Workshop Wechselwirkung von Prozessen

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1 Workshop Wechselwirkung von Prozessen Ansatz: Ziel der Behandlung der Wechselwirkung von Prozessen ist der Einzug des Systemdenkens: Hebelwirkung einzelner isolierter Prozesse erkennen. Abhängigkeiten komplexer, dynamischer Systeme erfassen. Ursachen und Wirkungen erkennen. Abkehr vom linearen Denken. Hinwendung zu vernetzten, nichtlinearen Systemen. Kernbotschaft Bei der Beschreibung und Lenkung wechselwirkender Prozesse profitiert das Unternehmen von einem besseren Prozessergebnis mehr Transparenz in der Darstellung der Abläufe besserer interner Kommunikation (bei Einführung und Durchführung) einem besseren Verständnis der internen Kundenstruktur Eine problemlose Zertifizierung kommt sicher erst an zweiter Stelle, das Unternehmen beschreibt die Wechselwirkung der Prozesse für sich selbst. Was fordert die DIN EN ISO 9001:2000? Hier wird gleich zu Eingang im ersten Abschnitt in 4.1 eine ganz wichtige Aussage gemacht: Die Organisation muss [...] b) die Abfolge und Wechselwirkung dieser [erkannten] Prozesse festlegen. (Von der Bedeutung her entspricht dies dem ersten Paragraphen, Absatz 2 im Grundgesetz einer Verfassung!) In Abschnitt findet man zur Dokumentation: Die Organisation muss ein Qualitätsmanagementhandbuch erstellen und aufrechterhalten, das folgendes enthält: [...] c) eine Beschreibung der Wechselwirkung der Prozesse des Qualitätsmanagementsystems. Welche Aussagen macht hierzu der Leitfaden zur Leistungsverbesserung, nämlich diedin EN ISO 9004:2000? Damit eine Organisation wirksam und effizient funktionieren kann, muss sie zahlreiche miteinander verknüpfte Tätigkeiten erkennen, leiten und lenken. [...] Die Anwendung eines Systems von Prozessen in einer Organisation, gepaart mit dem Erkennen und den Wechselwirkungen dieser Prozesse sowie deren Management, kann als prozessorientierter Ansatz bezeichnet werden. Fazit: Hier ist gemeint, dass viele Prozesse stark zusammenhängen und nicht isoliert voneinander beschrieben, durchgeführt, überwacht und gelenkt werden können. In einem lebenden Organismus oder Körper funktionieren Hirn, Herz, Leber, Magen, Muskeln, etc. ja auch nicht unabhängig voneinander, sondern sind voneinander abhängig und in ständiger Wechselwirkung. Worin liegt der Nutzen der Identifizierung von Wechselwirkungen? Steigerung der Produktivität Darstellung von Verknüpfungen und Zusammenhängen Erkennen Bereichsübergreifender Zusammenarbeit Ermöglichung einer Ablaufoptimierung ( Parallelisierung ) Identifikation von Flaschenhälsen Erkennen von Prozessstörungen

2 Darstellung des Ressourcenbedarfs Erkennung von Spannungsfeldern Festlegen von Absprachen (Dokumentation) Förderung des gegenseitigen Verständnisses Festlegen der Spielregeln zur internen Kommunikation Klärung des Informationsbedarfs Ggf. Abbau von Schnittstellen Verbesserung des gewünschten Informationsflusses Gemeinsame Bearbeitung von Lösungen und Verbesserungspotentialen (KVP) Erkennen von Organisationsoptimierungen Erkennen von Problemen Basis für Risikoanalyse (Notfallpläne) Festlegen von Vereinbarungen Setzen von gemeinsamen Prioritäten Mit welchen Schwierigkeiten ist bei einer Dokumentation und Einführung zu rechnen? Was sind angemessene Lösungswege? Beteiligte Parteinen haben keine Zeit: durch Leitung Rahmen schaffen mangelnde Offenheit, mangelndes Vertrauen: mit Nutzen argumentieren Interessens- und Zielkonflikte: Lösung durch neutrale Moderation unklare Verantwortlichkeiten: eindeutige Festschreibung der Zuständigkeiten fehlende nachvollziehbare Priorisierungen: Entscheidung durch Leitung Problem mit Unternehmenskultur, Widerstände: Chefsache, Unternehmenspolitik nicht stimmig Vorgehensweise unklar: Projektmangementwerkzeuge benutzen Projektabwicklung problematisch: Disziplin bei Vorgabe und Durchführung Darstellung unklar: Möglichkeiten kommunizieren und Auswahl treffen Zu viele Details und Einzelheiten: Änderungen an Prozessbeschreibungen und Verfahrensbeschreibungen vornehmen Anzahl der WWs zu groß: Auswahl treffen, mit Prozesskennzahlen harmonisieren Dokumente oder Regelungen fehlen: Im Team erstellen Hinweise zur betrieblichen Umsetzung Die Lenkung der Wechselwirkungen erfordert mindestens 2 Stufen: Zum einen die Darstellung und Beschreibung der Wechselwirkungen in geeigneter Form. Aber damit ist noch kein Nutzen generiert. Dies kann erst durch die Beschreibung von Vorgaben und Durchführung von Maßnahmen erreicht werden, welche Aussagen machen, was bei einer festgestellten Wechselwirkung passieren soll (z.b. detaillierterer Informationsfluss, gelenkte Besprechungen, Gegenzeichnen von Freigaben zur Dokumentation, Prozess, Produkt, Berücksichtigung in SAP u.a.m.). Zur Darstellung selbst macht das Regelwerk keine Vorgabe. Schwerpunkte der WW in der Praxis Nachstehend sind eine Reihe von typischen Wechselwirkungen zwischen typischen Prozessen in Unternehmen aufgelistet. Sie wurden den Impulsen entnommen, welche die Workshopteilnehmer durch ein Aktionsspiel erkannten: W1: Personal Produktion: Qualifikationsprofil

3 W2: Produkt Beschaffung: Liefertermine W3: Beschaffung Entwicklung: Keine Zeichnungsvorgabe W4: Entwicklung Vertrieb: Vorgaben für Präsentation W5: Vertrieb Personal W6: Vertrieb Produktion: Bedarfsplanung W7: Beschaffung Vertrieb: W8: Vertrieb Produktion: Aufträge verloren / Termin W9: Personal Produktion: MA- Qualifizierung / Anforderungsprofil W10: Produktion Vertrieb: keine Vorgabe der Auslastung W11: Vertrieb Entwicklung: Vorbei am Markt W12: Entwicklung Beschaffung: Auswahl der Zulieferer (Zeit, Material) W11: Beschaffung Entwicklung Reduzierung der Lieferung Beispiel zur Intensität der Wechselwirkung zwischen Prozessen Starke Wechselwirkung Bei starker Wechselwirkung gibt es nachweislich ständige Absprachen zwischen den Prozesseignern und eine gelenkte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern der Bereiche. Es finden regelmäßige Ergebnisbesprechungen auf Managementebene statt. Mittlere Wechselwirkung Bei mittlerer Wechselwirkung gibt es einen regelmäßigen Austausch zwischen den Mitarbeitern der Bereiche. Auf Managementebene finden fallweise Gespräche bei besonderen Situationen statt. Geringe Wechselwirkung Bei geringer Wechselwirkung finden nur in Sonder- oder Problemfällen oder im Rahmen üblicher Planungen Absprachen statt. Abb. 1: Beispiel zur Darstellung der Wechselwirkung eines einzelnen Prozesses Verkauf Einkauf Verkauf Lager Personal

4 Abb. 2: Beispiel zur Darstellung der Wechselwirkung von mehreren Prozessen

5 Wechselwirkung von Prozessen Prozessbezeichnung Nr Unternehmensführung Personal Beschwerdemanagement Entwicklung Angebotsabgabe Auftragsbearbeitung Produktion Lagerung und Versand etc. 09 Bewertung +: Geringer Einfluss auf Funktion oder Gestaltung anderer Prozesse Bewertung ++: Starker Einfluss bezügl. des Risikos für das Unternehmen (z. B. im Rahmen der Produkthaftung) Bewertung +++: Sehr starker Einfluss auf die Funktion anderer Prozesse

6 Prozessbeispiel: Kuchen backen Process-Owner Prozessziel Prozesskennzahlen Input (Grundlagen) Mittel (Ressourcen) Wann wird der Prozess angestoßen? Prozessablauf Output (Ergebnis) Messungen am Prozess Vorgehen bei Störungen/Änderungen Verbesserungen Wechselwirkung mit anderen Prozessen Konditormeister Backen eines schmackhaften Kuchens zwecks Verkauf Verbrauch an Zutaten pro Kuchen, Herstellkosten je 100 Kuchen, Zeit pro Backperiode, Kundenzufriedenheit (Anzahl Stammkunden) Rezepte, Zutaten (Mehl, Zucker, Butter, Milch, etc.) Konditoren, Helfer, Backwerkzeuge (Backofen, Rührgeräte, etc.) Wenn ein Mindestvorrat erreicht ist oder eine bestimmte Anzahl von Bestellungen eingeht Planmäßige Durchführung des Vorbereitungs-und des Backvorganges Fertiger, verkaufsfähiger Kuchen, den Kundenwünschen entsprechend Dauer des Backvorganges, Verbrauch an Zutaten, Ofentemperatur, Prüfung ob durchgebacken, probieren Ofentemperatur und/oder Backzeit ändern, misslungene Kuchen wegwerfen oder Personalverkauf, kosmetische Korrekturen Rezepte optimieren, Optimierung des Vorbereitungs-und des Backvorganges, Ofenkapazitäten optimieren Prozess: Verkauf, Prozess: Lagerung, Prozess: Beschaffung