Andruck Informationen aus CIPS² auf Formularen und Logistikpapieren V2.3

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1 HANDBUCH Andruck Informationen aus CIPS² auf Formularen und Logistikpapieren V2.3 Stand: Autor: Markus Freudenthaler

2 Grundsätzliches: Dieses Handbuch beschreibt an Hand praktischer Beispiele welche Informationen in CIPS (Bestellwesen und Auftragswesen) auf den Formularen in CIPS bzw. den Logistikpapieren angedruckt werden. Die hier angeführten Beispiele beruhen auf LL-Bestellungen/LL-Aufträgen in CIPS: Fragestellungen (Klicken Sie auf den Link um auf das Thema anzuzeigen): Welche Informationen können im Bestellwesen wo erfasst werden? Kundenstamm Bemerkung im Bestellkopf/auf der Bestellposition Bestellabschluss Wo werden die Informationen aus dem Bestellwesen in CIPS angezeigt bzw. angedruckt? Bestellung Bestellübernahme-Protokoll Welche Informationen können im Auftragswesen wo erfasst werden? Kundenstamm Informationen im Auftragskopf/auf der Auftragsposition Bestellabschluss (LL-Aufträge) Wo werden die Informationen aus dem Auftragswesen in CIPS angezeigt bzw. angedruckt? Auftragsbestätigung in CIPS Lieferschein in CIPS Rechnung in CIPS Wo werden die Informationen aus dem Bestellwesen bzw. Auftragswesen auf den Logistikpapieren angedruckt? Lieferschein PBS-Austria Rechnung PBS-Austria Adressetikett Feldlängen in CIPS und Übergabe PBS-Austria 2

3 1. Welche Informationen können im Bestellsystem erfasst werden? [zum INHALT] 1.1. Kundenstamm [zum INHALT] Menü CIPS: Stammdaten / Kundenstamm 1) Kundenstamm / Reiter Adresse: Adressfelder: Besonders für LL-Bestellungen/Aufträge sind die im Kundenstamm definierten Adressfelder wichtig. Auf die Logistikpapiere (Lieferschein der PBS-Austria, Packschein etc.) werden folgende Felder übernommen: Name 1 Name 2 Name 3 (Ausnahme Lieferschein und Rechnung der PBS-Austria) Straße Land / PLZ / Ort 2) Kundenstamm / Reiter PBS: Kostenstellenbelieferung: Ist diese Option aktiviert, so erhält der Zusteller am Frachtschein die Info das die Zustellung direkt an die in den Adressdaten aufgeführte Person gehen soll (diese ist in der Regel unter Name3 eingetragen). 3

4 1.2. Bemerkung im Bestellkopf/auf der Bestellposition [zum INHALT] Bestellbemerkungen können grundsätzlich im Bestellkopf sowie auf Positionseben in der Bestellung erfasst werden: Bemerkung im Bestellkopf (diese wird auch als Bemerkung in der Bestellübersicht angeführt): Andruck CIPS: Bestellübernahme-Protokoll Andruck Logistikpapiere: Lieferschein PBS-Austria Rechnung PBS-Austria Bemerkung auf der Bestellposition: Andruck auf: Bestellausdruck Bestellübernahme-Protokoll Andruck Logistikpapiere: Lieferschein PBS-Austria Rechnung PBS-Austria 4

5 1.3. Bestellabschluss [zum INHALT] Beim Bestellabschluss können folgende Informationen erfasst bzw. eingesehen werden: Bemerkung: Die Bestellbemerkung aus dem Bestellkopf kann hier bei Bedarf noch abgeändert werden. Andruck CIPS: Bestellübernahme-Protokoll Andruck Logistikpapiere: Lieferschein PBS-Austria Rechnung PBS-Austria LS-Kopftext bzw. LS-Endtext: Erfassen Sie unter LS-Kopftext bzw. LS-Endtext weitere Informationen die auf den Logistikpapieren angedruckt werden sollen. Der LS-Kopftext ist mit der Bestellbemerkung aus dem Bestellkopf vorbelegt und kann hier weiter ergänzt werden. Andruck Logistikpapiere: Lieferschein PBS-Austria 5

6 2. Wo werden die Informationen aus Bestellwesen in CIPS angezeigt bzw. angedruckt? [zum INHALT] 2.1. Bestellausdruck in CIPS [zum INHALT] Die auf der Bestellposition erfasste Bemerkung: 2.2. Bestellübernahme-Protokoll in CIPS (Warenübernahmeprotokoll) [zum INHALT] Die im Bestellkopf erfasste Bemerkung: Die auf der Bestellposition erfasste Bemerkung. 6

7 3. Welche Informationen können im Auftragswesen erfasst werden? [zum INHALT] 3.1. Kundenstamm [zum INHALT] Menü CIPS: Stammdaten / Kundenstamm 1) Kundenstamm / Reiter Adresse: Adressfelder: Besonders für LL-Bestellungen/Aufträge sind die im Kundenstamm definierten Adressfelder wichtig. Auf die Logistikpapiere (Lieferschein der PBS-Austria, Packschein etc.) werden folgende Felder übernommen: Name 1 Name 2 Name 3 (Ausnahme Lieferschein und Rechnung der PBS-Austria) Straße Land / PLZ / Ort Anrede: Die hier angeführte Anrede wird auf dem Angebotsformular angedruckt. Alternativer Name3: Sie können für die verschiedenen Formulare des Auftragswesens in CIPS (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung) jeweils abweichende Informationen für das Feld Name3 erfassen (Taste F5 im Feld Name3 ). Diese werden auf den verschiedenen Ausdrucken in CIPS entsprechend angedruckt. Der alternative Name 3 für Lieferschein wird ebenfalls auf die Logistikpapiere von PBS-Austria übernommen. 2) Kundenstamm / Reiter PBS: Kostenstellenbelieferung: Ist diese Option aktiviert, so erhält der Zusteller am Frachtschein die Info das die Zustellung direkt an die in den Adressdaten aufgeführte Person gehen soll (diese ist in der Regel unter Name3 eingetragen). F 7

8 3.2. Informationen im Auftragskopf/auf der Auftragsposition [zum INHALT] Im Auftragskopf können Sie folgende Informationen hinterlegen: Kundenauftrag: Andruck CIPS: Auftrag, Lieferschein und Rechnung Andruck Logistikpapiere: Lieferschein PBS-Austria Besteller: Andruck CIPS: Auftrag, Lieferschein und Rechnung Bemerkung: Andruck CIPS: Auftrag, Lieferschein und Rechnung Andruck Logistikpapiere: Lieferschein PBS-Austria Die Bemerkung wird zudem in die Auftragsübersicht in CIPS übernommen. Webshop BeNr: ist nur bei Webshop-Aufträgen befüllt - mit der vom Shop vergebenen Nummer. Andruck CIPS: Auftrag, Lieferschein und Rechnung Andruck Logistikpapiere: Lieferschein PBS-Austria Auf der Auftragsposition können ebenfalls zusätzliche Informationen hinterlegt werden ( Text vor Auftrag, Text vor Artikel, Text nach Artikel, Text nach Auftrag ). Diese Informationen werden allesamt auf den Formularen in CIPS angedruckt. Für die Logistikpapiere (Lieferschein und Rechnung der PBS-Austria) hat aber nur der Text nach Artikel Bedeutung. Text nach Artikel: Positionieren Sie sich auf der jeweiligen Artikelposition und drücken Sie die Taste F6 (Alternativ auch über die Schaltfläche Text und Auswahl Text nach Artikel möglich). Nun können Sie den entsprechenden Text erfassen. Andruck CIPS: Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung, Bestellübernahme- Protokoll Andruck Logistikpapiere: Lieferschein und Rechnung PBS-Austria 8

9 3.3. Bestellabschluss (LL-Aufträge) [zum Inhalt] Beim Bestellabschluss können folgende Informationen erfasst bzw. eingesehen werden: Bemerkung: Als Bemerkung wird bei LL-Aufträgen der Text Auftrag xx für Kunde xx angeführt. Dieser Text kann bei Bedarf editiert werden und wird als Bemerkung in der Bestellübersicht angeführt. Andruck CIPS: Bestellübernahme-Protokoll Andruck Logistikpapiere: Lieferschein PBS-Austria Rechnung PBS-Austria LS-Kopftext bzw. LS-Endtext: Erfassen Sie unter LS-Kopftext bzw. LS-Endtext weitere Informationen die auf den Logistikpapieren angedruckt werden. Der LS-Kopftext ist mit der Bemerkung aus dem Auftragskopf bzw. Bemerkung beim Bestellabschluss vorbelegt und kann hier weiter ergänzt werden. Andruck Logistikpapiere: Lieferschein PBS-Austria 9

10 4. Wo werden die Informationen aus dem Auftragswesen in CIPS angezeigt bzw. angedruckt? [zum INHALT] 4.1. Auftragsbestätigung in CIPS [zum INHALT] Kundenauftrag, Besteller und Bemerkung aus dem Auftragskopf: Text nach Artikel aus der Auftragsposition: 4.2. Lieferschein in CIPS [zum INHALT] Kundenauftrag und Besteller und aus dem Auftragskopf: Text nach Artikel aus der Auftragsposition: 10

11 4.3. Rechnung in CIPS [zum INHALT] Kundenauftrag und Besteller und aus dem Auftragskopf: 11

12 5. Wo werden die Informationen aus dem Bestellwesen bzw. Auftragswesen auf den Logistikpapieren angedruckt? [zum INHALT] 5.1. Lieferschein PBS-Austria [zum INHALT] Adressfelder: Auf den Lieferschein werden die Felder Name1, Name2, Straße, Land, PLZ und Ort übernommen. Die Bestellnummer aus CIPS: Kundenauftrag (eigene Bestellnr. aus Auftragskopf bzw. die vom Kunden im Webshop vergebene Kundenbestellnummer Die vom Webshop generierte Bestellnummer LS-Kopftext aus CIPS (= Bemerkung aus dem Bestellkopf oder Auftragskopf) Artikelpositionsbemerkung (= Positionsbemerkung aus einer Bestellung oder Text nach Artikel aus einem LL-Auftrag) 12

13 5.2. Rechnung PBS-Austria [zum INHALT] Adressfelder: Auf die Rechnung werden die Felder Name1, Name2, Straße, Land, PLZ und Ort übernommen. Die Bestellnummer aus CIPS: Artikelpositionsbemerkung (= Positionsbemerkung aus einer Bestellung oder Text nach Artikel aus einem LL-Auftrag): 13

14 5.3. Adressetikett [zum INHALT] Adressfelder: Auf das Adressetikett werden die Felder Name1, Name2, Name3, Straße, Land, PLZ und Ort übernommen. Bei Auswahl eines alternativen Namen3 für die Lieferadresse wir dieser angeführt. 6. Feldlängen in CIPS und Übergabe an PBS-Austria [zum INHALT] Feld in CIPS Feldlänge CIPS Übergabe PBS-Austria Name 1 (Kundenstamm) 40 Zeichen 30 Zeichen Name 2 (Kundenstamm) 40 Zeichen 30 Zeichen Name 3 (Kundenstamm) 40 Zeichen 30 Zeichen Bemerkung Bestellkopf 40 Zeichen Wird 1:1 übernommen Bemerkung Bestellposition 40 Zeichen Wird 1:1 übernommen Bemerkung Auftragskopf 40 Zeichen Wird 1:1 übernommen Positionsbemerkung Bestellposition (Büroprofi-Webshop) Notiz Bestellabschluss (Büroprofi- Webshop) Interne Bestellnummer (Büroprofi-Webshop) 40 Zeichen Wird 1:1 übernommen Wird in CIPS als Bemerkung in die Bestellposition übernommen und an PBS-Austria übermittelt. 300 Zeichen Wird nicht an PBS-Austria übergeben 30 Zeichen Wird 1:1 übernommen Wird in CIPS als Kundenauftrag in den Auftragskopf übergeben 14