung, der Teilnehmerbetreuung bei Problemen oder Fragen bei der Anmeldung oder bei Fragen zur Veranstaltung beauftragt. Hierzu werden folgende Teilnehmerdaten erfragt: Name, Vorname Straße, Hausnr. PLZ, Ort Rechnungsanschrift (wenn abweichend) Name, Vorname Ggf. Institut, Firma Straße, Hausnr. PLZ, Ort In allen datenschutzrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte direkt an die Universität Stuttgart. Dauer der Speicherung Die Teilnehmerliste mir Vor- und Nachname wird aus haushaltsrechtlichen Gründen für die Abrechnung des Caterings mit den Haushaltsunterlagen für 10 Jahre gespeichert. die Rechnungen, die Ihren Vor- und Nachnamen und die angegebene Rechnungsadresse enthalten werden ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahrt (Aufbewahrungsfrist der Rechnungen nach 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, 14b Abs. 1 UStG). Ihre Rechte Sie haben das Recht, von dem und Weiterbildung der Universität Stuttgart Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen. Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung. Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie im Anmeldeprozess die Einwilligung zum Erhalt zukünftiger Einladungen zu ähnlichen Veranstaltungen durch das und Weiterbildung gegeben haben, das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der 5

6 aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird. Bitte wenden Sie sich dazu jeweils an das und Weiterbildung: und Weiterbildung der Universität Stuttgart zlw Azenbergstraße 16 Tel. +49 (0) Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtvorschriften verstößt. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Weiterverarbeitung für anderen Zweck Sofern Sie im Anmeldeprozess die Einwilligung in den Erhalt zukünftiger Einladungen zu thematisch ähnlichen Veranstaltungen per von der Universität Stuttgart gegeben haben, werden Ihr Vor- und Nachname sowie die E- Mailadresse zu diesem Zweck verarbeitet. Eine Weitergabe der persönlichen Daten an Dritte erfolgt nicht. Gültigkeit Falls Abweichungen zwischen den englischen und deutschen Versionen aufkommen, ist allein die deutsche Fassung rechtskräftig. Die deutsche Fassung bildet den eigentlichen Vertrag zwischen beiden Parteien. Die englische Übersetzung wird zum Erleichtern der Kommunikation und zum Zweck der Transparenz mitangeboten. Stand:

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