Im prüfungsrelevanten Zeitraum wurden nach Angaben der Magistratsabteilung 54 folgende Mengen an Kopierpapier an die Dienststellen verteilt:

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1 KA III /05 Die Magistratsabteilung 54 - Zentraler Einkauf ist für die Bedarfserfassung, Beschaffung und Instandhaltung der sachlichen Erfordernisse der städtischen Dienststellen zuständig. So wurden u.a. in den Jahren 2002 bis 2004 rd. 430 Mio. Blatt Kopierpapier angeschafft und den städtischen Dienststellen zur Verfügung gestellt. Im Zuge der Einschau des Kontrollamtes ergaben sich Verbesserungsmöglichkeiten bei den Bestellvorgängen. Empfohlen wurde, dass die Magistratsabteilung 54 als Auftraggeberin sämtliche Bestellungen für Kopierpapier abwickeln sollte. 1. Allgemeines 1.1 Entsprechend der Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Wien kommt der Magistratsabteilung 54 die Bedarfserfassung, Beschaffung und Instandhaltung der sachlichen Erfordernisse (ausgenommen Kraftfahrzeuge) für die städtischen Dienststellen einschließlich für Schulen insoweit zu, als nicht der Magistratsdirektor die Beschaffung von Spezialerfordernissen einzelnen Dienststellen übertragen hat. Die Beschaffung von Spezialerfordernissen einzelner Dienststellen wurde im Erlass vom 5. Februar 1997, MD /97, festgelegt und durch den Erlass vom 31. März 1998, MD /98, ergänzt. Da es sich bei Kopierpapier um keine Spezialerfordernisse einzelner Dienststellen handelt, fällt die Beschaffung für die städtischen Dienststellen in den alleinigen Aufgabenbereich der Magistratsabteilung 54. Gemäß den Anforderungen der Dienststellen wurde von der Magistratsabteilung 54 Kopierpapier weiß (im Format A3 und A4) und Recyclingkopierpapier (im Format A3 und A4) angeschafft. Im prüfungsrelevanten Zeitraum wurden nach Angaben der Magistratsabteilung 54 folgende Mengen an Kopierpapier an die Dienststellen verteilt: Artikel Summe weiß A Pkg.*) Pkg Pkg Pkg Bl Bl Bl Bl. weiß A Pkg Pkg Pkg Pkg Bl Bl Bl Bl. Recycling Pkg Pkg Pkg Pkg. A Bl Bl Bl Bl.

2 - 2 - Artikel Summe Recycling Pkg. 954 Pkg Pkg Pkg. A Bl Bl Bl Bl. *) Eine Packung entspricht 500 Blatt. 1.2 Die Bedarfsermittlung des Jahresverbrauches an den verschiedenen Arten an Kopierpapier erfolgt in der Magistratsabteilung 54 mithilfe des eigenen Lagerwarenprogramms "Jet-Handel" nach dem tatsächlichen Verbrauch der jeweiligen Vorjahre. Nach der Einschau in die Ausschreibungsunterlagen der Jahre 2002 bis 2004 stellte sich die Situation wie folgt dar: Die Magistratsabteilung 54 war in den ersten beiden Jahren von den gleichen Mengen an zu verbrauchendem Kopierpapier ausgegangen, nämlich von 150 Mio. Blatt A4 weiß und Recycling und 3 Mio. Blatt A3 weiß bzw. 1,50 Mio. Blatt A3 Recycling. Lediglich im Jahr 2004 wurde ein höherer Bedarf an weißem Kopierpapier angenommen. Es wurden 185 Mio. Blatt A4 weißes Kopierpapier, 110 Mio. Blatt A4 Recyclingpapier, 3,1 Mio. Blatt A3 weiß und 1,5 Mio. Blatt A3 Recyclingpapier ausgeschrieben. Über die Jahre 2002 bis 2004 ergab dies ein Gesamtausschreibungsvolumen von 485 Mio. Blatt A4 weiß und 410 Mio. Blatt Recycling bzw. für A3 weiß von 9,1 Mio. Blatt und 4,5 Mio. Blatt für A3 Recycling. Der tatsächliche Verbrauch an Kopierpapier im Zeitraum 2002 bis 2004 unterschied sich aber erheblich von den ausgeschriebenen Mengen. So wurden nach Angaben der Magistratsabteilung ,54 Mio. Blatt Kopierpapier A4 weiß angeschafft und ausgeliefert, die Summe von Recyclingpapier A4 betrug 180,65 Mio. Blatt. An weißem Papier A3 wurden 5,09 Mio. Blatt und 2,10 Mio. Blatt Recyclingpapier A3 angeschafft und ausgeliefert. Ausschreibungsmenge Verbrauch lt. "Jet-Handel" Differenz A4 weiß 485 Mio. Blatt 241, 54 Mio. Blatt 243,46 Mio. Blatt A4 Recycling 410 Mio. Blatt 180,65 Mio. Blatt 229,35 Mio. Blatt A3 weiß 9,10 Mio. Blatt 5,09 Mio. Blatt 4,01 Mio. Blatt A3 Recycling 4,50 Mio. Blatt 2,10 Mio. Blatt 2,40 Mio. Blatt

3 - 3 - Der tatsächliche Verbrauch beinhaltete nur die Mengen, die über den "Jet-Handel" abgerufen wurden. Größere Bestellungen (ab einer Palette) wurden von der Magistratsabteilung 54 direkt bei den jeweiligen bestbietenden Firmen bestellt. Auch war der Kopierpapierverbrauch der Druckerei der Magistratsabteilung 54 in den "Jet-Handel"- Daten nicht berücksichtigt. Daraus ergab sich lt. Magistratsabteilung 54 die Differenz von den tatsächlichen Verbräuchen im "Jet-Handel" und der ausgeschriebenen Menge. Da es keine durchgehende Dokumentation bzw. Gesamterfassung der verbrauchten Mengen im Lagerwarenprogramm "Jet-Handel" gibt, basierte der überwiegende Teil der ausgeschriebenen Menge auf einer Schätzung der ausschreibenden Dienststelle. Das Kontrollamt empfahl daher, bei künftigen Ausschreibungen den tatsächlichen Vorjahresverbrauch als Basis des Leistungsumfanges heranzuziehen. Seitens der Magistratsabteilung 54 wäre weiters sicherzustellen, dass Direktbestellungen der Dienststellen bekannt gegeben werden müssen. Dies könnte einerseits durch eine entsprechende Verpflichtung im Leistungsverzeichnis, andererseits durch eine routinemäßige Rückfrage der Magistratsabteilung 54 bei den betroffenen Dienststellen sichergestellt werden. Stellungnahme der Magistratsabteilung 54: Durch das ab dem Jahr 2006 in Betrieb gehende Bestellsystem der Magistratsabteilung 54 sollte sichergestellt sein, dass Anforderungen über diese Plattform abgewickelt werden und die Magistratsabteilung 54 ihren Ausschreibungen den tatsächlichen Verbrauch des Vorjahres zu Grunde legen kann. Als weitere Maßnahme zur Ermittlung des tatsächlichen Verbrauches wurde in Rahmenausschreibungen ein Textbaustein aufgenommen, nach dem die Auftragnehmer/innen quartalsweise die aus dem Vertrag abgerufenen Mengen bekannt geben müssen. 1.3 Nach Aussage der Magistratsabteilung 54 waren Skonti und Rabattierungen von den Anbietern bereits in den Angeboten der Ausschreibung für die Jahre 2002 bis 2004

4 - 4 - berücksichtigt worden. Nach Einsicht in die Angebotsunterlagen musste seitens des Kontrollamtes jedoch festgestellt werden, dass diese Aussage nur für die Ausschreibung des Jahres 2004 galt. Bei den Ausschreibungen der Jahre 2002 und 2003 wurden seitens der Anbieter Zahlungskonditionen von 14 Tagen abzüglich 3 % Skonto angeboten. Die Umstellung für die Ausschreibung 2004 (Zahlungsziel 30 Tage) erfolgte auf Grund der Gegebenheit, dass die Zahlungskonditionen von 14 Tagen durch die magistratsinternen Verwaltungsabläufe nicht erreichbar waren. Die folgende Tabelle zeigt die einzelnen Produktgruppen in einem jährlichen Preisvergleich (Angaben in EUR netto/packung zu je 500 Blatt): Kopierpapier A4 weiß 2,80 2,66 2,10 A4 Recycling 2,16 2,26 1,83 A3 weiß 5,59 5,32 4,20 A3 Recycling 4,32 4,51 3,66 Die Weltmarktpreise für Papier unterliegen sehr starken Schwankungen, die seitens der Magistratsabteilung 54 insofern Berücksichtung finden und damit geglättet werden, als jährlich öffentliche Ausschreibungen durchgeführt werden. Diese Vorgangsweise war aus wirtschaftlicher Sicht zu begrüßen. 1.4 Wie die Einschau ergab erfolgte die Verteilung des Kopierpapiers an die Dienststellen grundsätzlich durch das Logistikcenter der Magistratsabteilung 54, bei größeren Bestellmengen (über eine Palette) aber direkt seitens des Lieferanten. Die Verrechnung wurde im Zuge von internen Rechnungen (zwischen der Magistratsabteilung 54 und der anfordernden Dienststelle) abgewickelt, bei Direktbestellungen wurde die Rechnung von den Lieferanten an die anfordernde Dienststelle gelegt. Die Magistratsabteilung 54 verrechnete den anfordernden Dienststellen einen Zuschlag in der Höhe von 5 % als Verwaltungskostenbeitrag, bei Direktbestellungen fiel kein Kostenbeitrag an.

5 - 5 - Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 54, ab dem Zeitpunkt der Einführung der derzeit im Aufbau befindlichen Kostenrechnung Überlegungen einer Ausrichtung nach Profitcentern innerhalb der Magistratsabteilung 54 anzustellen. Die Magistratsabteilung 54 wird Überlegungen im Sinn der Empfehlung des Kontrollamtes anstellen. 2. Ausschreibung des Jahres Von der Magistratsabteilung 54 wurde der Jahresbedarf 2002 des Magistrats der Stadt Wien an Kopierpapier im "Offenen Verfahren" ausgeschrieben. Es handelte sich dabei um einen Lieferauftrag für 150 Mio. Blatt A4 und 3 Mio. Blatt A3 der Qualität weiß, sowie 150 Mio. Blatt A4 und 1,50 Mio. Blatt A3 der Qualität Recyclingkopierpapier und 2 Mio. Rollen Toilettenpapier, wobei die letzte Position im Rahmen der Einschau nicht geprüft wurde. Für das Kontrollamt war nicht nachvollziehbar, warum Hygieneartikel mit Kopierpapier zusammengefasst wurden. Die Magistratsabteilung 54 teilte hiezu mit, dass dies historisch gewachsen sei. Das Kontrollamt empfahl daher, künftig Hygieneartikel gesondert auszuschreiben. 2.2 Die Gesamtkosten für das Kopierpapier betrugen nach den vorgelegten Unterlagen ,-- EUR netto und wurden auf dem Lagerwarenkredit bedeckt. Die Vergabe unterlag den Bestimmungen des Wiener Landesvergabegesetzes (WLVergG) in der geltenden Fassung. Zur Einholung der Angebote wurde - wie bereits erwähnt - ein "Offenes Verfahren" nach Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union sowie im Amtsblatt der Stadt Wien durchgeführt. Sechs Firmen legten gültige Angebote. Nach Prüfung durch die Magistratsabteilung 54 wurden die Angebote der Firmen X. und P. als die wirtschaftlich günstigsten ermittelt. Einziges Zuschlagskriterium war gemäß dem Leistungsverzeichnis der Preis. In einem internen Aktenvermerk der Magistratsabteilung 54 wurde dazu festgehalten, dass die angebotene Qualität als bekannt anzusehen war und dem derzeit in Verwendung stehenden Papier entsprach.

6 Die Preise wurden seitens der Magistratsabteilung 54 als angemessen angesehen. Über die Zuschlagsentscheidung entsprechend 47a WLVergG ergingen am 25. Oktober 2001 bzw. am 29. Oktober 2001 Mitteilungen an alle Bieter. Das Kontrollamt empfahl, künftig die Verständigungen an die Bieter zum selben Zeitpunkt zu versenden bzw. bei Nichtfunktionieren des Übermittlungsmediums eine entsprechende nachvollziehbare Dokumentation zu führen, warum eine Übertragung bzw. Verständigung nicht funktionierte. Die Magistratsabteilung 54 wird der Empfehlung des Kontrollamtes nachkommen. 2.4 Die Frist für die Anfechtung der Zuschlagsentscheidung lief fünf Tage nach der Antragstellung um Vergabegenehmigung an den zuständigen Gemeinderatsausschuss ab. Diese Vorgangsweise wurde von der Magistratsabteilung 54 deshalb gewählt, weil die vidierenden Dienststellen inzwischen mit der Überprüfung des Vergabeantrages befasst werden konnten. Nach Ablauf der Frist ist in diesem Fall von der vergebenden Dienststelle bei der Geschäftsstelle des Vergabekontrollsenats eine Auskunft darüber einzuholen, ob ein Antrag auf Nachprüfung eingebracht wurde. Wenn kein Antrag auf Nachprüfung eingebracht wurde, ersucht die vergebende Dienststelle, den Vergabeantrag dem genehmigenden Organ vorzulegen. Von der Magistratsabteilung 54 wurde jedoch verabsäumt, diese Auskunft einzuholen und dem Ersuchen um Vorlage an das genehmigende Organ beizulegen. Der Vergabeantrag wurde am 18. Jänner 2002 vom zuständigen Gemeinderatsausschuss für Integration, Frauenfragen, Konsumentenschutz und Personal, PrZ /2002 GIF, angenommen. Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 54, künftig entweder die Frist für die Anfechtung der Zuschlagsentscheidung abzuwarten bzw. bei der Geschäftsstelle des

7 - 7 - Vergabekontrollsenats die Auskunft einzuholen, ob ein Antrag auf Nachprüfung eingebracht wurde bzw. den Zeitpunkt des Ausschreibungsverfahrens so festzulegen, dass keine Terminprobleme bezüglich des für die Genehmigung zuständigen Gemeinderatsausschusses auftreten. Die Magistratsabteilung 54 hat mit der vidierenden Magistratsabteilung 63 - Gewerbewesen und rechtliche Angelegenheiten des Ernährungswesens Übereinstimmung darüber erzielt, grundsätzlich nur mehr rechtskräftig gewordene Ausschreibungen an den zuständigen Gemeinderatsausschuss weiterzuleiten. 3. Ausschreibung des Jahres Die Magistratsabteilung 54 schrieb für das Jahr 2003 wieder einen Jahresbedarf an Kopierpapier im Rahmen eines "Offenen Verfahrens" aus. Es handelte sich dabei um einen Lieferauftrag für 150 Mio. Blatt A4 und 3 Mio. Blatt A3 der Qualität weiß, sowie 150 Mio. Blatt A4 und 1,5 Mio. Blatt A3 der Qualität Recyclingkopierpapier und 2 Mio. Rollen Toilettenpapier. 3.2 Die Gesamtkosten der gegenständlichen Leistung betrugen ,-- EUR netto, diese wurden auf dem Lagerwarenkredit bedeckt. Die Vergabe unterlag den Bestimmungen des WLVergG. Zur Einholung der Angebote wurde das "Offene Verfahren" nach Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union sowie im Amtsblatt der Stadt Wien durchgeführt. Sechs Firmen legten Angebote. Nach Prüfung durch die Magistratsabteilung 54 wurden auf Grund der Zuschlagskriterien die Angebote der Firmen X. und P. als die wirtschaftlich günstigsten ermittelt. 3.3 In der Ausschreibung wurden Zuschlagskriterien - u.zw. Preis und Qualität je zur Hälfte - festgelegt. Bei Ermittlung des Bestbieters wurde von der Magistratsabteilung 54 allerdings festgestellt, dass alle angebotenen Produkte hinsichtlich der Qualitätsmerkmale als absolut gleichwertig anzusehen waren, sodass als Entscheidungskriterium der Preis verblieb.

8 Die Preise wurden seitens der Magistratsabteilung 54 als angemessen angesehen. Über die Zuschlagsentscheidung entsprechend 47a WLVergG ergingen Verständigungen am 24. September 2002 an alle Bieter. Die Frist für die Anfechtung der Zuschlagsentscheidung lief am 22. Oktober 2002, fünf Tage nach der Antragstellung um Vergabegenehmigung an den zuständigen Gemeinderatsausschuss, ab. In diesem Zusammenhang war auf die in Pkt. 2.4 getroffene Empfehlung hinzuweisen. Der Vergabeantrag wurde am 8. November 2002 vom zuständigen Gemeinderatsausschuss für Integration, Frauenfragen, Konsumentenschutz und Personal, PrZ /2002 GIF, angenommen. 4. Ausschreibung des Jahres Die Magistratsabteilung 54 schrieb für das Jahr 2004 wieder einen Jahresbedarf im Rahmen eines "Offenen Verfahrens" aus. Es wurden 185 Mio. Blatt A4 weißes Kopierpapier, 110 Mio. Blatt A4 Recyclingpapier, 3,10 Mio. Blatt A3 weißes Kopierpapier und 1,50 Mio. Blatt A3 Recyclingpapier ausgeschrieben. 4.2 Die Kosten der gegenständlichen Leistung betrugen ,-- EUR netto, die auf dem Haushaltskonto bedeckt wurden. Es handelte sich um einen Lieferauftrag an das Logistikcenter (ehemaliges Zentrallager) der Magistratsabteilung 54 und erstmals um rd. vier Lieferungen an rd. 15 Dienststellen in Wien und Niederösterreich. Die Vergabe unterlag den Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes 2002 (BVergG) für den Oberschwellenbereich. Die Bekanntgabe des Verfahrens erfolgte im Internet unter und im Amtsblatt der Europäischen Union. Sechs Firmen legten Angebote. Nach Prüfung durch die Magistratsabteilung 54 wurden die Angebote der Firmen C. und E. als jene mit dem niedrigsten Preis ermittelt. 4.3 Die Preise wurden seitens der Magistratsabteilung 54 als angemessen beurteilt. Über die Zuschlagsentscheidung erging gem. 100 BVergG am 2. Dezember 2003

9 - 9 - eine Mitteilung an alle Bieter. Die Frist für die Anfechtung der Zuschlagsentscheidung lief am 16. Dezember 2003 ab. Den Antrag an den Gemeinderat stellte die Magistratsabteilung 54 am 10. Dezember Auch in diesem Fall war auf die bereits erwähnte Empfehlung des Kontrollamtes hinzuweisen. Der Antrag wurde am 16. Jänner 2004 vom Gemeinderatsausschuss für Integration, Frauenfragen, Konsumentenschutz und Personal, PrZ /2003 GIF, angenommen. 5. Schlussbemerkung des Kontrollamtes Laut Auskunft der Magistratsabteilung 54 kam es auch vor, dass Dienststellen bei den Lieferanten Direktbestellungen vornahmen. Obwohl dies in der Regel zu den Konditionen der Magistratsabteilung 54 erfolgte, sollte nicht nur aus Gründen der Ordnungsmäßigkeit erlassgemäß vorgegangen, sondern der Magistratsabteilung 54 auch die Gelegenheit gegeben werden, durch die Ausschreibung größerer Mengen noch günstigere Preise zu erzielen. Es wurde daher empfohlen, die Magistratsabteilung 54 möge den Lieferanten von Kopierpapier mitteilen, dass diesbezügliche Bestellungen ausschließlich im Weg der Magistratsabteilung 54 zu erfolgen haben. Durch das bereits erwähnte Bestellsystem und weitere Maßnahmen sollten alle Magistratsbestellungen gebündelt werden. Einer zusätzlichen Mitteilung an die Auftragnehmer/innen, Bestellungen nur im Weg der Magistratsabteilung 54 entgegen zu nehmen, wird jedenfalls zugestimmt.